推進(jìn)黨政機關(guān)資產(chǎn)管理檔案規(guī)范化建設(shè)之思考

謝麗娟

機關(guān)事務(wù)管理部門承擔(dān)著黨政機關(guān)及所屬事業(yè)單位公共設(shè)施、公務(wù)用車、公共服務(wù)等方面的管理職能，其核心是資產(chǎn)管理。在資產(chǎn)管理工作中形成了大量的資產(chǎn)檔案，這些資產(chǎn)檔案既是資產(chǎn)管理的成果，又是資產(chǎn)管理的依據(jù)，屬于資產(chǎn)的重要組成部分。資產(chǎn)管理檔案工作是機關(guān)事務(wù)管理部門一項重要的基礎(chǔ)管理工作，具有較強的專業(yè)性和特殊性，應(yīng)當(dāng)引起各級機關(guān)事務(wù)管理部門的高度重視。本文以常州市武進(jìn)區(qū)機關(guān)事務(wù)管理中心為例，探討資產(chǎn)管理檔案的主要特點、存在的問題及對策。

一、機關(guān)事務(wù)管理部門資產(chǎn)管理檔案的基本特點

機關(guān)事務(wù)管理部門資產(chǎn)檔案形成于資產(chǎn)管理活動，不同類型的資產(chǎn)管理活動會形成不同門類的資產(chǎn)管理檔案。這些不同門類的檔案具有以下共同的特點：

1.來源上的廣泛性。檔案形成于各項具體工作中，是相關(guān)工作的原始記錄，屬于第一手材料。機關(guān)事務(wù)管理部門承擔(dān)著為本級黨政機關(guān)、直屬單位、人民團(tuán)體等所有單位提供各項公共服務(wù)保障任務(wù)，其工作內(nèi)容多、涉及面廣，這就決定了機關(guān)事務(wù)管理部門資產(chǎn)管理檔案來源上的廣泛性，涵蓋了基建管理、房產(chǎn)管理、設(shè)備管理、能源管理、綠化管理等各項工作，相應(yīng)形成基建檔案、房管檔案、設(shè)備檔案、車輛檔案、能源檔案、綠化檔案等多種門類檔案。

2.關(guān)系上的對應(yīng)性。機關(guān)事務(wù)管理部門的資產(chǎn)管理都針對某個特定的資產(chǎn)對象，如房屋資產(chǎn)管理一般針對某幢房屋，設(shè)備資產(chǎn)管理一般針對某臺設(shè)備，所以資產(chǎn)檔案與資產(chǎn)對象之間存在著一一對應(yīng)的關(guān)系，有一個資產(chǎn)對象就必須建立一套資產(chǎn)檔案。如武進(jìn)區(qū)機關(guān)事務(wù)管理中心對161輛區(qū)級黨政機關(guān)派駐車輛、74輛區(qū)級事業(yè)單位派駐車輛都建立了“一車一檔”，對負(fù)責(zé)管理的40臺電梯都建立了“一梯一檔”。

3.構(gòu)成上的多樣性。各種不同的資產(chǎn)管理工作，它們的工作內(nèi)容、工作方式和工作成果都不同，形成檔案的記錄內(nèi)容、記錄方式、記錄載體等也不同。從記錄方式上來看，機關(guān)事務(wù)管理部門資產(chǎn)管理檔案主要有文字材料、圖樣材料、聲像材料等；從記錄載體上來看，機關(guān)事務(wù)管理部門資產(chǎn)管理檔案主要有紙質(zhì)材料、磁性材料、實物材料等。

4.內(nèi)容上的連續(xù)性。資產(chǎn)管理貫穿于資產(chǎn)使用全過程，具有連續(xù)性，資產(chǎn)管理檔案形成于資產(chǎn)管理的各個環(huán)節(jié)，同樣具有連續(xù)性。如公務(wù)用車檔案從車輛基本信息記錄到車輛維修記錄再到車輛年審記錄，電梯設(shè)備檔案從隨機文件到安裝調(diào)試材料再到定期檢驗報告，都構(gòu)成了有機整體，具有一定的連續(xù)性。

二、機關(guān)事務(wù)管理部門資產(chǎn)管理檔案工作存在的問題

資產(chǎn)管理檔案在機關(guān)事務(wù)管理工作中起著舉足輕重的作用，但是資產(chǎn)管理檔案在日常收集、管理、利用等方面還存在著不少問題，主要表現(xiàn)在：

1.資產(chǎn)管理檔案材料收集不齊全。眾所周知，歸檔最重要的是文件材料的齊全完整，需要各單位部門的支持和配合，如果材料收集不齊全，必然會影響資產(chǎn)管理檔案的歸檔質(zhì)量和利用效果。如在實際工作中，總有一些單位不能按規(guī)定要求及時報送辦公用房基礎(chǔ)信息，統(tǒng)計材料也是久催不報，導(dǎo)致歸檔材料不全。部分單位對公務(wù)用車檔案不重視，導(dǎo)致少數(shù)公務(wù)用車材料不齊全，致使在公務(wù)用車制度改革后不能正常過戶，影響了公車的正常使用。

2.資產(chǎn)管理檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理。機關(guān)事務(wù)管理工作大多按職能分工實行科室負(fù)責(zé)制，形成的資產(chǎn)管理檔案也大多留存在各業(yè)務(wù)科室。如公務(wù)用車檔案由車輛與節(jié)能管理科保管，辦公用房檔案由公房管理科保管，都沒有向中心檔案室移交。分散管理的體制極易造成部分資產(chǎn)管理檔案歸檔不及時、整理不規(guī)范、利用不高效，隨著人員調(diào)離還存在檔案材料散失的安全隱患。

3.資產(chǎn)管理檔案信息開發(fā)利用不夠。機關(guān)事務(wù)管理部門對資產(chǎn)管理檔案信息開發(fā)利用工作的重視程度不高，普遍存在“重業(yè)務(wù)輕檔案”的現(xiàn)象。如武進(jìn)區(qū)機關(guān)事務(wù)管理中心運用全省統(tǒng)一的“公務(wù)用車智能化管理平臺”進(jìn)行車輛管理，產(chǎn)生了車輛基礎(chǔ)信息、車輛使用調(diào)度、歷史行車監(jiān)控等大量檔案數(shù)據(jù)，然而這些檔案數(shù)據(jù)沒能得到更多的開發(fā)利用，公務(wù)用車管理在實際工作中仍主要依靠人工進(jìn)行管理，管理平臺的內(nèi)能沒有得到充分釋放。

三、實現(xiàn)資產(chǎn)檔案管理規(guī)范化的對策

資產(chǎn)管理檔案是機關(guān)事務(wù)管理部門一切工作得以有效開展的基本依據(jù)。推進(jìn)機關(guān)事務(wù)集中管理，做好公共管理和公共服務(wù)等政務(wù)工作，打造節(jié)約型機關(guān)、廉政型政府是新形勢下對機關(guān)事務(wù)管理工作提出的新要求，而要適應(yīng)新要求，資產(chǎn)管理檔案工作就要緊跟新一輪機關(guān)事務(wù)管理部門改革的步伐，在管理上下功夫。

1.加強組織領(lǐng)導(dǎo)，完善資產(chǎn)管理檔案工作體制。資產(chǎn)管理檔案材料的形成來源廣泛，需要各級黨政機關(guān)、事業(yè)單位的配合支持，因此做好資產(chǎn)管理檔案工作需要進(jìn)一步加強組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全資產(chǎn)管理檔案工作機制，科學(xué)制定機關(guān)事務(wù)管理部門檔案管理辦法，完善資產(chǎn)管理檔案考核監(jiān)督制度，提高對資產(chǎn)管理檔案工作重要性的認(rèn)識。

2.實行集中管理，確保資產(chǎn)管理檔案完整齊全。針對目前資產(chǎn)管理檔案分散保存在各業(yè)務(wù)科室的實際，檔案部門要認(rèn)真落實文件材料歸檔制度，指導(dǎo)督促業(yè)務(wù)科室按照要求規(guī)范做好資產(chǎn)檔案收集歸檔，并定期向中心檔案室移交，切實做到檔案的集中統(tǒng)一管理。對不按規(guī)定造成檔案損失的，單位要依法依規(guī)追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和直接責(zé)任人的責(zé)任。

3.強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案工作人員業(yè)務(wù)能力。資產(chǎn)管理檔案工作是一項專業(yè)性較強的工作，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平都提出了更高要求，檔案工作人員要不斷強化責(zé)任意識、擔(dān)當(dāng)意識和使命意識，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法以及檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等業(yè)務(wù)知識，借鑒兄弟地區(qū)機關(guān)事務(wù)管理部門資產(chǎn)檔案管理的好做法好經(jīng)驗，不斷提高知識水平和業(yè)務(wù)水平，提升實際操作技能，更好地適應(yīng)資產(chǎn)管理檔案工作現(xiàn)代化的需要。

4.應(yīng)用信息技術(shù)，提高資產(chǎn)管理檔案服務(wù)水平。隨著社會信息化程度越來越高，檔案部門要提高運用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)能力，提高資產(chǎn)管理檔案數(shù)字化程度，建立全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫，不斷豐富電子檔案庫，提升信息化水平。同時推進(jìn)各業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)平臺功能優(yōu)化升級，開發(fā)大數(shù)據(jù)分析等智能化功能，提高資產(chǎn)管理檔案服務(wù)水平，為機關(guān)事務(wù)管理各項工作提供更多基礎(chǔ)支撐。