企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)研究

■籍云強(qiáng)

（外交人員服務(wù)局財(cái)務(wù)處）

近年來，隨著我國供給側(cè)改革的持續(xù)推進(jìn)，市場競爭趨于白熱化，企業(yè)在向生產(chǎn)要業(yè)績的同時(shí)，也著眼于財(cái)務(wù)管理出效益。優(yōu)化資源配置，降低財(cái)務(wù)成本，提升企業(yè)運(yùn)營效率，越來越多的受到許多企業(yè)青睞。伴隨著云計(jì)算和大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，信息呈爆炸式幾何增長，共享經(jīng)濟(jì)火熱投資，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心理念越來越進(jìn)入大眾視野。

1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心概述

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，是近年來出現(xiàn)的會(huì)計(jì)報(bào)告業(yè)務(wù)管理模式，指的是集團(tuán)公司集中管理下屬分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)核算和資金管理，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算與結(jié)算的規(guī)?；鞒袒?，以提高財(cái)務(wù)管理效率，降低企業(yè)成本。

共享服務(wù)中心一般設(shè)立在集團(tuán)財(cái)務(wù)部，承擔(dān)了各分支機(jī)構(gòu)大多基礎(chǔ)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，包括費(fèi)用報(bào)銷、采購到付款、訂單到收款、存貨到成本、以及總賬到報(bào)表等財(cái)務(wù)流程。按照提供服務(wù)的性質(zhì)重要性，共享服務(wù)中心可分為三個(gè)層次，具體如下表：

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式內(nèi)容表

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的三層次管理，有利于企業(yè)將業(yè)務(wù)流程、管理制度統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)化，增強(qiáng)企業(yè)各分支機(jī)構(gòu)報(bào)表的一致性可比性，提高財(cái)報(bào)信息質(zhì)量；有利于提升企業(yè)對(duì)各分支機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)核算的管控能力，降低人為舞弊機(jī)會(huì)；有利于企業(yè)整合財(cái)務(wù)資源，減少重復(fù)瑣碎工作，提供專業(yè)財(cái)稅指導(dǎo)，提高工作效率。

2 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)分析

從上可知，盡管建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心有很多價(jià)值考量，但我們也必須清晰的認(rèn)識(shí)到，其依然很多不可忽視的風(fēng)險(xiǎn)因素。

2.1 籌建風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是一個(gè)新生事物，大多企業(yè)沒有成熟穩(wěn)定的經(jīng)驗(yàn)可供借鑒。共享中心的建立分為三個(gè)層次，這是一個(gè)由易到難，循序漸進(jìn)的過程，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都將牽一發(fā)而動(dòng)全身，對(duì)企業(yè)的整體經(jīng)營產(chǎn)生很大危害。企業(yè)在沒有做足調(diào)研，沒有充分準(zhǔn)備的情況下，貿(mào)然上馬籌建共享服務(wù)中心將帶來巨大風(fēng)險(xiǎn)。

一方面，企業(yè)原有一套適合自己發(fā)展的流程，新建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，必將對(duì)原有的工作流程進(jìn)行大幅改造，流程設(shè)計(jì)不合理或運(yùn)營不順暢，都將對(duì)企業(yè)的上下左右聯(lián)動(dòng)產(chǎn)成不利影響，影響財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心乃至整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營效率；另一方面財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心就是集團(tuán)公司要收回分支機(jī)構(gòu)的多項(xiàng)管理權(quán)利，統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)化處理日常工作，原來的各子公司對(duì)同一業(yè)務(wù)有差異化的處理方式，這種慣性思維容易造成企業(yè)內(nèi)部的混亂，影響企業(yè)的經(jīng)營效益。

2.2 運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立后，由于原下屬各分支機(jī)構(gòu)在生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展目標(biāo)上的差異化，其購銷申請(qǐng)及審批制度存在許多不同，請(qǐng)購和審批上存在很大的不規(guī)范和隨意性，因此很可能導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)品的銷售結(jié)構(gòu)不合理，影響企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債率及內(nèi)外融資，造成周轉(zhuǎn)運(yùn)營困難。

財(cái)務(wù)人員過分集中于集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)中心，造成財(cái)務(wù)核算地與財(cái)務(wù)管理對(duì)象地分離，導(dǎo)致集團(tuán)公司的監(jiān)督管理有所弱化，資產(chǎn)流失及安全風(fēng)險(xiǎn)將大幅增加。

另外，財(cái)務(wù)人員主要從事單一的核算崗，工作將進(jìn)一步枯燥化，處理業(yè)務(wù)單據(jù)時(shí)，財(cái)務(wù)人員自行判斷是否符合規(guī)范流程，缺少必要的復(fù)合環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)人員壓力加大，有可能增加工作出錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 人員風(fēng)險(xiǎn)

現(xiàn)有集團(tuán)企業(yè)中，大約80%財(cái)務(wù)人員從事核算工作，其余20%為財(cái)務(wù)增值工作。建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，崗位設(shè)置將產(chǎn)生較大變化，人員結(jié)構(gòu)隨之大幅調(diào)整。財(cái)務(wù)共享模式下，大量簡單重復(fù)的核算工作將由財(cái)務(wù)系統(tǒng)完成，財(cái)務(wù)人員將會(huì)更多從事信息采集、數(shù)據(jù)分析等偏管理型工作，人員能否順利轉(zhuǎn)型將是一個(gè)巨大挑戰(zhàn)。

對(duì)個(gè)體員工來說，仍有部分被分流至中心從事最簡單的操作工作，都只熟悉部分工作領(lǐng)域，對(duì)整體工作無從下手，財(cái)務(wù)人員的能力得不到體現(xiàn)，看不到職業(yè)發(fā)展前景，員工惰性增加。有的員工本身慣性思維明顯，提升自身素質(zhì)的個(gè)人意愿不夠強(qiáng)烈，人員流動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)增大；一旦轉(zhuǎn)型失敗，便會(huì)出現(xiàn)人才流失，為了彌補(bǔ)崗位空缺，又需招聘相應(yīng)人員，繼而發(fā)生招聘、選用、培訓(xùn)、使用等成本費(fèi)用；企業(yè)為了穩(wěn)定人員，控制成本費(fèi)用，也會(huì)選擇用普通財(cái)務(wù)人員從事高技術(shù)崗位，工作能力跟不上，人員不匹配風(fēng)險(xiǎn)加大；順利完成人員轉(zhuǎn)型的企業(yè)，也面臨績效評(píng)價(jià)體系和激勵(lì)機(jī)制失效的風(fēng)險(xiǎn)，人員工作積極性和潛能無法調(diào)動(dòng)出來。

2.4 系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)營需要建立在流暢的信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上，信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)及與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)同程度對(duì)共享中心的效率和效果有重大影響。建立共享中心前，大多分支機(jī)構(gòu)都是根據(jù)自身實(shí)際情況建立調(diào)整信息系統(tǒng)，有的機(jī)構(gòu)存在界面不友好、報(bào)表明細(xì)不完整或邏輯不清晰等問題，有的企業(yè)會(huì)計(jì)信息服務(wù)僅覆蓋較大的分支機(jī)構(gòu)，對(duì)于較小的會(huì)計(jì)單元就不能兼顧處理，有的支撐性信息源較為分散，對(duì)業(yè)務(wù)最前端的數(shù)據(jù)信息的服務(wù)能力較弱，有的系統(tǒng)平臺(tái)對(duì)新系統(tǒng)的接入沒有兼容性等。建立中心后，統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口對(duì)多數(shù)集團(tuán)企業(yè)是一項(xiàng)大的挑戰(zhàn)。

另外，有的財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)考慮不周，設(shè)計(jì)不合理，直接導(dǎo)致系統(tǒng)平臺(tái)信息化程度較低、整合度不高，系統(tǒng)中人員權(quán)限設(shè)置不合理或缺乏有效的設(shè)置路徑，人員工作交流銜接不暢，信息傳遞不及時(shí)等問題，嚴(yán)重影響企業(yè)整體溝通效果和運(yùn)營效率。

3 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的四種類型風(fēng)險(xiǎn)突出，破壞性較大，企業(yè)集團(tuán)必須高度重視防范化解，筆者在此有針對(duì)性的提出幾條具體對(duì)策。

3.1 做好事前籌建評(píng)估

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心盡管是一種先進(jìn)的管理模式，但并不是適合所有企業(yè)，從現(xiàn)有企業(yè)建立現(xiàn)狀來看，部分企業(yè)像無頭蒼蠅一樣，事前猶豫，設(shè)計(jì)糾結(jié)，實(shí)施煎熬，運(yùn)行無效，原因在于對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心認(rèn)識(shí)不足，對(duì)自身企業(yè)建設(shè)能力的估計(jì)不到位。因此企業(yè)必須做好事前籌建評(píng)估。

（1）分析籌建的必要性和可行性。企業(yè)的規(guī)模是否夠大，分支機(jī)構(gòu)是否夠多，財(cái)務(wù)處理是否存在大量簡單重復(fù)工作，現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理模式是否效率低下，企業(yè)是否需要轉(zhuǎn)型升級(jí)進(jìn)而提升價(jià)值。如果回答是肯定的，則財(cái)務(wù)共享中心的建立十分必要。繼而我們要看企業(yè)的現(xiàn)有條件是否能夠滿足中心的建立，財(cái)務(wù)資金是否充足，管理者能力是否跟得上，是否存在足夠的技術(shù)支持，財(cái)務(wù)共享與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)是否一致。

（2）明確構(gòu)建目標(biāo)，做好頂層設(shè)計(jì)。企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心前必須明確目標(biāo)、合理定位，建立起一套標(biāo)準(zhǔn)的管理制度及流程設(shè)計(jì)，目標(biāo)不可盲目的僅指向于節(jié)約成本、提高效率，而應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)遠(yuǎn)景戰(zhàn)略，服務(wù)于企業(yè)發(fā)展大局。管理制度依流程衍生，流程設(shè)計(jì)最為關(guān)鍵。設(shè)計(jì)的合理性、準(zhǔn)確性將直接影響到財(cái)務(wù)共享中心高效工作方式的發(fā)揮。因此，財(cái)務(wù)共享中心流程的設(shè)計(jì)要嚴(yán)格遵循由淺入深、由表及里的設(shè)計(jì)原則。集團(tuán)公司應(yīng)在原有流程基礎(chǔ)上，根據(jù)改造標(biāo)準(zhǔn)化程度的不同，升級(jí)保留較高標(biāo)準(zhǔn)化的流程，舍棄不適合財(cái)務(wù)共享中心改革的較低標(biāo)準(zhǔn)化流程。同時(shí)，建立事先預(yù)防機(jī)制。在財(cái)務(wù)工作的審核、審批、審計(jì)及反饋等環(huán)節(jié)上設(shè)置有效的防范流程，規(guī)避不同分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)人員在標(biāo)準(zhǔn)化后仍然存在慣性思維造成的風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)共享中心流程變革的時(shí)間一般都很漫長，企業(yè)應(yīng)做好充足的資金準(zhǔn)備，這也是企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)共享中心流程改造所必備的條件之一。

3.2 把好企業(yè)日常運(yùn)營

運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)貫穿企業(yè)發(fā)展始終，長期存在，是企業(yè)切切實(shí)實(shí)面臨的現(xiàn)實(shí)困難，任何一個(gè)運(yùn)營層面風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)解決不好，都將給企業(yè)經(jīng)營帶來最直接的損失。因此財(cái)務(wù)服務(wù)共享中心必須認(rèn)真對(duì)待每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素，采取一些切實(shí)可行的對(duì)策予以解決。

（1）完善購銷審批制度。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)建立好的財(cái)務(wù)共享中心頂層設(shè)計(jì)制度，結(jié)合各分支機(jī)構(gòu)運(yùn)營實(shí)際，合理規(guī)范相關(guān)部門和人員的購銷職責(zé)權(quán)限。采購應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求與企業(yè)目標(biāo)準(zhǔn)確編制需求計(jì)劃，建立兩人以上互相監(jiān)督采購制度，對(duì)不符合規(guī)定要求的采購申請(qǐng)予以拒絕。產(chǎn)品銷售也要建立嚴(yán)格審批制度，把好價(jià)格及庫存關(guān)。

（2）防范公司資產(chǎn)流失。重點(diǎn)關(guān)注銀行賬戶的支付審批、其他應(yīng)收款等資金資產(chǎn)，網(wǎng)上銀行支付需按照金額大小設(shè)置審批權(quán)限，超過一定金額就需要多人審批。定期核對(duì)庫存現(xiàn)金及其他應(yīng)收款項(xiàng)，確保賬實(shí)一致。對(duì)于存貨類、固定資產(chǎn)類，實(shí)行定期盤點(diǎn)制度，不能因?yàn)檫h(yuǎn)離業(yè)務(wù)單位就疏忽此項(xiàng)工作。

（3）降低業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)。樹立員工責(zé)任意識(shí)，明確每個(gè)崗位的隱性職責(zé)，注重重要崗位的人員變動(dòng)培訓(xùn)，切實(shí)明確換崗過程中的注意事項(xiàng)。尤其是對(duì)新進(jìn)員工的前幾次報(bào)銷、業(yè)務(wù)申請(qǐng)支付等更是逐一花時(shí)間詳細(xì)審核，以保證新進(jìn)員工完全熟悉公司的各項(xiàng)財(cái)務(wù)制度規(guī)定，并建立員工信用記錄，對(duì)虛報(bào)費(fèi)用、開具假發(fā)票的員工進(jìn)行約談并告知其主管領(lǐng)導(dǎo)。

3.3 搞好人員綜合管理

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的成功運(yùn)行，關(guān)鍵因素在人。人員配置和管控是財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的重中之重，要適應(yīng)這一新的管理模式，就需要企業(yè)內(nèi)外兼修，既要搞好外部人才引進(jìn)，又要增強(qiáng)現(xiàn)有員工的綜合素質(zhì)和能力。

（1）搞好人員角色轉(zhuǎn)型。重視員工職業(yè)培訓(xùn)，采取多種形式做好財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)培訓(xùn)工作，諸如開通網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)、舉行專項(xiàng)培訓(xùn)及聘請(qǐng)相關(guān)業(yè)內(nèi)專家到企授課等。加大管理財(cái)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)力度，及時(shí)為員工更新知識(shí)體系和專項(xiàng)技能，使員工由核算型人員向管理型人才轉(zhuǎn)變，做好人才儲(chǔ)備工作，為財(cái)務(wù)共享中心的進(jìn)一步發(fā)展做好準(zhǔn)備。同時(shí)加強(qiáng)企業(yè)文化宣傳，培育員工認(rèn)同感和歸屬感，將企業(yè)發(fā)展與個(gè)人得失緊密連接在一起，使得員工都愿意與企業(yè)共進(jìn)退。

（2）制定人才引進(jìn)機(jī)制。企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心建立后，由人員不匹配引起的人員流動(dòng)，必然帶來人才的匱乏，企業(yè)需制定準(zhǔn)確可行的中心職位規(guī)劃，提供良好的發(fā)展空間，給予可觀的薪酬水準(zhǔn)，搞好企業(yè)人文環(huán)境建設(shè)，搭建好人才引進(jìn)機(jī)制，形成對(duì)人才引進(jìn)極具吸引力的綜合優(yōu)勢，方便企業(yè)對(duì)外“引蜂招蝶”。同時(shí)，企業(yè)職能部門主管應(yīng)與人事部共同協(xié)力完成人力資源和人才的引進(jìn)調(diào)配，做好招聘人員的選拔、培訓(xùn)等工作。

（3）建立員工獎(jiǎng)懲機(jī)制。企業(yè)可考慮在財(cái)務(wù)共享中心里加入員工工作量的統(tǒng)計(jì)功能，并設(shè)置搶業(yè)務(wù)模式，加強(qiáng)崗位內(nèi)部競爭，進(jìn)一步提高員工財(cái)務(wù)工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)也有助于發(fā)現(xiàn)人才，為企業(yè)創(chuàng)造更大價(jià)值。另外更重要的是對(duì)員工實(shí)施考核，針對(duì)報(bào)銷人員提供信用評(píng)級(jí)，直接與其報(bào)銷資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性掛鉤，設(shè)置單據(jù)簽字問題率的考察指標(biāo)，考核單據(jù)簽字負(fù)責(zé)人的問題率，通過計(jì)分的方式，對(duì)每位員工的工作進(jìn)行打分，提高員工的積極性和參與度，年末對(duì)優(yōu)秀員工進(jìn)行物質(zhì)和精神雙重激勵(lì)，例如提高薪酬、晉升職務(wù)及褒獎(jiǎng)優(yōu)秀員工等。對(duì)計(jì)分較低的人員給予適當(dāng)形式的誡勉和懲罰。

3.4 優(yōu)化企業(yè)系統(tǒng)平臺(tái)

企業(yè)信息系統(tǒng)平臺(tái)，是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的載體，是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)輸入輸出管理的基本媒介，起到了集團(tuán)信息聯(lián)結(jié)紐帶作用。為有效解決系統(tǒng)平臺(tái)面臨的所有風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，就必須實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息系統(tǒng)平臺(tái)的全面對(duì)接，搞好內(nèi)部信息溝通。

（1）建立統(tǒng)一的財(cái)務(wù)系統(tǒng)。企業(yè)可從各部門各機(jī)構(gòu)及軟件企業(yè)抽調(diào)人員組成專家團(tuán)隊(duì)，根據(jù)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的使用要求，對(duì)現(xiàn)階段集團(tuán)財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行充分的調(diào)研分析，找出系統(tǒng)漏洞和不足，能優(yōu)化的則優(yōu)化，不能優(yōu)化的重新開發(fā)系統(tǒng)，避免出現(xiàn)信息孤島及數(shù)據(jù)重復(fù)錄入、信息傳輸錯(cuò)誤等系統(tǒng)問題。另外，系統(tǒng)搭建后，要構(gòu)建多層次的系統(tǒng)安全管理體系，安排人員定期對(duì)設(shè)備及系統(tǒng)的安全性、儲(chǔ)存性能進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)檢修，確保系統(tǒng)硬軟件穩(wěn)定運(yùn)行。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)使用人員的培訓(xùn)力度，提高其對(duì)軟件系統(tǒng)使用的熟練度。

（2）完善信息溝通機(jī)制。企業(yè)要在現(xiàn)有的基本溝通渠道上，進(jìn)一步完善系統(tǒng)前方使用人員的溝通方式，諸如采用系統(tǒng)對(duì)話平臺(tái)、視頻電話會(huì)議、系統(tǒng)手機(jī)移動(dòng)端口APP等，在確保信息安全前提下，方便員工之間信息的快捷溝通。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)中心員工的崗位責(zé)任意識(shí)和操作技能培訓(xùn)，制定和完善系統(tǒng)使用手冊(cè)，改進(jìn)系統(tǒng)和操作指引的友好性，使每一名前方人員都能熟練掌握系統(tǒng)使用技巧和操作步驟，方便大家之間的高效高質(zhì)溝通。

整體來看，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是企業(yè)未來發(fā)展的重大機(jī)遇，建設(shè)的好必然實(shí)現(xiàn)企業(yè)的快速發(fā)展及規(guī)模效益。建設(shè)之路上的重大風(fēng)險(xiǎn)，我們必須給予足夠重視，事前搞好籌劃，事中把好運(yùn)營，事后優(yōu)化系統(tǒng)，加快信息流通。綜合運(yùn)用人力物力財(cái)力，積極使用最新技術(shù)，把風(fēng)險(xiǎn)控制好，建立有效的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營體系，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理上的目標(biāo)，謀取利潤最大化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展遠(yuǎn)景戰(zhàn)略。