事業(yè)單位檔案信息安全管理工作探究

黃成涯

摘要：事業(yè)單位是指由國有資產(chǎn)出資建立的非盈利法人組織或者機構(gòu)，這些單位的主要業(yè)務包含文教、醫(yī)療、科技和文化等方面，這些單位最顯著的特征就是以所、站、館和協(xié)會作為單位名稱的后綴。事業(yè)單位檔案指的是記錄了在歷史發(fā)展中某單位的發(fā)展歷程，重要歷史事件的各種文字、音像等資料，其中還包含了單位人員的詳細資料。檔案管理則是對這些資料進行收集、整理和保管的一系列工作。隨著社會經(jīng)濟發(fā)展、科學技術進步、事業(yè)單位人員調(diào)動頻繁和事業(yè)單位改革的不斷深入，事業(yè)單位檔案管理工作也必須跟上時代的發(fā)展，不斷創(chuàng)新管理的手段和方法。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理

1機關事業(yè)單位檔案管理基本概述

檔案管理是機關事業(yè)單位的一項非常重要的基礎性工作，對機關事業(yè)單位的運作起到很重要作用，社會對機關事業(yè)單位檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。通過建立完善檔案管理模式，能夠提升機關事業(yè)單位的公共服務管理意識。大數(shù)據(jù)時代的到來，要求機關事業(yè)單位檔案具有多種形式化，多種數(shù)據(jù)化的特點，要進行多種服務創(chuàng)新才能滿足大數(shù)據(jù)的要求，因此檔案管理工作要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的計算機數(shù)字化管理。[1]健全機關事業(yè)單位檔案管理工作，將檔案管理的隱蔽化，單一化逐漸變換成服務大眾的信息公開化，將檔案內(nèi)容讓普通大眾接受監(jiān)督，這樣會增加檔案管理的服務大眾意識，有助于增加群眾對政府的公信力度。

2事業(yè)單位檔案管理問題分析

2.1基層檔案管理工作不足

檔案工作一直是跟隨著事業(yè)的發(fā)展而發(fā)展的，沒有前人留下的檔案，也就無法進行歷史研究。對于檔案的價值，上級檔案管理部門是非常重視的，但是在基層，顯然對檔案管理工作的重視程度不夠，沒有制度或制度不全，人員缺乏、設施設備缺乏等等，都是事業(yè)單位基層檔案管理部門存在的典型問題。一般情況下，檔案和事業(yè)是兩個部分，基層工作一般為按照相應的分類辦法將事業(yè)資料留存下來，進行收集和管理，但是，因為不在統(tǒng)一的管轄范圍之內(nèi)，檔案管理容易出現(xiàn)“兩張皮”的現(xiàn)象，在信息時代，檔案管理工作實現(xiàn)信息化是必然的趨勢，但是基層檔案管理機構(gòu)對信息化檔案管理并不熟悉，也缺乏相應的指導，導致檔案管理上出現(xiàn)失序現(xiàn)象，檔案凌亂不方便利用。

2.2人才隊伍有待加強

人才在檔案管理工作當中所能夠發(fā)揮出來的作用，將影響檔案管理的效能，所以人是檔案管理工作的核心力量，但是在事業(yè)單位，檔案管理方面的人才存在比較明顯的短板，檔案價值高，檔案管理工作逐漸被重視，但是檔案的價值并不是所有人都能夠認識到的。[2]由于檔案和事業(yè)存在兩張皮的現(xiàn)象，上級部門非常重視檔案管理工作，但是下面的人卻沒有把檔案管理工作做好，一些檔案管理部門被直接定義為養(yǎng)老圣地，實際上揭示的問題是對檔案工作人員的不認可，而且很少有年輕人進入檔案管理部門工作，在檔案管理部門工作的人員地位也比較尷尬，上進無門。檔案管理中新鮮血液的注入不夠，盡管現(xiàn)有人員的學歷都比較高，但學歷高不代表業(yè)務能力強，人才隊伍結(jié)構(gòu)不是很合理，教育培訓方面也存在滯后性，現(xiàn)有做檔案管理的人，很多都存在專業(yè)不對口的問題，檔案管理水平并不高，而教育培訓方面，因為缺乏系統(tǒng)的教育培訓，只能給予檔案工作人員一些粗淺的檔案管理理論知識和技能，專業(yè)素質(zhì)方面有待加強。

3事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化

3.1提高檔案管理信息化的安全性

在事業(yè)單位檔案管理過程，需要提高對于檔案安全管理認識，在有效的開展檔案安全管理工作時，作為事業(yè)單位的領導，必須要有單獨制定檔案資料的應用制度，告訴檔案管理的工作人員一定要遵守檔案管理制度的有關規(guī)范，謹防工作引起失誤。檔案管理的工作人員還要確保計算機系統(tǒng)環(huán)境的安全性，從技術著手來防范，并使用軟件和硬件有效結(jié)合的管理手段，不斷完善檔案管理的安全性。通常常用的安全保護措施是防火墻，事業(yè)單位檔案管理和局域網(wǎng)的網(wǎng)絡會形成防護墻，規(guī)避病毒和黑客的入侵，謹防檔案信息的外泄。

3.2健全檔案管理制度

健全的單位制度是一個現(xiàn)代化組織必備的基本條件，事業(yè)單位在完善各項基本制度的同時，要重視檔案管理方面制度的建設，如檔案管理人員的績效考核制度等。為了提升檔案工作人員的工作積極性，除了建立單位檔案人員職稱評審制度外，還要有激勵制度，讓他們工作更加具有主觀能動性。在檔案管理工作中的保密制度執(zhí)行中，事業(yè)單位應提高員工的電子檔案管理意識，定期對系統(tǒng)進行安全性檢查，更新殺毒軟件、安全軟件。為避免電腦黑客的侵犯，事業(yè)單位可設置專業(yè)的防火墻。此外，還要健全事業(yè)單位檔案的訪問制度和借閱制度等。

3.3全面提升檔案信息化水平

網(wǎng)絡和信息的發(fā)展直接改變了檔案工作的管理方式，事業(yè)單位檔案管理工作要順應形勢發(fā)展。實現(xiàn)信息化要有一定的物質(zhì)基礎，單位要采購一批信息化設備，如一體化掃描儀和儲存設備，通過紙質(zhì)檔案電子化，存入電子儲存設備，有效保障檔案的安全。單位要建立自身的信息平臺，進行分類管理，例如將檔案按內(nèi)容分類（人事檔案、財務檔案等）、將檔案按時間分類等等，這個平臺可以及時更新，給予檔案管理人員和單位工作人員一定的權(quán)限。有些對外的事業(yè)單位還可以開通對外查詢窗口，方便服務公眾。譬如公共圖書館開通公共查詢，讀者可以查詢自己目標圖書的狀態(tài)等。事業(yè)單位檔案信息化還要有創(chuàng)新，例如在移動互聯(lián)時代可以開通單位檔案服務的App和微信公眾號等，積極與使用者溝通，提出問題，隨時解決，讓辦公工作不受時間和空間的限制[3]。

3.4加強對事業(yè)單位信息檔案資源的開發(fā)利用

要妥善解決事業(yè)單位檔案資料開發(fā)利用效率過低的問題，應該積極完善事業(yè)單位檔案管理信息化建設的制度體系。首先，應該加強以事業(yè)單位相關門戶網(wǎng)站為平臺的檔案資料庫的建立，通過完善事業(yè)單位外網(wǎng)、內(nèi)網(wǎng)的檔案信息資源共享服務來更好地提升單位內(nèi)部檔案資源的開發(fā)利用率。重要的是要積極健全相關的資源搜索渠道，為實現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上查詢功能提供實現(xiàn)途徑。其次，應該對事業(yè)單位內(nèi)部的檔案信息的內(nèi)容進行分檔，并據(jù)此實現(xiàn)對事業(yè)單位的檔案資源利用的數(shù)字化開發(fā)利用。

結(jié)束語

隨著社會經(jīng)濟變革和信息技術的提升，事業(yè)單位檔案管理工作急需轉(zhuǎn)型和提升。事業(yè)單位要重視該工作，結(jié)合單位自身檔案管理實情，努力找出不足并加以改進。積極利用現(xiàn)代技術，逐漸摸索出一系列因地制宜的檔案管理工作方法和途徑。

參考文獻

[1]馬艷紅.探討事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].民營科技，2014（12）：112.

[2]黃冬園.事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2014，26（24）：102-103.

[3]王旭.關于完善事業(yè)單位檔案管理工作的措施[J].赤子（上中旬），2014（23）：244.