檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

王芳

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人民生活水平的不斷提升，社會(huì)對醫(yī)院也提出了更嚴(yán)格的要求，檔案管理是醫(yī)院工作的一部分，保存著醫(yī)療、醫(yī)院經(jīng)營、科研成果等資料數(shù)據(jù)，一定程度地影響著醫(yī)院的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和相關(guān)政策制定，可以說是醫(yī)院正常維持工作的基礎(chǔ)。而在當(dāng)前萬物更新的時(shí)代，檔案管理模式也面臨著更現(xiàn)代化、要求更高的挑戰(zhàn)，只有緊隨時(shí)代步伐，對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新，才會(huì)使得檔案管理更高效、優(yōu)質(zhì)地服務(wù)于醫(yī)院?；诖耍疚膶母L遠(yuǎn)的角度出發(fā)，提出關(guān)于檔案管理模式的改革建議，以及指出現(xiàn)今檔案管理模式中存在的問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理;醫(yī)院;模式改革

醫(yī)院作為社會(huì)公益機(jī)構(gòu)，其檔案對于醫(yī)院、社會(huì)都有著重要的價(jià)值，在醫(yī)院運(yùn)行過程中，檔案提供著醫(yī)院持續(xù)發(fā)展、工作所需要的資料，檔案的管理不當(dāng)或者低效或多或少都會(huì)影響到醫(yī)院的正常運(yùn)行秩序;對于社會(huì)而言，檔案記錄著患者的就醫(yī)信息，與公眾利益息息相關(guān)，間接影響著社會(huì)秩序的穩(wěn)定與和諧。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)顯得效率低下，為了不影響檔案作用的正常發(fā)揮，對管理模式的改革是十分必要的，相信革新后的檔案管理模式會(huì)更高效地發(fā)揮其價(jià)值。

1 當(dāng)前檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理制度不健全

目前，大部分醫(yī)院已經(jīng)形成了符合本院特色的檔案管理制度，但總體來說，還是停留在初始階段，并沒有將檔案管理的工作深入開展下去，許多醫(yī)院存在檔案管理制度不健全、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理行為不規(guī)范的問題，導(dǎo)致工作人員效率低下、工作態(tài)度怠慢。除此之外，在檔案記錄工作上，有部分醫(yī)院還停留在原始的記錄模式上，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，理應(yīng)利用這一方式來改善記錄方式，傳統(tǒng)的檔案記錄過程中，存在著字跡潦草、抄寫失誤、難以辨認(rèn)內(nèi)容等問題。在檔案歸檔、儲(chǔ)存、調(diào)用上，尚未建立統(tǒng)一規(guī)范的管理秩序，導(dǎo)致在檔案使用過程中效率低下[1]。

1.2 檔案管理意識(shí)欠缺

盡管在時(shí)代發(fā)展潮流下，醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大、醫(yī)療技術(shù)不斷進(jìn)步、醫(yī)療設(shè)備不斷更新，但是在檔案管理工作上，似乎沒有與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展，許多醫(yī)院對于檔案管理的重要性和價(jià)值認(rèn)知上仍然停留在過去，檔案管理的隱秘性、不實(shí)用性使得其沒有獲得相應(yīng)的重視，導(dǎo)致檔案管理工作人員也出現(xiàn)散漫、懈怠的工作態(tài)度。有調(diào)查顯示，檔案管理工作人員對于相關(guān)法律不甚了解，專業(yè)知識(shí)、技能缺乏，甚至出現(xiàn)操作不當(dāng)、對檔案任意修改的情況，這與缺乏檔案管理意識(shí)也不無關(guān)系?？偠灾瑱n案管理意識(shí)的缺乏對于這一工作而言，具有相當(dāng)負(fù)面的影響。

1.3 檔案管理人才缺乏

目前，在許多醫(yī)院的檔案管理工作中，這一職位并沒有配備相應(yīng)的專業(yè)人才，而是由醫(yī)院的其他工作人員來兼任，由于工作人員對于檔案管理知識(shí)的缺乏，導(dǎo)致管理工作效率低下、工作質(zhì)量差勁，管理工作僅僅處于收集檔案等初級(jí)階段，管理進(jìn)度參差不齊。此外，醫(yī)院的流動(dòng)人數(shù)較多，面對不斷積累的患者檔案數(shù)量，為數(shù)不多的檔案管理人員難以應(yīng)對這樣的工作量，加上管理工作缺乏規(guī)范、統(tǒng)一，經(jīng)常出現(xiàn)歸檔遺漏、錯(cuò)誤的問題，很大程度上降低了工作質(zhì)量[2]。

2 檔案管理模式改革的具體措施

2.1 提高檔案管理工作意識(shí)

要促進(jìn)檔案管理模式改革，首先要加強(qiáng)醫(yī)院、各部門、工作人員對這一崗位的重視程度。在醫(yī)院里，檔案記錄著多方面的重要信息，在關(guān)鍵時(shí)刻為決策提供數(shù)據(jù)支撐。設(shè)備檔案記錄著設(shè)備的操作步驟及電路等資料，并且設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)、維修過程及保養(yǎng)情況都記錄在檔案中，在醫(yī)院進(jìn)行設(shè)備購置、處理時(shí)，便可將這一檔案作為重要參考信息，從而幫助醫(yī)院做出設(shè)備方面的處理和決策;人員檔案記錄著醫(yī)護(hù)人員的資料，及時(shí)更新著人員調(diào)動(dòng)情況，這樣可以在關(guān)鍵時(shí)刻有效分配人力資源;藥物檔案記錄著醫(yī)院龐雜、種類眾多的藥物信息，檔案記錄一定程度上避免了出現(xiàn)藥物丟失、缺少等問題，可以及時(shí)地為醫(yī)院采購、盤查藥物提供信息支持[3]。總之，檔案信息的管理難度及其重要作用都需要醫(yī)院加強(qiáng)這一方面的工作，提升醫(yī)院及相關(guān)員工的檔案管理意識(shí)。

2.2 健全檔案管理制度

在健全檔案管理制度上，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及各級(jí)管理人員的共同努力和行動(dòng)。首先，醫(yī)院相關(guān)人員應(yīng)該各司其職，明確工作職責(zé)界限，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，在收集檔案信息、接收歸置檔案、保管等方面分別安排不同的專業(yè)人員進(jìn)行管理，做到職責(zé)分明;其次，為了保證檔案的真實(shí)性，在經(jīng)各部門審核后，檔案必須密封蓋章，交由專業(yè)人員保管;最后，各個(gè)環(huán)節(jié)的工作人員應(yīng)負(fù)起責(zé)任，但凡發(fā)現(xiàn)檔案未經(jīng)批準(zhǔn)隨意改動(dòng)等問題，嚴(yán)格追究相關(guān)人員的責(zé)任[4]。

2.3 促進(jìn)檔案管理信息化

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，信息化已經(jīng)滲入到了社會(huì)的方方面面，而在醫(yī)院中，檔案數(shù)量、種類的不斷增多，引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以使得檔案管理工作更加高效、輕松。在促進(jìn)檔案管理信息化上，醫(yī)院及相關(guān)人員要及時(shí)更新檔案管理模式，對信息化檔案管理的高效性有所了解，掌握信息化管理的步驟和相關(guān)知識(shí)，從而減輕工作壓力，提高工作效率。另一方面，為保證檔案信息化管理的順利實(shí)施，要做好相應(yīng)的軟件系統(tǒng)配置，做好維護(hù)和備份工作。

2.4 提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

為了提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)一支優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)，醫(yī)院需要加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)力度，一方面要加強(qiáng)檔案管理人員的工作意識(shí)，改善其工作態(tài)度，另一方面要根據(jù)本院工作人員的工作能力和水平，有針對性地安排技能、知識(shí)培訓(xùn)，使檔案工作人員可以在管理上有更先進(jìn)的工作方法、更高效的工作水平。此外，隨著檔案管理信息化的深入，醫(yī)院也要引入一些具有信息技術(shù)水平的專業(yè)人才，為檔案管理人員提供信息化技能培訓(xùn)，從而提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合能力和素質(zhì)。

3 結(jié)束語

檔案管理是醫(yī)院工作中重要的一部分，一定程度上影響著醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，而隨著時(shí)代的進(jìn)步和管理工作的日益繁重，對其進(jìn)行改革已是必須的。本文主要從檔案管理體制、工作人員素質(zhì)以及管理意識(shí)等幾個(gè)方面來分析，提出了其中亟待改善的地方并且提出了相應(yīng)的解決方法。相信隨著醫(yī)院對檔案管理工作的不斷改革，檔案管理工作會(huì)更加高效地進(jìn)行下去。

參考文獻(xiàn)

[1]梁天珍.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2018（27）.

[2]黃靖寧.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究[J].智富時(shí)代，2018（7）.

[3]楊麗萍.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（9）.

[4]陳婷.淺談檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（5）.