精準(zhǔn)構(gòu)建出版編務(wù)ERP,促出版高質(zhì)量發(fā)展

劉 佳

黃河出版?zhèn)髅郊瘓F(tuán)寧夏人民教育出版社有限公司 寧夏 銀川750001

一、構(gòu)建出版ERP管理系統(tǒng)的背景

現(xiàn)代企業(yè)廣泛使用的ERP (Enterprise Resource Planning)即企業(yè)資源計(jì)劃,最初是運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)管理概念結(jié)合信息技術(shù)和先進(jìn)管理思想,收集各項(xiàng)企業(yè)各項(xiàng)系統(tǒng)資源信息,為實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源管理的優(yōu)化而建立的一個(gè)系統(tǒng)化的全面管理平臺(tái),功能涉及企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)、計(jì)劃、控制、決策和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)。發(fā)展到二十世紀(jì)九十年代ERP所代表的含義被擴(kuò)大,涵蓋了現(xiàn)代企業(yè)各個(gè)管理環(huán)節(jié)。該系統(tǒng)跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界,借由企業(yè)內(nèi)部資源的合理分配提高財(cái)務(wù)管理水平、提高利潤(rùn)率、降低企業(yè)成本,是基于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)時(shí)代的信息管理系統(tǒng)。筆者所探討的是如何在出版這個(gè)行業(yè)構(gòu)建ERP系統(tǒng)。

自我國經(jīng)營性出版單位成為國有企業(yè)開始,出版市場(chǎng)的激烈競(jìng)爭(zhēng)便不斷的推動(dòng)著出版業(yè)的高速發(fā)展。

伴隨著出版業(yè)的高速發(fā)展,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)顯現(xiàn)出明顯白熱化的態(tài)勢(shì),如何在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中獲得更多的戰(zhàn)略機(jī)遇,成為了H 出版社迫在眉睫需要解決的問題。由于出版企業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息化已成為企業(yè)發(fā)展的有力推手,國際各知名的出版機(jī)構(gòu)早已搭建起了ERP平臺(tái)且因此而獲益,H 出版社必須盡快完善數(shù)字化管理手段和措施以縮短與先進(jìn)出版機(jī)構(gòu)之間的差距,通過出版ERP業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的實(shí)施有效促進(jìn)H 出版社戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),提高圖書編輯出版業(yè)務(wù)效率,增強(qiáng)H 出版社的核心競(jìng)爭(zhēng)力,使出版高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

H 出版社自1952成立以來,作為N省唯一一家出版單位一直負(fù)責(zé)著N省各種類型的圖書出版,也曾涌現(xiàn)大量的優(yōu)秀作品和出版名家。直至2010年,全國出版單位都進(jìn)行了文化企業(yè)改制,出版市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈程度在短時(shí)間內(nèi)急劇提高,同時(shí)還面臨著出版內(nèi)容“三化”的嚴(yán)峻挑戰(zhàn),即:國際化、數(shù)據(jù)化、信息化。H 出版社的市場(chǎng)占有率受到了大規(guī)模的壓縮,面對(duì)海量又繁雜的出版信息如果還沿用過去依靠行政的管理理念必然無法適應(yīng)現(xiàn)代圖書出版市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)要求,隨著H 出版社轉(zhuǎn)企改革的程度加深,無論是圖書出版量還是出版從業(yè)人員的人數(shù)都在快速的增長(zhǎng),相應(yīng)的出版業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的任務(wù)量不斷增加,但舊有的出版業(yè)務(wù)流程和管理模式在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)還在繼續(xù)沿用。與此同時(shí),依托“用友”平臺(tái)的財(cái)務(wù)ERP和“科迪通”平臺(tái)的發(fā)行ERP管理系統(tǒng)作為兩個(gè)數(shù)據(jù)不互通的系統(tǒng)在獨(dú)立的運(yùn)行,使得H出版社的信息孤島化日益嚴(yán)重,目前迫切需要構(gòu)建效率更高的出版業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)將企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的數(shù)據(jù)串聯(lián)起來。

二、出版業(yè)的現(xiàn)狀

國際出版業(yè)的規(guī)模不斷增大,出版領(lǐng)域規(guī)?；?、數(shù)字化的趨勢(shì)已成為所有出版人的共識(shí),也是出版尋求更大發(fā)展的突破口。國外出版集團(tuán)通過并購等方式日益壯大,國內(nèi)出版集團(tuán)則選擇了強(qiáng)勢(shì)資源互補(bǔ)的合作模式,這更加激化了出版市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)。這種競(jìng)爭(zhēng)一方面體現(xiàn)在作者資源的競(jìng)爭(zhēng),另一方面體現(xiàn)在資深編輯資源的競(jìng)爭(zhēng)。為獲得更大的利潤(rùn)增長(zhǎng)空間,各個(gè)出版單位對(duì)過去積累所得的出版資源和已經(jīng)形成的品牌效應(yīng)不斷進(jìn)行深度的挖掘和創(chuàng)造。因此,各大出版集團(tuán)為了實(shí)現(xiàn)使出版效率有效提高、加快出版速度和借助大數(shù)據(jù)的統(tǒng)籌做出準(zhǔn)確的適合自己發(fā)展的數(shù)據(jù)分析的目的,已經(jīng)構(gòu)建出了完全適應(yīng)出版發(fā)展新要求出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)。同時(shí)該系統(tǒng)的覆蓋可以對(duì)過去積累的傳統(tǒng)出版資源進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存和改造,通過對(duì)這些資源的數(shù)字化再生、改造,進(jìn)一步開拓融合出版的藍(lán)海市場(chǎng),創(chuàng)造高額利潤(rùn)空間。

國內(nèi)各大出版社在2010年完成轉(zhuǎn)企改制后,多數(shù)國有出版單位以地域?yàn)榛鶞?zhǔn)整合成為了大型的出版集團(tuán)。整合形成的出版集團(tuán)在出版市場(chǎng)上占據(jù)著龐大的市場(chǎng)份額,在品牌效應(yīng)和地域市場(chǎng)等方面具備了絕對(duì)優(yōu)勢(shì),還有部分出版機(jī)構(gòu),借助IT技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù),在融合出版方面取得了不錯(cuò)的成績(jī)。而國外出版機(jī)構(gòu)在向國內(nèi)版權(quán)輸入的過程中不但輸入出版物,更是將其先進(jìn)的出版理念、編發(fā)流程和管理模式一并輸入,這給國內(nèi)出版社施加了前所未有的競(jìng)爭(zhēng)壓力和挑戰(zhàn)。

出版單位面臨著激烈的集團(tuán)化、數(shù)據(jù)化和信息化的競(jìng)爭(zhēng),民營出版機(jī)構(gòu)和國外出版機(jī)構(gòu)對(duì)整個(gè)出版市場(chǎng)的參與程度不斷加大,“當(dāng)當(dāng)”“天貓”“京東”等網(wǎng)上發(fā)行渠道勢(shì)頭兇猛,不斷的擠壓出版單位的生存空間。信息化較為成熟的出版機(jī)構(gòu),具有較為完善的信息化管理系統(tǒng),覆蓋了從選題到出書的整個(gè)出版流程,專業(yè)的、細(xì)化的分工,使得編輯力量得到充分的發(fā)揮,從而促使出版效率和質(zhì)量都得到較大提高。而H 出版社仍采用“word+excle”傳統(tǒng)方式的數(shù)據(jù)采集模式,從圖書選題申報(bào)、發(fā)稿到印制都經(jīng)由線下完成,造成了出版周期長(zhǎng)、信息孤島化嚴(yán)重的問題,同時(shí)對(duì)人力資源的需求增大,導(dǎo)致出版效率難以進(jìn)一步提高,紙質(zhì)檔案及稿件難以有效的長(zhǎng)期保存,并且所有的出版數(shù)據(jù)難以準(zhǔn)確、快速、詳實(shí)的形成可分析性數(shù)據(jù)。因此急需進(jìn)一步的在出版信息管理方面提高效率。

自2011年我國出版機(jī)構(gòu)完成轉(zhuǎn)企改制后后,國內(nèi)外各大出版機(jī)構(gòu)的優(yōu)秀出版資源競(jìng)爭(zhēng)激烈,國內(nèi)出版行業(yè)所面臨的挑戰(zhàn)隨著出版數(shù)字化、信息化、國際化越來越快的發(fā)展速度日益嚴(yán)峻,過去長(zhǎng)期沿用的出版流程、體制觀念已經(jīng)嚴(yán)重限制了出版單位在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。H出版社舊有的出版流程和體制觀念已無法滿足激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的要求,較之信息化較為成熟的出版機(jī)構(gòu)無法在出版周期、人力資源消耗和搶占市場(chǎng)機(jī)遇等方面取得優(yōu)勢(shì)地位,為此必須加快管理信息化的改革步伐。

二、構(gòu)建出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)的重要性

(一)出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)的構(gòu)成。H出版社將要構(gòu)建的出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng),是要把過去孤島化的出版業(yè)務(wù)的全流程有機(jī)鏈接起來,包括且不限于:信息管理、印務(wù)、發(fā)行、財(cái)務(wù)、庫房等各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng),以便于實(shí)施全方位的內(nèi)部控制。其中編務(wù)環(huán)節(jié)是圖書出版數(shù)據(jù)的源頭,因此編務(wù)ERP系統(tǒng)就是出版業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)之始,據(jù)筆者統(tǒng)計(jì)在這個(gè)階段的圖書信息種類達(dá)30多項(xiàng),其準(zhǔn)確性和完整性將為之后所有流程的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性奠定基礎(chǔ)。

(二)編務(wù)ERP系統(tǒng)的作用。

H 出版社經(jīng)過改制后發(fā)展速度急劇加快,使得出版編務(wù)工作量也隨之幾何倍增長(zhǎng),以前舊有的流程和管理模式不但無法滿足新體制下出版的工作需求,甚至已成為發(fā)展的掣肘。依托于人工和“word+excle”傳統(tǒng)方式的數(shù)據(jù)采集手段,在圖書選題報(bào)送、書號(hào)配發(fā)、編發(fā)稿件、合同審核處理等方面不僅耗時(shí)費(fèi)力,還難以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。尤其是稿件加工環(huán)節(jié),紙質(zhì)的各種數(shù)據(jù)單和稿件需經(jīng)過“三審三?！暗膶徍撕褪趾?雖然經(jīng)過多流程的審核能保證較高的準(zhǔn)確性,但電子表格和紙質(zhì)表格容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致的情況,除卻核對(duì)難度大的問題,反復(fù)的退改也造成出版周期的大幅延長(zhǎng),給市場(chǎng)圖書的發(fā)行埋下隱患。

綜上所述,H出版社迫切的需要一套適應(yīng)現(xiàn)今出版業(yè)務(wù)需求的關(guān)務(wù)ERP系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理。

編務(wù)ERP系統(tǒng)作為系統(tǒng)中主要數(shù)據(jù)的提供者,在出版ERP系統(tǒng)中發(fā)揮著核心作用。編務(wù)ERP系統(tǒng)的主要功能和作用是為實(shí)現(xiàn)從圖書選題環(huán)節(jié)開始的圖書出版全流程的高效管理,該系統(tǒng)最終生成的數(shù)據(jù)信息將為出版流程及發(fā)行流程等后續(xù)環(huán)節(jié)提供數(shù)據(jù)信息,印務(wù)、財(cái)務(wù)、發(fā)行等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都需要編務(wù)ERP系統(tǒng)所提供的數(shù)據(jù)完成后續(xù)的業(yè)務(wù)處理。

為了保證出版編務(wù)ERP系統(tǒng)符合使用需求,必須要以系統(tǒng)的效率高下作為布局的先決條件和核心要素;必須在編務(wù)環(huán)節(jié)的保障數(shù)據(jù)收集和傳遞的準(zhǔn)確性,才能保障下一審批部門的工作效率。

(三)編務(wù)ERP系統(tǒng)的布局。H 出版社編務(wù)工作主要是負(fù)責(zé)選題編制審核、書號(hào)管理、cip數(shù)據(jù)管理、發(fā)稿、與相關(guān)部門聯(lián)通等工作事項(xiàng)。

針對(duì)H 出版社編務(wù)工作的具體業(yè)務(wù)流程,結(jié)合對(duì)已有的圖書編輯業(yè)務(wù)流程進(jìn)行科學(xué)性、系統(tǒng)性的深入調(diào)研,以企業(yè)ERP全面業(yè)務(wù)管理的理念為核心思想,構(gòu)建以工作流為基礎(chǔ)的編務(wù)管理工作模式,同時(shí)結(jié)合出版工作實(shí)際設(shè)計(jì)并實(shí)施編務(wù)ERP系統(tǒng)。

在本系統(tǒng)構(gòu)建開發(fā)時(shí),為實(shí)現(xiàn)編務(wù)數(shù)據(jù)的按需共享,應(yīng)在充分掌握系統(tǒng)的底層協(xié)議和接口規(guī)范的基礎(chǔ)上,開發(fā)出各模塊間完全兼容的產(chǎn)品。各部門使用同一數(shù)據(jù)庫,可以最大程度的降低信息孤島化現(xiàn)象的影響,圖書出版的各項(xiàng)數(shù)據(jù)不再需要重復(fù)錄入,從根本上解決了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)各異的問題,同時(shí)降低出現(xiàn)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)或垃圾數(shù)據(jù)等情況的概率。該系統(tǒng)可為出版社的日常工作提供一個(gè)功能強(qiáng)大、安全系數(shù)高、業(yè)務(wù)功能可拓展、可用性強(qiáng)的編務(wù)管理平臺(tái)。

為達(dá)到出版高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo),同時(shí)也為了使各業(yè)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、消除信息孤島化,應(yīng)全力推動(dòng)本系統(tǒng)在出版全流程的實(shí)施,從而達(dá)到能準(zhǔn)確及時(shí)的為H 出版社的出版方向、決策分析提供可靠數(shù)據(jù)支撐的目的。

(四)ERP管理系統(tǒng)實(shí)施面臨的問題。廣泛使用的財(cái)務(wù)“YY”ERP系統(tǒng)作為專業(yè)級(jí)財(cái)務(wù)軟件囊括了工業(yè)會(huì)計(jì)、商業(yè)會(huì)計(jì)、建筑會(huì)計(jì)及行政會(huì)計(jì)等等各行各業(yè)的全部財(cái)務(wù)功能。而出版行業(yè)在財(cái)務(wù)核算管理環(huán)節(jié)較為簡(jiǎn)單,在財(cái)務(wù)“YY”ERP系統(tǒng)功能的使用中僅使用了其不到十分之一的功能,但卻為此支付著較大數(shù)額的費(fèi)用,對(duì)于H 出版社來說該項(xiàng)支出并不符合企業(yè)發(fā)展要求,如無法設(shè)計(jì)出針對(duì)出版行業(yè)特點(diǎn)的財(cái)務(wù)ERP系統(tǒng),就無法實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)模塊的無縫銜接,因此H 出版社和國內(nèi)知名ERP開發(fā)商不斷進(jìn)行深度調(diào)研,優(yōu)化流程設(shè)計(jì),目前已基本完成行之有效的系統(tǒng)設(shè)計(jì)。

四、出版編務(wù)ERP管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

為使設(shè)計(jì)出的編務(wù)ERP管理系統(tǒng)符合H 出版社ERP系統(tǒng)用戶使用需求,在設(shè)計(jì)時(shí)必須嚴(yán)格遵循實(shí)用性、先進(jìn)性及安全性三原則。

H 出版社編務(wù)ERP管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)模塊設(shè)計(jì)包含編輯室模塊、綜合辦公室模塊和總編室功能模塊。綜合辦公室作為編務(wù)ERP管理系統(tǒng)的信息樞紐站點(diǎn),設(shè)計(jì)以下模塊:合同管理、選題審批、選題立項(xiàng)、選題查詢、選題撤銷、發(fā)稿處理、獲獎(jiǎng)登記、成書管理、社內(nèi)外編輯管理等功能模塊;編輯室功能設(shè)計(jì)以下模塊:選題申報(bào)、選題查詢、稿件三審三校、作者管理、結(jié)算管理等具體功能模塊;總編室涉及出版各流程的審核、出版活動(dòng)管理和出版制度管理等具體功能模塊的設(shè)計(jì);財(cái)務(wù)部門設(shè)計(jì)成本核算、稿酬審批、付酬審批、結(jié)算管理以及各類款項(xiàng)查詢等具體功能模塊設(shè)計(jì)。

五、結(jié)語

H 出版社ERP系統(tǒng)的正式上線將打破舊有的工作模式,給日常工作帶來更多的便捷。因此即便在實(shí)施的初期,可能會(huì)面臨系統(tǒng)運(yùn)行不穩(wěn)、流程不熟悉和認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一等問題,但是隨著不斷的磨合和改進(jìn),相信ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)正確性和便捷性可以提高工作效率,優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理,也能為出版高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支撐。