淺析企業(yè)基建檔案的管理與創(chuàng)新

趙立業(yè)

摘 要：眾所周知，基建檔案是企業(yè)檔案中非常關鍵的部分，對企業(yè)建設的狀況和過程進行研究，提升企業(yè)的核心競爭力。尤其在當前的市場經濟發(fā)展下，對建設項目進行深入開展，企業(yè)基建檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇，要對基建檔案管理的規(guī)章制度進行健全，提高基建檔案管理人員的知識與能力。因此，本文闡述了基建檔案管理過程中所存在的問題，了解企業(yè)基建檔案管理的具體方法，加強對歸檔范圍的明確，促進驗收規(guī)定的完善，建立職業(yè)檔案管理制度，提升人員的素質;檔案管理人員要結合基建檔案的利用特點和效果，滿足用戶的需求，為其提供優(yōu)質的服務，促進企業(yè)的不斷發(fā)展，同時，加強對基建工程檔案的收集管理與利用。

關鍵詞：企業(yè)基建檔案;管理策略;問題分析;創(chuàng)新路徑

在企業(yè)基建工程項目開展過程中，對檔案管理工作效果進行提升，要加強對基建工程的檢查改進與驗收，該程序涉及多個方面，存在著大量的信息資料。要對信息資料進行整理，體現(xiàn)企業(yè)基建工程管理的整體水平，為工程進一步的質量控制提供依據。因此，結合基建工程檔案的收集、管理、利用、規(guī)范等方面進行具體策略的探討，使得企業(yè)的資產能夠增值，促進檔案管理工作的優(yōu)化。除此之外，對基建檔案所存在的問題進行有效的解決，加強對問題的分析，實現(xiàn)自建檔案工作全過程的管理，對前端、過程、后期等開展控制研究。

1 企業(yè)基建檔案管理過程中所存在的具體問題

在當前的基建管理過程中，要了解所存在的問題，從檔案管理、檔案制度、監(jiān)管等方面進行具體探討，促進基建檔案管理效果的提升。

1.1 忽略檔案管理，過于重視工程項目

在當前的企業(yè)工程項目開展過程中，往往缺失檔案管理，負責工程項目的管理人員沒有樹立檔案管理的意識，認識不到位，導致只注重工程質量進度，而忽略對資料的收集、整理與分析。發(fā)現(xiàn)原因主要是由于企業(yè)檔案的工作效益相比于公司項目的效率降低，導致企業(yè)在追求利益時忽略檔案工作;其次，檔案的管理沒有納入人員的績效考核工作模式，沿用傳統(tǒng)的模式，沒有對理念進行創(chuàng)新，使得檔案服務功能沒有得到有效發(fā)揮。

1.2 缺乏健全的檔案制度，職責不明確

基建檔案所涉及的范圍較廣，需要專業(yè)的人員進行收集。同時，企業(yè)在基建項目開展過程中，往往需要加強管理，對大量的文件材料進行收集，要對檔案制度進行建議與分析。尤其針對人員變動，檔案遞交不及時，導致缺乏統(tǒng)一的整編標準，沒有對施工檔案資料進行有效的征收及整理。因此，要對歸檔范圍進行明確，結合建設設計施工監(jiān)理的不同部門進行明確職責，對功能進行嚴格劃分，提高檔案歸檔的質量，使得企業(yè)在工作項目驗收后，能夠對檔案管理效果進行提升，保證檔案資料的完整性。

1.3 工程資料收集缺乏有效監(jiān)管

在基建檔案管理的過程中，要結合前期資料的收集進行有效的監(jiān)管，但是，由于部分企業(yè)在建設前期沒有對檔案管理部門進行成立，使得檔案管理人員的素質降低，在對項目建議書、征地批文、勘查記錄等資料進行收集的過程中，缺乏有效的監(jiān)管，收集難度較大，使得企業(yè)產生重大的經濟損失。

2 企業(yè)基建檔案管理效果提升的具體策略探討

在企業(yè)檔案的管理過程中，要針對具體的問題提出有效的措施，增強檔案意識，對全過程進行有效的管理，確保檔案的完整性、準確性。

2.1 促進對基建檔案的收集

企業(yè)在基建檔案管理的過程中，首先要對資料進行收集，對檔案進行超前控制，結合工程開展的實際狀況，對基建檔案管理方法和范圍進行明確，協(xié)助工程基建部門對檔案的完整性進行核查。

其次，提高基建部門檔案人員的自身業(yè)務素質，使得收集的檔案更加真實。一方面，引導人員學習檔案管理的相關政策法規(guī)，了解業(yè)務知識;另一方面，與工程項目管理施工部門進行溝通，在檔案室內部分工程的開展過程中，了解工程建設的動態(tài)，與直接部門獲取聯(lián)系，參與工程的驗收評審，對所收集的資料進行分析，按照檔案的要求對資料進行把關，發(fā)現(xiàn)問題及時提出了整改的要求。

2.2 基建檔案的日常管理

在企業(yè)紀檢檔案資料日常管理的過程中，要保證檔案的安全，由于部分企業(yè)保管不善導致案件丟失，對于企業(yè)造成經濟損失。因此，檔案庫房在合理設計時，要保證設備的安全，對于溫濕度調控、消毒、門禁等設備進行優(yōu)化，促進設備的安全運轉。同時，在日常管理工作，要應用檔案的安全方式，按照規(guī)范執(zhí)行的制度，對檔案進行合理的接收力度，明確檔案案卷、時間、交接人員的相關信息。

2.3 基建檔案的合理利用

在檔案資料收集后，要加強日常管理，同時，提高檔案的利用效率，通常企業(yè)會對檔案進行查詢。因此，建立信息管理系統(tǒng)，借助網頁版的檔案管理，有利于單位員工進行查詢，結合設備、說明書、圖紙來形成電子版文件，在查詢和下載的過程中，為現(xiàn)場作業(yè)提供參考，促進對基建工程利用效率的最大化提升。

2.4 促進檔案管理規(guī)范性的提升

針對企業(yè)基建工程的管理工作，首先，要建立相應的檔案管理規(guī)范，利用制度來對管理工作的內容進行明確，加強對資料的整理、信息的篩選以及檔案的歸檔，使得各個環(huán)節(jié)能夠按照規(guī)范化的要求開展;其次，為了保證各環(huán)節(jié)工作的高效運行，要建立管理制度，進行有效的監(jiān)督，使得企業(yè)基建檔案管理工作能夠在監(jiān)督之下進行有效運行;再者，對檔案信息管理系統(tǒng)進行建設，符合當前信息時代的發(fā)展方向，提高檔案管理工作的效率。將傳統(tǒng)的檔案資料以數(shù)據信息的形式進行保存，通過系統(tǒng)的智能化功能進行分類，確保檔案信息的安全，有利于防止信息丟失。

2.5 基建檔案工作全過程的管理

在檔案管理的過程中，要針對不同的環(huán)節(jié)進行部署，確保檔案的完整性。首先，針對前端控制，要對檔案收集的源頭進行控制，加強協(xié)同管理，確保各單位的有效控制，明確各職能部門的責任，對過程進行控制，要涉及全項目的檔案管理網絡。根據各項制度和標準了解參見單位的情況，掌握動態(tài)的信息，對建設進度進行質量把關，根據問題進行全面檢查，有利于為工程整體質量提升奠定基礎。最后，在后期控制，要根據實物交接的規(guī)定時間，結合施工文件和竣工圖對相關生產單位進行復核，檔案管理部門對資料進行收集，加強對檔案的歸檔，使得建設部門的監(jiān)理部門，能夠共同發(fā)現(xiàn)問題進行有效整改，促進企業(yè)整體管理水平的提升。

3 結束語

綜上所述，基建檔案涉及建設過程中的各個環(huán)節(jié)，從立項、審批、設計、施工、竣工驗收等各個過程，產生大量的文件資料，借助圖紙、數(shù)據等不同的形式進行展現(xiàn)。基建檔案是工程的真實反映，在基建檔案管理的過程中，要對現(xiàn)實情況進行記錄，為未來提供服務，有利于促進企業(yè)的發(fā)展，為生產建設提供服務。因此，在具體的基建檔案管理過程中，要提升人員的管理素質，主動參與進行工程項目，提高自身技能。還需要具備較強的管理能力，才能使得檔案管理更加規(guī)范標準。其次，要完善制度，對相關規(guī)范范圍、驗收規(guī)定進行明確，解決其中所存在的問題，促進企業(yè)的不斷發(fā)展。

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