新時代下企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用分析

朱良毅 杜昕

摘 要：本文從企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的重要性出發(fā)，對目前企業(yè)在實現檔案信息資源開發(fā)利用中存在的一些主要問題進行了分析，并提出了加強企業(yè)檔案信息資源標準化等有效對策。

關鍵詞：企業(yè);檔案信息資源;開發(fā)利用

在新時代的今天，企業(yè)檔案信息越來越受到各企業(yè)的重視。目前，對于檔案信息的開發(fā)與利用已不再局限于提供檔案原件、檔案復制品、檔案匯編、表冊等舊方式，而是出現一些新的時代特征，例如檔案部門對知識管理的重視，并通過建立電子商務平臺將檔案資源整合產生知識化產品等。

1 企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的重要性

1）推動企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展。就目前現狀而言，很多企業(yè)對于檔案信息只是一味地注重對信息的收藏，但是卻忽視了對檔案信息的利用。要想讓企業(yè)能夠更好的實現檔案信息資源開發(fā)利用，那么就要對傳統檔案工作觀念進行一次根本轉變，這樣不僅可以簡化利用檔案的手續(xù)，開闊利用檔案的領域，而且在廣泛的企業(yè)實踐中，也必將能夠促進檔案事業(yè)向更高的水平發(fā)展。

2）輔助企業(yè)領導控制和決策。企業(yè)檔案可以更好地反映企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)重要的資產，可以輔助企業(yè)高層決策。同時，檔案信息資源的連續(xù)性，又為企業(yè)的人、財、物和信息的控制提供了知識監(jiān)督體系，為企業(yè)危機控制提供支持。例如企業(yè)會計檔案對財務運轉的控制，科技檔案對企業(yè)知識產權的控制等。

3）促進企業(yè)市場拓展。企業(yè)檔案客觀形象、真實具體地再現企業(yè)在科研、生產、建設、管理等各方面的工作，真實記錄企業(yè)建設各個時期發(fā)展的面貌和歷程，它們可以更好的為企業(yè)之后的發(fā)展提供信息資本。企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用做到位，在招投標、產品營銷、制定發(fā)展策略和企業(yè)轉型等方面，兼具很好的憑證及信息支持作用，是企業(yè)開拓市場的堅強后盾。

2 企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的問題分析

1）缺乏數字化建設的統一標準。傳統的檔案管理基本上都是采用紙質檔案進行管理，但是隨著網絡化和數字化的不斷加深，檔案信息管理也開始向紙質檔案和電子文件并舉的模式發(fā)展。在這個重要的檔案信息管理的轉變時期，全國并沒有一個統一的技術規(guī)范，這便使得企業(yè)檔案信息資源數字化建設無法順利的進行。對此，國家便制定了相關的標準，比如《紙質檔案數字化技術規(guī)范》。如今，企業(yè)檔案信息資源數字化采用的方法便是先進行信息的錄入，再對信息進行拍照，最后通過掃描儀進行上傳。因為信息錄入的快慢不同，相機和掃描儀給出的圖片質量不同，占用的空間大小也不一樣。因此，建立統一標準是企業(yè)檔案信息資源數字化建設的必然要求。

2）開發(fā)利用與知識產權的矛盾。企業(yè)檔案信息資源開發(fā)離不開檔案管理者的努力，它是檔案管理者的智慧結晶。因此，企業(yè)要重視起知識產權的保護。但是，如果把企業(yè)檔案信息資源都認定成為企業(yè)的知識產權，那么對于企業(yè)檔案信息資源利用率便會受到嚴重的影響;反之，如果把一些沒有確定知識產權的檔案信息，在網絡上提供利用，那么就會使得這些檔案信息無法得到知識產權保護。因此，對于該如何把檔案信息進行產權的認定，這個度很難進行把握，而且也沒有明確的法律法規(guī)進行限定。因此，在網絡時代企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用與知識產權保護之間的矛盾還沒有得到有效解決。

3）缺少復合型人才。檔案信息管理工作并不是一項簡單的工作，這項工作對于工作人員有著較高的要求。但是，目前很多企業(yè)的檔案管理人員并不是很符合檔案管理者的要求，他們知識結構相對較為單一，雖然他們對于傳統的檔案管理工作做的很好，但是在如今的新環(huán)境下，他們現有的知識結構和能力還有所欠缺。而且，目前很多檔案管理者負責的僅僅是對檔案信息進行刪除更新等工作，一旦系統出現問題，檔案管理者便不知如何處理。因此，要加強對檔案管理者相關技術培訓，讓相關工作者可以成為綜合性人才，更好的為企業(yè)檔案信息管理獻出一份力量。

4）利用意識薄弱。在美國，如果檔案機構沒有把相關的檔案信息及時的向外提供，那么這家檔案機構很有可能會被告上法庭。但是在我國，我們根據網站的瀏覽量便可以發(fā)現，我國目前對于企業(yè)檔案信息資源利用的意識并不是很大。其實主要的原因便是，人們對于企業(yè)檔案機構并不是很了解?，F在企業(yè)檔案機構的主要任務還是堅持把黨政職能服務放在首要位置，館藏的檔案信息基本上都是各種黨政文件，民生類的檔案信息相對較少。正是因為這種狹隘的服務層面使得公眾無法正確的認識企業(yè)檔案工作性質。而且，公眾如果想利用企業(yè)檔案，手續(xù)會比較復雜繁瑣，因此公眾不愿去利用企業(yè)檔案信息資源。

3 企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的對策研究

1）加強企業(yè)檔案信息資源標準化。在網絡的大環(huán)境下，人們收集信息的渠道變的越來越多。面對眾多的信息資源人們更加看重一些高質量的信息資源，因此，企業(yè)檔案信息資源在進行開發(fā)利用的時候一定要把高質量放在重要的位置，這樣才能夠讓企業(yè)檔案信息資源變的更具有吸引力，才能夠吸引到更多人進行訪問，讓需要的人可以獲取到準確無誤的資源信息。所以，企業(yè)檔案信息資源最好要做到統一標準，這樣才能夠為網絡環(huán)境下企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用提供保障。其中特別要統一信息資源數字化建設工作的內容以及載體的標準，確保企業(yè)檔案信息資源質量和規(guī)范化的管理，只有這樣才能保證正常、高效地提供利用。

2）制定網絡環(huán)境下開發(fā)利用法規(guī)。在網絡環(huán)境下，各種信息魚龍混雜，而且對于網絡這種虛擬世界，企業(yè)很難實現有效的管理。因此，企業(yè)檔案事業(yè)主管部門要及時的對相關制度規(guī)定以及法律進行制定，這樣才能夠更好的對企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用進行維護，同時還需注意法律法規(guī)的制定不能和其他法律有沖突，最好能夠做到無縫銜接，讓制定出的法律可以更加合理，從而促進和實現網絡環(huán)境下相關的企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用法律體系不斷的完善。企業(yè)擁有一套權威有效的法律體系，可以使企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用在新時代下做的越來越好。

3）培養(yǎng)復合型企業(yè)檔案管理人才。如今的互聯網時代，知識每日都在更新換代，這便在無形之中對企業(yè)檔案工作者提出新的要求，因此，相關工作者的知識結構要及時的進行改變和完善。當企業(yè)檔案工作者能夠擁有一個較為全面的知識結構，那么檔案信息管理工作便能做的更好，如果工作人員僅僅依靠以前的知識結構，那么對于檔案信息開發(fā)便不會做到很全面，使得檔案信息利用也不充分，而且對于已經開發(fā)的信息資源便很難進行有效的管理，自然而然便無法更好的完成檔案信息管理工作。因此，在檔案信息管理中，相關工作者的知識結構也是至關重要的，對于相關工作者的知識結構進行調整變的必可不少。所以，企業(yè)要定期對相關人員進行培訓，保證檔案信息管理工作順利進行。

4）加強企業(yè)檔案信息資源的利用服務。在如今的互聯網時代，企業(yè)檔案網站作為企業(yè)檔案信息資源的一個重要提供窗口，使得企業(yè)獲得相關的檔案信息變的更加高效便捷，同時這種網絡服務平臺也日漸成為當下最流行的一種便捷服務方式。同時，在對企業(yè)檔案信息網站進行創(chuàng)建的時候一定要把“人”放在第一位，要堅持以人為本，充分考慮用戶感受，堅持用戶至上，對于用戶的需求要進行及時的了解，這樣才能夠更好的滿足用戶的需求。對于網站的各個功能要盡可能的做到用戶好上手，好操作，讓用戶可以更流暢的訪問與利用。因此，網站在設計的時候，不僅要考慮到版面的設計，還要考慮到各個功能的設計，同時還要及時的對網站設計進行評估，讓網站可以變的更加完善，從而更好的滿足用戶需求。

參考文獻

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