電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建問(wèn)題研究

楊志強(qiáng)

摘 要：近年來(lái)，隨著數(shù)字技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)科技的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理起到了良好的促進(jìn)作用，電子檔案的快速發(fā)展極大的提高了檔案的查閱效率，提高了檔案管理的規(guī)范性，但是，電子檔案安全保障問(wèn)題為檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，需要得到足夠的重視。基于此，本文主要對(duì)電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建問(wèn)題進(jìn)行了全面的研究，希望進(jìn)一步提高電子檔案的安全性與管理高效性，以供參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案;安全保障管理機(jī)制;問(wèn)題;措施

引言

目前，電子檔案受到社會(huì)各界人士的一致好評(píng)，其具有收集簡(jiǎn)單、查閱方便、管理容易等優(yōu)點(diǎn)，但也存在安全方面的問(wèn)題。為此，構(gòu)建完善的電子檔案安全保障管理機(jī)制尤為重要，檔案管理部門應(yīng)該全面建設(shè)電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子檔案管理組織建設(shè)，進(jìn)而推動(dòng)電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建，營(yíng)造穩(wěn)定、安全的電子檔案管理環(huán)境，保證電子檔案的安全。

一、電子檔案的特點(diǎn)

1. 電子檔案的存儲(chǔ)性

電子檔案主要以光盤、磁盤等作為存儲(chǔ)載體，將大量的檔案信息進(jìn)行收集、整理并有序的存儲(chǔ)起來(lái)，具有速度快、效率高等優(yōu)點(diǎn)，光盤的存儲(chǔ)量大，節(jié)約了大量的紙質(zhì)檔案占用空間，實(shí)現(xiàn)了辦公空間的釋放，也降低了紙質(zhì)檔案損毀或者丟失的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也節(jié)約了大量的檔案管理成本。電子檔案的查閱和管理操作都比較簡(jiǎn)單，可以提供多次重復(fù)利用而不會(huì)造成檔案損壞，還可以同時(shí)提供多人次的使用，檔案管理相比于紙質(zhì)管理更為高效。但是，因?yàn)闀?huì)受到環(huán)境的影響，電子檔案在管理方面依然存在著檔案丟失和損壞的風(fēng)險(xiǎn)。

2.電子檔案的靈活性

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有很高的靈活性，電子檔案的錄入、查閱、復(fù)制、修改以及刪除等都可以在電腦上隨時(shí)進(jìn)行，操作靈活，還可以同時(shí)存儲(chǔ)在不同的載體之上，實(shí)現(xiàn)電子檔案的備份，降低檔案丟失或者損毀的幾率，實(shí)現(xiàn)電子檔案的高效管理。但是，電子檔案的弊端也比較明顯，無(wú)法提供其檔案內(nèi)容的原始數(shù)據(jù)，如果電子檔案被篡改或誤操作，極容易出現(xiàn)檔案變更的問(wèn)題，而且不會(huì)留下任何人為操作的痕跡，無(wú)法確定檔案更改的目的，檔案管理人員也無(wú)從考究檔案的真實(shí)性。

3.電子檔案的安全性

電子檔案需要借助一定的載體進(jìn)行存儲(chǔ)，這些載體具備一定的安全保障功能，可以保護(hù)電子檔案的安全，例如，電腦密碼、加密文件等。電子檔案中的信息可以去載體進(jìn)行自由組合與分離，可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或者移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備實(shí)現(xiàn)電子檔案的實(shí)時(shí)傳輸與下載，提高了查閱效率。但是，由于人為因素或者其它安全因素，使得電子檔案在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中存在損壞、丟失、篡改等風(fēng)險(xiǎn);電子檔案還面臨著存儲(chǔ)載體和電腦系統(tǒng)的制約，出現(xiàn)軟硬件不兼容等問(wèn)題，影響電子檔案的存儲(chǔ)和讀取，為此，電子檔案的安全保障管理要在保證其安全性的前提下，不斷對(duì)存儲(chǔ)載體和系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，以便電子檔案的長(zhǎng)期存儲(chǔ)。

二、電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建現(xiàn)狀分析

1.標(biāo)準(zhǔn)不完善

現(xiàn)階段，針對(duì)于電子檔案安全保障管理沒(méi)有形成一套完善的安全保障管理體系，缺少針對(duì)性的立法，落實(shí)力度不夠，缺少足夠的執(zhí)行力，缺少嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾矸椒ǎ瑳](méi)有形成有效的管理制度。我國(guó)的電子檔案安全保障管理工作起步較晚，管理經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏管理的完整性，管理人員業(yè)務(wù)能力有限，都影響著電子檔案安全保障管理工作的開(kāi)展，不利于構(gòu)建先進(jìn)的電子檔案安全保障管理機(jī)制。

2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位

電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建需要有一定的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行支撐，主要包括硬件設(shè)施及軟件系統(tǒng)等。但是，由于檔案管理部門對(duì)電子檔案的安全保障管理的重視程度不高，在基礎(chǔ)設(shè)施上的投入比較少，從而導(dǎo)致電子檔案安全保障管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)不到位，無(wú)法提供良好的管理環(huán)境以及技術(shù)支持，制約著電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建與發(fā)展。

3.管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高

電子檔案的安全保障管理對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求。然而，大多數(shù)的檔案管理人員都沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的電子檔案管理培訓(xùn)，綜合業(yè)務(wù)能力十分有限，再加上管理理念相對(duì)落后，容易造成管理不認(rèn)真、效果差等問(wèn)題。電子檔案的安全保障無(wú)法得到有效的管理，管理工作不符合實(shí)際，無(wú)法滿足電子檔案管理的要求，造成大量的人力資源浪費(fèi)，而且容易出現(xiàn)檔案混亂、檔案丟失或者損壞問(wèn)題。

三、電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建策略

1. 完善管理制度

《加強(qiáng)信息安全保障工作意見(jiàn)》中提出了對(duì)電子檔案安全保障管理的指導(dǎo)意見(jiàn)，并且明確了電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建內(nèi)容。該意見(jiàn)還指出，在電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建過(guò)程中，工作人員可以借助密碼技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)其安全應(yīng)急處理、監(jiān)控信息安全、研發(fā)安全保障相關(guān)技術(shù)以及實(shí)施信息化規(guī)范管理等。此外，還應(yīng)該制定合理的安全保障管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，用來(lái)嚴(yán)格要求管理人員的工作行為，保證安全保障管理工作能夠切實(shí)落在實(shí)處，得到有效的開(kāi)展。所以，電子檔案安全保障管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子檔案移交與接受辦法》以及《電子檔案館評(píng)估指標(biāo)體系》等規(guī)范性文件，結(jié)合自身工作的現(xiàn)狀，制訂符合自身發(fā)展方向和管理需求的電子檔案安全保障管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而提高安全保障管理效率，加快電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建。

2. 強(qiáng)化管理人員的安全意識(shí)及業(yè)務(wù)能力

電子檔案管理部門要定期向參與管理工作的人員宣傳相關(guān)的安全意識(shí)，不斷提升其責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)管理工作的重視程度，并且不斷加大對(duì)電子檔案安全保障管理工作的投入力度，及時(shí)更換老舊的電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備。另外，電子檔案管理部門要不斷加強(qiáng)對(duì)管理人員的素質(zhì)和道德教育，督促管理人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，樹(shù)立正確的工作態(tài)度，自覺(jué)遵守工作中的各種規(guī)范要求以及制度，自覺(jué)維護(hù)電子檔案的內(nèi)容安全和存儲(chǔ)安全，不受外界因素的影響和干擾，不隨意更改電子檔案內(nèi)容，不惡意破壞電子檔案的完整性與安全性，減少損壞和丟失的情況發(fā)生。

同時(shí)，電子檔案管理部門還應(yīng)該組織相關(guān)人員參加電子檔案安全保障管理學(xué)習(xí)，聘請(qǐng)電子檔案安全管理方面的專家為工作人員介紹最新的電子檔案管理模式，并且傳授工作人員相關(guān)的管理技術(shù)，比如，密碼技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)等，全面提高管理人員的業(yè)務(wù)能力，推動(dòng)電子檔案安全保障管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

3. 加大對(duì)電子檔案的安全保障管理投入

電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建，除了要考慮到制度的完善，人員的培養(yǎng)以外，還應(yīng)該注重電子檔案安全保障基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)問(wèn)題，尤其是電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境和數(shù)據(jù)安全保障方面。第一，在選用電子檔案存儲(chǔ)載體方面，必須要選用高質(zhì)量、性能良好的存儲(chǔ)載體，減少存儲(chǔ)載體損壞的幾率，延長(zhǎng)存儲(chǔ)載體的使用壽命，保證電子檔案儲(chǔ)存安全性;第二，電子檔案管理人員要定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備內(nèi)的電子檔案進(jìn)行重新拷貝，必要的情況下可以轉(zhuǎn)移到新的存儲(chǔ)載體上，以此保證電子檔案信息的可持續(xù)應(yīng)用。

4.加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)安全保障

電子檔案的安全保障管理問(wèn)題一般都出現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)安全上面，尤其是電子檔案泄漏、數(shù)據(jù)丟失、電腦病毒入侵等。為此，電子檔案安全保障管理部門要不斷加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保障，建立一套完整的電子檔案數(shù)據(jù)安全保障體系。首先，應(yīng)該研發(fā)一套針對(duì)電子檔案收發(fā)的系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的收集、歸檔、存儲(chǔ)、備份以及元數(shù)據(jù)的采集等，并設(shè)置專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)電子檔案的安全保障管理進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)督;其次，要在電子檔案管理部門建立標(biāo)準(zhǔn)的保密制度，借助防火墻技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、人臉識(shí)別技術(shù)以及密碼技術(shù)等，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全保障管理，減少電子檔案被隨意利用、惡意篡改、或者誤操作的事件發(fā)生，保證電子檔案數(shù)據(jù)安全與數(shù)據(jù)完整;最后，要對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的歸檔與整理，保證元數(shù)據(jù)的真實(shí)性與可利用性。

四、結(jié)論

電子檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建要從電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，管理人員的意識(shí)培養(yǎng)，業(yè)務(wù)能力的提升以及安全保障制度的建立等方面入手，不斷改善電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境，提高電子檔案安全保障管理水平，提高電子檔案存儲(chǔ)的安全性與可靠性，為電子檔案的信息化發(fā)展提供安全保障。

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（作者單位：山西大同大學(xué)檔案館）