芻議辦公自動(dòng)化在辦公室管理中的創(chuàng)新

楊威

摘要：辦公自動(dòng)化是辦公室管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。以現(xiàn)階段辦公室管理情況為依據(jù)，結(jié)合近年來(lái)辦公自動(dòng)化的概念及功能，分析如何在辦公室管理中創(chuàng)新應(yīng)用辦公自動(dòng)化，并明確未來(lái)辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢(shì)，以此為企業(yè)革新發(fā)展提供有效依據(jù)。

關(guān)鍵詞：辦公室;辦公室自動(dòng)化;辦公事務(wù);信息管理;管理決策

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2020）08-0284-02

通過(guò)局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)，運(yùn)用各種媒體形式、管理及傳輸信息，可以優(yōu)化傳統(tǒng)辦公形式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，這樣不僅能提高辦公室管理效率，而且可以優(yōu)化整體辦公環(huán)境。對(duì)企業(yè)發(fā)展而言，在競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中，為了占據(jù)重要地位，必須要及時(shí)、全面掌控信息，并在實(shí)踐工作中充分利用，這也是判斷企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的主要因素。因此，在新時(shí)代背景下，面對(duì)越來(lái)越高的辦公需求，企業(yè)在探索辦公室管理工作的同時(shí)，還要合理運(yùn)用辦公室自動(dòng)化進(jìn)行創(chuàng)新，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)預(yù)期發(fā)展目標(biāo)。下面對(duì)辦公自動(dòng)化在辦公室管理中的創(chuàng)新工作進(jìn)行研究。

1 背景介紹

從1940年開(kāi)始，美國(guó)部分企業(yè)加大了針對(duì)辦公業(yè)務(wù)的探究力度，并運(yùn)用機(jī)器處理辦公業(yè)務(wù)，此時(shí)這種方式稱為“辦公室自動(dòng)化”[1]。在全球經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展中，信息技術(shù)得到了拓展與優(yōu)化，辦公室自動(dòng)化也逐漸突破了傳統(tǒng)辦公范圍，開(kāi)始融入管理工作中。由于這項(xiàng)內(nèi)容運(yùn)用了大量先進(jìn)技術(shù)理念，不僅能提升實(shí)踐工作效率，而且可以提高工作質(zhì)量，所以各國(guó)企業(yè)在革新發(fā)展中逐漸認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化的應(yīng)用功能，并開(kāi)始結(jié)合自身需求進(jìn)行創(chuàng)新。從功能角度分析，辦公自動(dòng)化主要分為三點(diǎn)：其一，事務(wù)處理;其二，信息管理;其三，決策支持。其中，事務(wù)處理屬于基礎(chǔ)內(nèi)容，其中包含了文字處理、行文管理及人事管理、資源管理等;信息管理作為第二層次，融合了處理事務(wù)的辦公系統(tǒng)和支持管理控制活動(dòng)的管理信息系統(tǒng);而決策支持作為最高層次，會(huì)以其他兩層為依據(jù)向企業(yè)員工提供決策或輔助決策。了解當(dāng)前我國(guó)企業(yè)發(fā)展情況可知，事務(wù)處理級(jí)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)最為常見(jiàn)，目前依舊處于持續(xù)優(yōu)化和完善的發(fā)展階段。

2 辦公自動(dòng)化分析

2.1 概念

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也叫作OA系統(tǒng)，是指運(yùn)用先進(jìn)電子信息技術(shù)和現(xiàn)代辦公設(shè)備構(gòu)建的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，主要用來(lái)輔助管理人員實(shí)施各項(xiàng)辦公活動(dòng)。一般來(lái)講，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要包含辦公信息、辦公設(shè)備及辦公機(jī)構(gòu)等內(nèi)容。

2.2 功能

具體功能分為：第一，構(gòu)建內(nèi)部通信平臺(tái)。通過(guò)優(yōu)化組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，有助于更快傳遞企業(yè)內(nèi)部信息;第二，構(gòu)建信息發(fā)布平臺(tái)。為企業(yè)內(nèi)部的信息發(fā)布和交流提供有效平臺(tái)，如電子公告、電子刊物等，這樣不僅能讓內(nèi)部制度、技術(shù)溝通及新聞簡(jiǎn)報(bào)等盡快傳遞到基層，而且可以使員工及時(shí)掌握企業(yè)發(fā)展變化;第三，實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化。這項(xiàng)工作包含了流轉(zhuǎn)過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控和跟蹤，能有效協(xié)調(diào)各崗位及部門(mén)，促使企業(yè)在工作中逐漸實(shí)現(xiàn)高效化發(fā)展。同時(shí)，也可以實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化。通過(guò)按照不同權(quán)限去儲(chǔ)存、共享及應(yīng)用各類文檔，并選擇便捷的查閱方式，不僅能減少以往業(yè)務(wù)處理難題，而且可以科學(xué)管控企業(yè)文檔;第四，輔助辦公。會(huì)議管理、檔案管理等都可以為日常企業(yè)辦公提供輔助，隨著各類管理工作水平的提高，企業(yè)可以逐漸實(shí)現(xiàn)輔助辦公的自動(dòng)化[2]。

3 辦公室管理中辦公自動(dòng)化的應(yīng)用形式

3.1 辦公事務(wù)

通過(guò)在簡(jiǎn)單辦公事務(wù)中運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，有助于將其包含的基本功能融入實(shí)踐工作中，促使企業(yè)員工在共享數(shù)據(jù)的同時(shí)，提升工作效率。一般來(lái)講，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有文字處理、文件收發(fā)及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等功能。

3.2 信息管理

對(duì)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展而言，融合信息管理型辦公系統(tǒng)，可以充分利用數(shù)據(jù)庫(kù)中包含的大量重要信息，這樣不僅能提高整體管理水平，優(yōu)化實(shí)際辦公效率，而且可以為各部門(mén)提供共享的數(shù)據(jù)庫(kù)。需要注意的是，這一數(shù)據(jù)庫(kù)是以事務(wù)級(jí)OA系統(tǒng)為依據(jù)提出的，形成信息管理型的OA系統(tǒng)。

3.3 管理決策

信息管理級(jí)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在收集數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)后，會(huì)構(gòu)建完善的數(shù)字模型，從計(jì)算機(jī)中得到計(jì)算結(jié)果，以此針對(duì)決策問(wèn)題執(zhí)行相關(guān)程序。企業(yè)管理人員能結(jié)合計(jì)算機(jī)計(jì)算數(shù)據(jù)，以自身發(fā)展與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手為依據(jù)，在市場(chǎng)環(huán)境支持的條件下提出對(duì)應(yīng)管理決策。

3.4 云計(jì)算

現(xiàn)階段，我國(guó)很多優(yōu)秀的OA軟件企業(yè)會(huì)從規(guī)模較小的企業(yè)人手，向他們推廣性價(jià)比更高的辦公管理服務(wù)。這項(xiàng)工作包含了小型企業(yè)日常管理活動(dòng)和重要IT基礎(chǔ)設(shè)施，能幫助管理人員更好落實(shí)日常管理工作。

3.5 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

簡(jiǎn)單來(lái)講，物聯(lián)網(wǎng)是指在物理世界的實(shí)體中部署具有執(zhí)行能力、感知能力等內(nèi)容的各類信息傳感設(shè)備，可以在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的支持下進(jìn)行信息傳遞、處理等工作，最終可以實(shí)現(xiàn)大范圍的信息交換需求。若將OA系統(tǒng)和物聯(lián)網(wǎng)融合到一起，不僅能實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域辦公管理，而且可以突破傳統(tǒng)管理模式的限制[3]。

3.6 智慧辦公

在5G時(shí)代的到來(lái)，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)智慧辦公帶來(lái)了更多可能性。通過(guò)借用可以上網(wǎng)的區(qū)域運(yùn)用手機(jī)OA系統(tǒng)接收與發(fā)布信息，不僅能加快企業(yè)信息傳遞速度，而且可以提升實(shí)踐業(yè)務(wù)處理效率。

4 如何在辦公室管理中創(chuàng)新應(yīng)用辦公自動(dòng)化

4.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高員工綜合素養(yǎng)

現(xiàn)階段，雖然辦公自動(dòng)化這一理念已經(jīng)融入各行企業(yè)管理中，但從本質(zhì)上講部分員工依舊將其看作處理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的主要依據(jù)，并沒(méi)有從多角度人手研究辦公自動(dòng)化。由于辦公自動(dòng)化中涉及社會(huì)學(xué)、系統(tǒng)工程及行為科學(xué)等學(xué)科，所以在現(xiàn)代化企業(yè)辦公室管理中創(chuàng)新應(yīng)用是發(fā)展的必然選擇。此時(shí)，要想實(shí)現(xiàn)高效辦公管理，在應(yīng)用辦公自動(dòng)化的同時(shí)，還要提高辦公人員的綜合素養(yǎng)[4]。如果沒(méi)有按照全新辦公要求嚴(yán)格要求員工素質(zhì)與技能，將無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展步伐，這樣很容易被市場(chǎng)所淘汰。尤其是在新時(shí)代背景下，隨著無(wú)紙化辦公理念的提出，OA系統(tǒng)的全面落實(shí)，促使現(xiàn)代化企業(yè)辦公人員提出了更高要求。雖然部分企業(yè)已經(jīng)完全進(jìn)入無(wú)紙化辦公，不管是文件收發(fā)還是傳遞都運(yùn)用計(jì)算機(jī)操控，但因?yàn)闆](méi)有優(yōu)質(zhì)的工作素養(yǎng)和專業(yè)技能，致使辦公室工作出現(xiàn)了大量問(wèn)題。因此，在未來(lái)建設(shè)發(fā)展中，現(xiàn)代化企業(yè)在應(yīng)用辦公自動(dòng)化的同時(shí)，要從兩點(diǎn)人手，一方面，突破員工傳統(tǒng)工作思維，向他們傳遞全新技術(shù)內(nèi)容，并提高他們的信息素養(yǎng)，以此在明確辦公自動(dòng)化應(yīng)用價(jià)值的基礎(chǔ)上，在實(shí)際工作中熟練應(yīng)用;另一方面，定期組織員工參加企業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，在他們奠定扎實(shí)基礎(chǔ)知識(shí)的同時(shí)，引導(dǎo)他們理解和應(yīng)用相關(guān)法律規(guī)定，以此為實(shí)現(xiàn)真正意義上的辦公自動(dòng)化提供基礎(chǔ)保障。

4.2 發(fā)揮技術(shù)作用，強(qiáng)化科學(xué)管理意識(shí)

從某種角度分析，辦公自動(dòng)化作為全新的辦公活動(dòng)，具有信息處理的特征。在實(shí)際工作中，通過(guò)合理運(yùn)用通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，并結(jié)合科學(xué)管理意識(shí)管控具體工作流程，不僅能構(gòu)建與現(xiàn)代化發(fā)展相符的管理體系，而且可以針對(duì)實(shí)踐工作需求提出明確的管理制度。整合當(dāng)前企業(yè)發(fā)展情況分析可知，不管是員工職責(zé)還是工作效率等，只有做到權(quán)責(zé)結(jié)合，才能在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化發(fā)展目標(biāo)的同時(shí)，提升整體工作效率和質(zhì)量[5]。

4.3 創(chuàng)新應(yīng)用技術(shù)，優(yōu)化實(shí)踐工作服務(wù)

在計(jì)算機(jī)水平不斷提高中，辦公自動(dòng)化逐漸從初期文字輸入、查閱檢索及處理等轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，并將多個(gè)單一辦公系統(tǒng)結(jié)合到一起，構(gòu)成了群體辦公系統(tǒng)，此時(shí)再運(yùn)用遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)可以將多個(gè)系統(tǒng)聯(lián)結(jié)成更大范圍的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。隨著多媒體技術(shù)的提出，辦公自動(dòng)化迎來(lái)了全新機(jī)遇。通過(guò)在系統(tǒng)運(yùn)行中應(yīng)用多媒體技術(shù)，可以在提高圖像、圖形等處理工作水平的同時(shí)，拓展辦公信息處理的應(yīng)用范圍。除此之外，網(wǎng)絡(luò)安全作為影響企業(yè)發(fā)展的主要因素，也是各行企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)。最常見(jiàn)的安全問(wèn)題有病毒入侵、黑客攻擊等。因此，現(xiàn)代化企業(yè)在應(yīng)用辦公自動(dòng)化的同時(shí)，要不斷優(yōu)化與創(chuàng)新，只有這樣才能保障其更好服務(wù)于企業(yè)業(yè)務(wù)[6]。

5 辦公室辦公自動(dòng)化的發(fā)展前景

了解企業(yè)傳統(tǒng)管理模式可知，員工之間的聯(lián)系主要涉及溝通、控制及協(xié)調(diào)，而部門(mén)之間的關(guān)系主要依靠人力或傳統(tǒng)傳輸工具，這樣不僅會(huì)影響整體工作效率，而且會(huì)在業(yè)務(wù)管理中出現(xiàn)大量由人為因素引起的安全問(wèn)題。因此，從提出辦公自動(dòng)化理念開(kāi)始，各行企業(yè)就已認(rèn)識(shí)到這一內(nèi)容的重要性。通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)交流和處理各類文件信息，促使員工從煩瑣、單調(diào)且重復(fù)的工作中解脫出來(lái)，并讓部門(mén)內(nèi)容形成一個(gè)龐大的辦公室，既能共享部門(mén)資源，又可以明確部門(mén)員工的職責(zé)。因此，針對(duì)現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展需求，持續(xù)推廣辦公自動(dòng)化必須要從以下幾點(diǎn)人手：第一，幫助員工形成良好的工作習(xí)慣，并提升他們的工作素養(yǎng);第二，規(guī)范工作流程，強(qiáng)化內(nèi)部溝通，并提高整體管理水平;第三，推廣無(wú)紙化辦公理念，在減少資源消耗的同時(shí)，控制企業(yè)管理成本支出;第四，在普及辦公自動(dòng)化計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的同時(shí)，逐漸向著先進(jìn)化和數(shù)字化的方向革新，如開(kāi)展視頻會(huì)議、電話會(huì)議等;第五，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)安全管理工作的關(guān)注度，尤其是對(duì)傳遞與發(fā)布信息而言，現(xiàn)代化企業(yè)管理人員要構(gòu)建完善的安全系統(tǒng)。

6 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著辦公自動(dòng)化的推廣與應(yīng)用，促使企業(yè)辦公人員在共享信息的同時(shí)，更加便捷處理相關(guān)信息，這樣不僅能突破傳統(tǒng)管理模式的限制，而且可以更好針對(duì)現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展需求進(jìn)行全方位管控。由于辦公自動(dòng)化建設(shè)是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期堅(jiān)持的工作，且要結(jié)合時(shí)代變遷進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，所以在日益革新的市場(chǎng)環(huán)境中，各行企業(yè)要整合預(yù)期發(fā)展目標(biāo)，在明確自身發(fā)展水平的基礎(chǔ)上，合理運(yùn)用辦公自動(dòng)化。

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【通聯(lián)編輯：李雅琪】