吳惇

【摘 要】檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展能夠促進(jìn)各行各業(yè)的提高，進(jìn)一步發(fā)揮出各類資料以及信息的價值，因此檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然趨勢。但是現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化在發(fā)展的過程中，由于發(fā)展的時間還過短，相關(guān)的理論以及體系并未完善，使得實際的檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)問題。針對這些問題進(jìn)行分析，得到優(yōu)化檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的措施，才是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過程中最重要的任務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;現(xiàn)代化;問題優(yōu)化

引言

在生產(chǎn)工作當(dāng)中，大部分的資料以及信息都作為檔案存儲了起來，為了便于后續(xù)的使用，就會對其進(jìn)行管理。但是由于各類信息以及資料的種類過于繁多與復(fù)雜，因此在進(jìn)行檔案管理的時候工作任務(wù)巨大。并且在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，不僅僅需要消耗過多的人力資源對檔案進(jìn)行管理，其對儲存的地點要求也過高，所以耗費的管理成本居高不下。隨著新形勢的到來，將先進(jìn)的高科技術(shù)融入到檔案管理工作當(dāng)中，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還可以使得檔案管理更加現(xiàn)代化，能夠帶來的價值不可估量。

1 檔案管理現(xiàn)代化的重要意義

1.1 檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然趨勢

隨著社會的現(xiàn)代化建設(shè)，經(jīng)濟(jì)、文化、教育以及科技等方面的發(fā)展都受到了影響。因此檔案管理也會更加地現(xiàn)代化，并且可以認(rèn)為這是社會現(xiàn)代化推動了檔案管理的進(jìn)步。其次，檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢也是促進(jìn)社會現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。同時國家要想建設(shè)現(xiàn)代化的社會，首先就需要擁有一支現(xiàn)代化的高素質(zhì)建設(shè)隊伍，對于建設(shè)隊伍的管理必然需要現(xiàn)代化的手段，所以檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然選擇。

1.2 檔案管理現(xiàn)代化可以拓展檔案工作的服務(wù)鄰域

在這個時代中，要想將信息的資源最大限度地開發(fā)出來，就需要提高對資源管理、開發(fā)與利用的技能與技巧。因此檔案管理現(xiàn)代化能夠優(yōu)化對儲存信息的手段，進(jìn)一步提高信息開發(fā)的基礎(chǔ)背景;其次檔案管理的現(xiàn)代化能夠讓檔案信息的使用更加廣泛。并且在檔案現(xiàn)代化的管理過程中，還能夠強化信息之間的交流與共享，開拓對信息資源的使用與利用的空間，甚至還可以幫助信息的服務(wù)性質(zhì)由封閉轉(zhuǎn)為開放，提高信息服務(wù)領(lǐng)域的層次使其能夠面向社會。

1.3 增加信息的儲存量

檔案管理的現(xiàn)代化主要是將一些先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)融入到檔案管理的過程中，例如使用一些掃描技術(shù)、云端儲存技術(shù)、以及光盤技術(shù)等。并且這些先進(jìn)技術(shù)，不僅僅能夠增加對檔案儲存的范圍，還可以提高檔案儲存的數(shù)量與儲存密度。與傳統(tǒng)的儲存的方法相比儲存也更加地方便，并且現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)還會使儲存的載體不再局限于文字、圖形或是圖像，能夠突破檔案管理的載體局限，使得檔案管理的儲存效率以及數(shù)量被提高，豐富了檔案管理的內(nèi)容。

2 檔案管理現(xiàn)代化的體現(xiàn)

2.1 資源信息化

自從21世紀(jì)以來，我國各行各業(yè)的發(fā)展重心都趨向于信息化，因此可以認(rèn)為信息化是推動我國建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是進(jìn)一步提高我國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要方向。對于檔案管理現(xiàn)代化而言，信息化也就是其主要體現(xiàn)。其次，信息化的檔案管理能夠在管理的過程中利用信息技術(shù)將檔案管理的領(lǐng)域進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)一步建立起標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理體系，建設(shè)扎實的檔案管理基礎(chǔ)平臺，從而強化對檔案信息的配置、開發(fā)與利用，并且可以實現(xiàn)檔案信息資源共享化。

2.2 管理的無紙化、虛擬化

受到信息技術(shù)的影響，檔案管理更加地?zé)o紙化與虛擬化，這樣一來既可以優(yōu)化紙質(zhì)檔案管理過程中出現(xiàn)的缺點，強化數(shù)據(jù)化管理的優(yōu)勢，并且優(yōu)化檔案管理的載體以及系統(tǒng)，更加方便人們對檔案信息的使用。其次，虛擬化、無紙化的檔案管理使得管理模式不再因空間、環(huán)境等因素受到限制，簡化了管理的各項工作，提高對檔案管理的效率。因此可以認(rèn)為檔案管理的無紙化、虛擬化是檔案管理的現(xiàn)代化體現(xiàn)。

2.3 管理的標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理的現(xiàn)代化實現(xiàn)基礎(chǔ)就是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。由于檔案管理的現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)與儀器設(shè)備上的，若是沒有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理，就會使現(xiàn)代化的檔案管理變成空談。其次，由于信息時代的影響，對于檔案信息的管理沒有規(guī)范，從而使得信息在共享與交流時的秩序紊亂，因此現(xiàn)代化的檔案管理就需要使用統(tǒng)一的管理規(guī)范，進(jìn)一步保證信息進(jìn)行交換、傳遞以及共享時的穩(wěn)定性。也可以認(rèn)為，檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的推力。

3檔案管理現(xiàn)代化過程中出現(xiàn)的問題

3.1 管理的科技含量較低

在傳統(tǒng)的檔案信息管理的過程中，對于檔案的收集、整理以及儲存的技術(shù)都過于落后，無法滿足新時代對檔案管理的需求。雖然在后續(xù)逐漸將一些高科技術(shù)融入到檔案管理過程中，但是由于科技的含量還過低，使得一些檔案管理的任務(wù)還無法全面達(dá)到現(xiàn)代化。例如在編制檔案管理系統(tǒng)的時候，雖然有使用信息技術(shù)進(jìn)行編制，但是卻無法實現(xiàn)全面的自動化編制，依舊是人工輸入檔案的信息從而生成管理系統(tǒng)。這樣一來，既沒有簡化管理系統(tǒng)的編制工作，還使編制工作更加復(fù)雜，難以發(fā)揮出科技在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過程中的價值。

3.2 檔案管理制度不健全

檔案管理的效果受到監(jiān)督力度的影響，但是現(xiàn)階段在許多檔案管理的部門中，許多人都忽視了這項工作的重要性，從而放松了對檔案管理的監(jiān)管，使得相關(guān)的監(jiān)督管理制度不健全。其次，由于檔案管理的監(jiān)督制度不健全，無法符合檔案管理的變動，因此無法規(guī)范各項工作內(nèi)容，使得規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理難以進(jìn)行，所以在進(jìn)行檔案管理的過程中經(jīng)常出現(xiàn)差錯，使得檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展受到了阻礙。

3.3 信息技術(shù)應(yīng)用不合理

計算機技術(shù)是時代發(fā)展的重要科學(xué)技術(shù)，不論是什么行業(yè)任何領(lǐng)域都在不斷對其進(jìn)行開發(fā)與利用，希望能夠借助信息技術(shù)的幫助，進(jìn)一步提高發(fā)展。但是在檔案管理工作當(dāng)中，對其的使用頻率不高，因此自動化技術(shù)不能得到完善，阻礙了檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。

4 檔案管理現(xiàn)代化過程中發(fā)展對策分析

4.1 提升檔案管理的重視程度

進(jìn)行檔案管理是能夠保證檔案信息順利獲取的重要方式，同時也是整合保管信息數(shù)據(jù)的重要方法。在信息技術(shù)時代，對檔案進(jìn)行管理能夠得到的價值更加地顯著，因此各行各業(yè)都要重視檔案管理，提高檔案管理的工作效率以及地位，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。因此在實際的管理工作中，應(yīng)該參考國際中先進(jìn)的管理方法，學(xué)會高效的管理技術(shù)，招納高素質(zhì)的管理人才，提高檔案管理的專業(yè)化水平，為現(xiàn)代化的管理建設(shè)打下基礎(chǔ)。

4.2 構(gòu)建完善的檔案管理措施

完善的檔案管理措施能夠規(guī)范檔案管理工作，是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。其次，健全管理制度還可以減少檔案管理出現(xiàn)差池的頻率，提高管理的效率。但是在構(gòu)建完善的管理制度時還需要注意以下幾點：首先應(yīng)該保證管理制度建立的科學(xué)性以及合理性，不會違反國家的相關(guān)條例規(guī)定，明確檔案管理的實踐應(yīng)用價值;其次，還應(yīng)該讓管理制度具有一定的雙向性以及約束性，使得檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化;最后管理制度還應(yīng)該具有一定的嚴(yán)肅性以及權(quán)威性，這樣才可以鞏固制度具有的約束能力，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。

4.3 靈活應(yīng)用計算機技術(shù)管理

在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的時代，若是檔案管理不使用計算機技術(shù)不僅僅起不到促進(jìn)的作用，甚至還會拖累檔案管理的發(fā)展。因此在實際的檔案管理的工作中，應(yīng)該靈活地使用計算機技術(shù)，例如通過智能AI系統(tǒng)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng);借助語音或是指紋識別技術(shù)，保證檔案管理的機密性;或是使用相關(guān)的識別技術(shù)，辨別文檔的真?zhèn)涡缘取ｌ`活使用計算機技術(shù)能夠提高檔案管理工作的先進(jìn)性，進(jìn)一步促成現(xiàn)代化的建設(shè)。

結(jié)束語：

檔案管理現(xiàn)代化是時代進(jìn)步與發(fā)展的體現(xiàn)，同時也是為了順應(yīng)時代發(fā)展而做出的改變。因此需要檔案管理部門重視檔案管理工作，將先進(jìn)的技術(shù)融入檔案管理任務(wù)中，提高檔案管理的效率以及質(zhì)量，這樣才可以實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]袁長輝.檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改進(jìn)措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（23）：41-42.

（作者單位：蘭州供電公司）