基層檔案室的檔案安全工作及維護(hù)探討

龍為群

摘 要：基層檔案室的主要作用就是對(duì)基層單位的信息資源進(jìn)行收集和管理，將其作為單位管理和發(fā)展的重要參考依據(jù)。然而在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，部分檔案工作人員未能充分認(rèn)識(shí)到基層檔案的價(jià)值，認(rèn)為基層檔案的管理無法取得任何的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)基層檔案的收集和管理存在一定的忽視，導(dǎo)致基層檔案管理工作面臨著較大的安全隱患。鑒于此，本文就針對(duì)基層檔案室的檔案安全工作及維護(hù)進(jìn)行探究，希望能為基層檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展提供有效參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：基層檔案室;檔案安全工作;措施

基層檔案對(duì)整個(gè)組織發(fā)展有著較為重要的影響作用，若是基層檔案的完整性和安全性無法得到保障，不僅難以發(fā)揮基層檔案的利用價(jià)值，還容易帶來一些不必要的問題，使得組織發(fā)展缺乏科學(xué)性。目前基層檔案室的各項(xiàng)工作依舊存在較大不足，這就需要加強(qiáng)基層檔案室的檔案安全工作及維護(hù)，不斷提高檔案管理水平，便于對(duì)基層檔案進(jìn)行有效利用，為基層單位的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

1 基層檔案室的基本職能分析

通過對(duì)基層檔案室的工作內(nèi)容進(jìn)行了解可知，基層檔案室的主要職責(zé)就是對(duì)基層單位各項(xiàng)活動(dòng)和工作中的文件材料進(jìn)行收集和管理，使其能夠成為基層單位的管理和未來發(fā)展中的有用依據(jù)。目前基層檔案工作逐漸朝著電子化、數(shù)字化的方向不斷發(fā)展，使得基層檔案工作面臨著諸多安全隱患，難以保證基層檔案的完整性及安全性，這就需要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)有效的改進(jìn)，不斷提高基層檔案管理工作的規(guī)范性和信息化程度。雖然現(xiàn)代化技術(shù)能夠?yàn)榛鶎訖n案工作提供更加可靠的技術(shù)支持，使得基層檔案的利用價(jià)值得以充分發(fā)揮，但是許多基層檔案室依舊存在管理技術(shù)較為落后、人員數(shù)量較少、工作環(huán)境有待改善等各種問題，且管理模式體現(xiàn)出較強(qiáng)的封閉性，使得基層檔案安全無法得到保障[1]。

一般在基層檔案室的發(fā)展過程中，其中的信息資源會(huì)越來越多，比如人事檔案、文書檔案、業(yè)務(wù)檔案等等，這些都是基層單位不斷積累下來的重要財(cái)產(chǎn)，對(duì)基層單位的未來發(fā)展有著一定的借鑒意義。因此，基層檔案管理不僅要滿足基層單位的基本需求，還要找出符合單位自身特點(diǎn)的管理辦法，確?；鶎訖n案的完整性和安全性。目前簡約化、扁平化的管理方法就是一種比較適合的方法，能夠有效保證基層檔案工作安全，使檔案工作更加高效。

2 加強(qiáng)基層檔案管理工作的具體措施分析

2.1 確保檔案質(zhì)量

在進(jìn)行基層檔案管理工作的時(shí)候，檔案工作人員需要對(duì)基層檔案的收集范圍進(jìn)行調(diào)整，將有用的檔案資料收集起來，使基層檔案的整體質(zhì)量得到保障。具體來講，由于基層檔案的信息量較大，若是對(duì)所有的基層檔案進(jìn)行收集，那么檔案工作人員的工作量就會(huì)顯著增大，且難以實(shí)現(xiàn)對(duì)基層檔案的有效利用。為解決這一問題，檔案工作人員需要明確資料收集的范圍，按照相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行檔案收集，對(duì)收集得到的檔案資料進(jìn)行仔細(xì)篩選，將其中的有用資料整理并保存起來，將無用、重復(fù)的資料刪除，從而提高基層檔案的利用價(jià)值。同時(shí)，需要做好基層檔案的保管，避免出現(xiàn)檔案丟失等不良狀況。

2.2 建立檔案索引

在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展背景下，檔案管理的方式方法出現(xiàn)了較大變化，可以利用計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)基層檔案進(jìn)行處理、存儲(chǔ)、調(diào)閱和利用，使基層檔案室的檔案工作得以高效進(jìn)行。通過現(xiàn)代化技術(shù)構(gòu)建完善的局域網(wǎng)絡(luò)，之后將檔案資料及檔案目錄上傳到網(wǎng)絡(luò)，以此促進(jìn)不同部門、不同工作人員之間的緊密聯(lián)系，使檔案工作得以順利進(jìn)行。同時(shí)，需要做好局域網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)工作，避免因網(wǎng)絡(luò)漏洞出現(xiàn)安全問題，從而保證基層檔案的安全性。為充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，檔案工作人員要重視對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及其他先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習(xí)和運(yùn)用，以便能夠利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的收集、處理和管理[2]。

2.3 確保檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性

根據(jù)以往基層檔案室的檔案管理工作情況來看，并非所有的檔案管理人員都是專職做檔案工作的，再加上管理隊(duì)伍的人員流動(dòng)性較大，使得檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性不足，很容易出現(xiàn)檔案人員缺乏責(zé)任心、檔案工作交接不當(dāng)?shù)惹闆r，進(jìn)而影響到基層檔案室的檔案工作質(zhì)量，難以對(duì)基層檔案的完整性和安全性進(jìn)行維護(hù)[3]。因此，需要加強(qiáng)基層檔案室工作隊(duì)伍的建設(shè)，提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)，確保入職人員能夠勝任這一工作崗位，促進(jìn)基層檔案室工作的有效進(jìn)行。其次，對(duì)于檔案工作隊(duì)伍的梯隊(duì)建設(shè)，需要制定合理的計(jì)劃，以便能夠提供充足的人才資源。只有做好檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，提升檔案工作人員的專業(yè)水平，才能夠提高檔案管理工作的規(guī)范性及有效性，使基層檔案的真實(shí)性及完整性得到保障。最后，需要制定完善的管理制度，充分發(fā)揮制度的引導(dǎo)作用和激勵(lì)作用，使檔案工作人員能夠按照要求做好各項(xiàng)工作，對(duì)工作優(yōu)秀的人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，從而促進(jìn)檔案工作隊(duì)伍的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.4 提高基層檔案工作人員的綜合素質(zhì)

作為基層檔案室的主要工作人員，檔案工作人員的能力素質(zhì)對(duì)基層檔案工作的開展有著較大的影響，甚至直接影響著基層檔案工作的最終效果。因此，為促進(jìn)基層檔案工作的有效進(jìn)行，使基層檔案安全得到保障，首先就要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，不斷提高基層檔案工作人員的綜合素質(zhì)，使其能夠熟悉掌握檔案管理知識(shí)及相關(guān)工作技能，對(duì)基層檔案工作中的各種問題進(jìn)行正確處理。其次，需要加強(qiáng)基層檔案工作人員的思想工作，幫助檔案工作人員轉(zhuǎn)變自身的管理觀念，對(duì)傳統(tǒng)的工作方法進(jìn)行改變，并積極探索更好的管理模式，使基層檔案管理工作的水平得以有效提升。最后，需要加強(qiáng)基層檔案工作隊(duì)伍的內(nèi)部交流，加強(qiáng)基層檔案室與其他部門的溝通合作，在提高工作效率的同時(shí)，對(duì)檔案工作中存在的問題進(jìn)行探討，并找出可靠的改進(jìn)措施，使基層檔案工作安全得到保障[4]。

3 結(jié)語

綜上所述，為促進(jìn)基層檔案管理工作安全有效地進(jìn)行，使基層檔案的使用價(jià)值得以充分發(fā)揮，需要明確基層檔案室的職責(zé)，對(duì)基層檔案室的工作模式進(jìn)行優(yōu)化，通過采用安全運(yùn)行的管理方法促進(jìn)檔案工作的有效進(jìn)行，使組織發(fā)展的實(shí)際需求得到充分滿足。同時(shí)，為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，需要重視對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)的運(yùn)用，建立電子化、數(shù)字化的檔案管理模式，為基層檔案管理工作的信息化發(fā)展提供有利支持。

參考文獻(xiàn)

[1]張鳳麗.基層檔案室的檔案安全工作及維護(hù)思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（36）：33.

[2]張鳳麗.基層檔案室檔案安全工作及維護(hù)思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（30）：45.

[3]全益紅.基層檔案室檔案工作中存在的問題及對(duì)策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（07）：75.

[4]沈慧英.加強(qiáng)基層檔案室管理提升檔案資源安全[J].城建檔案，2017（03）：63-64.