醫(yī)院文書檔案管理的問題及改進(jìn)

王菁

摘 要：醫(yī)院檔案管理的分類包括病歷檔案、文書檔案、人事檔案、基建檔案、科技檔案等。而文書檔案則是醫(yī)院檔案管理中除了病歷檔案外非常重要的一塊，在目前醫(yī)院的文書檔案管理中還存在一些醫(yī)院對文書檔案管理的重視程度不夠、文書檔案沒有數(shù)字化、信息化，還有很多醫(yī)院在文書檔案的管理中仍然依靠傳統(tǒng)的人工管理模式開展工作，怎么樣根據(jù)檔案信息化發(fā)展的需要，對醫(yī)院文書檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)是目前醫(yī)院文書檔案管理發(fā)展的一個(gè)重要的課題。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書檔案;問題;改進(jìn)

1 醫(yī)院文書檔案的管理的基本情況

目前，醫(yī)院的文書檔案管理技術(shù)較醫(yī)院病歷檔案的管理來說則是較為滯后的，這主要表現(xiàn)在檔案管理的硬件設(shè)備老舊，現(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)院使用的管理設(shè)備設(shè)施還是10多年前采購的檔案管理密集架、除濕設(shè)施;并且文書檔案的數(shù)字化、信息化程度不高，相應(yīng)的檔案管理軟件沒有得到升級和維護(hù)，就我院來說，我院文書檔案數(shù)字化只做到了2006年，2007年后文書檔案還并未進(jìn)行數(shù)字化歸檔，所使用的檔案管理數(shù)字化軟件還沒有升級，只能滿足最簡單的檔案查詢。其次，由于醫(yī)院醫(yī)療用房緊張，導(dǎo)致存放文書檔案的地方十分有限，文書檔案存放受到限制。如我單位的文書檔案的存放只有一間14平方米左右的用房，安裝了4個(gè)密集架，工作場所十分有限。再次，醫(yī)院對文書檔案管理不夠重視，限制了醫(yī)院文書檔案數(shù)字化、信息化的發(fā)展，目前醫(yī)院仍采用人工收集、人工查找的方法，不僅效率低下，也不利于文書檔案的收集、利用和開發(fā)。

2 醫(yī)院文書檔案管理的遇到的問題

根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，醫(yī)院文書檔案主要包括上級機(jī)關(guān)的文件批復(fù)、下發(fā)的文件等，單位領(lǐng)導(dǎo)及人事變動(dòng)等本單位相關(guān)資料，以及本單位下發(fā)的文件、其他有保存價(jià)值的資料以及各類合同等。目前醫(yī)院檔案利用和規(guī)范比較好的主要是病歷檔案，基本全部實(shí)現(xiàn)了數(shù)字信息化，但是在文書檔案、人事檔案等檔案類別管理中還是不那么完善，在醫(yī)院檔案的管理中，特別是文書檔案的管理上存在一些問題。

醫(yī)院檔案管理工作的具體認(rèn)知不到位。我單位就存在醫(yī)院對于醫(yī)院檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位，資金投入不足的情況。還有醫(yī)院對于文書檔案信息化的檔案管理的意義認(rèn)識(shí)不到位，醫(yī)院只重視醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療器材的更新、卻忽視了醫(yī)院檔案管理手段的更新對于醫(yī)院檔案管理的影響，醫(yī)院在文書檔案的硬件投入相對于病歷檔案管理的設(shè)備投入可謂是少之又少。

醫(yī)院文書檔案管理不完善，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院各部門間檔案存放比較混亂，對納入檔案管理的文書范圍沒有明確的要求和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各部門都有自己的檔案存放柜，沒有統(tǒng)一將需要存放的文書檔案統(tǒng)一交行政辦公室檔案管理人員手中，導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案的整理、收集等工作存在或多或少的問題。出現(xiàn)問題各部門則會(huì)相互推諉，無法界定科室或者個(gè)人的責(zé)任。目前我單位就存在一些部門的文書檔案，特別是合同類檔案沒有及時(shí)上交，還有在基建建設(shè)中的一些上級批復(fù)沒有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致在后期的檔案查找中查詢不到，導(dǎo)致重要檔案信息缺失。

缺乏檔案管理專業(yè)化的人才。醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)在硬件和軟件上的配備不能達(dá)到相應(yīng)的水平，對檔案專業(yè)化的管理人才的培養(yǎng)重視程度不夠，造成專業(yè)人才嚴(yán)重欠缺。目前我國的檔案管專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面就存在參差不齊的現(xiàn)象，而醫(yī)院作為以醫(yī)療業(yè)務(wù)為主的單位，對文書檔案的重視程度可見一斑，在醫(yī)院很多從事文書檔案管理工作的檔案人員都是半路出家，不是學(xué)檔案專業(yè)的，還有可能是直接從醫(yī)療、護(hù)理等從事醫(yī)務(wù)工作的人員轉(zhuǎn)崗而來，工作人員的專業(yè)知識(shí)不足，對于專業(yè)化的管理手段不了解，沒有經(jīng)過專業(yè)化的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)就直接上崗，也不經(jīng)常參加檔案知識(shí)的培訓(xùn)，而且很多檔案人員不是專職做文書檔案管理工作，還兼顧著單位的其他工作職能，同時(shí)對于新的管理技術(shù)的關(guān)注程度也不足，也就限時(shí)和制約了醫(yī)院文書檔案在管理方式等方面的改進(jìn)。

第四，檔案管理技術(shù)手段落后。醫(yī)院對于檔案管理很多還是借助紙質(zhì)文本的形式，信息化技術(shù)的運(yùn)用程度不夠。雖然很多醫(yī)院已經(jīng)提升了檔案管理的技術(shù)手段，但是檔案工作人員仍舊選擇傳統(tǒng)的工作方式而不是現(xiàn)代化的管理技術(shù)手段，存在不求有功但求無過的思想，只對有檢查要求的部分檔案進(jìn)行了數(shù)字化的管理，對于上級沒有檢查要求的，就不作為。

3 醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)思路

目前，醫(yī)院檔案管理的信息化程度未能達(dá)到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，在推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程中也存在諸多問題，改進(jìn)醫(yī)院文書檔案的管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、數(shù)字化，可以從以下幾個(gè)方面著手。

第一，建立健全醫(yī)院檔案管理信息化體系。成功的改革都需要有政策和制度的保障，大多數(shù)醫(yī)院文書檔案管理信息化的體系還不夠健全，需要相關(guān)部門對此制定相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)維護(hù)醫(yī)院文書檔案管理信息化的有效實(shí)行。

第二，加強(qiáng)檔案管理人員，特別是檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視并積極派出檔案管理人員參加省、市檔案部門舉辦的檔案培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)水平。在我國，大部分醫(yī)院的檔案管理人員的素質(zhì)水平有待提高，專業(yè)化信息管理設(shè)備一般只有專業(yè)化的管理人員才能操作，因此，檔案管理人員的素質(zhì)對于檔案管理信息化具有非常重要的作用。

第三，加強(qiáng)相關(guān)部門及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對于文書檔案管理信息化意義的深層認(rèn)識(shí)，加大對于文書檔案管理的軟件和硬件資金投入。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)離不開相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備，醫(yī)院首先要提高對數(shù)字化、信息化的文書檔案管理的認(rèn)識(shí)程度，再次是增加對文書檔案數(shù)字化、信息化的資金支持，可以通過采購相關(guān)的信息化的技術(shù)設(shè)備來添置和更新醫(yī)院舊的信息管理設(shè)備。

第四，積極借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)醫(yī)院之間對于文書檔案管理經(jīng)驗(yàn)的交流，取人之長，補(bǔ)己之短。醫(yī)院的檔案管理人員也要積極總結(jié)工作過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對于工作中出現(xiàn)的問題應(yīng)該積極反映，結(jié)合管理經(jīng)驗(yàn)，尋求最佳解決方案。

第五，積極推進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理信息化道路的深入發(fā)展。醫(yī)院文書檔案管理的數(shù)字化、信息化是一個(gè)不可逆轉(zhuǎn)的流程，它對于醫(yī)院各項(xiàng)工作的有效執(zhí)行有著重大的意義。醫(yī)院文書檔案管理的信息化適應(yīng)了現(xiàn)代化的要求，它的推進(jìn)，對于促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響。相關(guān)部門及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)毫不動(dòng)搖地積極推進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理的信息化進(jìn)程。

4 結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和進(jìn)步，我國在各個(gè)領(lǐng)域都取得了很大成就，我國醫(yī)療體系的改革也取得了較大成功，相關(guān)部門及各大醫(yī)院對醫(yī)院的文書檔案管理工作給予較大的重視，但是，我國的醫(yī)院文書檔案管理水平仍舊有待提高，文書檔案管理工作中存在大量的問題沒有得到有效解決，仍需要社會(huì)各界的共同努力，共同推進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。