核電企業(yè)歸檔文件整理的現(xiàn)狀問題及措施

劉彥君

摘 要：隨著我國社會的不斷進(jìn)步與發(fā)展，企業(yè)的歸檔文件整理工作也被企業(yè)所重視，這也對整理歸檔的實際工作提出了更高的要求。文件是檔案是前身，檔案是文件的歸宿，將文件變身檔案的過程中文件的整理起到了至關(guān)重要的作用，歸檔文件的整理質(zhì)量直接決定著最終檔案質(zhì)量，影響著檔案是否能充分有效地利用。本文就目前核電企業(yè)的歸檔文件整理工作存在的問題以及加強核電企業(yè)檔案整理工作的措施做出了詳細(xì)的論述，并且還說明了核電企業(yè)歸檔文件整理遵循的原則，供相關(guān)部門參考借鑒。

關(guān)鍵詞：核電企業(yè);歸檔文件;整理改革

1 核電企業(yè)歸檔文件整理存在的問題

1.1 存在文件收集不全，記錄不完整現(xiàn)象

在建設(shè)期間，因為整個施工過程主抓的是進(jìn)度、安全、質(zhì)量，對于資料的整理問題卻沒有重視起來，會出現(xiàn)直到工程臨近結(jié)束時才開始整理資料的情況，但是在這時整理起來就比較困難，會因為一些施工人員，在完成個人負(fù)責(zé)的工作后己撤離現(xiàn)場，一旦缺少相應(yīng)資料，后人無法處理或根本找不到原始文件的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致一些文件的缺失，且無從追索，造成文件收集不全。在運營維修間段也同樣會出現(xiàn)類似的問題，因協(xié)作單位人員流動變化大，一但參與工作的相關(guān)人員離職，對于還沒及時整理歸檔的文件，如出現(xiàn)遺漏簽字的現(xiàn)象就無法彌補，這就在很大程度上造成了收集的資料記錄不完整的現(xiàn)象。

1.2 人員重視度不夠，檔案意識不足

核電企業(yè)在建設(shè)、運營維修期間參建及協(xié)作單位眾多，來自不同的國家及地區(qū)，各單位的管理水平高低不同，對文檔管理水平更是參差不齊。部分人員存在重工程輕檔案的意識，缺乏對檔案重要性的認(rèn)知，導(dǎo)致歸檔文件不能及時的形成及移交，增加檔案人員收集整理的難度及延長了歸檔的時間，無法按時完成整理歸檔。

1.3 文件提交及問題整改不及時

文件提交不及時，如在運營維修期間部分由協(xié)作單位編制產(chǎn)生的完工歸檔文件，由于工程師重點關(guān)注的是現(xiàn)場的維修工作，對完工歸檔文件提交不夠重視，會有文件提交不及時的現(xiàn)象，由于拖延提交，在整個歸檔計劃時間內(nèi)，留給檔案人員整理審查的時間就非常緊迫，易造成無法按期歸檔的情況。問題整改不及時，檔案人員在對歸檔文件進(jìn)行全面的審查之后，對于需要整改的文件協(xié)作單位會出現(xiàn)整改時間過長的情況，主要因文件的修改簽字要當(dāng)時負(fù)責(zé)的工程師本人進(jìn)行，而他們一般忙于現(xiàn)場工作，從而不能及時進(jìn)行整改，延長整改時間。參建及協(xié)作單位不能按時向檔案人員移交歸檔文件、文件質(zhì)量不高整改不及時，增加了檔案人整理的工作難度及影響了最終歸檔工作的進(jìn)度。

2 核電企業(yè)歸檔文件整理遵循的原則

2.1 全面性、完整性原則

核電企業(yè)在工程建設(shè)、生產(chǎn)運營期間會產(chǎn)生大量的需要歸檔保存的各類型文件，這就要求歸檔文件的整理要保持很好的全面性和完整性，在每個階段都要給予細(xì)致的監(jiān)督管理，更為全面的收集相關(guān)的信息，首先應(yīng)該保證歸檔文件數(shù)量的齊全，防止在某個階段和某個內(nèi)容上存在缺失的現(xiàn)象，另外就是要保證歸檔文件的完整性，避免出現(xiàn)人為的遺漏或者缺少，減少文件管理時可能出現(xiàn)的雜亂的現(xiàn)象，強化對文件整理的程序化和規(guī)范化的操作管理，讓其更加的科學(xué)合理，更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

2.2 真實性、準(zhǔn)確性原則

只有歸檔文件真實、準(zhǔn)確，才能如實的反映出核電企業(yè)在工程建設(shè)、生產(chǎn)運營和經(jīng)營管理活動中的歷史全過程。

2.3 系統(tǒng)性、有效性原則

系統(tǒng)性、有效性是進(jìn)行檔案管理工作的出發(fā)點和根本的目的，在核電企業(yè)每天產(chǎn)生的需歸檔文件數(shù)量眾多，如在整理時沒有系統(tǒng)性的將相關(guān)聯(lián)的文件整理在歸檔一起，日后參考使用時會增加查找的難度及花費大量的時間。

在歸檔文件整理過程中只有嚴(yán)格遵循：全面、完整、真實、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效的原則，才能確保后續(xù)檔案有效發(fā)揮其憑證作用及參考利用價值。

3 加強核電企業(yè)歸檔文件整理工作的措施

3.1 加強文件整理的宣傳力度

加強核電企業(yè)文件整理的宣傳力度，可利用企業(yè)網(wǎng)頁、微信公眾號、雜志、檔案日宣傳等形式進(jìn)行宣傳，可以先從個人辦公文件資料的整理開始，使人們逐步形成習(xí)慣，營造一種人人都需要整理文件、重視文件整理的氛圍。

3.2 建立培訓(xùn)機制

定期對內(nèi)部及協(xié)作單位檔案人員組織培訓(xùn)、經(jīng)驗交流反饋活動，強化人員業(yè)務(wù)知識，加強各方工作交流，分享工作經(jīng)驗及心得，提高檔案人員的綜合業(yè)務(wù)技能及工作效率。對協(xié)作單位兼職檔案人員不定期組織考試，從而促使相關(guān)人員增強檔案意識。

3.3 制定程序規(guī)范流程

制定歸檔文件整理相關(guān)規(guī)定，規(guī)范整理流程及內(nèi)容，并根據(jù)實際情況定期對規(guī)定進(jìn)行升版完善。協(xié)作單位人員可依據(jù)規(guī)定對擬歸檔文件先行自查，避免移交后的大批量退件整改。檔案人員也可參規(guī)定對照整理審查歸檔文件，預(yù)防對參考檢查項的遺漏。做到將歸檔文件整理的每項工作科學(xué)化、規(guī)范化。

3.4 制定歸檔計劃，嚴(yán)控歸檔進(jìn)度

根據(jù)各參建單位及協(xié)作單位參與工程項目計劃，每年初組織各單位報送本單位年度內(nèi)計劃歸檔文件的歸檔計劃進(jìn)度表，由核電檔案人員每月定期進(jìn)行歸檔計劃實施跟蹤，對超期情況予以通報。

3.5 建立考核機制

將歸檔文件的提交進(jìn)度及文件的質(zhì)量情況納入考核機制，建立詳細(xì)的考核條款，以考核的形式促使各參建單位、協(xié)作單位及人員提高對歸檔文件的重視，從而督促各方切實認(rèn)真履行各自的職責(zé)，有效提高各類歸檔文件的質(zhì)量。

4 總結(jié)

核電行業(yè)的敏感性決定了核電企業(yè)的特殊性，正是基于這種特殊性，核電企業(yè)對文件的歸檔有著嚴(yán)格的要求，高質(zhì)量的歸檔文件即是為核電站的安全可靠運行提供堅實的依據(jù)，也是更好的為我國核電技術(shù)發(fā)展儲備參考資料，因此核電企業(yè)的歸檔文件整理工作對于核電站項目安全順利的建設(shè)或者安全高效可靠的運營都產(chǎn)生重要的意義。目前在其整理中還不可避免的存在著一些問題，這就需要企業(yè)要采取必要的措施，重視文件整理工作的開展，加強該方面人員的培訓(xùn)工作，從而提升歸檔文件整理檔案人員的綜合能力，保證文件整理工作的科學(xué)化和規(guī)范化，提高檔案整理的效率，更好的提高文件歸檔文件的質(zhì)量。

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