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      我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估歷史與現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題及原因分析

      2020-03-31 03:08:10馬雙雙
      檔案管理 2020年2期

      摘? 要:我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估實(shí)踐經(jīng)歷了20世紀(jì)80年代的檔案管理升級(jí)、20世紀(jì)90年代的檔案目標(biāo)管理、21世紀(jì)初期的檔案事業(yè)綜合評(píng)估三個(gè)階段。通過(guò)對(duì)檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估歷史和現(xiàn)狀的分析,發(fā)現(xiàn)我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估存在評(píng)估主體過(guò)于單一、評(píng)估客體“一刀切”、評(píng)估內(nèi)容的科學(xué)性受到質(zhì)疑、評(píng)估運(yùn)行機(jī)制不規(guī)范、評(píng)估數(shù)字化建設(shè)滯后和法制化建設(shè)缺失等問(wèn)題,并分析了產(chǎn)生這些問(wèn)題的根源。

      關(guān)鍵詞:檔案機(jī)構(gòu);檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估;機(jī)構(gòu)評(píng)估

      Abstract: The practice of assessment of archival institutions can divide three stages: the upgrading management of archives in the 1980s, the target management of archives in the 1990s, and the comprehensive assessment of archives undertakings in the early 21st century,. Through the analysis of the history and current situation of archival institutions assessment, it is found that there are some problems in the assessment of archives institutions in China, such as the subject of assessment is too single, the object is "one size fits all", the content is questioned, the operation mechanism is not standardized, the construction of digitization lags behind and the construction of legal system is missing, and the causes of these problems are analyzed.

      Keywords: Archives institutions; Archives institutions assessment; Institutions assessment

      1 引言

      德國(guó)著名的社會(huì)學(xué)者施托克曼和梅耶指出,“評(píng)估是現(xiàn)代社會(huì)的一項(xiàng)發(fā)明,評(píng)估不僅是一項(xiàng)調(diào)控工具,還為社會(huì)反思提供經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)?!盵1]我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估實(shí)踐興起于20世紀(jì)80年代末期的企業(yè)檔案管理升級(jí)研究[2],從80年代的檔案管理升級(jí)、90年代的檔案目標(biāo)管理,以及進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)的檔案事業(yè)綜合評(píng)估,無(wú)不是檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估的逐步嘗試。經(jīng)過(guò)近40年的發(fā)展,我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估實(shí)踐已積累了豐富的經(jīng)驗(yàn),對(duì)其未來(lái)的發(fā)展也起到了一定的促進(jìn)作用,但也存在不少問(wèn)題。

      實(shí)踐層面,檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估并未形成規(guī)范化、常態(tài)化、制度化的評(píng)估機(jī)制;學(xué)術(shù)層面,研究?jī)?nèi)容主要集中在檔案管理升級(jí)工作研究[3][4]、檔案工作目標(biāo)管理研究[5][6]、檔案信息化建設(shè)評(píng)估研究[7][8]、檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估研究[9][10]、檔案工作評(píng)價(jià)研究[11][12]、檔案機(jī)構(gòu)與人員評(píng)價(jià)[13][14]等方面,談功績(jī)多,講問(wèn)題少;評(píng)估理論多聚焦評(píng)估內(nèi)容指標(biāo)體系的構(gòu)建,缺乏從宏觀視角、系統(tǒng)思維剖析現(xiàn)象產(chǎn)生背后的原因分析。

      本文通過(guò)梳理檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估存在的問(wèn)題,剖析產(chǎn)生這些問(wèn)題的根源,為檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估的理論研究和評(píng)估實(shí)踐提供思考路徑。

      2 檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估的歷史與現(xiàn)狀

      我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估具有典型的階段特征,可分為20世紀(jì)80年代的檔案管理升級(jí)、20世紀(jì)90年代的檔案目標(biāo)管理和21世紀(jì)初期的檔案事業(yè)評(píng)估三個(gè)階段。

      2.1 檔案管理升級(jí)階段。我國(guó)的檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估活動(dòng)始于1987年國(guó)家檔案局開(kāi)展的企業(yè)檔案管理升級(jí)活動(dòng);1991年,國(guó)家檔案局、國(guó)家科委、建設(shè)部專門聯(lián)合下發(fā)了文件《科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案管理升級(jí)辦法》[15],要求在縣級(jí)以上的科研、設(shè)計(jì)事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng);1992年國(guó)家檔案局分別在中央、國(guó)家機(jī)關(guān)[16]和中央、省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市國(guó)家綜合檔案館開(kāi)展考評(píng)定級(jí)活動(dòng)[17]。

      國(guó)家層面開(kāi)展的檔案管理升級(jí)是我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估的開(kāi)端模式,取得了一定的成績(jī),為評(píng)估實(shí)踐積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。

      2.2 檔案目標(biāo)管理階段。20世紀(jì)80年代中后期,目標(biāo)管理的思想開(kāi)始運(yùn)用于檔案管理研究,成為檔案管理評(píng)估活動(dòng)的一種重要手段。

      1993年,我國(guó)檔案管理的定級(jí)升級(jí)活動(dòng)向檔案工作目標(biāo)管理考核轉(zhuǎn)變。1993年國(guó)務(wù)院機(jī)構(gòu)改革;1994年,檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估的目標(biāo)管理考評(píng)活動(dòng)在中央和國(guó)家機(jī)關(guān)開(kāi)展,由國(guó)家檔案局機(jī)關(guān)檔案工作處負(fù)責(zé)對(duì)中央和國(guó)家機(jī)關(guān)開(kāi)展檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)活動(dòng)。1995年,國(guó)家檔案局在省級(jí)和副省級(jí)市、計(jì)劃單列市檔案館[18]、科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位[19]以及企業(yè)相繼開(kāi)展了檔案工作目標(biāo)管理活動(dòng)[20]。此外,其他檔案機(jī)構(gòu)也相繼開(kāi)展了評(píng)估活動(dòng),如干部人事檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)、城市建設(shè)檔案館目標(biāo)管理考評(píng)等,檔案目標(biāo)管理活動(dòng)有向評(píng)估內(nèi)容多樣化發(fā)展的趨勢(shì)。

      2.3 檔案事業(yè)綜合評(píng)估階段。進(jìn)入21世紀(jì),檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估的制度標(biāo)準(zhǔn)共有146個(gè),占據(jù)總數(shù)的71.6%,表現(xiàn)出中央和地方層面檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估范圍擴(kuò)大化和評(píng)估種類多樣化的特征。

      國(guó)家層面,2007年國(guó)家檔案局、中央檔案館聯(lián)合開(kāi)展了關(guān)于檔案事業(yè)發(fā)展綜合評(píng)估的工作;2008年國(guó)家檔案局辦公室開(kāi)展了市、縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館測(cè)評(píng)活動(dòng);2016年國(guó)家檔案局辦公室開(kāi)展了數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)活動(dòng);2018年國(guó)家檔案局開(kāi)展了副省級(jí)以上綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)工作和檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。地方層面的檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估也開(kāi)始活躍,如江蘇省連云港市(2003年)、浙江省嘉興(2005年)、河北省檔案局(2006年)等地開(kāi)展了檔案事業(yè)發(fā)展評(píng)估工作;浙江省檔案局(2008年)、遼寧省的14個(gè)市檔案局(館)(2008年)開(kāi)展了綜合檔案館的信息化評(píng)估工作;河南省開(kāi)展了各級(jí)檔案館檔案安全評(píng)估(2012年)、甘肅省檔案局開(kāi)展了省直機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作考核(2017年度)等。

      3 檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估存在的問(wèn)題及原因分析

      通過(guò)調(diào)查研究可以發(fā)現(xiàn)我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估存在評(píng)估主體過(guò)于單一、評(píng)估客體“一刀切”、評(píng)估內(nèi)容的科學(xué)性受到質(zhì)疑、評(píng)估運(yùn)行機(jī)制不規(guī)范、評(píng)估數(shù)字化建設(shè)滯后和法制化建設(shè)缺失等問(wèn)題。

      3.1 評(píng)估主體過(guò)于單一?,F(xiàn)有評(píng)估主體分別是國(guó)家或地方的檔案行政管理機(jī)關(guān)和行業(yè)管理機(jī)構(gòu)單獨(dú)組織的評(píng)估活動(dòng)、二者以合作的形式聯(lián)合組織的評(píng)估活動(dòng)。

      檔案行政機(jī)關(guān)和行業(yè)主管部門主導(dǎo)的檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估主體能夠有效地集中人員開(kāi)展評(píng)估活動(dòng),但也存在一定的弊端,如存在活力和創(chuàng)造性、過(guò)程較為死板,難以激發(fā)整體的檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估氛圍等。

      3.2 評(píng)估客體“一刀切”。我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估客體類型眾多。目前檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估對(duì)象的劃分是面向整體評(píng)估,以機(jī)構(gòu)類型為分類標(biāo)準(zhǔn),將同一機(jī)構(gòu)不同級(jí)別和地區(qū)的檔案機(jī)構(gòu)放在一起進(jìn)行評(píng)估比較和研究,不考慮地區(qū)和行業(yè)發(fā)展的不平衡性。

      這種針對(duì)評(píng)估客體“一刀切”的做法,容易形成檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估中的“馬太效應(yīng)”。資源投入依舊會(huì)流向檔案事業(yè)管理水平更好的地區(qū)、機(jī)構(gòu)和行業(yè),加劇檔案事業(yè)發(fā)展的不平衡性。

      這種分類模式忽略了我國(guó)不同行政級(jí)別和地區(qū)之間社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡,以及檔案事業(yè)實(shí)際發(fā)展水平不同的現(xiàn)狀,帶有行政區(qū)劃屬性的評(píng)估烙印。

      3.3 評(píng)估內(nèi)容科學(xué)性受到質(zhì)疑。檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估內(nèi)容主要體現(xiàn)在評(píng)估指標(biāo)體系設(shè)計(jì)的不科學(xué)上。

      3.3.1 橫向比較:評(píng)估指標(biāo)項(xiàng)和權(quán)重的合理性有待商榷。早期針對(duì)企業(yè)和科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位開(kāi)展的檔案管理升級(jí)評(píng)估指標(biāo)體系采取的是定性的方法,根據(jù)考核內(nèi)容進(jìn)行人工打分,大大降低了評(píng)估結(jié)果的科學(xué)性,后期單一的定量評(píng)估方法構(gòu)建檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估指標(biāo)體系,忽略了不易量化指標(biāo)項(xiàng)的構(gòu)建難度,評(píng)估指標(biāo)經(jīng)不起推敲。

      檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估文件規(guī)定的指標(biāo)體系中,部分指標(biāo)和賦予的權(quán)重的科學(xué)性也有待商榷。如1992年的國(guó)家綜合檔案館考評(píng)中有一項(xiàng)指標(biāo)為“檔案館是文化事業(yè)實(shí)體(指機(jī)構(gòu)單獨(dú)設(shè)置,人員、經(jīng)費(fèi)全部自主管理)”,[21]分值設(shè)置為1.5分,那么什么是文化事業(yè)實(shí)體、機(jī)構(gòu)單獨(dú)設(shè)置,人員、經(jīng)費(fèi)全部自主管理的邊界是什么,為什么設(shè)置為1.5分等問(wèn)題無(wú)法經(jīng)得起推敲。還有2016年的數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)中要求“傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化要設(shè)置總體規(guī)劃,存在不符合規(guī)范要求的,扣0.1分”。[22]沒(méi)有明確不符合規(guī)范的情況,也存在總體規(guī)劃扣0.1分的權(quán)重設(shè)置過(guò)低問(wèn)題等。

      3.3.2 縱向比較:評(píng)估內(nèi)容與時(shí)俱進(jìn)特點(diǎn)不突出。從同一檔案機(jī)構(gòu)不同時(shí)期的評(píng)估指標(biāo)來(lái)看,以國(guó)家綜合檔案館評(píng)估為例,國(guó)家檔案局分別在1992年、1995年、2008年和2017年發(fā)布了有關(guān)綜合檔案館的四份文件。其中,1992年12月10日頒布的《中央、省、自治區(qū)、直轄市和計(jì)劃單列市國(guó)家綜合檔案館考評(píng)定級(jí)試行辦法》規(guī)定一級(jí)指標(biāo)和分值分別是行政管理13.5、建筑與設(shè)備16、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作35、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用35.5;1995年1月3日頒布的《關(guān)于在省級(jí)和副省級(jí)市、計(jì)劃單列市檔案館開(kāi)展目標(biāo)管理考評(píng)活動(dòng)的通知》規(guī)定一級(jí)指標(biāo)和分值分別是組織管理11、建筑與設(shè)備15、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)38、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用36;2008年2月21日頒布的《市、縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館測(cè)評(píng)辦法》規(guī)定一級(jí)指標(biāo)和分值分別是條件保障28、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)33、開(kāi)發(fā)利用24、信息化建設(shè)15;2017年10月13日頒布的《國(guó)家檔案局關(guān)于開(kāi)展副省級(jí)以上綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)工作的通知》規(guī)定一級(jí)指標(biāo)和分值分別是建筑與設(shè)備17、經(jīng)費(fèi)與人員11、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)33、開(kāi)發(fā)利用服務(wù)29、工作落實(shí)10。

      將上述評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)放在一起進(jìn)行比較研究可知,國(guó)家綜合檔案館25年的評(píng)估發(fā)展歷程中,評(píng)估主要內(nèi)容并無(wú)重大變化,只是在具體的指標(biāo)設(shè)置上存在一些差異。

      指標(biāo)權(quán)重設(shè)置中,后三次的檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估活動(dòng),“檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用”的分值均低于“基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)”,表明國(guó)家綜合檔案館的評(píng)估注重投入和產(chǎn)出關(guān)系的績(jī)效評(píng)估,而服務(wù)質(zhì)量的成效評(píng)估不足,沒(méi)有跟進(jìn)由“重藏輕用”向“管用結(jié)合”轉(zhuǎn)變的服務(wù)型發(fā)展目標(biāo)要求。評(píng)估指標(biāo)未能充分地反映檔案事業(yè)發(fā)展的時(shí)代特點(diǎn),更談不上檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估指標(biāo)前瞻性和預(yù)測(cè)性功能的發(fā)揮。

      對(duì)檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估內(nèi)容的科學(xué)性質(zhì)疑有兩個(gè)方面,一是由于評(píng)估手段本身對(duì)認(rèn)識(shí)客觀世界的科學(xué)性存在質(zhì)疑;二是檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估指標(biāo)體系構(gòu)建過(guò)程存在封閉性,檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估指標(biāo)項(xiàng)的選取和權(quán)重的確定所使用的評(píng)估方法不規(guī)范,常常省略研究方法應(yīng)用的過(guò)程和步驟,使評(píng)估指標(biāo)體系的科學(xué)性遭受質(zhì)疑。

      3.4 評(píng)估運(yùn)行機(jī)制不規(guī)范。檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估運(yùn)行機(jī)制不規(guī)范主要體現(xiàn)在評(píng)估計(jì)劃、實(shí)施、反饋的過(guò)程過(guò)于封閉,評(píng)估結(jié)果的應(yīng)用不到位等方面。

      檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估法規(guī)文件的頒布一般都是成文的定稿,并未見(jiàn)相關(guān)的征求意見(jiàn)稿面世,雖然也有召開(kāi)征求意見(jiàn)稿研討會(huì),但不具有廣泛性。評(píng)估過(guò)程也只是在地方和行業(yè)檔案信息網(wǎng)站上看到新聞報(bào)道式的總結(jié),不利于大眾對(duì)檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估運(yùn)行過(guò)程的監(jiān)督。

      檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估結(jié)果僅限于公開(kāi)排名或上等級(jí)的機(jī)構(gòu)名單,缺乏整體性、全面性和優(yōu)秀案例性。這種有限的評(píng)估結(jié)果的公開(kāi)與應(yīng)用不利于信息共享,向標(biāo)桿評(píng)估機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)信息量不足。

      檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估在長(zhǎng)期化、常態(tài)化、制度化、規(guī)范化、傳承性、結(jié)果應(yīng)用性和借鑒性等方面存在不足。評(píng)估結(jié)果只是上等級(jí)檔案機(jī)構(gòu)對(duì)外宣傳的名片,評(píng)估于整體而言并無(wú)實(shí)質(zhì)意義。

      3.5 評(píng)估數(shù)字化建設(shè)滯后和法制化建設(shè)缺失

      檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估數(shù)字化建設(shè)滯后,檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化[23][24]不足。同時(shí),檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估法制建設(shè)的缺失。我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估的法規(guī)制度只對(duì)自愿參與評(píng)估活動(dòng)的機(jī)構(gòu)帶有引導(dǎo)屬性,而無(wú)實(shí)質(zhì)的強(qiáng)制性約束評(píng)估等屬性。迄今為止,我國(guó)尚未出臺(tái)專門的保障檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估運(yùn)行的法律法規(guī),頂層設(shè)計(jì)層面也只是倡導(dǎo)性,無(wú)實(shí)質(zhì)性約束力。我國(guó)檔案事業(yè)現(xiàn)有的法規(guī)體系也并未包含檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估方面的內(nèi)容。

      檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估歷史較長(zhǎng),但評(píng)估活動(dòng)影響力較弱。檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估過(guò)程和評(píng)估結(jié)果的封閉性、保密性和缺乏評(píng)估違規(guī)行為法規(guī)制度的遵循性,會(huì)產(chǎn)生對(duì)檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估違規(guī)現(xiàn)象無(wú)法進(jìn)行有效監(jiān)督的問(wèn)題。

      4 結(jié)語(yǔ)

      從我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估實(shí)踐上看,規(guī)律性的評(píng)估運(yùn)行制度尚未形成,評(píng)估分類理論研究成果欠缺,長(zhǎng)期化有余而規(guī)范化不足。這種狀況導(dǎo)致了各地檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估模式自由發(fā)展,也加劇了全國(guó)地區(qū)和行業(yè)的檔案管理發(fā)展水平的不平衡性。機(jī)構(gòu)改革后,檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估實(shí)踐的發(fā)展方向也陷入困頓與迷茫。為此,應(yīng)強(qiáng)化評(píng)估的制度化、法制化建設(shè)并體現(xiàn)評(píng)估的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益;完善檔案機(jī)構(gòu)評(píng)估內(nèi)部構(gòu)成要素及其角色定位和職能分工;規(guī)范評(píng)估運(yùn)行流程和運(yùn)行機(jī)制;優(yōu)化評(píng)估運(yùn)行環(huán)境,發(fā)揮評(píng)估的規(guī)劃協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)、交流預(yù)測(cè)等功能。

      本文系國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目“國(guó)家綜合檔案館公共服務(wù)能力評(píng)估指標(biāo)體系構(gòu)建及實(shí)證研究”(項(xiàng)目編號(hào):2018-R-006)和河南省哲學(xué)社會(huì)科學(xué)規(guī)劃項(xiàng)目“河南省各級(jí)綜合檔案館公共服務(wù)能力評(píng)估及提升策略研究”(項(xiàng)目編號(hào):2018BZH008)研究成果。

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      [23]全國(guó)公共圖書(shū)館評(píng)估定級(jí)管理服務(wù)平臺(tái)[EB/OL].[2019-8-11].http://libeva.hopshine.net:18080/eva/login.jsp.

      [24]關(guān)于“全國(guó)博物館評(píng)估管理系統(tǒng)”應(yīng)用和評(píng)估材料報(bào)送有關(guān)事宜的通知[EB/OL].[2019-8-11].http://pg.chinamuseum.org.cn/Content/attachments/n2.pdf.

      (作者單位:鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院?? 來(lái)稿日期:2019-11-15)

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