淺談信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

仇智霞

摘 要：隨著社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展，人們越來越重視檔案管理工作的時效性和安全性，這樣就對目前的檔案管理工作提出了更高的要求。本文首先介紹了在信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新的必要性，然后詳細(xì)分析了目前檔案管理工作存在的問題，最后針對檔案管理工作的問題探討了信息時代下檔案管理工作應(yīng)對措施，為今后的檔案管理工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;創(chuàng)新

信息時代下的檔案管理工作需要打破傳統(tǒng)檔案管理的工作模式，通過創(chuàng)新的技術(shù)手段來正面迎接新的挑戰(zhàn)。增強(qiáng)檔案管理工作的效率將會在一定程度上極大地提高檔案的應(yīng)用價值。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，檔案管理工作在未來的發(fā)展進(jìn)程中也需要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理，從而實(shí)現(xiàn)管理的時效性[1]。

1 信息時代下創(chuàng)新檔案管理工作的必要性

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，檔案管理工作正在逐漸向信息邁進(jìn)。將現(xiàn)代化的信息技術(shù)融合在檔案管理工作中，能夠在一定程度上實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的技術(shù)管理，降低相關(guān)管理人員的工作強(qiáng)度，提高檔案管理工作的效率。在信息時代的檔案管理工作中，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)就能夠?qū)鹘y(tǒng)的文化進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，從而實(shí)現(xiàn)文本文檔的自動歸檔，當(dāng)今后需要查詢該文檔時，能夠在第一時間獲取文檔的相關(guān)信息，節(jié)約文檔使用者的寶貴時間。

信息時代的到來意味著信息傳輸速度的加快，需求者能夠在第一時間內(nèi)根據(jù)自己的實(shí)際需求獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，掌握第一手的數(shù)據(jù)信息就意味著占據(jù)了主動地位[2]。與此同時，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展帶動社會的進(jìn)步，人們對于信息的需求也在不斷增加，對于信息的實(shí)時性要求也越來越高，在這種發(fā)展趨勢下，檔案管理工作的創(chuàng)新性變得更加重要。信息時代下的檔案管理將具備海量的資源存儲，將在一定程度上為人們提供全面、及時的數(shù)據(jù)信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2 信息時代基礎(chǔ)下檔案管理

2.1 檔案管理創(chuàng)新意識不強(qiáng)

在信息時代的不斷發(fā)展前提下，部分企業(yè)、事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏創(chuàng)新意識，在管理檔案的過程中采用的仍然是較為傳統(tǒng)的管理模式。

對于傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，其在管理過程中更加重視對實(shí)物的保存，這樣雖然在一定程度上能夠確保檔案數(shù)據(jù)資源的安全性，但卻需要大量的人力成本，工作強(qiáng)度較大，未能發(fā)揮檔案管理的基本功能，造成檔案僅作為單純的信息載體。現(xiàn)代化的信息檔案管理模式不僅能夠保證信息的安全性，還能夠通過信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案管理，從而有效的激發(fā)檔案管理的各種功能，增強(qiáng)檔案管理工作的效率，因此，在檔案管理過程中需求加強(qiáng)相關(guān)管理人員的創(chuàng)新意識。

2.2 檔案管理體系結(jié)構(gòu)薄弱

與信息化的檔案管理工作模式相比較而言，傳統(tǒng)的檔案管理工作在管理方法和管理手段上比較落后，大部分都是采用純?nèi)斯さ姆椒ㄟM(jìn)行檔案的編輯和整理，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式將在很大程度上制約了檔案管理的發(fā)展。若是需要?dú)w檔的檔案數(shù)量較大，那么相關(guān)管理人員在進(jìn)行檔案編輯和整理的過程中，就不能及時地將相關(guān)的信息進(jìn)行更新。與此同時，在進(jìn)行檔案管理信息確認(rèn)和查詢的過程中效率相對不高，在一定的區(qū)域范圍內(nèi)不能確保檔案管理信息功能的應(yīng)用。

2.3 檔案管理制度不健全

對于目前的檔案管理工作而言，其管理的規(guī)章制度及管理模式不健全。在檔案管理工作過程中，對其管理工作的外在影響因素有很多，檔案數(shù)據(jù)信息的管理工作將會在某種情況下受到區(qū)域位置和時間的影響。與此同時，在進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新基礎(chǔ)上，需要將創(chuàng)新的管理模式與傳統(tǒng)管理方式中的優(yōu)勢相結(jié)合，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的最終目的，但在傳統(tǒng)管理模式向創(chuàng)新管理模式過渡的過程中，會存在相關(guān)管理人員工作態(tài)度不端正、積極性較差的情況，這些因素都是阻礙檔案管理工作的發(fā)展。

3 信息時代創(chuàng)新檔案管理工作措施

3.1 提高檔案管理理念的創(chuàng)新

在進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的過程中，首先需要對其基本的管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，在此階段需要優(yōu)化檔案管理的基本功能，使檔案管理中不同組成部分都發(fā)揮自身的優(yōu)勢，在一定程度上提高檔案管理工作的時效性。其次需要增強(qiáng)對檔案管理工作的重視，只有將更多的關(guān)注力放在檔案管理工作上，才能更好地進(jìn)行創(chuàng)新。最后需要改善檔案管理相關(guān)工作人員的綜合能力和素質(zhì)，提高管理人員的意識，在實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的基礎(chǔ)上保證質(zhì)量，檔案管理工作對管理人才的綜合素質(zhì)要求更高，要求相關(guān)人員不能僅轉(zhuǎn)注于其中一點(diǎn)內(nèi)容，需要全方位、多角度的發(fā)展，進(jìn)而通過教育培訓(xùn)和自學(xué)不斷提升自己的檔案管理工作能力。從而使得檔案管理工作朝著穩(wěn)定創(chuàng)新的方向發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

在信息時代背景下，檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)對于檔案的管理工作至關(guān)重要。在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，需要結(jié)合檔案的實(shí)際情況，為檔案管理建立新模式的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系結(jié)構(gòu)，且將該結(jié)構(gòu)作為確保檔案管理工作有效運(yùn)行的基礎(chǔ)，為檔案管理工作的信息化建設(shè)打下堅實(shí)的基石。

針對傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，需要在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行改革創(chuàng)新，有效的改善傳統(tǒng)的手工編輯模式，采用數(shù)據(jù)信息化的編輯將檔案信息放置于檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中，這樣的話能夠有效地縮減檔案的審批流程，當(dāng)在提取檔案時不再需要不同層次的管理部門層層審批才能獲取相應(yīng)的權(quán)限，在一定程度上節(jié)約了審批的步驟，提高了工作的時效性。檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的建立能夠在今后的具體應(yīng)用過程中，實(shí)現(xiàn)資源的跨區(qū)域或跨市區(qū)的共享，無論今后工作、生活在何地，都能夠通過檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)查詢需要的個人信息。

3.3 建立完善的檔案數(shù)據(jù)信息資源庫

目前有部分企業(yè)、事業(yè)單位在檔案管理工作的信息化改革中正處過渡階段，在此過程中需要建立完善的檔案數(shù)據(jù)信息資源庫。由于檔案數(shù)據(jù)信息資源庫能夠存儲海量的數(shù)據(jù)信息，那么在建設(shè)的過程中可能會花費(fèi)一定的時間，因此在檔案數(shù)據(jù)信息資源庫建設(shè)期間需要重視檔案管理的過渡情況，相關(guān)單位、部門之間應(yīng)該隨時溝通和交流，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題，這樣的話將會在一定程度上提高工作效率，使檔案管理工作能夠落實(shí)到位。

在檔案管理工作的安全防護(hù)上需要從根源杜絕潛在的隱患因素，要比較嚴(yán)格的檢查檔案保存的相關(guān)數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，保證檔案長期存儲的安全系數(shù)。在建立檔案數(shù)據(jù)信息資源庫期間，需要根據(jù)檔案的基本情況進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)劃，以便按照科學(xué)合理的方式對存儲在檔案數(shù)據(jù)信息資源庫中的信息進(jìn)行劃分，在劃分完成后需要根據(jù)檔案的具體類型建立綜合的檔案數(shù)據(jù)信息資源庫的管理目錄，這樣的話在今后應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)信息資源庫進(jìn)行資料查詢時，能夠更加便捷和快速。

4 結(jié)束語

社會是一個與時俱進(jìn)的社會，檔案管理工作在今后的發(fā)展過程中，也同樣需要順應(yīng)時代的潮流積極地參與到創(chuàng)新改革工作中。信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新，將有利于促進(jìn)管理工作的前進(jìn)，為檔案管理工作提供動力。在檔案管理工作的具體創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)程中，需要對檔案管理的基本意識進(jìn)行創(chuàng)新，突破傳統(tǒng)管理模式的束縛，采用創(chuàng)新技術(shù)手段促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。只有這樣，才能在未來的發(fā)展進(jìn)程中促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，為社會發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

參考文獻(xiàn)

[1]張慧.淺談信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，23（16）：56-57.

[2]王閣.信息化時代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展[J].長江叢刊，2018，9（20）：98-99.