對加強醫(yī)院檔案管理工作的思考經(jīng)驗分析

張劍

摘要：在醫(yī)院科研制度的健康發(fā)展中，檔案管理工作所起到的作用不可小覷。提高醫(yī)院檔案管理工作水平，能夠加強醫(yī)院的整體質(zhì)量，從而為醫(yī)院的發(fā)展提供堅實的后盾?；诖耍疚氖紫确治鲠t(yī)院檔案管理工作中存在的主要問題，然后探討提高醫(yī)院檔案管理工作的主要對策，希望能為醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;思考經(jīng)驗

檔案是醫(yī)院發(fā)展不可缺少的一部分，也是醫(yī)院內(nèi)部重要的信息資源，現(xiàn)階段，隨著醫(yī)院信息化管理的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也上升到一個新的層面，開始逐漸由單純經(jīng)驗型、粗放型轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W性、集約型模式。醫(yī)院檔案管理工作是一項必須重視的基礎工作，在醫(yī)院發(fā)展中舉足輕重。任何醫(yī)院都應該結(jié)合自身的實際情況，了解醫(yī)院內(nèi)部的結(jié)構(gòu)秩序，將醫(yī)院檔案管理工作落在實處，從而推動醫(yī)院整體的發(fā)展，使檔案管理工作能夠更為有效地為醫(yī)療、教學和科研工作提供幫助，本文就此展開討論。

一、醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問題

1.檔案管理機制不完善，管理職能缺失

在醫(yī)院內(nèi)檔案管理工作一般是由綜合檔案室負責，而綜合檔案室又隸屬于行政辦公室單位，其僅負責管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實務檔案。但是醫(yī)療檔案、影像學檔案、病理檢查檔案等專業(yè)檔案內(nèi)容卻存放在各個專科部門之中，由專科進行管理，從而造成醫(yī)院內(nèi)部一檔多管的局面。現(xiàn)如今醫(yī)院沒有一套統(tǒng)一的檔案管理制度，而且檔案管理模式既分散又混亂，各個檔案管理機構(gòu)五花八門，比如人事檔案僅存放在人事管理部門，而醫(yī)療檔案則存放在醫(yī)務管理部門，科技檔案和會計檔案分別存放在科研部門和財務管理部門，醫(yī)院總務科內(nèi)負責的僅有工程圖紙檔案，綜合檔案室只保留文書檔案，卻沒有發(fā)揮其本身的職能。不同時期的不同檔案，由不同部門分別保存管理，但隨著醫(yī)院的發(fā)展、部門機構(gòu)之間的調(diào)整，個別檔案不可避免地出現(xiàn)遺漏或缺損，從而影響醫(yī)院檔案的整體完整性。在現(xiàn)代化醫(yī)院的建設中，這種檔案管理模式必須淘汰，而且也會影響到檔案資料的開發(fā)利用。

2.對于檔案管理工作不夠重視，沒有完善監(jiān)督考核體系

檔案管理工作在醫(yī)院內(nèi)并不能直接創(chuàng)造肉眼可見的經(jīng)濟效益，長此以往，醫(yī)院領(lǐng)導階層就把檔案管理工作看成是各類病歷材料的收集和保存工作，從而輕視醫(yī)療檔案管理工作，并且也忽視了醫(yī)療檔案管理的專業(yè)性。部分醫(yī)院甚至缺乏專門的檔案管理部門，同時也沒有專門的檔案管理人員，甚至在有的醫(yī)院內(nèi)，各辦公室、財務科、人事管理科等堆放著雜亂無章的各類檔案，這些檔案長時間沒有人重視，甚至會被當成廢品賣掉。醫(yī)院領(lǐng)導階層對醫(yī)療檔案的重視度不夠，所分發(fā)給檔案管理的資源不夠，從而造成檔案利用率低下的情況，更不用說涉及醫(yī)療檔案管理的制度、體系，沒有明確的規(guī)章制度和整體的考核制度，并且醫(yī)院目標管理考核方案中，檔案管理工作也并未納入目標考核體系里。

3.檔案管理人員素質(zhì)較低

現(xiàn)如今，各個醫(yī)院內(nèi)檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高，檔案管理人員在自身素質(zhì)、理論知識和文化程度等方面有很大差異，總體水平比較低下，甚至有部分從業(yè)的檔案管理人員并不是檔案專門人才，而是由醫(yī)院內(nèi)部各臨床科室和行政科室的人員兼職處理。這些管理人員的檔案專業(yè)知識更新較慢，檔案管理經(jīng)驗低下，檔案知識結(jié)構(gòu)不合理。另外，醫(yī)院檔案管理人員的學歷普遍較低，缺乏現(xiàn)代科學知識，不具備外語水平，在檔案管理工作中沒有高學歷的檔案人才支撐，這些因素都影響著醫(yī)院檔案事業(yè)的全面發(fā)展?，F(xiàn)如今，隨著醫(yī)院的診療規(guī)模不斷增大，國家出臺了新的醫(yī)療措施后，醫(yī)院內(nèi)檔案數(shù)量不斷增加，內(nèi)容也隨之擴大，這些因素都對檔案專門人才的專業(yè)水平和自身技能提出了更高的要求，但是醫(yī)院卻沒有重視對檔案管理人員的持續(xù)培訓和教育，導致檔案管理人員的思想觀念出現(xiàn)偏差，管理經(jīng)驗嚴重不足。

4.醫(yī)院檔案管理設備落后，信息化進程低

現(xiàn)如今，隨著科學技術(shù)水平不斷進步，計算機和網(wǎng)絡技術(shù)的應用也越來越廣泛，但在醫(yī)院檔案管理工作中，部分醫(yī)院甚至還采取最為傳統(tǒng)的手工操作方式，這種方式對于檔案的收集、利用和開發(fā)造成了嚴重影響。除此以外，醫(yī)院檔案管理部門的消耗很大，且沒有直接的經(jīng)濟效益，所以檔案信息化進程較慢，再加上醫(yī)院領(lǐng)導對檔案管理工作不夠重視，所以信息化設備十分陳舊，檔案管理技術(shù)也落后于行業(yè)水平。

二、提高醫(yī)院檔案管理工作的主要對策

1.建立完整的醫(yī)院檔案管理體系

檔案工作部門的建立應該與領(lǐng)導體制和醫(yī)院整體發(fā)展相呼應，檔案工作應該形成醫(yī)院領(lǐng)導分管、專職檔案工作人員負責、兼職檔案工作人員配合的整體體系。設立檔案工作崗位，并明確各個工作崗位的具體職能，從而使檔案管理制度更加標準化和規(guī)范化。除此之外，檔案的收集、歸檔、利用和保管也應該有專門人員負責，從而建立統(tǒng)一領(lǐng)導，統(tǒng)一操作和統(tǒng)一保管的檔案管理新模式，在這種模式下，各職能部門的檔案工作有完善的組織監(jiān)督系統(tǒng)，由此能夠提高檔案的收集、整理和利用開發(fā)率，并且還能解決檔案管理工作中關(guān)于檔案人員、檔案經(jīng)費和檔案設備等相關(guān)問題，從而提高檔案管理工作的完整性和安全性。醫(yī)院必須要根據(jù)實際情況開發(fā)出適合的檔案管理軟件，然后將醫(yī)院的人事檔案、財務檔案、患者檔案等統(tǒng)一納入檔案數(shù)據(jù)庫中，并加強檔案管理人員與各科室之間的溝通和交流，讓各科室及時將檔案信息上傳至數(shù)據(jù)庫中，由檔案管理人員對其進行歸檔和整理，這樣不僅提升了檔案的搜集效率，減輕了檔案管理人員的工作量，同時保證了檔案的安全性，避免在保存的過程中出現(xiàn)破損或者丟失的情況。另外，為了進一步加強檔案管理的安全性，還可以設置密匙、管理人員權(quán)限、輸入口令、防火墻等，定期對檔案系統(tǒng)進行殺毒，避免黑客的侵入。完善的檔案管理體系能夠保證檔案管理高效化運行，其需要領(lǐng)導層、檔案管理人員以及各科室之間的相互配合與協(xié)調(diào)，這樣才能保證醫(yī)院檔案管理更合理。

2.加強人員培養(yǎng)和訓練

醫(yī)院檔案管理工作想要走向信息化進程，檔案管理人員的自身素質(zhì)必須提高。檔案管理工作人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，同時還應具備專業(yè)的信息化技術(shù)能力。除此之外，工作人員自身的職業(yè)素養(yǎng)也是影響工作質(zhì)量的重要因素之一。所以，定期對檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，提升他們的知識儲備，這樣才能培養(yǎng)出符合實際工作需要的復合型人才，才能將檔案管理工作落到實處。此外，醫(yī)院還應該定期組織并開展檔案管理人員教育和培訓會議，就目前在檔案管理中存在的問題進行充分的探討和研究，并集思廣益，提出最佳的解決方案;同時還可以派遣檔案管理人員到高校或者其他醫(yī)院學習先進的檔案管理經(jīng)驗，進而提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及創(chuàng)新能力等。

3.加大檔案管理投資，建立完整的信息化系統(tǒng)

加大建立檔案工作室的資金投入，購買先進設備，配備性能完好的計算機系統(tǒng)，從而將檔案管理工作推向現(xiàn)代化、信息化的進程。除此以外，還要加強對檔案管理工作人員的信息化培訓，另外，醫(yī)院內(nèi)部檔案管理自動化標準體系的建立也應該與時俱進，將老一套不合時宜、制約現(xiàn)代檔案信息化管理工作發(fā)展的政策完全取締，并在各方面完善后提出新的政策，建立統(tǒng)一的法律法規(guī)，以醫(yī)院檔案信息化管理統(tǒng)一為目標，杜絕不同部門不同科室各自管理的情況發(fā)生，從而適應現(xiàn)代經(jīng)濟社會的發(fā)展。另外，要加強對醫(yī)院內(nèi)部的宣傳力度，讓每個內(nèi)部人員都了解到檔案信息化管理工作的重要性，從而帶動醫(yī)院內(nèi)部人員的積極性。

4.建立完善的檔案管理監(jiān)督考核機制

檔案管理工作的整體性較高，屬于長期工作，醫(yī)院內(nèi)部不僅要嚴格把控管理質(zhì)量，同時還需要建立合理的管理考核機制，在科室管理責任書中加入檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，并且將檔案管理質(zhì)量和科室主任的績效考核掛鉤，從而加強科室主任對檔案管理工作的管理職責，提高檔案的收集、整理效率，加強檔案管理工作的規(guī)范化進程。此外，醫(yī)院還應該將醫(yī)德醫(yī)風納入到檔案管理體系中，醫(yī)德醫(yī)風在醫(yī)院管理中占據(jù)著重要的內(nèi)容，醫(yī)院應該設置科學的檔案管理標準，保證醫(yī)院檔案管理工作能夠有效落實;同時還應該按照不同的科室制定合理的檔案管理內(nèi)容，在具體實施的過程中應該將其進行細化，檔案管理的內(nèi)容不能過于寬泛，也不能過于抽象不符合實際;需要注意的是醫(yī)德醫(yī)風檔案要建立在正常的接診工作之上，不能影響實際的醫(yī)療工作。借助系統(tǒng)化的檔案管理體系，為醫(yī)院的考核提供了更加科學的參考依據(jù)。

三、結(jié)語

現(xiàn)階段，信息技術(shù)日益發(fā)達，醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院內(nèi)所占比重也越來越大。檔案管理工作的重點，應該著眼于檔案電子化、數(shù)字化和網(wǎng)絡化方面。另外，檔案資源的保存也應該從封閉式、分散式轉(zhuǎn)化為開放結(jié)構(gòu)，不僅要在管理模式上保證一體化網(wǎng)絡進程，同時也要加強檔案信息資源的開發(fā)利用。在這些實際工作當中，檔案管理工作人員也應該及時提高自身知識儲備和職業(yè)素養(yǎng)，熟悉現(xiàn)代化檔案管理工作的情況，以推動醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展為目的，不斷創(chuàng)新，不斷進取。

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