杜兆健 馬亞會(huì) 苑廣磊 朱濱 王學(xué)霏

【摘要】本文先分析了大型公立醫(yī)院創(chuàng)新檔案管理的重要性，隨后介紹了創(chuàng)新檔案管理的具體措施，包括提升管理意識(shí)、規(guī)范管理檔案資源、擴(kuò)展檔案管理范圍、積極利用信息資源，希望能給相關(guān)人士提供有效參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;公立醫(yī)院;檔案管理

檔案管理是醫(yī)院發(fā)展中的基礎(chǔ)性管理任務(wù)，其可以對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作產(chǎn)生直接影響，和其他管理比較，醫(yī)院管理任務(wù)比較復(fù)雜、責(zé)任重大，不允許出現(xiàn)絲毫錯(cuò)誤。為此在新時(shí)期發(fā)展過(guò)程中，大型公立醫(yī)院需要結(jié)合我國(guó)推出的發(fā)展戰(zhàn)略，促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

一、新時(shí)期大型公立醫(yī)院創(chuàng)新檔案管理的重要性

醫(yī)院檔案主要是在醫(yī)院實(shí)施行政管理、采購(gòu)設(shè)備、基礎(chǔ)建設(shè)、保健預(yù)防、科研教學(xué)和各種醫(yī)療活動(dòng)中所形成的帶有一定保存價(jià)值的信息資源，通過(guò)合理的歸檔處理，整理成歷史記錄。這也是我國(guó)檔案領(lǐng)域中的寶貴資源，是醫(yī)院重要財(cái)富。新時(shí)代發(fā)展過(guò)程中，大型公立醫(yī)院中的各種檔案資源不僅為醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策、科學(xué)規(guī)劃以及各項(xiàng)工作活動(dòng)提供可靠的參考依據(jù)，同時(shí)還可以為患者提供準(zhǔn)確、可靠的數(shù)據(jù)參考信息，是解決各種醫(yī)療糾紛的關(guān)鍵證據(jù)，是教學(xué)中的生動(dòng)素材。檔案管理即檔案的整理、收集、儲(chǔ)存、統(tǒng)計(jì)、鑒定和利用的活動(dòng)，包括檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案研究以及檔案利用等工作。檔案資源管理能夠?yàn)楦鞣N醫(yī)療設(shè)備的維修保養(yǎng)工作提供可靠參考，通過(guò)對(duì)以往設(shè)備維修記錄資料實(shí)施科學(xué)管理，進(jìn)行有效的歸納和分類整理，可以為后期設(shè)備維修提供基礎(chǔ)參考。由此能夠看出加強(qiáng)檔案資源管理的重要性，其關(guān)系到我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，能夠進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)實(shí)現(xiàn)中國(guó)夢(mèng)的建設(shè)目標(biāo)。

二、新時(shí)期大型公立醫(yī)院創(chuàng)新檔案管理的具體措施

（一）提高檔案管理意識(shí)。做好法制宣傳，提升檔案管理意識(shí)。通過(guò)多種渠道、方法，組織醫(yī)院中的全體職工和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)相關(guān)行業(yè)的檔案管理法規(guī)，提升整體檔案意識(shí)。從上到下，將檔案法律意識(shí)滲透到全體醫(yī)務(wù)人員內(nèi)心深處。重點(diǎn)對(duì)醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行開(kāi)發(fā)，提高醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案工作的重視程度，從而將檔案管理融入整個(gè)醫(yī)院管理體系當(dāng)中，充分聯(lián)系醫(yī)院中的研究、教學(xué)和醫(yī)療實(shí)踐等活動(dòng)，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，合理考慮，盡量爭(zhēng)取醫(yī)院各個(gè)科室領(lǐng)導(dǎo)和崗位職工對(duì)于檔案管理的支持力度。促進(jìn)檔案法相關(guān)工作的全面落實(shí)，針對(duì)醫(yī)院中的檔案管理工作實(shí)施分級(jí)管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，提升各個(gè)部門(mén)的歸檔自覺(jué)性，提高檔案的完整性，方便醫(yī)院中各個(gè)部門(mén)的有效應(yīng)用。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展。針對(duì)醫(yī)院檔案，形成科學(xué)管理體系，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理。為此需要大型公立醫(yī)院在新時(shí)期發(fā)展中，能夠接受大檔案相關(guān)理念指導(dǎo)，聯(lián)系醫(yī)院發(fā)展實(shí)際，形成一套科學(xué)的管理體系，進(jìn)一步明確各個(gè)管理部門(mén)，構(gòu)建綜合檔案部門(mén)，集中管理各種檔案資源。對(duì)醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)部門(mén)、院區(qū)的資源信息進(jìn)行全面整合，形成相應(yīng)的檔案管理規(guī)范制度，在國(guó)家法律框架下，制定宏觀層面的檔案管理制度，同時(shí)還需突出不同檔案特征，保證醫(yī)院中的檔案管理能夠有據(jù)可循。合理劃分各個(gè)檔案人員的管理責(zé)任，針對(duì)其實(shí)施合理的年終考核，同時(shí)將其考核結(jié)果和年終績(jī)效充分進(jìn)聯(lián)系起來(lái)，將職工積極性充分調(diào)動(dòng)起來(lái)。

（三）全面覆蓋檔案管理。進(jìn)一步擴(kuò)展醫(yī)院檔案管理中的歸檔范圍，全面覆蓋各種信息資源。新時(shí)代，大型公立醫(yī)院應(yīng)該充分結(jié)合我國(guó)所提出的健康中國(guó)理念，順應(yīng)醫(yī)療衛(wèi)生全面改革的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。醫(yī)院除了正常的科研、教學(xué)和醫(yī)療活動(dòng)之外，還會(huì)涉及各種創(chuàng)新工作與社會(huì)服務(wù)活動(dòng)，比如宣傳健康知識(shí)、國(guó)際交流、建設(shè)醫(yī)聯(lián)體、公共衛(wèi)生應(yīng)急救援、合作辦院等。在開(kāi)展相關(guān)活動(dòng)過(guò)程中，需要針對(duì)各種狀況進(jìn)行深入分析，對(duì)檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)和歸檔計(jì)劃進(jìn)行全面調(diào)整，促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新，形成檔案先行基礎(chǔ)理念，哪里誕生，便需要在哪里跟進(jìn)檔案管理，確保各項(xiàng)活動(dòng)檔案能夠全面歸檔。

（四）積極利用信息資源。加大信息資源的開(kāi)發(fā)力度，創(chuàng)新服務(wù)。迅速、真實(shí)的檔案資料除了富含較高價(jià)值的醫(yī)學(xué)信息外，同時(shí)還能提升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益與工作效率。為此需以醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略為核心，迎合醫(yī)院管理內(nèi)容的不斷延伸，深入挖掘信息資源，將檔案利用發(fā)展到各個(gè)科室部門(mén)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)用體系的全面覆蓋，使所有部門(mén)都可以便捷、有效使用檔案，同時(shí)還需下到科研教學(xué)和臨床醫(yī)療的一線當(dāng)中，主動(dòng)尋求意見(jiàn)，掌握各層的檔案應(yīng)用需求，提供針對(duì)性服務(wù)。針對(duì)檔案管理實(shí)施編研操作，將院慶作為入手點(diǎn)，編著院志，建設(shè)陳列館，將醫(yī)院的各種科研成果、人物志等內(nèi)容編制成冊(cè)，組織攝影展覽，尋找各種遺失檔案，對(duì)現(xiàn)存各種檔案進(jìn)行全面整理，為醫(yī)院奠定良好的信息應(yīng)用基礎(chǔ)。增加管理投入，促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)資源共享，確保醫(yī)院中的檔案管理能夠始終擁有充足的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)，為檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)，同時(shí)醫(yī)院也應(yīng)該擴(kuò)大資金投入，從而優(yōu)化各項(xiàng)資源配置引入各種現(xiàn)代設(shè)備，形成標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房，形成電子檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。

（五）優(yōu)化團(tuán)隊(duì)建設(shè)。為了加強(qiáng)新時(shí)代公立醫(yī)院檔案管理效果，要從加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)、提高人員素質(zhì)的角度出發(fā)，建設(shè)一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、政治可靠、高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，確保檔案管理改革計(jì)劃落到實(shí)處，并能在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新管理方式，提高檔案管理信息完整性和可靠性，發(fā)揮檔案資料在醫(yī)院各項(xiàng)事務(wù)開(kāi)展中的依據(jù)作用。醫(yī)院要加大對(duì)檔案管理優(yōu)秀人才培養(yǎng)的重視，從人才引進(jìn)和后續(xù)培訓(xùn)教育等方面入手，建立一套完整的檔案管理人員培養(yǎng)體系。一方面，在現(xiàn)有管理人員基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)，采取繼續(xù)教育學(xué)習(xí)、外出進(jìn)修等方式，擴(kuò)展檔案人員學(xué)習(xí)發(fā)展平臺(tái)，使其及時(shí)接受先進(jìn)的管理理念和管理方法，將理論知識(shí)應(yīng)用在管理實(shí)踐中，由此提高醫(yī)院檔案管理的先進(jìn)性和科學(xué)性。

（六）重視檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)。近年來(lái)，大型公立醫(yī)院的接診量逐漸增加。在這一背景下，醫(yī)院所產(chǎn)生的檔案數(shù)量也隨之增加。上述變化對(duì)檔案管理工作提出了較高的要求。檔案室環(huán)境、基礎(chǔ)條件，是檔案管理效率及質(zhì)量的影響因素。在當(dāng)前新時(shí)代背景下，為了應(yīng)對(duì)檔案管理工作的壓力，大型公立醫(yī)院可在檔案管理創(chuàng)新工作中，將加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，作為一種可行的創(chuàng)新路徑，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作效率的提升。具體而言，醫(yī)院可結(jié)合近年來(lái)檔案管理的支出數(shù)據(jù)，初步確定優(yōu)化檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)所需資金。根據(jù)資金標(biāo)準(zhǔn)，從檔案庫(kù)房規(guī)模、內(nèi)部設(shè)置、信息管理體系建設(shè)等方面，逐一強(qiáng)化檔案室的基礎(chǔ)工作。例如，在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)部設(shè)置方面，可將加強(qiáng)安全管理作為創(chuàng)新方向，于檔案室內(nèi)新增安全保護(hù)裝置，如引入信息識(shí)別設(shè)備，僅允許事先錄入信息的檔案管理人員進(jìn)入，而當(dāng)設(shè)備識(shí)別到陌生人員的信息時(shí)，自動(dòng)報(bào)警，以保障醫(yī)院檔案的安全性。此外，新時(shí)代背景下互聯(lián)網(wǎng)的普及，也為公立醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)創(chuàng)新提供了新的方向，為了進(jìn)一步提升檔案管理效率，可參照其他大型醫(yī)院的成功經(jīng)驗(yàn)，逐步建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息化管理。對(duì)于檔案管理人員而言，上述基礎(chǔ)建設(shè)措施的運(yùn)用，可為其日常工作帶來(lái)諸多便捷，便于其高質(zhì)量、高效率完成相關(guān)檔案管理工作。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)代，我國(guó)大型公立醫(yī)院應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思想，尋找檔案管理的新渠道和新方法，積極創(chuàng)新管理模式，充分聯(lián)系健康中國(guó)發(fā)展戰(zhàn)略，為醫(yī)院改革服務(wù)，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展。

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