加強(qiáng)企業(yè)檔案管理體系建設(shè)措施

摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科學(xué)管理等活動(dòng)中總結(jié)、歸類、收藏所形成的企業(yè)的寶貴財(cái)富，對(duì)企業(yè)的生存與發(fā)展起著重要的作用。加強(qiáng)企業(yè)檔案管理體系建設(shè)，在依法治檔的基礎(chǔ)上做好檔案保障性體系構(gòu)建，并合理運(yùn)用信息化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案規(guī)范管理與有效利用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;體系建設(shè);措施

1 依法建立與完善企業(yè)檔案管理組織與制度體系

我國(guó)《企業(yè)檔案管理辦法》是由國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)委、國(guó)家計(jì)委聯(lián)合頒布的，本辦法是以國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求為基調(diào)，以進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案工作為前提，以企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)為目的所制定的。建立企業(yè)檔案歸檔管理制度包括建立歸檔管理規(guī)定和各部門歸檔范圍，參照上級(jí)單位的制度制定，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際工作情況逐步制定和完善本企業(yè)的《檔案管理辦法》，設(shè)立檔案保管、查詢、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、利用、應(yīng)急預(yù)案、保密等各項(xiàng)管理制度，歸納包括檔案工作規(guī)章、檔案管理制度和檔案業(yè)務(wù)規(guī)范三大制度體系，以及文書、科研、基建、設(shè)備、會(huì)計(jì)、實(shí)物、聲像、產(chǎn)品等業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)則。

檔案工作規(guī)章是按照企業(yè)實(shí)際工作出發(fā)來(lái)明確檔案工作在企業(yè)管理工作中的重要地位和作用;檔案管理制度是企業(yè)主管檔案工作的職能部門制定的企業(yè)檔案管理規(guī)定;檔案業(yè)務(wù)規(guī)范重在規(guī)定企業(yè)檔案管理的具體操作辦法。在三項(xiàng)制度體系建設(shè)中，要注重實(shí)際可操作性，不斷去改進(jìn)、優(yōu)化各項(xiàng)制度中存在的問(wèn)題，保障制度的有效發(fā)揮，真正做到“依法治檔”，確保企業(yè)檔案管理工作規(guī)范運(yùn)行。

2 企業(yè)檔案管理體系構(gòu)建

檔案是一個(gè)企業(yè)的歷史記載和發(fā)展見(jiàn)證，每一個(gè)企業(yè)都離不開檔案。企業(yè)擁有科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系關(guān)系到企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理體系建設(shè)是亟待解決的問(wèn)題。

一是高度重視檔案工作的價(jià)值。檔案工作是通過(guò)收集、整理、歸檔企業(yè)發(fā)展、項(xiàng)目管理運(yùn)營(yíng)中帶有文字、圖紙、聲像等具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，檔案工作的基礎(chǔ)來(lái)源于收集，目的是方便利用，服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理決策。企業(yè)檔案是一個(gè)企業(yè)的整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果的縮影，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作所具有的巨大價(jià)值，將檔案工作納入企業(yè)重點(diǎn)工作之列，促進(jìn)檔案管理工作成效與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的雙向結(jié)合，發(fā)揮企業(yè)檔案工作的職能，在企業(yè)形成檔案工作重要性的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，保證檔案工作的順利開展。

二是配強(qiáng)配齊檔案工作人員隊(duì)伍。企業(yè)根據(jù)工作實(shí)際要成立檔案管理職能部門，設(shè)立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組成員要由企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、檔案職能部門、各項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人組成檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)小組，并配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)管理、經(jīng)營(yíng)等相適應(yīng)的專職檔案管理人員和各項(xiàng)目相關(guān)的兼職人員，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，選擇思想素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、踏實(shí)敬業(yè)、勤奮鉆研的人員充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中，加大檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升檔案業(yè)務(wù)技能，為檔案管理體系建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的組織保障。

三是提供完備的物質(zhì)保障。檔案管理工作的有序開展還需要檔案室硬件設(shè)備的有力支撐，正規(guī)檔案室、檔案庫(kù)房、業(yè)務(wù)技術(shù)用房、閱覽及陳列室、檔案保管裝具、安全保護(hù)設(shè)備、技術(shù)設(shè)備等基礎(chǔ)物質(zhì)條件，除此之外，為進(jìn)一步規(guī)范和提高企業(yè)檔案管理工作，企業(yè)可以引進(jìn)查閱記事本等先進(jìn)智能檔案管理設(shè)備，查閱記事本可以詳細(xì)記錄查閱、復(fù)印相關(guān)檔案的時(shí)間、檔案號(hào)、單位名稱和查閱人信息等，使檔案管理更加嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。由于檔案資料涉及企業(yè)機(jī)密，企業(yè)需要配備一定的安全防護(hù)措施，更大程度保障檔案的安全，不斷提升檔案工作管理水平。

四是細(xì)化檔案工作管理體系。檔案管理工作在企業(yè)的價(jià)值體現(xiàn)需要依托“領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與、依規(guī)辦事、發(fā)展創(chuàng)新”的工作原則，制定出科學(xué)的檔案管理制度與檔案管理規(guī)定。企業(yè)要立足于檔案管理的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，制定具體細(xì)化、可操作性強(qiáng)的管理措施，將檔案管理納入企業(yè)重點(diǎn)發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃之中，細(xì)化到各部門的工作開展范疇之內(nèi)，構(gòu)建起“制度完善、管理規(guī)范、操作方便”的檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，制定適合企業(yè)的《檔案管理制度》、《檔案工作規(guī)章》、《檔案考核制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案管理系統(tǒng)操作制度》等一系列制度，同時(shí)細(xì)化檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和檔案收集渠道，包括《檔案整理規(guī)范》、《檔案分類編號(hào)辦法》、《特殊載體檔案管理規(guī)范》等，在嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)管理制度的同時(shí)，及時(shí)梳理和改進(jìn)企業(yè)現(xiàn)有的各項(xiàng)檔案管理制度，針對(duì)不健全、不合時(shí)宜的管理制度進(jìn)行及時(shí)的完善與修訂。

五是規(guī)范檔案管理流程。企業(yè)檔案管理人員要對(duì)管理流程有明確的認(rèn)識(shí)，在堅(jiān)持實(shí)事求是的原則基礎(chǔ)上，按照一系列流程完成企業(yè)檔案管理的程序，定期下達(dá)《歸檔任務(wù)書》，認(rèn)真收集具有保存價(jià)值的文件、聲像資料，從檔案的收集整理、立卷歸檔、保管統(tǒng)計(jì)、借閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面梳理和歸類，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度做好資料分類歸納和裝訂完整，目錄、頁(yè)碼清晰，檔案臺(tái)賬詳細(xì)登記，以確保檔案收集齊全、整理規(guī)范，保管有序，方便借閱和利用。檔案職能部門和領(lǐng)導(dǎo)小組要定期進(jìn)行檔案管理規(guī)范檢查，從檔案的歸納、整理及上傳，以及企業(yè)各項(xiàng)目的資料收集和整理逐一檢查指導(dǎo)，并對(duì)檔案管理人員提出要求，按照相關(guān)制度進(jìn)行編制目錄、統(tǒng)一編號(hào)及歸檔。在檔案管理工作嚴(yán)格實(shí)行責(zé)任制管理，明確責(zé)任到個(gè)人，不斷加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)，提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。

六是提高檔案資源實(shí)用價(jià)值。構(gòu)建企業(yè)檔案管理體系的目的是發(fā)揮檔案資源在企業(yè)中的價(jià)值與使用價(jià)值，針對(duì)企業(yè)中檔案建設(shè)中存在的各類問(wèn)題，如僅僅局限于檔案業(yè)務(wù)工作、檔案工作流于表面與形式、檔案工作缺乏實(shí)用性與創(chuàng)新新等問(wèn)題都是反映了檔案資源在被極大的浪費(fèi)。每個(gè)企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身不同的需要設(shè)定不同的檔案管理體系，并把檔案資源真正作用于企業(yè)管理與發(fā)展決策當(dāng)中，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門和全體企業(yè)員工認(rèn)識(shí)到檔案資源的重要性，提高檔案資源的“利用率”和適用性，讓檔案資源真正在企業(yè)有用武之地。

七是完善信息化技術(shù)管理。隨著信息時(shí)代的不斷深入，檔案管理工作也必將邁入信息化、科學(xué)化的新時(shí)代，檔案工作發(fā)展的方向和最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面整合和網(wǎng)絡(luò)共享，通過(guò)采用檔案信息化管理建立企業(yè)與企業(yè)外合作單位、企業(yè)與企業(yè)內(nèi)所屬各部門的相互鏈接，通過(guò)創(chuàng)建數(shù)字化檔案室與檔案登記備份，構(gòu)建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化收集、管理、存儲(chǔ)、服務(wù)等各環(huán)節(jié)的管理體系，加大檔案的使用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部信息的統(tǒng)一化管理。在檔案管理工作中，要求檔案管理的專職人員在熟悉紙質(zhì)文件檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)技能基礎(chǔ)上，也要熟練掌握檔案管理的信息化技術(shù)，全面提高檔案管理業(yè)務(wù)操作水平。同時(shí)，企業(yè)要做好安全管理與責(zé)任追究制度，包括將電子檔案安全保管體制和電子檔案與紙質(zhì)檔案雙配套的保障措施，安全有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化和信息化，促進(jìn)檔案管理工作更高效發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。隨著檔案改革工作的深入，企業(yè)檔案管理體系建設(shè)的不斷完備，企業(yè)將從價(jià)值、制度、人力資源、硬件配備、信息技術(shù)開發(fā)等全方位持續(xù)推動(dòng)檔案管理工作的改進(jìn)和向前發(fā)展，隨著檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理體系建設(shè)將得到不斷的完善和提高，企業(yè)檔案將不僅是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和管理變動(dòng)的歷史記錄，更是企業(yè)發(fā)展決策的有力依據(jù)，越來(lái)越多的企業(yè)將認(rèn)識(shí)到建立科學(xué)規(guī)范的企業(yè)檔案管理制度，正確安全的管理企業(yè)檔案，并作為企業(yè)發(fā)展中的重要后備力量，從根本上促進(jìn)企業(yè)健康、持續(xù)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

丁平（1974-），女，漢族，陜西西安人，本科，副經(jīng)濟(jì)師，中國(guó)石化銷售陜西公司，研究方向：辦公室秘書職業(yè)技能、企業(yè)檔案管理研究。