醫(yī)院基本建設(shè)工程檔案管理分析

李夏

【摘要】醫(yī)院整體發(fā)展中建設(shè)工程是醫(yī)院發(fā)展中的重要組成部分，也是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的重要保障，使醫(yī)院快速穩(wěn)定地發(fā)展。由于醫(yī)院的建設(shè)工程具有工程規(guī)模大、工期時(shí)間長(zhǎng)、投資資金大等特點(diǎn)，醫(yī)院的建設(shè)工程檔案時(shí)，需要對(duì)醫(yī)院工程建設(shè)期間的各種事宜以及管理過(guò)程進(jìn)行準(zhǔn)確記錄。建設(shè)工程的檔案管理對(duì)醫(yī)院的工程質(zhì)量和維護(hù)方面具有重要作用，本文對(duì)醫(yī)院基本建設(shè)工程檔案的管理進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院基本建設(shè);工程檔案;管理

醫(yī)院的基本建設(shè)工程檔案中的管理工作是醫(yī)院的工程建設(shè)一個(gè)重要內(nèi)容，所以不僅能夠維護(hù)醫(yī)院的檔案完整，而且也維持了醫(yī)院的系統(tǒng)性發(fā)展。根據(jù)相關(guān)的研究和實(shí)踐還可以發(fā)現(xiàn)醫(yī)院的工程檔案管理重在建立完整的檔案管理體系、選擇正確的收集方式、提高相關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)。所以文中首先分析了建設(shè)工程檔案的含義及其重要性，其次對(duì)醫(yī)院基本建設(shè)工程檔案的管理進(jìn)行具體分析。

一、建設(shè)工程檔案的含義及其重要性

建設(shè)工程檔案實(shí)際上就是根據(jù)相關(guān)的建筑管理規(guī)定，對(duì)整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程進(jìn)行記錄。檔案的保存主要是對(duì)各種圖紙、文字、圖片、影像資料等相關(guān)的技術(shù)材料的總稱。這種檔案資料的形成和積累以及材料的積累都對(duì)建設(shè)工程的質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響，工程建設(shè)完成后的必須交付的必要條件，同時(shí)還能給工程檢查以及工程的維護(hù)和改建提供較好的材料和依據(jù)。建設(shè)工程的檔案資源是未來(lái)建設(shè)工程的重要資源和人類智慧的結(jié)晶。所以在很多重大的建設(shè)工程中，由于建設(shè)工程投放一定的財(cái)力和物力，所以在建設(shè)工程完成建筑之后需要對(duì)建設(shè)工程進(jìn)行真實(shí)記錄，最后進(jìn)行保存。建設(shè)工程的檔案問(wèn)題是對(duì)建設(shè)工程的真實(shí)記錄，是建設(shè)工程的重要內(nèi)容，也是建設(shè)工程的技術(shù)成果的體現(xiàn)。由于建設(shè)工程本身占據(jù)的資源較多，所以建設(shè)工程的實(shí)際效果已經(jīng)逐漸得到廣泛的認(rèn)可，但是建設(shè)工程的檔案明顯存在重視度不足的情況。檔案不僅是建設(shè)工程竣工完成后進(jìn)行整理的資料，同樣也是建設(shè)工程的收尾環(huán)節(jié)，所以過(guò)程非常瑣碎，很多相關(guān)的管理人員對(duì)檔案的工作態(tài)度比較敷衍，所以需要切實(shí)重視建設(shè)工程檔案管理。

二、醫(yī)院基本建設(shè)工程檔案的管理分析

（一）建立工程檔案管理體系是管理工程檔案的關(guān)鍵。在醫(yī)院進(jìn)行基本的建設(shè)工程項(xiàng)目時(shí)，形成一個(gè)單獨(dú)的檔案管理部門(mén)是建設(shè)工程項(xiàng)目的必要條件，制定醫(yī)院建設(shè)工程的檔案管理原則。相關(guān)部門(mén)需要結(jié)合自身工作的職責(zé)，負(fù)責(zé)好相應(yīng)的檔案責(zé)任工作，承擔(dān)一定的責(zé)任。所以在和相關(guān)單位簽訂各種合同的過(guò)程中需要設(shè)定具體的檔案管理合同和具體條款，將合作單位之間的檔案事務(wù)關(guān)系合理的調(diào)節(jié)和管理，按照相關(guān)的檔案法律，以及檔案方面的管理制度進(jìn)行貫徹落實(shí)。

（二）正確的檔案收集方式是保障檔案完整和系統(tǒng)化的關(guān)鍵條件。醫(yī)院在進(jìn)行工程項(xiàng)目最開(kāi)始的過(guò)程中需要將相關(guān)的檔案負(fù)責(zé)人員共同參與到項(xiàng)目的調(diào)研和討論中，使相關(guān)的管理人員能夠深切了解到醫(yī)院的建設(shè)工程的相關(guān)內(nèi)容，從而更好地了解建設(shè)工程的實(shí)際進(jìn)度，有良好的思想準(zhǔn)備，制定好檔案的相關(guān)工作計(jì)劃，在建設(shè)工程開(kāi)始之前就已經(jīng)對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行全面的考慮，提前制定好對(duì)建設(shè)工程的檔案管理計(jì)劃，從而使工程在進(jìn)行建設(shè)之前就已經(jīng)具備控制措施，給相關(guān)的檔案管理人員提供了便利，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的指導(dǎo)和監(jiān)督。當(dāng)前的醫(yī)院基本建設(shè)工程本身的規(guī)模較大，而且實(shí)施工期較長(zhǎng)，所以對(duì)建設(shè)工程進(jìn)行檔案收集前需要根據(jù)工程周期的時(shí)間，從而確定具體的檔案收集方式。具體來(lái)說(shuō)，針對(duì)工期時(shí)間較短的項(xiàng)目，對(duì)檔案的收集主要是在工程項(xiàng)目結(jié)束后立即進(jìn)行歸檔，可以保障醫(yī)院的建設(shè)和醫(yī)學(xué)科研方面的建設(shè)活動(dòng)相一致，從而更好地保障建設(shè)方面的材料的歸檔更加完整更加具有系統(tǒng)性。其次是針對(duì)工期長(zhǎng)的項(xiàng)目，具體可以采用階段歸檔的方法，施工過(guò)程可以分為三個(gè)施工階段，首先是工程的前期階段、中期施工階段以及后期竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)。工程的前期階段是做好檔案的收集工作，將已經(jīng)完成的某項(xiàng)工作做好材料的收集和記錄;中期施工階段是分單元的形式進(jìn)行檔案的收集，也是方便檔案部門(mén)的進(jìn)行歸檔的審查工作，對(duì)可能存在的問(wèn)題及時(shí)做好補(bǔ)救。后期的驗(yàn)收階段對(duì)存在的不合理問(wèn)題及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決，從而減少檔案文書(shū)的丟失和損毀，還需要將案卷的質(zhì)量嚴(yán)格審查，對(duì)不合格的檔案資料進(jìn)行完善。所以醫(yī)院的建設(shè)工程項(xiàng)目中，進(jìn)行建設(shè)工程檔案管理時(shí)重點(diǎn)在工程準(zhǔn)備和工程設(shè)計(jì)，首先是工程的準(zhǔn)備，這時(shí)期的工程檔案包括即將建設(shè)的進(jìn)行項(xiàng)目申請(qǐng)，直到獲得批準(zhǔn)。然后對(duì)相關(guān)的征地報(bào)告以及文件的批復(fù)、氣象環(huán)境、水力條件等進(jìn)行記錄。征地的報(bào)告、批復(fù)、拆遷和合同等。其次是在工程設(shè)計(jì)，工程的設(shè)計(jì)階段是工程設(shè)計(jì)產(chǎn)生的重要協(xié)議書(shū)，還有雙方的委托書(shū)以及相關(guān)的項(xiàng)目合同;在建設(shè)工程的施工階段，包括有城建部門(mén)給出的審批文件，還有投標(biāo)文件。整個(gè)施工階段的施工過(guò)程，還有施工過(guò)程中出現(xiàn)的重大事件的真實(shí)記錄，此外還有的就是工程發(fā)生修改的記錄，存在質(zhì)量問(wèn)題時(shí)進(jìn)行的檔案記錄。最后就是在建設(shè)工程完成后的時(shí)期，主要產(chǎn)生的文書(shū)檔案就是對(duì)已經(jīng)完成的建筑工程進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，還有竣工后需要完善好竣工報(bào)告，還有整個(gè)施工過(guò)程的會(huì)議記錄。整個(gè)建設(shè)工程的預(yù)算以及經(jīng)濟(jì)成本的核算。此外就是工程的現(xiàn)場(chǎng)聲像資料。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是保障檔案管理工作的必要條件。在實(shí)際的醫(yī)院基本建設(shè)工程檔案中，應(yīng)該需要注重相關(guān)檔案管理人員的綜合化素質(zhì)能力，在醫(yī)院基本建設(shè)工程檔案中，人才是醫(yī)院基本建設(shè)工程檔案的重要支柱，也是實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的前提。所以對(duì)醫(yī)院基本建設(shè)工程檔案管理中，離不開(kāi)員工的專業(yè)素養(yǎng)，員工整體素質(zhì)不高，缺乏必要的文化素質(zhì)以及一定的創(chuàng)新和發(fā)展能力，將直接影響醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。所以，首先應(yīng)該提高醫(yī)院基本建設(shè)工程檔案管理人員的招聘條件，選擇綜合素質(zhì)較高的人才入職，強(qiáng)化檔案管理的優(yōu)勝劣汰的管理機(jī)制，在招聘過(guò)程中考慮到建設(shè)工程檔案管理本身的專業(yè)性，需要具備專業(yè)技術(shù)性的人才，在高層的管理職位上需要設(shè)置具有一定經(jīng)驗(yàn)素質(zhì)強(qiáng)的專業(yè)型人才。其次醫(yī)院基本建設(shè)工程檔案管理應(yīng)該建構(gòu)多元化的培訓(xùn)模式。對(duì)已經(jīng)勝任的內(nèi)部檔案管理人員定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，不僅增強(qiáng)員工的專業(yè)素質(zhì)能力，還應(yīng)該提高員工的素養(yǎng)，具備較高的道德和責(zé)任意識(shí)才能切實(shí)維護(hù)醫(yī)院基本建設(shè)工程檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。最后還應(yīng)該制定員工的考核機(jī)制，對(duì)已經(jīng)正式任職的員工采取考核機(jī)制，可以增強(qiáng)員工的實(shí)施管理的積極性。對(duì)優(yōu)秀的員工還應(yīng)該給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，重要的是物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，促進(jìn)職工的積極性。提高醫(yī)院基本建設(shè)工程檔案管理的效率，增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院基本建設(shè)工程檔案的管理分析不僅是建設(shè)工程竣工完成后進(jìn)行整理的資料，同樣也是建設(shè)工程的收尾的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。體現(xiàn)了建設(shè)工程的整個(gè)過(guò)程，是一種真實(shí)的記錄，在醫(yī)院的基本建設(shè)工程中建立工程檔案管理體系，是管理工程檔案的關(guān)鍵;正確的檔案收集方式，是保障檔案完整和系統(tǒng)化的關(guān)鍵條件;提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是保障檔案管理工作的必要條件。所以重視醫(yī)院基本建設(shè)工程檔案的管理，是維持醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展的重要前提。

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