淺談事業(yè)單位辦公室行政管理

趙新挺

摘 要：隨著社會(huì)建設(shè)工作的推進(jìn)和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位的數(shù)量也越來(lái)越多，辦公室部門(mén)在事業(yè)單位中的影響也越來(lái)越大，在行政管理中起著不可替代的作用，為事業(yè)單位的工作開(kāi)展和未來(lái)發(fā)展方向提供保障。所以，針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位辦公室在工作中面臨和存在的問(wèn)題，進(jìn)行行政管理情況分析，以便給辦公室的工作開(kāi)展提供一些參考建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;辦公室;行政管理

在科技快速發(fā)展的背景下，各個(gè)行業(yè)的工作模式都在發(fā)生變化，當(dāng)前事業(yè)單位的管理模式也在發(fā)生改變。事業(yè)單位辦公室部門(mén)的管理工作不僅局限在本部門(mén)中，更需要單位內(nèi)全體部門(mén)的合作，使得管理工作能順利展開(kāi)。在傳統(tǒng)的管理模式中，事業(yè)單位的辦公室管理工作還停留在表面階段，需要采用新的管理辦法提高管理工作的效率。

1 當(dāng)前事業(yè)單位辦公室管理中存在的問(wèn)題

1.1 辦公室管理不夠完善

俗話說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”，如果想讓事業(yè)單位能夠長(zhǎng)期發(fā)展，辦公室部門(mén)在進(jìn)行工作時(shí)要制定科學(xué)合理的管理制度[1]。事業(yè)單位的辦公室部門(mén)在工作中起到調(diào)節(jié)單位內(nèi)部和外部工作的作用，是單位運(yùn)營(yíng)的核心，在當(dāng)前社會(huì)和公共事業(yè)快速發(fā)展的環(huán)境下，辦公室部門(mén)承擔(dān)著非常大的責(zé)任和壓力。為了跟隨社會(huì)的發(fā)展，許多單位辦公室都對(duì)管理的方式和制度做出了調(diào)整，由此也產(chǎn)生了諸多問(wèn)題，如單位業(yè)務(wù)和管理制度相悖，管理者的管理方式不能適應(yīng)新的管理制度等，這些問(wèn)題的產(chǎn)生影響了辦公室的工作質(zhì)量，導(dǎo)致工作時(shí)出現(xiàn)各種漏洞，給事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)不利的影響。

1.2 辦公室人員素質(zhì)有待提升。

通過(guò)對(duì)當(dāng)前辦公室的工作情況進(jìn)行分析，導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)問(wèn)題的主要原因是辦公人員的專業(yè)素質(zhì)不高，使得管理工作的質(zhì)量下降[2]。由于辦公室部門(mén)工作內(nèi)容比較多，涉及單位工作的各個(gè)領(lǐng)域，要想讓管理工作順利展開(kāi)還需要單位各科室相互配合，因此，辦公室的工作人員需要有極高的各種專業(yè)素質(zhì)。但是，由于事業(yè)單位辦公室的特殊性，工作人員整天面對(duì)著固定的工作內(nèi)容，工作崗位的流通性不高，容易讓人在工作中感到疲勞，沒(méi)有精力提升自己的工作能力。這也暴露出當(dāng)前事業(yè)單位管理工作中存在的很大問(wèn)題，工作人員的專業(yè)素質(zhì)亟待提高。在傳統(tǒng)的事業(yè)單位管理工作中，有明顯的等級(jí)制度，各部門(mén)在工作中只關(guān)心自己部門(mén)的工作，使得上級(jí)消息要經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)的傳遞過(guò)程，才能到達(dá)執(zhí)行部門(mén)，當(dāng)工作完成后，又要經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)的傳遞進(jìn)行報(bào)告，浪費(fèi)大量的工作時(shí)間，使得工作效率不夠高，特別是在當(dāng)前生活節(jié)奏加快的環(huán)境下，這種管理模式已經(jīng)不再適合當(dāng)前社會(huì)。

2 新環(huán)境下事業(yè)單位管理策略

2.1 設(shè)立完善的辦公室管理制度

辦公室部門(mén)在事業(yè)單位中起到綜合管理的作用，其主要工作是強(qiáng)加單位各部門(mén)的合作和交流，保證事業(yè)單位的工作能順利運(yùn)行[3]。因此，辦公室要對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位的工作形式進(jìn)行分析，調(diào)整相關(guān)的管理體制，提高單位各部門(mén)的全局觀念和集體觀念，把各部門(mén)都聯(lián)合起來(lái)，把完成工作目標(biāo)作為主體，共同奮斗，而不是為一已私利做出有害于單位和集體的事情。辦公室在開(kāi)展工作時(shí)，要調(diào)和單位中各部門(mén)之間的關(guān)系，保障單位的共同利益，當(dāng)遇到問(wèn)題時(shí)，能通過(guò)合理的方式解決，為單位提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在日常工作中，辦公室要做好消息傳遞工作，對(duì)于上級(jí)的指令、各部門(mén)項(xiàng)目方案要實(shí)施嚴(yán)格的管理，采用合理的方式開(kāi)展人員管理工作，以單位實(shí)際情況出發(fā)，為上級(jí)提供科學(xué)合理的管理方式。辦公室的工作人員還要在日常工作中加強(qiáng)單位精神文化的建設(shè)工作，提升單位的凝聚力，把中華民族的傳統(tǒng)美德融入到文化建設(shè)工作中，給其它部門(mén)和事業(yè)單位作好榜樣。在進(jìn)行人員和財(cái)務(wù)管理時(shí)，辦公室要審查當(dāng)前管理系統(tǒng)中存在問(wèn)題的地方，及時(shí)進(jìn)行修正，提高管理的合理性。同時(shí)，辦公室在實(shí)行管理時(shí)要注意培養(yǎng)自己的服務(wù)意識(shí)，作為單位的綜合部門(mén)，辦公室要明確自身的責(zé)任，在單位中做好表率，特別是涉及事業(yè)單位管理問(wèn)題時(shí)，辦公室要以實(shí)際情況為主要依據(jù)，采用保障集體利益的辦法來(lái)解決問(wèn)題。在進(jìn)行管理工作時(shí)，辦公室的工作原則是要實(shí)事求是，聯(lián)合各部門(mén)共同發(fā)展，以把辦公室培養(yǎng)成事業(yè)單位強(qiáng)有力的后盾而奮斗。

2.2 提升辦公室工作人員的素質(zhì)

在提高員工素質(zhì)時(shí)可以從幾個(gè)方面入手，首先在選擇從業(yè)人員時(shí)要提高審核力度，在聘用從業(yè)人員時(shí)，要對(duì)其綜合工作素質(zhì)進(jìn)行考察，可以用工作中發(fā)生的事情進(jìn)行考察，獲得客觀公正的評(píng)價(jià)[4]。同時(shí)，事業(yè)單位要對(duì)已經(jīng)在職的人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，采用開(kāi)展定期討論或者不定期活動(dòng)的方式，提高辦公室人員的業(yè)務(wù)能力。在開(kāi)展培訓(xùn)工作時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)要在活動(dòng)中加入實(shí)踐類活動(dòng)增進(jìn)從業(yè)人員之間的團(tuán)隊(duì)意識(shí)，加強(qiáng)在活動(dòng)中的合作，改善人員間的關(guān)系。辦公室的工作是一項(xiàng)團(tuán)體合作才能完成的工作，所以在單位全體人員的共同努力下才能讓單位效益變得最大。因此，在日常工作中，辦公室人員要注意多和單位各部門(mén)之間進(jìn)行溝通，建立良好的工作關(guān)系。例如，在進(jìn)行項(xiàng)目工作時(shí)，辦公室人員可以融入相關(guān)部門(mén)，以小組合作的方式展開(kāi)工作安排，或者在簽發(fā)相關(guān)文件時(shí)，讓辦公室人員在以多方討論和檢查的方式開(kāi)展相關(guān)工作，從而提高辦公室人員的團(tuán)隊(duì)精神。另外，在提升辦公室人員素質(zhì)時(shí)，不但要從工作方面著手，還要關(guān)心員工的個(gè)人生活，從員工個(gè)人心理著手，加強(qiáng)辦公室人員對(duì)單位發(fā)展目標(biāo)的認(rèn)同感和集體歸屬感，調(diào)動(dòng)人員的工作熱情，主動(dòng)完成工作任務(wù)。

2.3 加強(qiáng)辦公室人員工作作風(fēng)管理。

由于辦公室工作的特殊性，在日常工作中存在一些問(wèn)題，這些問(wèn)題一直是管理的重點(diǎn)問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在大大影響辦公室部門(mén)的工作質(zhì)量，給事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)不良影響[5]。針對(duì)這類問(wèn)題，在進(jìn)行辦公室人員管理時(shí)要采取嚴(yán)格監(jiān)督，對(duì)于不合規(guī)的行為要依法嚴(yán)肅處理。在工作中要建立完善的舉報(bào)制度和懲罰手段，對(duì)于建立小團(tuán)體的情況要依法進(jìn)行查處。同時(shí)，在日常工作中，單位辦公室要對(duì)從業(yè)人員的作風(fēng)問(wèn)題進(jìn)行教育，對(duì)于生活作風(fēng)和工作作風(fēng)等方面要進(jìn)行積極引導(dǎo)，做好宣傳工作，樹(shù)立正確的價(jià)值觀。例如，在進(jìn)行宣傳時(shí)，可以采用掛條幅和標(biāo)語(yǔ)的方式，或者開(kāi)設(shè)作風(fēng)討論，學(xué)習(xí)社會(huì)主義核心價(jià)值觀等方式，幫助從業(yè)人員堅(jiān)守初心，牢記使命，以認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待工作中的問(wèn)題。尤其是對(duì)一些缺少自制力的從業(yè)人員，管理人員要進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，利用榜樣的力量對(duì)單位人員進(jìn)行精神文化培訓(xùn)，注重管理工作的實(shí)施情況，落實(shí)相關(guān)責(zé)任。在進(jìn)行制度建立工作時(shí)，要明確工作人員的責(zé)任，落實(shí)每個(gè)人的崗位責(zé)任，做到愛(ài)黨愛(ài)國(guó)、愛(ài)崗敬業(yè)，避免在工作中出現(xiàn)推卸責(zé)任的情況發(fā)生。

3 結(jié)束語(yǔ)

在事業(yè)單位的日常工作中，辦公室的管理工作是單位管理工作的重點(diǎn)，事業(yè)單位要學(xué)習(xí)相關(guān)政策，結(jié)合社會(huì)的發(fā)展，把管理工作理念落實(shí)到工作中，從建立完整的工作制度著手，提高辦公室人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)作風(fēng)管理，給事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展提供保障;要加強(qiáng)員工服務(wù)精神，改變當(dāng)前管理工作的理念，提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]劉鴻雁.事業(yè)單位辦公室行政管理工作探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（19）：48+54.

[2]趙紅靜.淺談關(guān)于事業(yè)單位辦公室行政管理工作的思考[J].老字號(hào)品牌營(yíng)銷，2019（05）：56-57.

[3]李維艷，關(guān)嫚.事業(yè)單位綜合辦公室行政管理工作探析[J].管理觀察，2019（12）：58-59.

[4]楊長(zhǎng)江.事業(yè)單位辦公室行政管理工作思考[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2018（24）：162.

[5]李仁鵬.關(guān)于事業(yè)單位辦公室行政管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（20）：10+18.