吳玉蘭

摘 要：企業(yè)檔案是非常重要的資料，對國家、社會和企業(yè)有很高的價值，企業(yè)檔案的形式多種多樣，既有文字材料，又有圖片和視頻資料等等。長期以來，企業(yè)對自身檔案管理工作并沒有給予足夠的重視，企業(yè)檔案管理規(guī)范化工作在持續(xù)進行中。隨著企業(yè)重視程度增加，規(guī)范化過程中也暴露出許多需要解決。本文首先分析了企業(yè)檔案管理規(guī)范化中存在的主要問題，然后針對各個問題提出了相應的解決措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理;規(guī)范化

1 企業(yè)檔案管理規(guī)范化存在的問題

1.1 管理意識淡薄

企業(yè)檔案管理工作雖然在不斷深入，但尚未在全員范圍內(nèi)得到重視。具體來講，在企業(yè)管理層，將重心放在經(jīng)濟發(fā)展與建設方面，認為檔案管理可有可無，是軟工程的代表?；诖?，檔案管理工作未得到足夠的重視，思想滯后，管理觀念不強，檔案管理工作整體上體現(xiàn)為無力性、規(guī)范性不強。一些企業(yè)未成立專門與正規(guī)的檔案部門，檔案人員結(jié)構(gòu)不合理，管理設施落后，更新不及時，影響檔案服務功能的發(fā)揮，滿足不了檔案管理的標準化與規(guī)范化標準。

1.2 專業(yè)能力不足

由于前期企業(yè)對檔案館工作重視不足，所以檔案管理工作質(zhì)量差強人意。檔案管理工作人員多是其他崗位工作人員轉(zhuǎn)化而來的，并不具有專業(yè)的檔案管理能力。在企業(yè)初期檔案資料較少時，可以進行分類管理，但是隨著檔案數(shù)量增加，檔案分類加細，檔案管理則需要進行系統(tǒng)管理，這就需要檔案管理人員具備相應的崗位能力。另外，信息化時代，檔案管理工作從紙媒管理向著電子化檔案轉(zhuǎn)變，這就需要檔案管理者既要做好紙媒檔案管理，又要對其進行電子化處理，形成電子檔案。這個時候，就更加凸顯出企業(yè)檔案管理工作人員能力不足。

1.3 信息技術(shù)運用不強

信息技術(shù)時代，企業(yè)檔案管理也向著電子化方向轉(zhuǎn)變。對于有研發(fā)部門的企業(yè)來說，所有的檔案都要進行電子化處理，研發(fā)人員根據(jù)自己崗位的特點，對不同保密程度的檔案有不同的閱讀和下載權(quán)限。有了電子檔案就避免啦申請查看紙媒檔案的繁瑣過程，也避免了檔案供不應求的尷尬。由此可見，電子檔案是企業(yè)高速發(fā)展的需要。由于企業(yè)檔案管理人員對信息技術(shù)的運用能力不強，導致了企業(yè)檔案管理電子化速度慢，企業(yè)相關(guān)部門需要使用和閱讀檔案時頻繁出現(xiàn)問題，無法發(fā)揮出企業(yè)檔案對技術(shù)研發(fā)的指導和借鑒作用。由此可見，檔案管理人員的信息技術(shù)運用能力不強是企業(yè)檔案管理現(xiàn)階段的突出問題。

1.4 管理機制不健全

企業(yè)檔案管理需要有健全的管理機制，缺乏健全的管理機制就會出現(xiàn)檔案管理工作難以開展。機制不健全的問題主要反饋出以下幾個方面。第一，各個部門提供的檔案格式不統(tǒng)一，存檔時不容易識別，增加了檔案管理人員的工作量。第二，檔案具有保密級別，不同檔案的保密程度不同。如若檔案建立者沒有做好相關(guān)的處理工作，后續(xù)檔案人員只能存放不規(guī)范或者內(nèi)容缺失的檔案。第三，離職人員在離職時沒有進行有效的技術(shù)交接，后續(xù)研發(fā)人員無法查找到相關(guān)材料，這就導致檔案內(nèi)容的邏輯性存在問題。檔案管理人員在歸檔時需要對這些問題進行復核，但是卻無法改變現(xiàn)狀。由此可見，只有企業(yè)健全檔案管理機制，對檔案工作進行梳理，并且對檔案管理的前期相關(guān)工作進行規(guī)范，才能夠促進檔案管理工作質(zhì)量的提升。

2 企業(yè)檔案管理規(guī)范化的解決措施

2.1 提高管理意識

為了尋求可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)管理者要切實提升對檔案管理的重視度，以規(guī)范化為方向，明確規(guī)范化對檔案管理的價值所在，遵循嚴謹性基本原則，有效應對檔案管理實踐中的問題。同時，對檔案管理職責進行明確，保證分工合理，加強流程管理，避免檔案混亂。檔案管理者要遵循企業(yè)檔案管理制度，掌握管理條款，強化對各類檔案的認真整理與歸檔，在根本上實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理目標。

2.2 提升專業(yè)能力

人才是管理的核心力量，企業(yè)檔案管理規(guī)范化歸根結(jié)底是崗位人員具備相應的能力，提升專業(yè)能力，可以考慮以下三個方面。第一，要對既有的檔案管理人員進行業(yè)務能力培訓，根據(jù)需要可以采用專業(yè)輔修、聘請專業(yè)人員輔導、網(wǎng)絡學習等多種方式。目的是讓檔案管理人員了解目前企業(yè)檔案管理所需要達到的狀態(tài)，以及崗位能力，然后讓工作人員查缺補漏，提升自己。第二，要引進應屆檔案專業(yè)大學生。應屆學生的特點是專業(yè)知識比較扎實，可塑性強，具有工作熱情和創(chuàng)新意識。這樣就可以豐富檔案管理隊伍，既有了解企業(yè)檔案管理工作的老員工，又有具有專業(yè)知識和前沿水平的新員工，兩者互相搭配，就能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化。第三，要在企業(yè)各個部門，尤其是技術(shù)研發(fā)部門安排檔案管理的助理人員，助理人員培養(yǎng)的目標是了解檔案管理對檔案規(guī)格和命名以及各式的要求，了解存檔規(guī)程。這樣就可以在本職工作中更好的準備檔案，降低管理人員的工作量。

2.3 強化信息技術(shù)

當下企業(yè)檔案管理工作，要重視信息技術(shù)的應用。第一，要對檔案管理人員進行信息技術(shù)層面的培訓，保證檔案管理人員能夠熟練應用電腦、掃描儀以及相關(guān)的檔案管理軟件。管理人員要明確信息技術(shù)在檔案管理各個環(huán)節(jié)中的作用，從而在檔案管理工作中可以結(jié)合企業(yè)檔案特點有選擇性的利用相應的信息技術(shù)來助力工作開展。第二，企業(yè)要建立信息系統(tǒng)運維保障部，對檔案信息化管理給予技術(shù)上的支持，同時做好企業(yè)電子檔案與技術(shù)研發(fā)相關(guān)部門的協(xié)同使用，同時做好保密分級作用。第三，要及時升級和更換企業(yè)中的信息技術(shù)硬件設備和軟件設備，要保證計算機的處理能力與檔案管理需求匹配，要保證運維管理人員具有相應的信息技術(shù)處理和維護能力。

2.4 健全管理機制

企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化，必須要有相應的管理機制作為保障，主要包括以下三個方面。第一，要對檔案管理工作有明確的規(guī)劃，并制定相應的工作目標和工作任務。第二，要對企業(yè)檔案管理進行精細化管理，按照既定目標來分解工作任務，在將各個工作任務的完成進行討論，包括檔案部門要進行如何分類處理、如何進行編號、如何確定檔案保密級別等等。第三，要對企業(yè)所有部門進行檔案管理培訓，培訓工作由檔案部門開展，主要針對檔案的規(guī)格、命名、文件格式等進行講解，說明具體要求。同時，與各個部門進行交流，優(yōu)化和改進檔案管理工作，最終實現(xiàn)檔案管理部門和相關(guān)部門的工作都能順利開展。

2.5 提升綜合素養(yǎng)

企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化，需要管理人員具有較強的綜合素養(yǎng)。首先，要對檔案管理工作有深刻的認識，具有一定的使命感和責任感。其次，檔案管理人員要具備持續(xù)學習能力和良好的溝通表達能力，這樣可以保證管理技術(shù)與時俱進，與相關(guān)部門保持有效的溝通，方便工作推進。第三，管，檔案管理人員要具備過硬的思想道德素質(zhì)，能夠堅守好檔案管理工作，做好保密工作。第四，檔案管理人員要具有一定的文字編輯能力，要對企業(yè)的檔案管理歷程進行記錄，為后續(xù)檔案管理人員提供工作參考。

3 結(jié)語

綜上所述，企業(yè)必須重視檔案管理工作，為國家和行業(yè)發(fā)展以及企業(yè)的自身管理提供寶貴的資料。規(guī)范檔案管理要從人力、制度、時效性等多方面展開。所以，企業(yè)要引進專業(yè)的檔案管理人員，用當下的檔案管理理念去規(guī)范已有的檔案管理工作。互聯(lián)網(wǎng)時代，要充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，提高檔案管理質(zhì)量和效率。檔案管理人員的信息技術(shù)水平是有限的，企業(yè)要為電子檔案管理提供必要的信息技術(shù)硬件和軟件支持。

參考文獻

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