鄢明芳， 鄭 川

(1.湖南省語(yǔ)言文字培訓(xùn)測(cè)試中心，湖南 長(zhǎng)沙 410016；2.中南大學(xué) 檔案技術(shù)研究所，湖南 長(zhǎng)沙 410083)

1 引言

信息化時(shí)代，傳統(tǒng)載體的記錄模式受到巨大沖擊，傳統(tǒng)載體文件的管理體制和機(jī)制無(wú)法完全適應(yīng)電子文件的管理和利用需求。數(shù)字文件易于復(fù)制、修改等特點(diǎn)給電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可讀性保障帶來(lái)了難題，特別是作為社會(huì)記憶載體的電子檔案，保證其長(zhǎng)期可讀可用尤為重要，國(guó)內(nèi)外也開(kāi)展了諸多研究。本文對(duì)我國(guó)電子文件長(zhǎng)期保存的相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行系統(tǒng)梳理，旨在理清該領(lǐng)域研究的熱點(diǎn)、成果和現(xiàn)狀，為相關(guān)研究提供參考。

2 研究方法和數(shù)據(jù)來(lái)源

2.1 研究方法

通過(guò)關(guān)鍵詞聚類法和內(nèi)容分析法，可視化分析軟件Citespace 5.5.R2對(duì)電子文件長(zhǎng)期保存相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行研究熱點(diǎn)分析，并基于研究熱點(diǎn)的演進(jìn)發(fā)現(xiàn)該領(lǐng)域的研究趨勢(shì)。關(guān)鍵詞聚類，可以將關(guān)系密切的主題詞集中呈現(xiàn)以展現(xiàn)某領(lǐng)域的研究結(jié)構(gòu)。內(nèi)容分析法通過(guò)對(duì)文獻(xiàn)的閱讀、分析和整理，能夠突破文獻(xiàn)計(jì)量的表象數(shù)據(jù)特征達(dá)到對(duì)“質(zhì)”的認(rèn)識(shí)，確保分析深度[3]。Citespace是近年來(lái)可視化文獻(xiàn)計(jì)量分析領(lǐng)域中影響力較大的軟件。

2.2 數(shù)據(jù)來(lái)源

中國(guó)知網(wǎng)(CNKI)是國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的集期刊、會(huì)議論文、報(bào)紙、雜志、碩博士學(xué)位論文、標(biāo)準(zhǔn)、年鑒、專利、工具書等文獻(xiàn)資源于一體的網(wǎng)絡(luò)出版平臺(tái)。本文以中國(guó)知網(wǎng)為數(shù)據(jù)來(lái)源，檢索數(shù)據(jù)庫(kù)包括中國(guó)學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)絡(luò)出版總庫(kù)、中國(guó)優(yōu)秀碩士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫(kù)、中國(guó)博士學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫(kù)和中國(guó)重要會(huì)議文論全文數(shù)據(jù)庫(kù)。檢索條件為：SU =“電子文件”and “長(zhǎng)期保存”(精確匹配)、文獻(xiàn)來(lái)源=“不限”、發(fā)表時(shí)間=“不限”，檢索時(shí)間為2019年10月30日，檢索得到中文文獻(xiàn)376篇。通過(guò)逐篇閱讀摘要對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗，剔除內(nèi)容無(wú)關(guān)文獻(xiàn)15篇、重復(fù)題錄6篇、期刊要覽1篇、新聞資訊6篇、訪談稿1篇和卷首語(yǔ)1篇，最終得到346篇國(guó)內(nèi)電子文件長(zhǎng)期保存的相關(guān)文獻(xiàn)。將這些文獻(xiàn)在CNKI里以Refworks格式導(dǎo)出后轉(zhuǎn)換為CiteSpace可使用的專用格式。

3 我國(guó)電子文件長(zhǎng)期保存研究熱點(diǎn)分析

3.1 研究熱點(diǎn)

關(guān)鍵詞是為文獻(xiàn)標(biāo)引而設(shè)置的能反映全文主題和中心內(nèi)容的詞匯和術(shù)語(yǔ)，關(guān)鍵詞選取的規(guī)范性會(huì)直接影響科技論文的檢索效率。但關(guān)鍵詞一般是非受控的自然語(yǔ)言詞匯，論文的關(guān)鍵詞易出現(xiàn)詞義寬泛、專指性差、用詞不規(guī)范、無(wú)法準(zhǔn)確反應(yīng)主題等用詞泛化問(wèn)題[1]，在計(jì)量分析之前需對(duì)關(guān)鍵詞進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗。譬如，將“電子檔案”、“數(shù)字檔案”等同義詞統(tǒng)一合并為“電子檔案”；刪除無(wú)明確含義和專指性差的詞如“問(wèn)題”、“探析”、“應(yīng)用”、“檔案”等。結(jié)合高頻詞與低頻詞詞頻界分公式，得到詞頻排名前20的關(guān)鍵詞如表1所示。

表1 關(guān)鍵詞詞頻表

將清洗后的關(guān)鍵詞導(dǎo)入Citespace 5.5.R2，設(shè)置分析年份Time Slicing從1996年到2019年，時(shí)間切片Years Per Slice=1年，分析節(jié)點(diǎn)Node Types=Keyword，連接強(qiáng)度Links Strength=Consine，切片選取標(biāo)準(zhǔn)Selection Criteria=Top 80%，網(wǎng)絡(luò)裁剪Pruning=Pruning the merged network，繪制關(guān)鍵詞共詞圖譜。網(wǎng)絡(luò)同質(zhì)性指標(biāo)Silhouette=0.7397≥0.5、Q=0.5906表明聚類結(jié)果可信。根據(jù)圖譜中關(guān)鍵詞聚類情況，結(jié)合文獻(xiàn)可將電子文件長(zhǎng)期保存相關(guān)文獻(xiàn)劃分為五個(gè)主要熱點(diǎn)研究領(lǐng)域：文獻(xiàn)和研究綜述、相關(guān)技術(shù)研究、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)研究、電子檔案管理和實(shí)際案例分析。

3.1.1 文獻(xiàn)和研究綜述

該領(lǐng)域研究主要是對(duì)電子文件長(zhǎng)期保存某方面的研究綜述。劉家真、徐義全、毛義春等學(xué)者早在2000年前后就開(kāi)始對(duì)數(shù)字信息長(zhǎng)期存取研究和以美國(guó)、澳大利亞為主的國(guó)外研究進(jìn)行介紹。其后的時(shí)間里，鄧丹丹、蘇旻、李景、張雅君等人不斷對(duì)該領(lǐng)域新的研究進(jìn)展進(jìn)行介紹。近年來(lái)，謝永憲和王巧玲等人從目的、相關(guān)主體、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、法律、經(jīng)濟(jì)和國(guó)家策略七方面對(duì)國(guó)內(nèi)數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行了整理分析，并建議未來(lái)應(yīng)加強(qiáng)理論與實(shí)踐的結(jié)合，建立具有中國(guó)特色的數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存理論體系[2]。肖秋會(huì)和趙文艷從作者、年度和主題三方面對(duì)歐美電子文件研究相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行了分析和梳理，發(fā)現(xiàn)從20世紀(jì)60年代至今，歐美電子文件研究經(jīng)歷了萌芽、創(chuàng)新和國(guó)家戰(zhàn)略三個(gè)階段，熱點(diǎn)研究主題有電子文件元數(shù)據(jù)、電子文件鑒定、電子文件長(zhǎng)期保存和電子文件的法律憑證性等，并介紹了歐美核心作者David Bearman和Luciana Duranti的主要研究成果[3]。

3.1.2 相關(guān)技術(shù)研究

該領(lǐng)域主要是對(duì)電子文件長(zhǎng)期保存的相關(guān)技術(shù)展開(kāi)研究。劉國(guó)偉、毛義春、張江珊、閆曉創(chuàng)等學(xué)者對(duì)電子文件長(zhǎng)期保存的格式問(wèn)題進(jìn)行了研究，周楓、呂東偉等人對(duì)我國(guó)自主開(kāi)發(fā)的版式文件格式OFD進(jìn)行了SWOT分析[4]，錢毅從文件全生命周期的角度提出了電子檔案長(zhǎng)期保存所用格式的基本原則，總結(jié)了電子檔案長(zhǎng)期保存格式的主要管理策略[5]。張永潔、康惠清、連秉然、湯衛(wèi)新、張晶晶等人對(duì)電子文件長(zhǎng)期保存的各類載體進(jìn)行了優(yōu)劣勢(shì)分析，蔣術(shù)基于我國(guó)現(xiàn)狀從存儲(chǔ)載體、存儲(chǔ)技術(shù)、環(huán)境保護(hù)、管理制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范五個(gè)方面提出了電子檔案長(zhǎng)期保存存儲(chǔ)載體的綜合方案[6]。金更達(dá)、王艷麗、李澤鋒、劉益妍、馬仁杰、錢毅等學(xué)者基于OAIS結(jié)構(gòu)框架對(duì)電子文件長(zhǎng)期保存的可信度保障進(jìn)行了系列研究，重點(diǎn)關(guān)注依賴于技術(shù)和信息系統(tǒng)前提下的長(zhǎng)期可信保障。蔡盈芳、劉越男、楊建梁等學(xué)者對(duì)電子簽名的原則、方案與應(yīng)用策略等相關(guān)問(wèn)題展開(kāi)了研究。程妍妍、鄭靜、馬仲凱、劉越男等人分別對(duì)圖像文件、電子發(fā)票、電子文件的元數(shù)據(jù)和封裝方案進(jìn)行了研究，劉越男和楊建梁面向電子文件長(zhǎng)期保存構(gòu)建了統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)模型，主要包括文件、技術(shù)環(huán)境、責(zé)任主體、業(yè)務(wù)、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)五個(gè)實(shí)體[7]。李亞男、畢建新、楊靜、殷建琳等人探索了在云環(huán)境、云存儲(chǔ)等新技術(shù)條件下電子文件長(zhǎng)期保存所面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。劉越男和吳云鵬分析了區(qū)塊鏈技術(shù)在數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存方面的優(yōu)點(diǎn)、不足和風(fēng)險(xiǎn)，提出應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)長(zhǎng)期保存需解決哈希值持續(xù)有效、合適的區(qū)塊結(jié)構(gòu)、相關(guān)技術(shù)集成、合適的共識(shí)機(jī)制、保持節(jié)點(diǎn)相對(duì)穩(wěn)定、保證鏈上數(shù)據(jù)長(zhǎng)期可用、提升管理水平七大關(guān)鍵問(wèn)題[8]。

3.1.3 相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)研究

該領(lǐng)域研究主要是對(duì)電子文件長(zhǎng)期保存的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)展開(kāi)分析和討論。陳曉輝系統(tǒng)介紹了我國(guó)當(dāng)前關(guān)于電子檔案管理的63項(xiàng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)[9]，趙屹系統(tǒng)介紹了國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織ISO關(guān)于電子檔案管理的49項(xiàng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)[10]。陶悅、于浩、趙屹、馮文杰、賈茹等人梳理了我國(guó)電子文件長(zhǎng)期保存標(biāo)準(zhǔn)研究的發(fā)展歷程。郭曉云、李從衛(wèi)、劉國(guó)偉、肖秋會(huì)等人重點(diǎn)分析了我國(guó)關(guān)于電子檔案長(zhǎng)期保存格式方面的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，張曉娟、唐長(zhǎng)樂(lè)、程妍妍等人梳理了我國(guó)電子文件長(zhǎng)期保存元數(shù)據(jù)方面的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。周耀林、李叢林和羅亞利分別介紹了國(guó)內(nèi)外文化記憶機(jī)構(gòu)關(guān)于信息資源長(zhǎng)期保存的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)研究情況。

3.1.4 電子檔案管理

電子檔案是電子文件的組成部分，檔案管理機(jī)構(gòu)是研究電子檔案和電子文件長(zhǎng)期保存的重要力量，檔案行業(yè)許多學(xué)者和從業(yè)工作者對(duì)電子檔案這一特定形式的電子文件開(kāi)展了許多研究。寧娜、王英瑋、常建法、劉俊、彭蒙蒙等人結(jié)合檔案工作實(shí)際情況對(duì)電子檔案和電子文件的歸檔要求、流程等相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了研究。駱建珍等人對(duì)電子檔案長(zhǎng)期保存的安全性、真實(shí)性、完整性和可用性檢測(cè)要求和實(shí)現(xiàn)方法進(jìn)行了探索。陳海平闡述了高校實(shí)行電子檔案單套制歸檔的緊迫性，并重點(diǎn)對(duì)可行性進(jìn)行了研究，管先海、何思源、武夢(mèng)雅、廖倩文等人研究了電子檔案的管理模式和單套制管理的推進(jìn)策略。耿志杰、凌桂萍、毛海帆、王新陽(yáng)、康璐等人從需求分析、功能設(shè)計(jì)、應(yīng)用開(kāi)發(fā)等實(shí)際應(yīng)用的角度對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了研究。

3.1.5 實(shí)際案例分析

該領(lǐng)域研究主要是對(duì)一些典型案例進(jìn)行分析和經(jīng)驗(yàn)介紹。肖秋會(huì)和伍黎丹介紹了澳大利亞國(guó)家檔案館針對(duì)數(shù)字信息長(zhǎng)期保存開(kāi)展的數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃(Digital Continuity Plan)，分析了該計(jì)劃制定的背景、相關(guān)要素和理論依據(jù)、關(guān)鍵舉措和管理理念，總結(jié)了值得借鑒的地方。祁天嬌和劉越男介紹了美國(guó)國(guó)家檔案與文件署的電子文件檔案館項(xiàng)目(The Electronic Records Archives of NARA)，描述了該項(xiàng)目的建設(shè)背景、目標(biāo)和主要成果，解讀了ERA 2.0系統(tǒng)新的技術(shù)方法和研發(fā)理念，以及近年來(lái)在系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)和運(yùn)維方面的局限性。馬林青對(duì)電子文件永久真實(shí)性國(guó)際合作項(xiàng)目InterPARES(International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems)政策框架的制定背景、概念基礎(chǔ)、框架結(jié)構(gòu)、研究視角和主要內(nèi)容進(jìn)行了全面的介紹和分析，并基于此對(duì)我國(guó)電子文件長(zhǎng)期保存政策提出建議，侯衡重點(diǎn)從概念內(nèi)涵、整體設(shè)計(jì)、管理流程、管理責(zé)任、管理系統(tǒng)等方面對(duì)InterPARES項(xiàng)目電子郵件長(zhǎng)期保存研究成果進(jìn)行了分析，總結(jié)對(duì)我國(guó)電子郵件長(zhǎng)期保存的啟示。徐擁軍和馬林青介紹了加拿大圖書檔案館(Library and archives of Canada)可信數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)的發(fā)展歷程，及其在永久保存聯(lián)邦政府電子文件中遇到的困難和挑戰(zhàn)，并總結(jié)了其成功經(jīng)驗(yàn)。

4 總結(jié)

二十年來(lái)我國(guó)電子文件長(zhǎng)期保存的研究熱點(diǎn)主要集中文獻(xiàn)和研究綜述、相關(guān)技術(shù)研究、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)研究、電子檔案管理和實(shí)際案例分析五個(gè)方面。對(duì)電子文件長(zhǎng)期保存體系而言，技術(shù)研究是基本前提，標(biāo)準(zhǔn)研究是邊界參照，電子檔案管理和實(shí)際案例分析是結(jié)合理論知識(shí)針對(duì)具體問(wèn)題的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，文獻(xiàn)和研究綜述是對(duì)整個(gè)研究的不斷總結(jié)。除此之外，還有許多學(xué)者對(duì)電子文件長(zhǎng)期保存的法律法規(guī)、參與主體、目的和意義、新技術(shù)應(yīng)用、趨勢(shì)展望、策略研究等其他相關(guān)主題進(jìn)行了大量研究，這些研究共同推進(jìn)了電子文件長(zhǎng)期保存研究體系的進(jìn)步與發(fā)展。