胡娟

【摘要】基于推動人力資源和社會保障局更好發(fā)展的目的，圍繞個人檔案管理問題，做了簡單的論述，提出了管理策略，共享給相關(guān)人員參考。目前來說，人社局檔案管理方面，存在著信息化建設(shè)進程慢、檔案管理的標準化和規(guī)范化不強等問題，需要加以改進和優(yōu)化，進而獲得更高的管理效益。

【關(guān)鍵詞】人力資源和社會保障局;個人檔案;檔案管理

從人社局發(fā)展的角度來說，個人檔案管理作為重要內(nèi)容，起到著關(guān)鍵作用，因此提高個人檔案管理的效率，具有緊迫性。新時期，開展個人檔案管理工作，要注重結(jié)合形勢變化，基于個人檔案管理需求，引入信息化技術(shù)，加大規(guī)范化和標準化建設(shè)力度，全面提高管理的水平。

一、人力資源和社會保障局個人檔案管理優(yōu)化的意義

基于管理工作內(nèi)容來說，主要涉及個人檔案收集和保管以及統(tǒng)計。新時期，此項工作和社會各個層次人力資源合理化統(tǒng)籌管理的關(guān)系更加緊密，影響著社會群眾失去勞動力后的生活保障，關(guān)系著和諧社會的構(gòu)建，因此不斷優(yōu)化個人檔案管理，提高管理工作水平，創(chuàng)造更多的價值，為企事業(yè)單位更好地了解不同人才信息，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)體系，增加市場競爭力，促使社會各個行業(yè)領(lǐng)域持續(xù)化發(fā)展，有著重要的意義。

二、人力資源和社會保障局個人檔案管理問題的分析

結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理方法應(yīng)用問題，分析個人檔案管理存在的不足，作如下論述：

（一）組卷繁瑣。傳統(tǒng)的管理模式下，采取的是按卷檔案管理方式，進行文件歸檔管理。雖然能夠保證文件材料的緊密關(guān)聯(lián)性，保管和使用率效果較好，不過組卷繁瑣，按照各類特性進行組卷的非確定因素很多。實施組卷操作，受到個人因素的影響，對組卷標準的認定有所差異，加之操作水平不同，使得立卷差異較大。

（二）案卷標題復(fù)雜。從細節(jié)的角度來說，案卷標題比較復(fù)雜。究其原因，操作人員不同，設(shè)定的標題也就不同，即使相同人員不同時期設(shè)定的標題也不同，隨著個人能力水平的提升，以及認識程度的增加，對于標題的擬定考慮因素也會增多，由于缺少統(tǒng)一的標準，使得案卷標題具有復(fù)雜性特點。

（三）人工效率低下。在歸檔管理工作方面，采取的是人力手工處理方式，處理工作量很大，人工效率低下，所需的各類資源較多。例如，立卷操作時需要通過有關(guān)文件，進行相應(yīng)的歸并和裝訂以及標題擬定等，受到個人因素不確定性的影響，難以實現(xiàn)統(tǒng)一操作或達到設(shè)定的標準。

（四）檔案利用率低下。目前來說，個人檔案管理方面突出的問題為檔案資源利用率低下。究其原因，時空限制較大，使得檔案管理工作難以高效落實。例如，檔案涉及的文件很多，使用者調(diào)取某個文件時，需要隨同調(diào)取其他合并文件，文件攜帶保存不便，極易造成信息泄露，保密性較差。除此之外，檔案載體為紙張，閱讀和復(fù)制操作不便，影響著檔案的利用率。對于此情況，需要加大檔案管理信息化建設(shè)力度，全面提高檔案管理的水平，推動人社局的持續(xù)化發(fā)展。

三、人力資源和社會保障局個人檔案管理策略的總結(jié)

（一）改進檔案管理制度?；趥€人檔案管理規(guī)范化和標準化建設(shè)的目標，對當前存在的問題，要注重改進檔案管理制度，全面提高檔案管理工作的科學(xué)化和合理化水平。在具體實踐中，積極開展檔案工作機構(gòu)以及工作制度的建立健全。通過成立專門的個人檔案管理工作小組，明晰崗位工作職責和內(nèi)容，積極主動接受上級相關(guān)部門的管理和監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。將個人檔案管理制度落實到工作實際，做好個人檔案管理工作的考核，根據(jù)考核結(jié)果實施獎懲，進而調(diào)動工作人員的積極性，使其能夠積極參與個人檔案管理，落實各項管理工作，比如組卷和歸檔等，提高管理水平，創(chuàng)造更多的價值。

（二）加大個人檔案管理隊伍的建設(shè)。目前來說，個人檔案管理工作量不斷增加，對人力資源的需求持續(xù)增多，為了更好地應(yīng)對管理工作，加大個人檔案管理隊伍的建設(shè)，投入更多的人力資源有著重要的意義。配備具有大專及以上學(xué)歷的人員，專門負責相應(yīng)的檔案管理工作，同時積極組織檔案管理人員重點學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等相關(guān)檔案法規(guī)，提升檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案工作水平。對在崗的個人檔案管理人員，要結(jié)合業(yè)務(wù)要求和需求進行相應(yīng)的培訓(xùn)，比如個人檔案信息化管理的培訓(xùn)，根據(jù)信息化管理工作形式和內(nèi)容，按照對人才的要求，組織開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得管理工作人員經(jīng)過業(yè)務(wù)培訓(xùn)后能夠高效落實個人檔案管理，在崗位上創(chuàng)造更多的價值，全面提高個人檔案管理工作的效率和水平。對于檔案管理工作人員來說，若想實現(xiàn)個人發(fā)展目標，要始終保持學(xué)習(xí)的態(tài)度，不斷自我提升，進而更好地參與個人檔案管理工作，提高檔案資源的利用率，促使人社局持續(xù)化發(fā)展。

（三）加大硬件設(shè)施的投入。隨著個人檔案管理工作量的增加，以及檔案利用需求的增多，產(chǎn)生的檔案數(shù)量將會不斷增多?；诖?，為了更好地應(yīng)對此項工作，加大硬件設(shè)施的投入。以某單位為例，不斷加大硬件設(shè)施的投入力度，實現(xiàn)了檔案庫房、辦公區(qū)域以及接待區(qū)的清楚劃分，促使檔案室的格局更加合理化。除此之外，建設(shè)了60平方米的標準化檔案庫房，為檔案管理工作的開展，提供了良好的工作環(huán)境以及條件。庫房內(nèi)配置了6列專用的檔案密集架，并且配套了相應(yīng)的硬件設(shè)備，包括中央空調(diào)、滅火器和掃描儀等，為個人檔案管理工作的開展，提供了強有力保障，促使管理工作水平和質(zhì)量得以提升，創(chuàng)造了更多的價值，推動著人社局的發(fā)展。

（四）加大個人檔案管理信息化建設(shè)。無論是從提高個人檔案管理的角度來說，還是就提高檔案資源利用率層面而言，加大個人檔案管理信息化建設(shè)，為個人檔案管理提供信息技術(shù)支持，有著重要的意義。目前來說，很多單位已經(jīng)著手實施信息化建設(shè)，信息技術(shù)的應(yīng)用效果較好，有效提高了個人檔案管理工作效率和質(zhì)量水平。以某單位為例，在信息化建設(shè)方面提出配置基礎(chǔ)設(shè)施，包括數(shù)字化檔案處理終端和數(shù)字化檔案管理服務(wù)器（1臺）、數(shù)字化檔案存儲系統(tǒng)（1套）以及平板掃描儀（6套）等，為個人檔案信息化管理工作的開展提供支持。有了信息化技術(shù)的支持，很多個人檔案管理工作可以實現(xiàn)高效化，減少了人力資源的投入，節(jié)約了成本。同時能夠減少因為人力因素造成的不確定性，保障了檔案信息的質(zhì)量和利用價值。除此之外，信息化的應(yīng)用，通過構(gòu)建數(shù)據(jù)庫的方式，為檔案大數(shù)據(jù)存儲和管理提供了保障，打破了檔案利用的時空限制，提高了檔案資源的利用率，為企事業(yè)單位和其他檔案使用者提供了便利服務(wù)，促使檔案資源利用實現(xiàn)最大化?；谌松缇秩耸聵I(yè)務(wù)系統(tǒng)以及檔案管理電子臺賬，實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)形式的轉(zhuǎn)變，更好地適應(yīng)了數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案活動發(fā)展，促使檔案管理水平以及服務(wù)效率得以提升，有效滿足了社會檔案的基本需求，推動個人檔案管理信息化建設(shè)。

（五）提高檔案管理水平。對于上述分析提到的細節(jié)問題，要做好相應(yīng)的優(yōu)化和提升，全面提高檔案管理水平。目前來說，個人檔案數(shù)量不斷增加，促使檔案收集和整理等工作量增加，提高檔案管理水平，增強此項工作的標準化和規(guī)范化，加大制度化管理，有著重要的意義?；趶娀?wù)、不斷創(chuàng)新的目標，創(chuàng)新和優(yōu)化個人檔案管理工作方式方法，全面提高管理的水平，創(chuàng)造更多的價值和效益。

四、結(jié)束語

綜上所述，新時期人力資源和社會保障局個人檔案管理工作的開展，要結(jié)合傳統(tǒng)管理模式的不足，進行相應(yīng)的優(yōu)化和完善。文中結(jié)合具體實踐，提出了以下策略：改進檔案管理制度;加大個人檔案管理隊伍的建設(shè);加大硬件設(shè)施的投入;加大個人檔案管理信息化建設(shè);提高檔案管理水平等。

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