北京安貞醫(yī)院OA系統(tǒng)開發(fā)中的管理問題與對策

孟繁星　吳興海

[摘要] 隨著信息化的推廣應用，在醫(yī)院管理中，OA系統(tǒng)已得到普遍運用。該文以安貞醫(yī)院OA 系統(tǒng)開發(fā)中的管理問題為例，介紹了OA系統(tǒng)實施的意義，系統(tǒng)結構、功能特點。結合OA 系統(tǒng)開發(fā)過程中系統(tǒng)分析等四個階段遇到的管理問題，并提出解決方案，保證開發(fā)進度和實際工作需求，提升OA系統(tǒng)的工作使用效率、降低醫(yī)院運營成本，促進醫(yī)院管理水平的提高。

[關鍵詞] OA系統(tǒng);系統(tǒng)開發(fā);管理

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）03（c）-0175-03

Management Problems and Countermeasures in the Development of OA System of Beijing Anzhen Hospital

MENG Fan-xing， WU Xing-hai

Beijing Anzhen Hospital， Beijing， 100029 China

[Abstract] With the popularization and application of information technology， OA systems have been widely used in hospital management. This article takes the management problems in the development of OA system in Anzhen Hospital as an example， and introduces the significance of OA system implementation， system structure and functional characteristics. Combining the management problems encountered in the four stages of system analysis during the OA system development process， and proposed solutions to ensure the development progress and actual work requirements， improve the working efficiency of the OA system， reduce hospital operating costs， and promote the improvement of hospital management.

[Key words] OA system; System development; Management

當前，信息網(wǎng)絡化已成為政府機構、各類企事業(yè)管理水平的重要衡量標準。隨著我國醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的深化，信息化在醫(yī)藥衛(wèi)生行業(yè)領域的作用愈加重要。特別是在大型三甲醫(yī)院中，管理部門專業(yè)化分工明確，各項工作事務形成了制度化、流程化的模式，同時也對工作效率、溝通方式甚至工作成本等管理方法提出了更高的要求和問題。而辦公自動化系統(tǒng)可以有效解決這些問題。利用計算機網(wǎng)絡和信息技術可以優(yōu)化辦事流程、降低時間成本，更加有效地利用、探索和共享醫(yī)院信息資源，不斷提升醫(yī)院管理水平。北京安貞醫(yī)院于2018年進行新的OA系統(tǒng)開發(fā)，以滿足醫(yī)療、行政、后勤、教學、科研等多方面的管理工作。而OA系統(tǒng)開發(fā)過程中的問題直接影響OA系統(tǒng)的功能以及使用效果。該文結合OA系統(tǒng)開發(fā)工作實際情況，對如何更加準確有效地進行需求調研，滿足該院工作需要，進行系統(tǒng)設計，如何對全院職工進行培訓，系統(tǒng)調試期間保障業(yè)務順利開展而進行研究討論。

1? OA系統(tǒng)概述

辦公自動化系統(tǒng)（office automation，OA），采用互聯(lián)網(wǎng)技術，將計算機網(wǎng)絡功能和現(xiàn)代化辦公有機結合起來，是一種全新的辦公方式，也是社會經(jīng)濟發(fā)展和信息化的產(chǎn)物，相對傳統(tǒng)的辦公方式具有極大的優(yōu)勢，節(jié)省了人力、物力等各種成本[1]。

OA系統(tǒng)擁有功能特點有移動辦公、審批事項、資源共享，它代替或簡化已有的工作流程，作為提高醫(yī)院管理能力的基本信息化技術方法，對于醫(yī)院，可以獲得經(jīng)濟效益和社會效益兩方面的改善。

2? 醫(yī)院實施OA系統(tǒng)的意義

2.1? 實施的必要性

大型三甲醫(yī)院的管理工作涉及醫(yī)療、行政、后勤、教學、科研等多個方面。在醫(yī)院日常管理工作中，由于科室眾多、業(yè)務繁雜，傳統(tǒng)醫(yī)院管理模式的執(zhí)行緩慢、責任不清的弊端越來越明顯。利用現(xiàn)代化計算機技術和信息網(wǎng)絡技術改善醫(yī)院管理模式十分必要。OA系統(tǒng)在醫(yī)院的實施可以保證管理工作的制度化、規(guī)范化，加速工作運轉，有效提高管理水平。

2.2? 實施的作用

醫(yī)院的部門、科室分散在院區(qū)內不同的建筑之中，一項審批事務可能會通過本科室領導審批、不同職能部門審核，副院長、院長的審批。辦事人員要往返于不同的辦公地點。部分醫(yī)務人員在承擔自身臨床、科研、教學工作的同時還會處理很多行政事項。這也加大了人力、時間成本。OA系統(tǒng)的實施，實現(xiàn)網(wǎng)絡辦公，打破時間、地點的界限，協(xié)同工作，辦事人員在科室內通過聯(lián)網(wǎng)一臺電腦便可辦理，通過移動終端軟件，即使在外出期間也可處理工作事務，提高了工作效率。

OA系統(tǒng)實現(xiàn)對工作進程的跟蹤、監(jiān)督和提醒，能及時有效地監(jiān)控日常工作、業(yè)務進度等并且根據(jù)業(yè)務流程進度，還增設了催辦、督辦和自動提醒的功能，防止工作遺忘、誤辦的情況發(fā)生[2]。

2.3? 實施的目的

利用OA系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的辦公模式，實現(xiàn)無紙化，可以降低了人力、物力成本以改善經(jīng)濟效益。系統(tǒng)使用者擁有自己的操作權限，了解各項工作的操作流程，操作體驗透明、科學及規(guī)范，提高醫(yī)務人員事務性工作的效率，為其本職的醫(yī)療工作節(jié)約時間。OA系統(tǒng)可以實現(xiàn)信息公開、資源共享，實現(xiàn)人與人之間、科室與科室之間的信息傳遞，增強了工作人員的積極性，提高了醫(yī)院的整體凝聚力。

3? OA系統(tǒng)結構及功能分析

3.1? 結構設計

醫(yī)院OA系統(tǒng)是利用WEB技術、基于B/S架構設計，在internet上實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換與傳遞。易用性好，無需使用專門的客戶端，直接使用操作系統(tǒng)自帶的Web瀏覽器登錄門戶使用，易于系統(tǒng)集中維護管理。完善的移動手機端，便捷即時通訊，借助各種運營的無線網(wǎng)絡，可以隨時隨地進行查詢、瀏覽等業(yè)務處理。在安全性方面。采用用戶/密碼登錄機制，且密碼采用高強度加密措施。

3.2? 系統(tǒng)功能

醫(yī)院開發(fā)OA系統(tǒng)主要滿足各職能部門、臨床科室、職工之間的事務性工作、信息傳遞等需求，用戶登錄后進入個人工作臺（主界面）可以在個人辦公、信息管理、綜合業(yè)務、協(xié)同辦公4大模塊中進行辦公。

3.2.1 系統(tǒng)主界面? 醫(yī)院OA系統(tǒng)主界面為個人工作臺，員工進入各功能模塊的平臺。在此頁面上，該院OA系統(tǒng)設計了便捷、人性化的功能，可設有待辦工作、待閱工作、信息、公告、日歷等功能按鈕。讓使用者更加快速、方便地處理、閱讀待辦工作和重要信息。而通知公告、院務公開、醫(yī)療管理、辦事指南經(jīng)驗知識等若干個功能欄讓院內信息得到共享和傳遞。

3.2.2 個人辦公模塊? 該模塊主要為個人工作需要所設計。除了擁有個人工作臺中待辦工作、待閱工作、已辦工作、已閱工作的功能，具有我的申請、個人群組、消息管理、工作委辦日程安排。針對跨部門合作、涉及相同或不同地點多名人員的項目型工作，利用個人群組、消息管理的功能，將涉及的人員設置為群組，能夠快速有效地發(fā)布信息、通知，代替了逐一打電話、發(fā)信息的低效率溝通方式。而工作委辦能夠系統(tǒng)、清晰地解決，員工因休假、外出工作交接的問題。

3.2.3 信息發(fā)布? 該模塊主要為知識、經(jīng)驗共享所設計。該院不僅具有醫(yī)療功能，同時具有科研、教學、國際交流元素。信息發(fā)布模塊為醫(yī)務人員、科研工作者提供了一個官方開放式的知識經(jīng)驗共享平臺。OA不僅解決辦公流程化問題，同時也可以為科研交流服務。

3.2.4 綜合業(yè)務? 該模塊整合了綜合辦公業(yè)務。其中會議申請項，快速、公平有效地處理各部門、科室申請會議室的需求，代替了以往電話預約的方式。每個科室通過登錄OA系統(tǒng)可以清晰地了解會議室預約資源情況，有效避免預約沖突、出現(xiàn)預約后不使用浪費資源的情況。而預約申請中加入會議主題、出席人員、設備需求等內容也是會議服務的工作效率有效提升。

3.2.5 協(xié)同辦公? 協(xié)同辦公是OA系統(tǒng)最常用的核心功能。解決了醫(yī)院職能部門通過網(wǎng)絡工作流轉、高效協(xié)同工作的問題。工作流設計主要以自定義表單和自定義流程兩部分組成，系統(tǒng)中提供了豐富的表單控件組成及流程分支、權限等控制[3]。管理員可根據(jù)醫(yī)院實際自定義工作流程的功能。以該院職能部門分類，根據(jù)工作需求特點，包括護士請假、新聞宣傳申請、中層請假、蓋章申請、證件利用申請、員工因私因公出國、耗材應用、各類后勤服務申請等功能。有效地梳理了各項工作流程，更加規(guī)范、制度化地辦公。

4? 醫(yī)院OA系統(tǒng)開發(fā)中面臨的問題與對策

4.1? 在系統(tǒng)分析階段，如何更加準確有效地進行需求調研

在管理信息系統(tǒng)開發(fā)中，系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計和系統(tǒng)實施，系統(tǒng)的維護與評價五個階段里，系統(tǒng)分析最為重要，它是根據(jù)系統(tǒng)開發(fā)計劃所確定的范圍，對現(xiàn)行系統(tǒng)進行詳細調查，描述現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務流程，指出現(xiàn)行系統(tǒng)的局限性和不足之處，確定新系統(tǒng)的基本目標和邏輯模型，其分析質量影響著系統(tǒng)開發(fā)的成敗，系統(tǒng)設計、實施也是在其基礎上開展[4]。該院OA系統(tǒng)開發(fā)的分析階段，需求分析工作要調研收集醫(yī)院各項管理工作的業(yè)務流程。每個職能部門都管理著若干醫(yī)院的業(yè)務。這些業(yè)務流程的特點獨立而相互聯(lián)系，在流程上基本需要不同級別領導的審批，有的業(yè)務流程還需要流轉兩個以上的職能部門甚至需要回轉、才可完成工作。以往很多組織在管理系統(tǒng)開發(fā)的需求調研中，由信息部門單獨到其他職能部門去調研需求，出現(xiàn)調研結果不清，職能部門不配合，工作進展緩慢等經(jīng)驗問題。該院采取由院長辦公室、信息中心根據(jù)自身只能優(yōu)勢聯(lián)合進行需求分析。首先，院長辦公室更熟悉各部門的工作流程、加之自身具有對職能部門統(tǒng)一組織協(xié)調的權力，進行收集、確認、整理各職能部門的工作業(yè)務流程，匯總至信息中心，再由信息中西進行下一步需求分析，與職能部門就業(yè)務流程如何在OA中運用進行系統(tǒng)分析。遇到流程出現(xiàn)職責矛盾或模糊時，及時召開協(xié)調會、依據(jù)相關醫(yī)院工作制度梳理結局。這樣有效地解決了調研需求不清晰，為下一步系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實施打好了良好的基礎。同時兩個部門根據(jù)自身職能特點加快了系統(tǒng)分析階段的工作效率。

4.2? 在系統(tǒng)設計階段，如何科學、合理地滿足該院工作需要，進行設計

系統(tǒng)設計階段是在系統(tǒng)分析階段提出的邏輯模型的基礎上設計系統(tǒng)的物理模型。解決“如何做”的問題。在設計時要遵循系統(tǒng)性、靈活性、實用性、經(jīng)濟性、可擴展性等原則。院辦與信息中心就以上幾個原則進行深入分析。首先，系統(tǒng)性要求OA系統(tǒng)要滿足該院各項工作需求，要根據(jù)系統(tǒng)分析階段梳理的工作流程進行設計，符合工作流程的正確邏輯。靈活性要求在設計OA系統(tǒng)時，要明確OA服務于醫(yī)院的工作，不可為了實施OA系統(tǒng)而開發(fā)，需要對提交的需求進行梳理，對不能提高效率或者需要筆記、紙質辦理的業(yè)務，不進入OA系統(tǒng)。對簡單的事務性工作流程、以前不需要領導審批的工作，不可增加審批環(huán)節(jié)。在實用性方面，用戶大多數(shù)為臨床工作者，平日臨床工作繁忙，可能還承擔科研、教學任務，也面臨一些業(yè)務考核等諸多工作，所以在設計上要盡可能地簡捷、易懂，特別是人性化的操作界面。經(jīng)濟性原則，信息化建設需要長期投資，要求從硬件、軟件購買，系統(tǒng)功能衍生的費用，如電子簽章等，以及系統(tǒng)實施后維護，都需要大量投資。所以要結合系統(tǒng)設計科學、有選擇地投入。擴展性要求，整個系統(tǒng)不但要適應目前業(yè)務、管理的發(fā)展需要，更要考慮到未來業(yè)務、管理需求發(fā)生變化情況下，后續(xù)新的信息系統(tǒng)的擴展以及后續(xù)調整性系統(tǒng)的擴展。高擴展性是一個應用系統(tǒng)生命力的重要保證，也是保護單位信息化投資的重要保證[5]。該院OA系統(tǒng)中業(yè)務流程方面設計了可由用戶根據(jù)權限，對現(xiàn)有流程進行添加、縮減審批或者更改路徑的功能。

4.3? 在系統(tǒng)實施階段，如何全面有效地進行培訓

系統(tǒng)實施階段的需要進行計算機等硬件設備的購置、安裝和調試，應用程序的編制和調試，同時進行人員培訓。針對該院職能部門、科室設置及人員構成的情況，如何針對該院部門、科室眾多，人員數(shù)量大的特點進行全面、有效的OA系統(tǒng)培訓。該院通過不同方式的信息溝通、召開培訓會、制作發(fā)放培訓手冊對各科室進行有效培訓。首先院辦與信息中心首先通過醫(yī)院短信平臺通知全院為推廣、培訓職工使用新的OA系統(tǒng)，將召開OA系統(tǒng)培訓會，請各科室設置一名OA聯(lián)系人負責參會及科內培訓。針對科室眾多，臨床人員時間不統(tǒng)一的特點，靈活召開了多場OA培訓會，逐步對全院職工進行培訓，并且為OA系統(tǒng)的有效使用建立了OA工作群，讓大家方便提問交流。并且制作了詳細的OA使用手冊，印發(fā)給各位OA聯(lián)系人參考學習。

4.4? 在系統(tǒng)維護與評價階段如何改正系統(tǒng)錯誤保障業(yè)務順利進行

在系統(tǒng)維護與評價階段需要對迎檢、軟件、數(shù)據(jù)進行維護。對系統(tǒng)的性能進行檢查、測試。在醫(yī)院OA系統(tǒng)投入使用的開始階段，可能會發(fā)生系統(tǒng)錯誤，而其并未在測試工作中發(fā)現(xiàn)。工程師需要對系統(tǒng)進行修改、維護，甚至是一些優(yōu)化改善性的修改，系統(tǒng)或者其中的某項功能會暫時停止使用。此時，為保證醫(yī)院業(yè)務正常開展。院辦與信息中心設立了相應應急機制，例如通過微信群提前通知、暫時改為人為操作等方式應對維護中帶來的問題。同時。信息中心也設立了系統(tǒng)問題反饋機制，鼓勵各科室提交意見、建議，不斷完善系統(tǒng)，提高系統(tǒng)評價水平。

5? 總結

該院開發(fā)OA系統(tǒng)是信息化建設的重要體現(xiàn)，OA系統(tǒng)的實施不僅可以提高醫(yī)院管理的工作效率、降低管理成本，還可以有效減輕了臨床醫(yī)務工作者的工作量。OA系統(tǒng)如何能夠滿足醫(yī)院的管理要求，有效應用于職能管理部門，被廣大職工接受并熟練使用，就需要在系統(tǒng)開發(fā)工作中，明確建設OA系統(tǒng)的開發(fā)目標，設計新系統(tǒng)的總體方案。在分析階段，采取行之有效的手段對各職能部門工作流程的調研要準確到位，遇到流程出現(xiàn)矛盾時，要及時溝通解決。在系統(tǒng)設計階段，要遵循分析階段的調研結果，設計模型，還要考慮系統(tǒng)運行后的經(jīng)濟成本問題，功能擴展問題。根據(jù)臨床工作的特點，建立微信群等有效的溝通平臺、分批組織培訓，更有效地在全院推廣系統(tǒng)的使用。在維護評價階段，要通過反饋機制收集用戶的使用意見建議，查找系統(tǒng)問題，不斷完善系統(tǒng)，使其為醫(yī)院的管理工作服務。

[參考文獻]

[1]? 黃青菁，徐虹.淺談OA辦公系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的應用[J].辦數(shù)字技術與應用公室業(yè)務，2018（4）：56-57.

[2]? 李曉思.淺談OA系統(tǒng)在醫(yī)院中的應用[J].數(shù)字技術與應用，2017（8）：235-236.

[3]? 李磊.安貞醫(yī)院OA系統(tǒng)解決方案手冊[K].2018，34-35.

[4]? 張鵬.OA辦公系統(tǒng)在醫(yī)院的應用，醫(yī)療裝備[J].2015（7）：79.

[5]? 宿明，呂猛.醫(yī)院OA辦公自動化系統(tǒng)的總體架構[J].信息與電腦，2017（4）：103-107.

（收稿日期：2019-12-24）

[課題來源] 北京安貞醫(yī)院院長基金項目（2015G02）

[作者簡介] 孟繁星（1985-），男，北京人，本科，衛(wèi)生管理研究實習員，研究方向：衛(wèi)生信息管理研究、醫(yī)院管理。

[通訊作者] 吳興海（1979-），男，黑龍江哈爾濱人，研究生，助理研究員，研究方向：醫(yī)政管理，E-mail：441653382@qq.com。