葛仁軍 袁曉智

《遼寧省國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作實(shí)施細(xì)則》（以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施細(xì)則》）已于2019年10月31日由省國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室和省檔案局聯(lián)合印發(fā)，《實(shí)施細(xì)則》是遼寧省國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理工作的重要規(guī)范性文件。為方便全省各級(jí)檔案行政管理部門(mén)對(duì)轄區(qū)內(nèi)國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案（以下簡(jiǎn)稱“退管檔案”）的規(guī)范化整理和數(shù)字化工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以及地方黨委政府指定的退休人員人事檔案接收單位和同級(jí)國(guó)家綜合檔案館做好移交接收工作，本文對(duì)《實(shí)施細(xì)則》的制定背景、有關(guān)條款含義、實(shí)施方法等進(jìn)行闡述。

一、《實(shí)施細(xì)則》的制定背景

國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理是黨中央、國(guó)務(wù)院全面深化國(guó)有企業(yè)改革，加快剝離國(guó)有企業(yè)辦社會(huì)職能和解決歷史遺留問(wèn)題的一項(xiàng)重大決策部署，遼寧省委省政府對(duì)國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案社會(huì)化管理工作高度重視，將省檔案局納入遼寧省國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各級(jí)檔案行政管理部門(mén)指導(dǎo)企業(yè)做好移交前的檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作，并指導(dǎo)檔案管理單位做好“退管檔案”移交工作，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，為省檔案局做好全省退休人員人事檔案指導(dǎo)工作提供了堅(jiān)實(shí)的組織保障。

省檔案局積極組織力量起草《實(shí)施細(xì)則》。通過(guò)深入全國(guó)試點(diǎn)城市——大連的社保中心以及沈陽(yáng)、本溪等相關(guān)國(guó)有企業(yè)實(shí)地調(diào)研，形成征求意見(jiàn)稿，向國(guó)家檔案局以及沈陽(yáng)、大連、鞍山、盤(pán)錦等遼寧四個(gè)試點(diǎn)城市的檔案局征求意見(jiàn)，進(jìn)行了補(bǔ)充和完善，歷時(shí)兩個(gè)多月，前后修改二十余稿，由省退管辦和省檔案局聯(lián)合印發(fā)的《實(shí)施細(xì)則》成為《遼寧省國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理工作方案》（廳秘發(fā)〔2019〕108號(hào)）的重要配套文件之一。

《實(shí)施細(xì)則》既為國(guó)有企業(yè)在退休人員人事檔案的規(guī)范化整理和數(shù)字化工作方面提供了內(nèi)容詳實(shí)的操作指南，也為地方黨委政府指定的檔案管理單位和同級(jí)國(guó)家綜合檔案館接收檔案提供了可遵循的依據(jù)。

二、《實(shí)施細(xì)則》的主體框架及要點(diǎn)

《實(shí)施細(xì)則》的內(nèi)容安排遵循“退管檔案”工作流程，分章節(jié)布局，對(duì)國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案社會(huì)化管理工作的各個(gè)方面和全過(guò)程進(jìn)行規(guī)范?！秾?shí)施細(xì)則》共分五章，二十五條。

《實(shí)施細(xì)則》在規(guī)范化整理方面主要依據(jù)《干部人事檔案工作條例》，同時(shí)參照《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的相關(guān)內(nèi)容。因?yàn)閲?guó)有企業(yè)單位中的領(lǐng)導(dǎo)人員、管理人員和專業(yè)技術(shù)人員屬于干部身份，近年來(lái)許多企業(yè)特別是中央駐遼企業(yè)遵循《干部人事檔案工作條例》及相關(guān)配套文件的規(guī)定開(kāi)展了干部人事檔案規(guī)范化整理工作，對(duì)其工作成果應(yīng)予尊重，同時(shí)《實(shí)施細(xì)則》兼顧企業(yè)職工檔案的一些特點(diǎn)，在歸檔范圍上增添了相應(yīng)的內(nèi)容?！秾?shí)施細(xì)則》在數(shù)字化方面主要依據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017），同時(shí)吸納了《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870-2017）的相關(guān)要求。

1.《實(shí)施細(xì)則》提出整理原則，特別強(qiáng)調(diào)了無(wú)論是依靠企業(yè)自身力量還是采取外包的形式，整理者個(gè)人或者外包公司都不得擅自處理或者銷(xiāo)毀檔案;在鑒別工作中，無(wú)論是鑒別姓名還是鑒別重份，抑或鑒別是否屬于歸檔范圍（比如不屬于歸檔范圍的中共黨員“思想?yún)R報(bào)”“畢業(yè)論文”正文），最終都是由本企業(yè)組織人事（人力資源）職能部門(mén)決定，采取轉(zhuǎn)出、退回、留存、銷(xiāo)毀等不同方式進(jìn)行處理。

2.“退管檔案”應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分十大類(lèi)。需要強(qiáng)調(diào)的是，分類(lèi)不能只看材料名稱（標(biāo)題或者表頭），而應(yīng)根據(jù)材料主要內(nèi)容判定類(lèi)別。

（1）履歷類(lèi)：包括各種履歷和簡(jiǎn)歷性質(zhì)的登記表、履歷表、簡(jiǎn)歷表及各種簡(jiǎn)歷材料。有鑒定內(nèi)容的履歷表和簡(jiǎn)歷表，如以履歷為主的，歸入第一類(lèi)。

（2）自傳和思想類(lèi)：包括歷次自傳，如歷史自傳、思想自傳、反省自傳、小史、小傳;思想類(lèi)材料主要指重大教育活動(dòng)和重要黨性分析材料，比如參加“三嚴(yán)三實(shí)”“兩學(xué)一做”“不忘初心牢記使命”主題教育等活動(dòng)的思想?yún)R報(bào)和黨性分析材料。干部報(bào)告?zhèn)€人事項(xiàng)和以自傳為主要內(nèi)容的履歷表或簡(jiǎn)歷表歸入第二類(lèi)。

（3）考核鑒定類(lèi)：考核包括年度考核、定期（任期、援派、掛職、扶貧等）考核，提拔使用后的后備干部登記表以及重大事件、突發(fā)事件和重大任務(wù)的表現(xiàn)材料;鑒定主要包括個(gè)人鑒定、出國(guó)（境）、調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)業(yè)及其他鑒定材料。畢業(yè)和結(jié)業(yè)鑒定應(yīng)歸入第四類(lèi);干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類(lèi)。

（4）學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)類(lèi)材料。第四類(lèi)中含四個(gè)二級(jí)類(lèi)目，包括中學(xué)以來(lái)取得的學(xué)歷學(xué)位、成績(jī)表，職業(yè)（任職）資格和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱），科研學(xué)術(shù)，培訓(xùn)（2個(gè)月以上的）材料。

（5）政審、審計(jì)和審核類(lèi)。政審包括各類(lèi)政審表及歷史情況政治審查的批復(fù)和結(jié)論及主要依據(jù)和證明材料;本人的意見(jiàn)和交代說(shuō)明材料;甄別、復(fù)查以及撤銷(xiāo)的結(jié)論、批復(fù)和依據(jù)材料;家庭成員及主要社會(huì)關(guān)系的證明材料、平反決定、通知或復(fù)查意見(jiàn)。審計(jì)包括經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、離任審計(jì)的審計(jì)結(jié)果和整改情況材料。審核包括紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)出具的干部不宜使用、不適合擔(dān)任現(xiàn)職的意見(jiàn)及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員廉潔從業(yè)結(jié)論性評(píng)價(jià)材料;干部申訴復(fù)核、處理決定、再申訴處理決定書(shū)等;干部人事檔案專業(yè)審核和任前審核以及干部職工基本信息認(rèn)定材料。更改（認(rèn)定）姓名、民族、籍貫、國(guó)籍、出生時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料，職工參加工作時(shí)間及連續(xù)工齡核定表等計(jì)算連續(xù)工齡審批材料，如原下鄉(xiāng)知識(shí)青年計(jì)算連續(xù)工齡審定（批）表、參保職工視同繳費(fèi)年限認(rèn)定表，均歸入第五類(lèi)，而不是放入9—2類(lèi)的退休審批材料中。補(bǔ)充歸檔的情況說(shuō)明或者調(diào)查報(bào)告類(lèi)材料，涉及“三齡二歷一身份”信息認(rèn)定或補(bǔ)充說(shuō)明的，歸入第五類(lèi)。

（6）黨、團(tuán)類(lèi)材料。包括加入黨、團(tuán)組織的志愿書(shū)、（轉(zhuǎn)正）申請(qǐng)書(shū)、培養(yǎng)教育考察材料;整黨工作、黨員（重新、不予、緩期）登記、民主評(píng)議以及勸退、除名，取消預(yù)備黨員資格、退黨、脫黨材料;恢復(fù)組織生活（黨籍）的材料;加入或退出民主黨派的材料。加入或退出工會(huì)、行業(yè)協(xié)會(huì)等材料不歸入第六類(lèi)，可以歸入第十類(lèi)。

（7）表彰獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)材料。評(píng)先、評(píng)優(yōu)、表彰、嘉獎(jiǎng)、記功及授予或撤銷(xiāo)獎(jiǎng)勵(lì)和榮譽(yù)稱號(hào)的材料、報(bào)表;享受政府津貼的材料。

（8）違規(guī)違紀(jì)違法處分類(lèi)材料。黨紀(jì)政紀(jì)處分以及解除（變更、撤銷(xiāo)）處分的決定、依據(jù)與證明材料，本人的意見(jiàn)、交代、檢查和說(shuō)明材料;公檢法部門(mén)的起訴、判決、拘留，以及沒(méi)收、收繳、追繳違法、非法所得和非法財(cái)物的材料;各類(lèi)處理處分、個(gè)人誠(chéng)信的相關(guān)材料。

（9）工資、任免、出國(guó)和會(huì)議代表類(lèi)材料。第九類(lèi)中含有四個(gè)二級(jí)類(lèi)目。9—1是工資、待遇。9—2是任免，包括招錄、聘用;任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休;辭職、辭退、罷免;職務(wù)職級(jí)。9—3因公出國(guó)（境）。9—4會(huì)議代表類(lèi)。有任免職務(wù)內(nèi)容的干部登記表、任免呈報(bào)表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級(jí)別的評(píng)級(jí)、評(píng)定軍銜的鑒定表等材料，歸第九類(lèi)。

（10）其他可供組織參考的材料。健康檢查、處理工傷事故、治喪材料;人事檔案報(bào)送、審核;因私出國(guó)（境）材料;畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證（派遣證），人事?tīng)?zhēng)議仲裁裁決書(shū)（調(diào)解書(shū)），工作調(diào)動(dòng)介紹信，再生育子女（自愿生育一個(gè)孩子）申請(qǐng)審批表等有參考價(jià)值的材料。

第十類(lèi)是兜底條款，有保存價(jià)值屬于歸檔范圍又無(wú)法放入前九大類(lèi)里面的材料均可放入第十類(lèi)。

總體上，在干部人事檔案收集范圍的基礎(chǔ)上，根據(jù)企業(yè)職工檔案的特點(diǎn)增添了職業(yè)技術(shù)學(xué)院、技校登記表、成績(jī)單，以工代干材料等等。

3.《實(shí)施細(xì)則》對(duì)內(nèi)容交叉的檔案材料分類(lèi)提出了處理意見(jiàn)。

（1）第三類(lèi)（考核鑒定）與第四類(lèi)（學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)[職稱]、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)）。組織人事（人力資源）部門(mén)記錄的干部職工參加脫產(chǎn)培訓(xùn)情況和培訓(xùn)期間主要表現(xiàn)材料、考核結(jié)果等歸第四類(lèi)，其中以主要表現(xiàn)內(nèi)容為主的，歸第三類(lèi)。

（2）第五類(lèi)（政審、審計(jì)和審核）與第八類(lèi)（違規(guī)違紀(jì)違法處分）。政治歷史問(wèn)題與違紀(jì)錯(cuò)誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定等材料，歸第八類(lèi);凡未給予處分，以政治歷史問(wèn)題為主的，歸第五類(lèi)，以違紀(jì)錯(cuò)誤為主的歸第八類(lèi);干部申訴復(fù)核決定、申訴處理決定書(shū)、再申訴處理決定書(shū)等，歸第五類(lèi)，其中涉紀(jì)涉法的，與處理處分材料一并歸第八類(lèi)。

（3）補(bǔ)充歸檔的情況說(shuō)明或者調(diào)查報(bào)告類(lèi)材料，涉及“三齡二歷一身份”信息認(rèn)定或補(bǔ)充說(shuō)明的，歸第五類(lèi);其他情況按照涉及的內(nèi)容和針對(duì)的問(wèn)題，歸入相應(yīng)類(lèi)別。有時(shí)如果只看工作介紹信題名，而不仔細(xì)看內(nèi)容，就容易發(fā)生分類(lèi)混淆，比如招收固定工人（全民）介紹信與招收工人登記表屬于錄用的配套材料應(yīng)歸入第九類(lèi)9—2中，而工作調(diào)動(dòng)介紹信，放入第十類(lèi)。

4.對(duì)人事檔案的排序與編號(hào)提出了要求。

（1）按材料形成時(shí)間排序的有第一、二、三、七、十類(lèi)。

（2）按材料內(nèi)容的主次關(guān)系排序的有第五、六、八類(lèi)。

（3）按材料性質(zhì)和時(shí)間順序相對(duì)集中排序的有第四、九類(lèi)，即二級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)容相對(duì)集中。比如，4-1中同一學(xué)歷學(xué)位材料應(yīng)當(dāng)集中放置。

（4）類(lèi)號(hào)、順序號(hào)及頁(yè)號(hào)。類(lèi)號(hào)、順序號(hào)和頁(yè)號(hào)不要寫(xiě)在托裱紙上，應(yīng)用2B鉛筆標(biāo)注在材料上;材料中間有原始表格和頁(yè)碼的，即使沒(méi)有填寫(xiě)內(nèi)容，也應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)碼;頁(yè)碼是每份材料內(nèi)小流水，不是整卷大流水號(hào)。

5.對(duì)檔號(hào)的編制進(jìn)一步明確：全宗號(hào)——退休年度

——案卷流水號(hào)。在案卷封面左上角標(biāo)注檔號(hào)。檔案卷盒背脊應(yīng)附標(biāo)簽，作出明確標(biāo)注，便于檢索。如卷脊編號(hào)處企業(yè)原有標(biāo)注號(hào)碼，可保留;如沒(méi)有，也可將檔號(hào)標(biāo)注在編號(hào)處。姓名和籍貫照實(shí)錄入。

全宗號(hào)，由最終接收退休人員人事檔案的國(guó)家綜合檔案館給定。一個(gè)企業(yè)給一個(gè)全宗號(hào)。退休年度，辦理退休完成審批的年度，由4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，是退休審批表中認(rèn)定的退休年度，如材料上注明同意該職工于2015年12月退休（職），從2016年1月起享受基本養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇，退休年度就是2015年。案卷流水號(hào)，年度內(nèi)順序號(hào)，由3位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足3位用“0”補(bǔ)齊。如企業(yè)某年退休人員超過(guò)千人，則該企業(yè)全部人事檔案的案卷流水號(hào)可用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不足4位用“0”補(bǔ)齊。

6.對(duì)編目提出了要求。卷內(nèi)的人事檔案目錄（見(jiàn)下圖）內(nèi)容包括序號(hào)、材料名稱、材料形成日期、頁(yè)數(shù)和備注，一般由電子表格（XSL）錄入，并打印出來(lái)置于卷首。為便于日后補(bǔ)充材料，一般每類(lèi)目錄（包括四、九類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目）均重新另起一頁(yè)。

（1）序號(hào)。包括類(lèi)號(hào)和順序號(hào)。

（2）材料名稱。根據(jù)材料標(biāo)題及內(nèi)容填寫(xiě)。

（3）材料形成日期。一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間，要填清年、月、日，年度為四位數(shù)，月和日均為兩位數(shù)，不足部分用“0”占位，如“20121203”。復(fù)制的檔案材料，采用原件形成時(shí)間。比如，任免審批表，應(yīng)以審批單位簽署的時(shí)間為準(zhǔn);如果由選舉產(chǎn)生，應(yīng)以選舉當(dāng)選的時(shí)間為準(zhǔn);干部履歷表上有干部本人填寫(xiě)的時(shí)間，還有組織上審查蓋章的時(shí)間，應(yīng)以組織上審查蓋章時(shí)間為準(zhǔn);入黨志愿書(shū)，應(yīng)以組織批準(zhǔn)為正式黨員蓋章確認(rèn)的時(shí)間為準(zhǔn)。

（4）頁(yè)數(shù)。每份材料的總頁(yè)數(shù)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，A3頁(yè)面材料為一個(gè)整體版面的計(jì)為一頁(yè)。

（5）備注。填寫(xiě)需要說(shuō)明的情況，如“補(bǔ)辦”“復(fù)印件”“原材料破損”“附翻譯件”“附考察材料”“附現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)材料”等。

7.對(duì)技術(shù)加工提出要求。材料和目錄采用A4紙型，左側(cè)留25mm的裝訂邊，檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。但對(duì)紙張破損、幅面不標(biāo)準(zhǔn)的檔案材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)制和技術(shù)加工。

（1）復(fù)制。對(duì)紙張破損、字跡易褪色（或模糊不清）材料應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)保持材料原貌，不能任意擴(kuò)大或縮小，不能對(duì)原件內(nèi)容進(jìn)行修改。

（2）折疊。幅面過(guò)大材料從下面或右邊進(jìn)行折疊，檔案材料原則上不得裁剪。

（3）托裱與加邊。破損或幅面過(guò)小影響裝訂的應(yīng)托裱，比如學(xué)歷證明復(fù)印件、畢業(yè)報(bào)到證、學(xué)生成績(jī)冊(cè)等;裝訂邊過(guò)窄須加邊。膠棒和膠水要用能防蟲(chóng)蛀、防腐蝕的專用粘膠劑，如聚乙烯醇（簡(jiǎn)稱PVA）無(wú)毒無(wú)害，不易生霉。

（4）拆除金屬物。拆除如大頭針、曲別針、訂書(shū)釘?shù)冉饘倨?，防止氧化銹毀材料。

8.對(duì)裝訂提出要求。檔案材料及目錄應(yīng)左邊、下邊對(duì)齊;不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不損壞文件材料。檔案材料一律正裝，橫寫(xiě)的材料名稱在上，豎寫(xiě)的材料（主要是20世紀(jì)50年代前后形成的早期材料）名稱在右。橫排版的表單材料，表頭在左側(cè)（裝訂邊一側(cè)）。

9.檔案數(shù)字化。各國(guó)有企業(yè)可以只用XSL電子表格和掃描儀自帶驅(qū)動(dòng)程序即可完成退休人員人事檔案數(shù)字化工作。

（1）檔案出庫(kù)。整理人員首先從人事檔案庫(kù)房按批次借出待整理檔案，核對(duì)檔案編號(hào)后，在人事檔案出（入）庫(kù)登記表的對(duì)應(yīng)位置上簽字確認(rèn)，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后對(duì)人事檔案進(jìn)行出庫(kù)交接。

（2）前處理。編制頁(yè)號(hào)，拆除裝訂，技術(shù)修復(fù)。人事檔案須全部掃描，不能挑掃。

（3）目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。采用通用數(shù)據(jù)格式，XLS格式錄入。建立案卷目錄和份目錄，見(jiàn)下圖。

案卷目錄打印出紙質(zhì)版后可作為企業(yè)與接收單位之間移交手續(xù)中的檔案移交清冊(cè)。

（4）掃描。選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整，保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近人事檔案原貌。

掃描設(shè)備應(yīng)采用接觸式掃描儀，對(duì)于質(zhì)量比較好的紙張，可采用雙面高速掃描儀;對(duì)于老舊、薄軟的紙張，可采用平板掃描儀。不建議采用高拍儀設(shè)備，因?yàn)槭芄饩€和角度的影響，易出現(xiàn)圖片失真。

全部采用彩色模式掃描;掃描分辨率不小于300dpi;長(zhǎng)期存儲(chǔ)采用單頁(yè)文件JPEG格式;以檔號(hào)為唯一標(biāo)識(shí)符對(duì)圖像命名，如TN001-2015-001-1-1-01.JPG。

（5）圖像處理。①旋轉(zhuǎn)及糾偏。對(duì)不符合閱讀方向的數(shù)字圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原。對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像，應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，圖像正負(fù)偏差小于0.5度，以視覺(jué)基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。②裁邊。原則上原16開(kāi)和B5紙型掃描后，不必進(jìn)行裁邊。如需對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行裁邊處理，應(yīng)在距頁(yè)邊最外延至少2mm—3mm處裁剪圖像，保證人事檔案原貌。裝訂線附近有信息時(shí)，可適當(dāng)擴(kuò)大留白范圍。③去污。遵循展現(xiàn)人事檔案原貌的原則，處理過(guò)程中不得去除人事檔案頁(yè)面原有的紙張褪變斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔等痕跡，只去除在掃描過(guò)程中產(chǎn)生的污點(diǎn)、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)。④拼接與背襯。對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，進(jìn)行拼接處理合并為完整的圖像;對(duì)于較薄的紙張，容易發(fā)生掃描背面情況，要求墊襯紙后掃描，同時(shí)保證操作時(shí)掃描儀背板潔凈。⑤圖像質(zhì)量檢查。數(shù)字圖像不完整、無(wú)法清晰識(shí)別或圖像失真度較大時(shí)，應(yīng)重新掃描。及時(shí)糾正漏掃、錯(cuò)掃、重復(fù)掃、多掃等情況;數(shù)字圖像的排列順序與人事檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整;對(duì)數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。圖像外觀整潔清晰，避免出現(xiàn)雜質(zhì)、折痕、黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊、背透、變形失真等情況，以不遮圖像信息為準(zhǔn)。

數(shù)字化成果可以形成四級(jí)文件夾和掃描圖片數(shù)據(jù)（見(jiàn)下圖）。

第一層文件夾：每個(gè)單位建一個(gè)大文件夾;

第二層文件夾：包括各退休年度的文件夾、案卷目錄及份目錄;

第三層文件夾：在每個(gè)退休年度內(nèi)為每人的檔案建立一個(gè)文件夾;

第四層文件夾：在每個(gè)人的文件夾中，建份文件夾;

在份文件夾中，是每份文件的所有掃描圖片，文件夾的命名方式與檔號(hào)相同，不用體現(xiàn)退休人員姓名和企業(yè)名稱。

（6）數(shù)據(jù)掛接。①應(yīng)借助相關(guān)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)和與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)人事檔案數(shù)字圖像進(jìn)行批量掛接，以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。實(shí)現(xiàn)基于相應(yīng)規(guī)則（圖片文件名與掛接索引或檔號(hào)對(duì)應(yīng);層級(jí)文件夾結(jié)構(gòu)名稱與掛接索引或檔號(hào)對(duì)應(yīng)）的批量掛接，確保圖片上傳快捷。②逐條對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與退休人員人事檔案數(shù)字圖像對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開(kāi)以及諸如字段是否為空，性別與身份證號(hào)互檢、圖片格式分辨率系列屬性等關(guān)系進(jìn)行校驗(yàn)等，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)進(jìn)行糾正。

退休人員人事檔案接收單位應(yīng)積極準(zhǔn)備相關(guān)接收軟件，待企業(yè)移交后即實(shí)現(xiàn)掛接，按照中央的要求認(rèn)真做好檔案提供利用工作，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)數(shù)字化、便捷化。

企業(yè)也可以另外留存一套人事檔案數(shù)字化副本，借助相關(guān)軟件完成掛接，實(shí)現(xiàn)查詢、輸出、打印功能。

退休人員人事檔案數(shù)字化副本涉及個(gè)人信息，不得通過(guò)公共互聯(lián)網(wǎng)傳遞，應(yīng)采取離線方式交接，確保個(gè)人信息安全。

（7）數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交。以外包形式進(jìn)行退休人員人事檔案數(shù)字化的企業(yè)，應(yīng)對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。

（8）人事檔案歸還入庫(kù)，履行人事檔案入庫(kù)手續(xù)。

三、《實(shí)施細(xì)則》的實(shí)施

《實(shí)施細(xì)則》的制定和下發(fā)對(duì)我省“退管檔案”工作具有重要的指導(dǎo)作用，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)和“退管檔案”接收單位以及各國(guó)有企業(yè)要充分重視，認(rèn)真落實(shí)，確保按期實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案及數(shù)字化成果順利移交與接收。

1.各級(jí)檔案行政管理部門(mén)與同級(jí)國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室聯(lián)合將《實(shí)施細(xì)則》予以轉(zhuǎn)發(fā)，不僅要將《實(shí)施細(xì)則》轉(zhuǎn)發(fā)至本轄區(qū)內(nèi)的檔案行政管理部門(mén)和“退管辦”以及“退管檔案”接收單位，還要將文件轉(zhuǎn)發(fā)至轄區(qū)內(nèi)所有國(guó)有企業(yè)，及時(shí)組織本地區(qū)各相關(guān)單位和企業(yè)學(xué)習(xí)貫徹《實(shí)施細(xì)則》。

2.各級(jí)檔案行政管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)國(guó)有企業(yè)“退管檔案”工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，將“退管檔案”管理列為近期檔案工作的重點(diǎn)。通過(guò)培育典型、試點(diǎn)先行的方式，對(duì)本地區(qū)國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案整理和數(shù)字化已經(jīng)完成的工作認(rèn)真進(jìn)行梳理、總結(jié)、完善，形成可復(fù)制可推廣的經(jīng)驗(yàn)，更好地發(fā)揮先進(jìn)典型的示范引領(lǐng)作用。

3.各國(guó)有企業(yè)要組織人力資源（組織人事）職能部門(mén)與檔案部門(mén)相關(guān)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，吃透《實(shí)施細(xì)則》的精神實(shí)質(zhì);在學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，明確工作進(jìn)度，倒排工期，通過(guò)細(xì)化責(zé)任分工，制定時(shí)間表和路線圖，督促集團(tuán)本部及所屬企業(yè)退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作同步整體推進(jìn);同時(shí)積極鼓勵(lì)各企業(yè)結(jié)合實(shí)際，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，進(jìn)一步提高檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作效率。各國(guó)有企業(yè)應(yīng)與地方黨委和政府指定的人事檔案管理單位做好移交銜接工作。

4.明確退管檔案的歸屬與流向。各國(guó)有企業(yè)在完成退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作后，將退休人員人事檔案和數(shù)字化副本統(tǒng)一向地方黨委和政府指定的人事檔案管理單位移交;死亡五年以上的，由地方黨委和政府指定的人事檔案管理單位將其人事檔案和數(shù)字化副本向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。交接雙方辦理交接手續(xù)，移交清冊(cè)由雙方永久保存。

5.根據(jù)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》（中辦發(fā)〔2014〕15號(hào)）“規(guī)范并支持社會(huì)力量參與檔案事務(wù)”的相關(guān)要求，對(duì)存量退休人員人事檔案數(shù)量大，依靠自身力量難以按時(shí)完成任務(wù)的企業(yè)，可以考慮引進(jìn)檔案專業(yè)數(shù)字化公司參與工作。