地震應急檔案歸檔研究

吳格 李娟

【摘要】從地震應急檔案的價值、特點入手，分析地震應急檔案的管理現(xiàn)狀及地震應急檔案歸檔研究的重要意義，以省級地震應急預案和現(xiàn)有地震應急工作產(chǎn)出檔案為研究對象，結合檔案管理相關規(guī)范，系統(tǒng)分析歸納，制定地震應急檔案歸檔范圍和保管期限表。

【關鍵詞】地震應急;應急檔案;歸檔

地震應急檔案是指在地震應急處置過程中形成的，有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。完整、真實、可靠的地震應急檔案能為地震應急工作的開展，災后重建以及地震科技工作者科研工作提供寶貴的依據(jù)。完善的地震應急檔案歸檔范圍是確保檔案完整的保證，因此開展地震應急工作檔案歸檔研究有重要意義。

一、地震應急檔案的價值和特點

檔案價值是指檔案對國家、社會組織或個人的有用性。地震應急檔案價值的具體表現(xiàn)形式為憑證價值和參考價值。地震應急檔案的憑證價值源于它是地震應急處置工作的真憑實據(jù)，是確鑿的原始材料和歷史記錄。從內(nèi)容看，地震應急檔案是地震應急工作當時直接使用文件轉(zhuǎn)化而來的，客觀地記錄了當時工作情況;從形式看，地震應急檔案上保留著真切的歷史標記，體現(xiàn)了地震應急檔案的原始性和真實性，它是地震應急工作查考、研究和處理問題的依憑。地震應急檔案參考價值也是其重要價值，地震應急檔案是地震應急處置工作事實和經(jīng)過、知識和經(jīng)驗的記錄，內(nèi)容具有原始性和可靠性。地震應急檔案是地震應急處置工作的原始記錄，能為地震應急處置工作的開展，災后重建以及地震科技工作者科研工作提供寶貴的參考依據(jù)。地震應急檔案除了上述兩點重要價值外，由于地震應急處置過程復雜且周期較長，地震應急檔案有廣泛性、復雜性和動態(tài)性的特點。首先，地震應急檔案內(nèi)容覆蓋全面，包括地震應急工作中具有價值的紙質(zhì)的檔案、照片、錄像等聲像文件、實物檔案等。其次，地震關系社會民生，地震應急和防震減災工作涉及多種學科和知識領域，這就導致地震應急檔案內(nèi)容復雜多樣。再次，地震應急處置工作周期視震情、災情及救援情況等因素決定，每個階段都會產(chǎn)生新的應急文件資料。

二、地震應急檔案的管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識薄弱。地震應急工作關系社會民生，是一項極其重要且緊迫的工作，這就導致工作人員的工作重心都在地震應急工作中，相對忽視地震應急檔案的收集整理。地震應急預案在各工作組職責里明確規(guī)定“負責應急期間本組所產(chǎn)生的文件資料、圖件、照片等收集整理和歸檔工作”，但在實際工作中，應急工作任務繁重緊急，產(chǎn)生文件資料種類數(shù)量繁多，各工作組缺乏專人負責地震應急檔案的收集整理，檔案意識淡薄，直接影響著地震應急檔案的管理水平。

（二）檔案收集歸納不及時。地震應急檔案形成于地震應急處置工作的過程中。地震應急工作周期長短由地震震級大小、震情災情情況而定。一般地震災害，應急處置周期短，形成的文件材料數(shù)量較少，因此不易引起應急工作人員的重視;而較大或者重大、特大地震災害，應急周期長，形成的文件材料范圍廣、專業(yè)多、內(nèi)容復雜，因此稍有疏忽就可能導致遺漏。目前，地震應急檔案收集整理都是在應急處置工作結束后才開始，忽略文件材料的及時收集，從而導致原始文件遺失等現(xiàn)象。

（三）管理制度不完善。檔案管理工作是地震應急工作的重要組成部分，但是地震應急檔案管理制度不夠完善?！蛾兾魇〉卣鹁值卣饝鳖A案》中明確規(guī)定了各應急機構的職責包括歸檔工作，但是沒有明確文件材料范圍。中國地震局《地震科技檔案歸檔要求》明確地震科研、地震監(jiān)測預報及基本建設等活動的歸檔范圍，但是缺少地震應急與救援活動的歸檔范圍。歸檔范圍不明確，管理制度不完善，容易造成信息內(nèi)容丟失，不能完整的反映地震應急工作的真實情況。

三、地震應急檔案歸檔研究的重要意義

（一）確保地震應急檔案的完整性。地震應急檔案歸檔范圍是地震應急檔案歸檔的依據(jù)和標準，研究地震應急檔案歸檔，確立地震應急檔案歸檔范圍使得應急檔案歸檔過程有據(jù)可依，明確什么是重點內(nèi)容，確保應歸檔文件材料的完整齊全。地震應急檔案歸檔研究更便于對地震應急檔案進行“前端控制”，在應急工作之前，就樹立和提高應急人員的檔案意識，有效立卷，將應急文件與檔案的運動視為一個系統(tǒng)，以系統(tǒng)管理為目標對地震應急檔案不同階段進行管理，最終確保地震應急檔案的完整性、真實性和有效性。因此，只有制定明確具體的地震應急檔案歸檔范圍，才能確保地震應急檔案的完整性，從而保障地震應急工作的完整可靠。

（二）為抗震救災工作提供寶貴依據(jù)。地震應急檔案是地震應急工作的原始記錄，它能完整、真實、原始地記錄地震應急工作的過程和細節(jié)，為后人抗震救災提供寶貴的依據(jù)。地震活動頻發(fā)，不斷積累豐富的抗震救災經(jīng)驗，才能在災害發(fā)生時減少損失。地震應急檔案歸檔研究可以確保地震應急檔案的完整性，完整、真實可靠的地震應急工作檔案，能為下一次抗震救災工作提供寶貴的經(jīng)驗，能為地震科技工作者提供學習和研究的素材，有著重要的科學意義。

四、地震應急檔案歸檔研究的措施

（一）收集數(shù)據(jù)。為制定符合檔案管理規(guī)范、真實完整且有操作性的地震應急檔案歸檔范圍，特選取檔案室現(xiàn)存的建局以來歸檔的所有的地震應急、地震現(xiàn)場工作相關的檔案材料為研究對象。除此之外，研究數(shù)據(jù)材料還包括《陜西省地震局地震應急預案》，國家檔案局發(fā)布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，中國地震局印發(fā)的《地震科技檔案歸檔要求》等文件。

（二）系統(tǒng)分析歸納。1.確定地震應急檔案歸檔范圍。首先，根據(jù)地震應急預案明確應急機構與職責，確定地震應急工作檔案的責任者。明確應急機構與職責后，根據(jù)應急預案中的應對策略，確定地震應急過程中各機構可能產(chǎn)生的文件材料。其次，對已歸檔的地震應急檔案材料進行分類分析。將現(xiàn)有檔案材料以應急機構為責任者逐條進行分類分析，將每一件檔案都對應到相應的地震應急機構中。結合地震應急預案歸納出的應產(chǎn)出的地震應急文件材料和現(xiàn)有實際地震應急工作產(chǎn)出的檔案材料，進行系統(tǒng)分析歸納，總結提煉出每個應急機構應歸檔文件材料的范圍，從而確定完整的地震應急檔案歸檔范圍。2.制定地震應急檔案的保管期限表。檔案保管期限表是用表冊的形式，列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導性、標準性文件。它是鑒定檔案價值、確定檔案保管期限的依據(jù)。編制本系統(tǒng)、本機關檔案保管期限表必須以國家檔案事業(yè)管理機關編制的通用檔案保管期限表為依據(jù)，因此確定地震應急檔案保管期限是嚴格參照國家檔案局發(fā)布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》及中國地震局印發(fā)的《機關文件材料歸檔范圍》和《地震科技檔案歸檔要求》，逐條對照和確定保管期限。有明確對應的保管期限就直接參考，如果沒有明確對應的保管期限就參考相關條款，保管期限盡量高劃，做到條理清晰，層次分明，方便使用，確保地震應急檔案保管期限表的科學性、實用性和可操作性。

五、結論

地震應急檔案是地震應急救援工作的原始記錄和抗震救災工作的寶貴檔案資源。地震應急檔案歸檔研究是確保地震應急檔案完整性、地震應急工作完整性以及提高地震應急檔案質(zhì)量的有效途徑。制定《地震應急檔案歸檔范圍和保管期限表》，應急人員可以準確判斷文件材料的歸檔范圍、準確劃分保管期限，確保地震應急各類應歸檔文件材料的齊全完整，使得地震應急檔案歸檔工作有據(jù)可依，有章可循。由此，完整、真實、可靠的地震應急檔案可以為更好地開展地震應急救援和防震減災工作提供數(shù)據(jù)保障。

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