淺談實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的方法

符家樂

摘? 要：本文以開展檔案管理工作的意義、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展目標的現(xiàn)狀為切入點，展開具體分析，并以此為依據(jù)，提出轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，強化檔案管理現(xiàn)代化建設(shè);培養(yǎng)現(xiàn)代化管理隊伍，提升計算檢索效率;積極運用計算機技術(shù)，做好安全防范工作等幾方面的現(xiàn)代化方法。希望檔案管理人員能夠充分利用計算機技術(shù)，實現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化的發(fā)展目標，為今后創(chuàng)新新型的檔案管理方式提供依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理? 現(xiàn)代化方法? 科學技術(shù)

科學技術(shù)水平不斷提升，計算機技術(shù)為人們的生活和工作提供了更多的便利條件。檔案館為了彌補傳統(tǒng)檔案管理方式的缺陷，積極運用檔案管理現(xiàn)代化方式開展檔案管理工作。本文從開展檔案管理工作的意義入手，緊緊圍繞實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展目標的現(xiàn)狀展開闡述，針對實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的方法內(nèi)容進行全面探討。

1? 開展檔案管理工作的意義

檔案管理工作，是開展各項管理工作的基礎(chǔ)條件。檔案是信息資源的一種體現(xiàn)形式，對于檔案館在實際經(jīng)營過程中記錄實際狀況的具有重要意義，其是一種白寶貴的信息資源。檔案館是否科學合理的開展檔案管理工作，對于提升檔案館整體的管理效率具有直接影響。順利開展檔案管理工作是檔案館可持續(xù)經(jīng)營的一項重要工作內(nèi)容;嚴格按照相關(guān)規(guī)定開展檔案管理工作，是檔案管理人員的基礎(chǔ)工作，這是防止檔案館產(chǎn)生檔案信息丟失、泄漏現(xiàn)象的重要舉措。傳統(tǒng)模式下的檔案管理內(nèi)容，主要是以產(chǎn)生原始的信息記錄為主，通過信息歸檔、搜索歷史查詢記錄的方式來完成檔案管理工作[1]。傳統(tǒng)檔案管理模式以手工記錄和整理的方式為主，具有一定的局限性。而現(xiàn)階段大部分的檔案館在開展檔案管理工作期間，都會使用自動化管理的新型模式，能夠快速整合檔案信息，提升檔案管理效率，從而全面提升檔案館管理的科學性與時效性。

2? 檔案管理工作具備的重要性

從根本上來講，檔案本身構(gòu)成了企事業(yè)單位自身擁有的珍貴資料與寶貴財產(chǎn)。這是由于，單位檔案以及個人檔案都承載著珍貴的資料與信息。面對信息化趨勢，關(guān)于管理各類的檔案信息尤其需要關(guān)注信息安全，避免檔案信息受到竊取或者被篡改。

其次是理順檔案工作的基本流程。在負責管理檔案的專門工作人員看來，檔案管理本身具備繁瑣性的特征。這主要是由于，檔案管理本身包含了復雜度較高的操作流程與步驟。因此在目前實踐中，改進檔案管理就是要集中于理順現(xiàn)有的管理操作流程，借助信息手段來替代原有的人為管理操作。只有如此，檔案管理才能體現(xiàn)優(yōu)良的實效性，在簡化流程的同時也符合了良好的檔案管理綜合效果。

第三是方便提取與調(diào)用檔案。檔案資料本身含有較多的關(guān)鍵信息，因此有必要允許相應個人或者相關(guān)組織依照特定權(quán)限來調(diào)取上述的檔案信息。具體針對調(diào)用某些檔案信息來講，關(guān)鍵在于設(shè)置查閱相關(guān)檔案的權(quán)限。在某些情形下，相關(guān)人員如果超出了既有的檔案查閱權(quán)限，那么不可隨便查閱檔案或者調(diào)用檔案信息，如此才能有效防控檔案丟失或者檔案信息遭受篡改的可能性，保障檔案信息安全。

3? 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展目標的現(xiàn)狀

計算機管理方式，是現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的具體成果，其與傳統(tǒng)檔案管理模式進行比較是一種新型的檔案管理模式。很多檔案館在開展檔案管理工作期間，都在積極運用計算機管理方式，但是仍然有一些檔案管理人員并沒有及時轉(zhuǎn)變管理觀念，這樣就會嚴重阻礙檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展目標的實現(xiàn)。實際上，檔案管理現(xiàn)代化工作，要求檔案管理人員要熟練掌握先進的科學技術(shù)，并能夠?qū)⑵渑c檔案管理內(nèi)容進行結(jié)合，運用新型的管理觀念看待問題;同時還要具備較高的網(wǎng)絡(luò)信息素養(yǎng)，在網(wǎng)絡(luò)電子設(shè)備出現(xiàn)故障時，能夠從容解決問題，保證檔案信息的安全與完整性?，F(xiàn)階段，檔案館嚴重缺乏高能力的現(xiàn)代化檔案管理人員，甚至無法全面掌握電子設(shè)備使用技巧的人普遍存在。

4? 實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的具體方法

4.1 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，強化檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

（1）轉(zhuǎn)變檔案館管理人員的檔案管理觀念，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的基礎(chǔ)措施。檔案管理人員在實際工作中要堅持講科學的現(xiàn)代化管理原則，從思想意識上進行改變，樹立服務(wù)意識，做愛后檔案資料的收集與管理工作。在科學技術(shù)水平不斷提升的作用下，檔案管理目標要與社會大發(fā)展趨勢相統(tǒng)一，提升信息化建設(shè)效率的同時，使傳統(tǒng)檔案管理方式向現(xiàn)代化方向進行轉(zhuǎn)變。不斷強化檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，積極運用計算機管理方式，能夠為檔案管理人員很創(chuàng)造很多便利條件[2]。因此，檔案館要定期開展現(xiàn)代化管理方式培訓活動，引導管理人員運用電子檔案對檔案信息進行分類管理，這樣不僅能夠幫助檔案管理人員構(gòu)建完善的檔案管理體系，也能使檔案管理工作向現(xiàn)代化方向發(fā)展。

（2）滿足檔案管理人員對硬件設(shè)施的需求，保證檔案管理人員順利開展管理工作。檔案館整體發(fā)展的狀況與管理人員的領(lǐng)導具有緊密關(guān)聯(lián)。因此，檔案館領(lǐng)導要注重檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，使其深入理解現(xiàn)代化管理模式對檔案館整體發(fā)展的意義。此外，檔案館還要不斷拓寬資金引入的渠道，不斷完善硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，不僅需要新型的辦公產(chǎn)品，還需要運用現(xiàn)代化的管理模式，將二者進行有效結(jié)合，從真正意義上實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。

4.2 培養(yǎng)現(xiàn)代化管理隊伍，提升計算檢索效率

（1）專業(yè)人才是檔案館實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的一項重要資源。很多檔案管理人員在現(xiàn)代化管理的過程中，自身的綜合能力還不能滿足檔案管理工作的需求。因此，檔案館要針對不同專業(yè)水平的檔案管理人員進行針對性培訓，定期舉行檔案業(yè)務(wù)管理研討會，管理人員在活動中相互溝通，積極表達自身看法。通過這樣的方式，不斷提升自身計算機操作技能，對于檔案館構(gòu)建現(xiàn)代化管理隊伍具有重要幫助。

（2）不斷強化檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理力度，是提升計算機檢索效率的重要途徑。首先，要全面開展主題標引工作，始終堅持全面性、準確性和統(tǒng)一性原則;其次，注重開展檔案主題詞表管理工作，及時補充主題詞。如果在此過程中出現(xiàn)一詞多義的現(xiàn)象，要及時刪除，保證主題詞的唯一性，保證檔案管理工作質(zhì)量。

（3）按照規(guī)定制度檢查數(shù)據(jù)審核[3]。一方面要做好數(shù)據(jù)標引工作，一方面要在輸入數(shù)據(jù)信心后對其準確校驗，這樣在后期就可以通過具體的數(shù)據(jù)完成檢索工作。

4.3 積極運用計算機技術(shù)，做好安全防范工作

運用計算機技術(shù)開展檔案管理工作，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。在此過程中，要做好檔案信息防盜取工作。比方說：構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)防盜、防泄漏系統(tǒng);構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案信息恢復平臺。還要在計算機上安裝防病毒設(shè)備，在系統(tǒng)盤和數(shù)據(jù)盤上貼好“保護”標簽，在計算機上下載相關(guān)殺毒軟件，定期對計算機運行狀態(tài)進行檢測，保證檔案信息安全性。

5? 結(jié)語

總而言之，實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的方法有多種多樣，要求檔案管理人員在開展現(xiàn)代化工作期間，能夠明確開展檔案管理的意義，在工作中及時發(fā)現(xiàn)檔案管理問題，以實事求是的工作原則為解除，結(jié)合檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢進行分析，積極運營運用現(xiàn)代化管理模式開展工作，不斷轉(zhuǎn)變檔案管理觀念、注重培養(yǎng)專業(yè)檔案管理隊伍、將計算機技術(shù)與檔案管理內(nèi)容進行全面結(jié)合，進一步實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展目標。

參考文獻

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