河北省檔案館2019年檔案利用數(shù)據(jù)分析

梁敏學(xué) 高雪娜

2019年，河北省檔案館以館藏和檔案數(shù)字化成果為基礎(chǔ)，簡(jiǎn)化查檔手續(xù)、革新查檔方式、改進(jìn)查檔渠道，為服務(wù)對(duì)象提供更加快捷、方便的查檔服務(wù)。為公眾和社會(huì)組織在學(xué)歷認(rèn)證、房屋過(guò)戶、職稱評(píng)定、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、檔案完善、保險(xiǎn)繳納、養(yǎng)老金領(lǐng)取、落實(shí)待遇、論文撰寫(xiě)以及工作參考、編史修志等方面提供大量檔案資料，檔案利用效率和滿意度明顯提高。嚴(yán)格按照利用程序?yàn)橹醒腚娨暸_(tái)、河北電視臺(tái)、長(zhǎng)城新媒體、省政協(xié)、省委黨校等單位拍攝紀(jì)錄片、微視頻、舉辦展覽等提供檔案支撐，發(fā)揮了應(yīng)有的服務(wù)社會(huì)服務(wù)公眾的作用。

2019年檔案利用基本情況和各項(xiàng)數(shù)據(jù)分析如下：

一、檔案利用基本情況

二、檔案利用數(shù)據(jù)分析

在數(shù)據(jù)分析過(guò)程中，我們從查閱用途、內(nèi)容、主體三個(gè)方向進(jìn)了對(duì)比分析。

（一）查閱用途

我館檔案查閱的用途主要分為三類：文化類、民生類、工作查考類。文化類具體包括編史修志、建館辦展、整理沿革、學(xué)術(shù)研究、撰寫(xiě)回憶錄等，共183人次，占比23.46%。其中學(xué)術(shù)研究的91人次，占文化類總量的49.72%。這些文化活動(dòng)對(duì)檔案的利用（尤其是學(xué)術(shù)研究需求量偏大且內(nèi)容復(fù)雜）通常涉及檔案公布問(wèn)題，在實(shí)際工作中，檔案是否能公布、如何公布等具體問(wèn)題多依靠工作人員憑經(jīng)驗(yàn)把關(guān)，由于我館檔案鑒定工作的欠賬太多，增加了利用把關(guān)人員的工作難度和工作量，因此2020年工作中急需開(kāi)展鑒定工作（已成立鑒定專班并開(kāi)展了工作，相信這一問(wèn)題會(huì)逐步得到解決），以在保證檔案利用安全的基礎(chǔ)上切實(shí)滿足各單位及社會(huì)民眾的檔案需求。民生類包括學(xué)歷認(rèn)證、補(bǔ)充檔案、落實(shí)政策待遇、土地確權(quán)、房產(chǎn)過(guò)戶等，共369人次，占總量的47.30%?？梢钥闯觯瑱n案為保障民眾的切身利益提供了有效證明，這也是我館檔案利用方面的重點(diǎn)內(nèi)容。工作查考類主要是各單位為解決工作中的具體問(wèn)題而尋找政策制定依據(jù)、原始數(shù)據(jù)等，具體包括訴訟信訪、規(guī)范文件、查找政策依據(jù)、資產(chǎn)報(bào)廢等，共126人次，占總?cè)舜蔚?6.15%。從以上整體對(duì)比可以看出，我館檔案利用服務(wù)工作中，滿足民生需求是第一位的，這也正體現(xiàn)了檔案服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民的基本特性。相對(duì)而言，其他方面相對(duì)較少，社會(huì)需求潛力還有待進(jìn)一步挖掘，這也應(yīng)該成為我們下一步工作的努力方向，加強(qiáng)檔案宣傳引導(dǎo)社會(huì)需求，提高利用質(zhì)量滿足社會(huì)需求。

（二）查閱內(nèi)容

2019年我館檔案查閱內(nèi)容相對(duì)較為分散。有155人次難以明確查閱內(nèi)容，362人次查閱內(nèi)容過(guò)于零散難以分類統(tǒng)計(jì)，而干部任職情況、介紹信、招工表、調(diào)動(dòng)手續(xù)等內(nèi)容雖然查閱頻率較高，但分散于不同年代的各個(gè)單位檔案中，未發(fā)現(xiàn)明確規(guī)律。其中，查閱個(gè)人招生底冊(cè)（屬省考試院）的59人次，占比7.56%;查閱省管已過(guò)世干部檔案（屬省委組織部）的23人次，占比2.95%。招生底冊(cè)和省管已過(guò)世干部檔案，相對(duì)利用率高且檔案分布較為集中，可以對(duì)檔案目錄、檔案實(shí)體等優(yōu)先集中電子化，以提升查閱效率（招生底冊(cè)檔案數(shù)字化正在籌備中）。

（三）查閱主體

我館檔案利用的主體分為兩類：一是單位，二是個(gè)人（含學(xué)生）。其中個(gè)人復(fù)制檔案491頁(yè)，個(gè)人摘抄檔案442頁(yè);單位復(fù)印檔案3281頁(yè)，單位摘抄檔案53頁(yè)。單位和個(gè)人摘抄總數(shù)為497頁(yè)，因抄寫(xiě)耗時(shí)耗力，在利用服務(wù)過(guò)程中，有利用者提出建議，希望我館能在硬件支撐、管理制度等方面做出改進(jìn)，比如電腦直接鏈接打印設(shè)備、允許利用者通過(guò)電子設(shè)備記錄等。通過(guò)對(duì)原始數(shù)據(jù)對(duì)比，發(fā)現(xiàn)摘抄檔案內(nèi)容主要是學(xué)生撰寫(xiě)論文及單位編史修志等，集中在文化需求領(lǐng)域。因此仍涉及檔案公布問(wèn)題。

需要注意的是，在接待的780人次中，單位來(lái)館查閱檔案415人次（168人次有效服務(wù)，247人次未找到所需內(nèi)容），個(gè)人來(lái)館查閱檔案365人次（149人次有效服務(wù)，216人次未找到所需內(nèi)容），共463人次未找到所需信息，有效服務(wù)率約為40.64%。還有一些經(jīng)簡(jiǎn)單咨詢（包括來(lái)館咨詢和電話咨詢）后確定所查檔案不在本館，因未做登記難以確定具體人次。其原因主要包含但不僅限于以下四點(diǎn)，具體而言：一是所找內(nèi)容不屬于本館館藏，如一些企業(yè)、工廠工作人員查找個(gè)人調(diào)動(dòng)等相關(guān)資料，或者社會(huì)人員查找個(gè)人檔案;二是當(dāng)時(shí)歸檔不全，比如許多單位未存單位人員報(bào)到證、派遣證等，或者將一些重要文件列為機(jī)要文件并未歸檔;三是線索不清、案卷級(jí)目錄信息過(guò)于模糊難以查找，這個(gè)主要體現(xiàn)為案卷級(jí)目錄包含信息不全、電子目錄關(guān)鍵詞提取不全等，導(dǎo)致查找檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力;四是無(wú)權(quán)提供，或者由于行政區(qū)劃變動(dòng)，我館權(quán)限也隨之變動(dòng)，一些檔案只是代管，沒(méi)有權(quán)限提供利用，或者是中央國(guó)家級(jí)檔案，我館無(wú)權(quán)提供利用。

因以上種種問(wèn)題，利用者或者查找資料費(fèi)時(shí)費(fèi)力，或者查不到所需內(nèi)容，甚至產(chǎn)生了“被打發(fā)走，不讓查檔案”的錯(cuò)覺(jué)，產(chǎn)生了不良的社會(huì)影響。

深挖原因，一是宣傳不到位，許多民眾甚至機(jī)關(guān)工作人員對(duì)我們的業(yè)務(wù)范圍、具體職能并不了解，一遇到檔案相關(guān)問(wèn)題就來(lái)我館查閱;二是歸檔不規(guī)范，許多單位歸檔、管檔不合規(guī)范，存在應(yīng)歸未歸、歸檔不及時(shí)、檔案目錄不規(guī)范等問(wèn)題，導(dǎo)致后期查找困難或者查不到;三是接收查驗(yàn)把關(guān)不嚴(yán)，許多不合規(guī)范的檔案被接收入館，后期利用難度大;四是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作不扎實(shí)，文件級(jí)目錄整理、檔案電子化工作遲滯，因而只能以耗時(shí)費(fèi)力的方法查找，無(wú)形中增加了利用者查檔成本。

三、工作改進(jìn)建議

鑒于以上，為進(jìn)一步提高我館檔案利用效率和利用口碑，使檔案利用工作在“業(yè)務(wù)提升年”中上一個(gè)新的臺(tái)階，建議針對(duì)性做出工作調(diào)整：一是針對(duì)性宣傳，結(jié)合我館職責(zé)和館藏及具體工作進(jìn)展進(jìn)行宣傳，減少因誤解而導(dǎo)致的利用矛盾和口碑不佳;二是嚴(yán)把接收關(guān)，接收征集部和保管利用部之間做好工作配合和銜接，保證入庫(kù)檔案百分百符合保管要求;三是加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，以本館實(shí)際為基礎(chǔ)，以現(xiàn)實(shí)需求為導(dǎo)向，對(duì)標(biāo)先進(jìn)省份檔案館，提高基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作水平;四是提升服務(wù)軟實(shí)力，在現(xiàn)有檔案基礎(chǔ)、工作環(huán)境基礎(chǔ)上，以進(jìn)一步優(yōu)化管理制度、提高服務(wù)意識(shí)等方式補(bǔ)足硬件差距。

作者單位：河北省檔案館