技術(shù)檔案保存與銷(xiāo)毀制度科學(xué)化探究

鄒春艷 劉永貴

摘 要：在檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作中，技術(shù)檔案的保存與銷(xiāo)毀屬于其中關(guān)鍵。基于此，本文將簡(jiǎn)單介紹技術(shù)檔案保存與銷(xiāo)毀的制度規(guī)定，并深入探討技術(shù)檔案保存與銷(xiāo)毀制度的科學(xué)化探索，希望研究?jī)?nèi)容能夠?yàn)橄嚓P(guān)從業(yè)人員帶來(lái)一定啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：技術(shù)檔案;保存;銷(xiāo)毀

檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理水平在很大程度上受到檔案保存與銷(xiāo)毀的影響，檔案的收集整理及保管也會(huì)受到直接影響。為有效提升檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案保存與銷(xiāo)毀科學(xué)性，正是本文圍繞相關(guān)制度開(kāi)展具體研究的原因所在。

1 技術(shù)檔案保存與銷(xiāo)毀的制度規(guī)定

1.1 基本管理制度規(guī)定

檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理工作需結(jié)合機(jī)構(gòu)運(yùn)行實(shí)際，為充分發(fā)揮檔案的追溯性和客觀證據(jù)作用，檔案管理員應(yīng)負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理技術(shù)檔案，各部門(mén)也需要基于職責(zé)收集和提交相關(guān)技術(shù)檔案資料，檔案管理員需負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔整理，以此開(kāi)展最為基本的技術(shù)檔案管理工作。

1.2 技術(shù)檔案的保存規(guī)定

為滿足檢測(cè)機(jī)構(gòu)的技術(shù)檔案保存需要，需配備專門(mén)的檔案室，檔案室需具備防火、防盜、防潮設(shè)施，檔案管理員也需要在日常工作中做好檔案貯存環(huán)境的維護(hù)工作，保護(hù)技術(shù)檔案的安全貯存，避免技術(shù)檔案出現(xiàn)不正常丟失和損壞問(wèn)題，對(duì)于出現(xiàn)變質(zhì)或損壞的技術(shù)檔案，則需要及時(shí)復(fù)印和修補(bǔ)。技術(shù)檔案不得隨意捆放，而是需要嚴(yán)格進(jìn)行分類并建立技術(shù)檔案目錄，最終方可保存于檔案柜中，為方便檢索和查詢，檔案柜需設(shè)置明顯標(biāo)識(shí)。如歸檔的技術(shù)檔案出現(xiàn)丟失、損壞、涂改等現(xiàn)象，必須及時(shí)追查原因，并結(jié)合嚴(yán)重程度追求責(zé)任。對(duì)于用于延續(xù)歷史和知識(shí)累計(jì)而保留的任何已作廢技術(shù)文件，在上報(bào)負(fù)責(zé)人后，技術(shù)部需開(kāi)展針對(duì)性檢定并加蓋“歷史資料”標(biāo)識(shí)，以此進(jìn)行單獨(dú)保存[1]。

作為檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案的主要構(gòu)成，檢測(cè)報(bào)告在簽發(fā)后應(yīng)基于檔案管理信息系統(tǒng)及相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)，檔案管理人員則需要定期監(jiān)督檢查檢測(cè)報(bào)告的規(guī)范化程度，并通過(guò)相應(yīng)記錄表重點(diǎn)記錄不符合要求情況，及時(shí)更改相關(guān)錯(cuò)誤。檔案管理員還需要保證在配備防潮、防火、防盜設(shè)施的環(huán)境中安全貯存檢測(cè)報(bào)告電子記錄，避免丟失和不正常損失情況出現(xiàn)。

1.3 技術(shù)檔案的更改

在檢測(cè)機(jī)構(gòu)中，技術(shù)報(bào)告的涉及的相關(guān)數(shù)據(jù)與結(jié)果需由檢測(cè)人員負(fù)技術(shù)責(zé)任，且審查時(shí)任何領(lǐng)導(dǎo)和主管均不具備更改權(quán)力，內(nèi)容錯(cuò)誤也需要由檢測(cè)人員進(jìn)行更改，逐級(jí)檢查程序也需要由此重新履行。如技術(shù)報(bào)告不符合要求，則需要堅(jiān)決退回，改正后必須重新打印。檢測(cè)報(bào)告單屬于檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案的重要組成，如發(fā)現(xiàn)其存在錯(cuò)誤，檢測(cè)機(jī)構(gòu)需及時(shí)發(fā)出《重新檢測(cè)或檢測(cè)報(bào)告更改通知單》，以此保證報(bào)告單修改的及時(shí)性，原技術(shù)報(bào)告需收回并銷(xiāo)毀。一般情況下檢測(cè)機(jī)構(gòu)不允許接收檢查單位及相關(guān)單位任意查對(duì)檢測(cè)原始數(shù)據(jù)，如特殊情況需要進(jìn)行查對(duì)，應(yīng)嚴(yán)格辦理文件借閱手續(xù)，并在指定地點(diǎn)與時(shí)間進(jìn)行。

1.4 技術(shù)檔案的銷(xiāo)毀

檢測(cè)機(jī)構(gòu)超期的技術(shù)檔案需統(tǒng)一銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前需登記造冊(cè)并通過(guò)批準(zhǔn)。對(duì)于要求銷(xiāo)毀的技術(shù)文件，需針對(duì)性填寫(xiě)銷(xiāo)毀記錄，并獲批準(zhǔn)。此外，在檢測(cè)機(jī)構(gòu)銷(xiāo)毀技術(shù)檔案的過(guò)程中，需遵循相關(guān)規(guī)定圍繞技術(shù)檔案開(kāi)展的嚴(yán)格的鑒定，只有通過(guò)鑒定的技術(shù)文件才能夠銷(xiāo)毀，不得出現(xiàn)擅自銷(xiāo)毀技術(shù)文件情況，否則檔案層面的損失、企業(yè)和國(guó)家的損失均可能因此出現(xiàn)，鑒定和銷(xiāo)毀的相互成就必須得到重視[2]。

2 技術(shù)檔案保存與銷(xiāo)毀制度的科學(xué)化探索

2.1 結(jié)合電子文件檔案管理系統(tǒng)

在技術(shù)檔案保存與銷(xiāo)毀制度的科學(xué)化探索中，電子文件檔案管理系統(tǒng)應(yīng)充分發(fā)揮自身作用，因此必須嚴(yán)格規(guī)定鑒定銷(xiāo)毀的相關(guān)內(nèi)容，并建立健全電子文件檔案管理系統(tǒng)的檔案鑒定銷(xiāo)毀模塊。為滿足技術(shù)檔案的銷(xiāo)毀需要，鑒定銷(xiāo)毀需基于電子文件檔案管理系統(tǒng)明確不同類型電子技術(shù)檔案的保存期限，系統(tǒng)可由此自動(dòng)鑒定搜索超出保存期間的技術(shù)檔案，結(jié)合國(guó)家及機(jī)構(gòu)關(guān)于鑒定銷(xiāo)毀檔案的相關(guān)規(guī)定，即可在審批完成后，進(jìn)行技術(shù)檔案的銷(xiāo)毀，對(duì)于屬于保密范圍的技術(shù)檔案，必須徹底從電子文件檔案管理系統(tǒng)清除，并保證相關(guān)恢復(fù)技術(shù)無(wú)法恢復(fù)保密技術(shù)檔案。對(duì)于無(wú)需保密的技術(shù)檔案，則僅需要進(jìn)行邏輯刪除。值得注意的是，電子文件檔案管理系統(tǒng)在銷(xiāo)毀處理技術(shù)檔案的過(guò)程中，需同時(shí)保存銷(xiāo)毀日志，以此滿足備案、查詢需要;電子文件檔案管理系統(tǒng)的檔案鑒定銷(xiāo)毀模塊建立健全同樣不容忽視，具體的建立健全應(yīng)圍繞數(shù)據(jù)整編歸檔模塊與檔案鑒定銷(xiāo)毀模塊的分類編目對(duì)接實(shí)現(xiàn)，以此基于檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案的保管期限與分屬類型，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)待銷(xiāo)毀的技術(shù)檔案檢索，配合修改、維護(hù)、自定義等功能，即可更好管理電子技術(shù)檔案的保管期限。檔案管理人員在發(fā)現(xiàn)過(guò)期技術(shù)檔案后，應(yīng)針對(duì)性提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，申請(qǐng)需由具備鑒定銷(xiāo)毀權(quán)限的檔案管理人員負(fù)責(zé)，具體鑒定需由分管部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，最終由檢測(cè)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)簽批。基于電子文件檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)檔案銷(xiāo)毀流程可概括為：“電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)→身份認(rèn)證→過(guò)期技術(shù)檔案檢索→待銷(xiāo)毀技術(shù)檔案列表→科研類、財(cái)務(wù)類、干部人事類、檢測(cè)報(bào)告類、其他→提出鑒定銷(xiāo)毀申請(qǐng)→鑒定→簽批→銷(xiāo)毀→檔案回收站→是否徹底清空”。

2.2 加強(qiáng)技術(shù)檔案保存與銷(xiāo)毀

為實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案保存與銷(xiāo)毀制度的科學(xué)化，還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)技術(shù)檔案保存與銷(xiāo)毀。技術(shù)檔案保存的加強(qiáng)同樣需結(jié)合電子文件檔案管理系統(tǒng)，并重點(diǎn)從收集錄入和整編歸檔兩方面入手。收集錄入需關(guān)注技術(shù)檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化，以此規(guī)范開(kāi)展技術(shù)檔案的收集、轉(zhuǎn)化、錄入，相關(guān)圖形文件、掃描文件、音頻文件、視頻文件等形式的技術(shù)檔案均需要存儲(chǔ)至檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，技術(shù)檔案在收集、轉(zhuǎn)化、錄入過(guò)程的安全性和完整性必須得到重視;技術(shù)檔案的整編歸檔需重點(diǎn)關(guān)注檢索、維護(hù)、保管展開(kāi)，結(jié)合電子文件檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)基于保管機(jī)構(gòu)、保管期限、內(nèi)容、載體、來(lái)源等依據(jù)確定不同的保管方式，并確立和明確立卷方案及立卷規(guī)則，配合人工與計(jì)算機(jī)輔助相結(jié)合方式，最終完成整編歸檔，這一過(guò)程需得到檔案管理人員的技能和經(jīng)驗(yàn)支持，配合針對(duì)性的技術(shù)鑒定，即可更好保證技術(shù)檔案保存質(zhì)量。

檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案銷(xiāo)毀的加強(qiáng)需關(guān)注機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的參與、鑒定與銷(xiāo)毀的突出、專業(yè)檔案鑒定工作小組建設(shè)、規(guī)章制度改進(jìn)優(yōu)化。機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的參與加強(qiáng)需解決以往領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮作用有限的不足，保證技術(shù)檔案檢定及時(shí)性;鑒定與銷(xiāo)毀的突出需保證在工作的首位突出技術(shù)檔案鑒定與銷(xiāo)毀工作，為實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)，應(yīng)在考核中加入技術(shù)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀工作內(nèi)容，技術(shù)檔案利用率、鑒定與銷(xiāo)毀工作的高效高質(zhì)開(kāi)展均可由此實(shí)現(xiàn);專業(yè)檔案鑒定工作小組建設(shè)需堅(jiān)持學(xué)科雜、專業(yè)性強(qiáng)、穩(wěn)定性高等原則，以此為技術(shù)檔案銷(xiāo)毀工作夯實(shí)基礎(chǔ);規(guī)章制度改進(jìn)優(yōu)化需首先結(jié)合檢測(cè)機(jī)構(gòu)實(shí)際，建立健全《檔案鑒定與銷(xiāo)毀工作》規(guī)章制度，明確鑒定與銷(xiāo)毀工作的具體負(fù)責(zé)人員及其職責(zé)，相關(guān)獎(jiǎng)懲措施的嚴(yán)格落實(shí)也需要得到重視。

3 結(jié)論

綜上所述，技術(shù)檔案保存與銷(xiāo)毀制度的科學(xué)化具備較高現(xiàn)實(shí)意義。在此基礎(chǔ)上，本文涉及的結(jié)合電子文件檔案管理系統(tǒng)、加強(qiáng)技術(shù)檔案保存與銷(xiāo)毀等內(nèi)容，則提供了可行性較高的制度科學(xué)化建設(shè)路徑。為更好地服務(wù)于技術(shù)檔案保存與銷(xiāo)毀，電子文件檔案管理系統(tǒng)必須更為充分的發(fā)揮自身作用。

參考文獻(xiàn)

[1]李艷迎.檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（19）：100-101.

[2]孫菁.論做好企業(yè)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作的必要性和措施[J].山東檔案，2019（02）：47-48.

作者簡(jiǎn)介

鄒春艷（1979-），女，重慶，本科，畢業(yè)重慶大學(xué)，副研究館員，研究方向：檔案管理。