堅持和實施紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌制管理

摘 要：當前高校檔案管理工作中存在兩種偏向：一、忽視了電子檔案的作用和建設(shè)。二、忽視了紙質(zhì)檔案地位和作用。這兩種偏向都不利于高校檔案工作的正常開展。其實，紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的優(yōu)勢和劣勢已經(jīng)決定了檔案管理的雙軌制管理方向。做好檔案雙軌制管理工作，首先要正確處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系，增強雙規(guī)制管理的觀念，要切實做好雙軌制管理過程中規(guī)范整理，融合統(tǒng)一和科技支撐三項基本工作，尤其要做好檔案工作的人才素質(zhì)培養(yǎng)工作。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;電子檔案;優(yōu)勢;劣勢;雙軌制;措施

隨著我國信息化時代的到來，全國各大高校的管理都在向著數(shù)字化、科學化、信息化的方向進軍。于是，新型電子檔案在高校應運而生。[1]電子檔案信息的承載介質(zhì)發(fā)生了根本變化，能集成多元信息，做到圖文并茂，三維立體顯示，使當時的活動真實地再現(xiàn)出來。這些電子檔案信息給檔案管理工作帶來了新的生機。電子檔案以其存儲信息量大，傳輸快，查閱方便等優(yōu)點給傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案注入新的活力，而紙質(zhì)檔案也以其原始真實性，穩(wěn)定性和隱私性等優(yōu)勢更是電子檔案一時不能取代。因此，在相當?shù)臅r間內(nèi)，高校檔案管理還需要紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共處，雙軌運行。

1 當前我國高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

當前，高校檔案管理工作仍存在兩種偏向：其一，偏重于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理途徑和方法。大數(shù)據(jù)時代的趨勢越來越明顯，而一些高校的檔案管理工作卻缺乏信息化處理的意識，使得管理呈現(xiàn)單一化弊端。有的學校雖然開始嘗試信息化檔案管理建設(shè)，但缺乏完善的信息化基礎(chǔ)配套，無法實現(xiàn)信息化資源共享，給檔案資料檢索和利用帶來困難。同時，一些學校檔案員素質(zhì)偏低，他們面對信息化的到來束手無策，無法把信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案有機融合起來。其二，忽視傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的地位和作用。一些學校領(lǐng)導或檔案管理工作者只看重電子檔案的優(yōu)勢和地位，他們喜新厭舊，把紙質(zhì)檔案視為麻煩的包袱，一門心思搞檔案的信息化建設(shè)，認為只要信息上機儲存就萬事大吉，不想再做那些收集、分類、編目、裝訂和維護等項麻煩工作，基本無視紙質(zhì)檔案的存在。以上兩種偏向都不利于高校檔案工作的有序開展。

2 紙質(zhì)檔案和電子檔案各自優(yōu)勢和劣勢決定了檔案的雙軌制管理方向

紙質(zhì)檔案和電子文檔由于各自特點、優(yōu)勢和劣勢，要求檔案管理必須對具有同一信息內(nèi)容的文件施行紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理的雙軌制管理。

1）紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢是具有真實的原始性。[2]所謂真實性，則是因為在傳統(tǒng)記錄方式中，記載信息的原件上，需要具有法律效力的印章和簽字，并且還需要特定的作者在特殊條件下制作完成的一種實體紙質(zhì)材料，只有滿足以上所有條件，才可以確定其真實性。紙質(zhì)檔案的原始價值的原始文稿即原稿，是當事人經(jīng)過審閱修改，最后生成的有效的文稿。原始文稿作為重要原始文本，它用文字或符號的方式真實記錄了當事人此情、此景和此想，體現(xiàn)了文件生成的思想和意圖，較之于電子檔案，這種紙質(zhì)檔案的原始性顯得尤為珍貴。同時，由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)有技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件，必須以紙質(zhì)形式保存，還需要采取以紙質(zhì)檔案為主、電子檔案為輔的做法來存。此外，紙質(zhì)檔案還有很強的穩(wěn)定性和隱私性，這些特性都是電子檔案不具有的優(yōu)勢，也是紙質(zhì)檔案的生命力所在。

2）電子檔案也有自己的優(yōu)勢。首先，電子檔案儲存量大，傳輸快。電子檔案可將檔案通過計算機方法快捷地進行儲存歸檔。電子檔案無論是存儲的形式還是存儲文件信息類型都更加多樣化，可以存儲圖像、文字、視頻和聲音等多種類型的信息數(shù)據(jù)。在存儲媒介上有很大優(yōu)勢，通過硬盤、光盤、膠卷等電子儲備，可以將文件收取、存儲、分類、統(tǒng)計和訪問。電子檔案儲存器雖小，但信息量特別大，這些優(yōu)勢是需要太大儲存空間的紙質(zhì)檔案無法相比的。電子檔案作為一種數(shù)據(jù)構(gòu)成其無論是傳遞還是轉(zhuǎn)換，其速度都遠高于紙質(zhì)檔案，不僅可以解決傳統(tǒng)檔案利用方式在時間、空間上存在的局限性，而且還能達到多人在多臺計算機上查閱同一份檔案信息的目標。同時，電子檔案為檔案文件的查閱提供更加方便高效的方式和手段。

3 實施檔案雙軌制管理的措施和對策。

1）增強雙軌制檔案管理的理念。首先要提高學校領(lǐng)導和檔案工作者的思想認識，充分認識紙質(zhì)檔案和電子檔案各自特點，正確處理二者關(guān)系，既要看到二者相對的獨立性，又要看到二者相互補漏、相互依存、相互促進的統(tǒng)一性。在同一個檔案室里，對同一件檔案信息歸檔管理時，既要保存好紙質(zhì)檔案，還要保存好電子檔案，要全面研究二者的特點、優(yōu)勢和缺陷，做到同籌兼顧，雙向推進。

2）做好雙軌管理過程中的“三步走”工作。第一步：規(guī)范整理。要對館（室）藏檔案進行全面清理，剔除那些重份和無查考利用價值的文件和資料，然后按照管理規(guī)范和科學方法重新分類、組卷、編目、撰寫案卷標題等，以達到紙質(zhì)檔案和電子檔案標準化和規(guī)范化的管理要求。第二步：融合統(tǒng)一。把紙質(zhì)檔和電子檔有機融合，規(guī)范管理流程，統(tǒng)一執(zhí)行標準和口徑，明確從電子文件到紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換接口的唯一性。以確保電子文件的真實可用及與紙質(zhì)檔案的一一對應，以達到紙質(zhì)檔案與電子檔案科學統(tǒng)一的標準。第三步：科技支撐。要加強硬件和軟件建設(shè)，完善信息化基礎(chǔ)配套，運用科學技術(shù)手段，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的動態(tài)鏈接，通過數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡技術(shù)的結(jié)合為大量電子檔以及紙質(zhì)檔存儲條目提供快捷的全文檢索或是條目尋找，從技術(shù)上確保電子文件輸出的紙質(zhì)檔案與實物完全相符。

3）加強人才隊伍建設(shè)工作。檔案的雙軌制管理對檔案員的素質(zhì)提出了新的挑戰(zhàn)。首先，檔案員在做好紙質(zhì)檔案工作的同時，還要運用大量現(xiàn)代科學信息技術(shù)去完成電子檔案工作，這就要求檔案工作者不僅要學習和掌握紙質(zhì)檔案手工操作的方法和經(jīng)驗，還要求他們積極學習和掌握現(xiàn)代科學信息技術(shù)，要學會電腦打字、網(wǎng)絡設(shè)置、網(wǎng)絡搜索、網(wǎng)絡傳輸、網(wǎng)絡下載、網(wǎng)絡儲存、網(wǎng)絡閱覽等方面的知識和技能，從而全面提高業(yè)務素質(zhì)。同時，面對“雙軌制”管理，檔案員迎來了雙重工作任務，這無疑加大了工作量，這對檔案員職業(yè)道德素質(zhì)又是一個更大的挑戰(zhàn)。檔案工作者只有堅守職業(yè)道德、愛崗敬業(yè)、高度負責，才能真正擔當起雙軌制下檔案工作的重任。

參考文獻

[1]白鵬.科技應用背景下檔案信息安全的哲學思考[D].太原科技大學，2014.

[2]陳招娣.電子文件管理的幾點思考[J].蘭臺世界，2011（9）：15.

作者簡介

胡潔東（1986-），女，漢，河南省南陽人，助理館員，從事檔案管理工作。