如何做好事業(yè)單位檔案管理

朱玲

摘 要：近年來，檔案管理在事業(yè)單位歷史發(fā)展過程中的地位日漸提升。特別是隨著信息化建設日趨完善，檔案管理領域也開始應用信息技術提升檔案管理的效能。檔案是記錄事業(yè)單位成長過程的載體，事業(yè)單位在發(fā)展過程中所經(jīng)歷的機構調(diào)整、合并重組、人員調(diào)配等，都會形成檔案。與此同時，檔案記載的案例、歷史經(jīng)驗、數(shù)據(jù)信息等也為事業(yè)單位的頂層設計與長遠規(guī)劃提供了戰(zhàn)略支持。可以說，檔案管理正發(fā)揮著重要作用。因此，必須進一步提升檔案管理的核心要素，增強核心競爭力，才能夠更好地推動事業(yè)單位的長期可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：事業(yè)單位;人才檔案;檔案管理;對策

事業(yè)單位檔案管理人員構成了“人”的要素，隨著檔案管理向信息化、智能化趨勢發(fā)展，提升他們適應時代要求的檔案管理能力則成為第一要務。檔案管理的對象則構成了“物”的要素，事業(yè)單位檔案管理對象涉及科研、人事、文書、圖情等多個板塊，所以實現(xiàn)對這些檔案對象的開發(fā)與利用則成為做好事業(yè)單位檔案管理的落腳點。

1 新時期事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理工作業(yè)務基礎不強

有些事業(yè)單位缺乏較強的檔案管理工作意識，也不重視國家有關法律法規(guī)在事業(yè)單位工作實踐中的真正落實，不利于提升檔案管理工作效率和工作水平。有些事業(yè)單位自身缺乏較強的檔案管理基礎業(yè)務能力，出現(xiàn)管理混亂的情況?；A工作質量關乎到檔案管理工作效率。就現(xiàn)階段的情況來講，我國很多事業(yè)單位自身都尚未建立和健全檔案管理工作制度，也沒有一套科學規(guī)范的檔案管理工作標準。很多事業(yè)單位盡管建立檔案管理機制，但是由于多方面的原因而不能將其在工作中落實到位。檔案管理工作缺乏專門的人進行負責，這樣容易導致檔案管理工作缺乏標準化和合理化，進而導致檔案信息的價值不能充分發(fā)揮出來。

1.2 檔案管理方法缺乏創(chuàng)新

想要提升事業(yè)單位的檔案管理工作效率，必須要不斷改變現(xiàn)有的檔案管理工作方式。隨著社會的日益發(fā)展和進步，事業(yè)單位的檔案管理工作壓力不斷加大，而且檔案管理方式也是多樣化的。然而許多事業(yè)單位還是采用傳統(tǒng)的方式進行檔案管理，使事業(yè)單位的檔案管理工作無法更新。并且有些事業(yè)單位的檔案管理部門尚未結合自身的實際需求，不斷創(chuàng)新檔案管理制度，也沒有迅速整理重要的檔案信息，更加沒有將檔案的歸檔以及裝訂工作真正落實到位。由于受到檔案管理條件帶來的影響，并沒有實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。并且有些事業(yè)單位在檔案管理工作中仍舊采用手工管理方式，導致一些寶貴的檔案資源不能合理運用，這樣就很難充分發(fā)揮出檔案資源的重要價值。

1.3 檔案管理設備過于陳舊

由于檔案管理在很長時間里都沒有得到相應的重視，因而無論是基礎的設施，還是相應的技術設備，都很難得到足夠的經(jīng)費支持。設備維護的次數(shù)也非常少，許多設備因缺乏有效的維護，嚴重損壞，不能使用。此外，一些事業(yè)單位的檔案管理設備配置不齊全，僅僅能夠完成基礎的檔案歸檔，給新時期其他檔案管理工作的開展形成了不小的阻礙。對于新時期的檔案管理工作而言，各項儀器設備屬于必備的工作條件，如若得不到及時的更新，必然會影響工作效率。

2 做好事業(yè)單位檔案管理的方法措施

2.1 以思政教育提振檔案管理人員的崗位能動性

在“不忘初心、牢記使命”教育活動的推動下，單位黨委應組織檔案管理人員對標、對表找自己的工作差距，并在教育活動中向檔案管理人員提出工作要求。工作要求應包含這樣幾個內(nèi)容：1）應發(fā)揮檔案管理工作的職能優(yōu)勢，努力助力區(qū)域社會保障工作的精準開展;2）應發(fā)揮自己的專業(yè)優(yōu)勢，為單位更好的服務社會、服務群眾做出貢獻;3）應發(fā)揮黨員職工的先鋒示范效應，勇于承擔檔案資源開發(fā)與利用的重任。與思政教育工作相配合，基層黨支部應聚焦目前的檔案管理工作短板，幫助檔案管理人員深化崗位意識建設。

2.2 提升檔案管理數(shù)字化的軟硬件性能

第一，要提升檔案管理的能力。網(wǎng)絡設備的選擇應當具有穩(wěn)定、安全的優(yōu)勢，提升數(shù)字化管理的質量和效率。要選擇安全可靠的云存儲、重要信息的光盤備份，來充分提升系統(tǒng)的性能。軟硬件的投資要充分考慮擴容的可能性以及性能的穩(wěn)定性。

第二，提升檔案數(shù)字化管理的可靠性。無論是磁盤類管理產(chǎn)品，還是硬件設備，都要依據(jù)檔案管理的設計標準，符合日后升級的可靠性。同時，網(wǎng)絡安全要配備有相應的軟硬件防火墻、訪問權限設置、應急系統(tǒng)備份。無論是使用者還是系統(tǒng)管理者都可以得到最佳的體驗。另外，支持硬件的熱拔插、方便系統(tǒng)升級、提升數(shù)據(jù)安全性。

第三，提升檔案管理的性能。機房應當配備陣列性產(chǎn)品，確保系統(tǒng)網(wǎng)絡優(yōu)勢、在線升級、在線存儲能力。同時，檔案管理系統(tǒng)還應當具有一定的開放性，更好地適配日常工作中的各類終端接入，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化資源的優(yōu)勢。

第四，硬件方面應當要控制信息載體的質量，延長電子文件載體的保存時間，確保信息硬件不會受到濕度、溫度的影響而遭受破壞。軟件方面則要選擇一定密碼管理、多級權限控制，不斷強化系統(tǒng)的保密作用，有效避免系統(tǒng)和內(nèi)部數(shù)據(jù)遭到修改、破壞、無權限訪問。

2.3 改變檔案管理傳統(tǒng)觀念

構建新穎的、與現(xiàn)代社會發(fā)展相契合的檔案管理機制，從而完成事業(yè)單位檔案管理信息化構建的工作任務。總的來講，基于信息化建設環(huán)節(jié)，首要任務是改變檔案管理傳統(tǒng)觀念，融入信息化思想，增設檔案管理制度，從實際入手，結合管理現(xiàn)狀加強責任體系，突出信息化管理的嚴謹性。另一方面，在改變理念的基礎上，依照法律條例，加大監(jiān)管審批力度，加強事業(yè)單位檔案管理工作效率。

2.4 建立和健全檔案管理工作體制

建立和健全檔案管理工作體制，是完成檔案管理工作的關鍵，也是重要的環(huán)節(jié)。對于事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，需要科學制定工作標準，明確提出檔案管理工作的各項要求，這樣可以顯著提高檔案管理工作效率。首先，事業(yè)單位需要充分認識到自身的發(fā)展特征，結合自身的實際發(fā)展情況，制定符合事業(yè)單位發(fā)展目標的檔案管理體制，進而清楚明確檔案管理工作內(nèi)容和工作方向。就檔案管理工作體制來講，需要合理設置專業(yè)管理機構和每個工作崗位的職責。其次，必須要充分體現(xiàn)出檔案管理體制的公平性，只有利用制度進行約束才可以具有平等性，才可以使制度對工作人員的一切管理行為進行規(guī)范。制度中不僅明確前線人員的工作職責，而且明確事業(yè)單位管理者的檔案管理工作內(nèi)容，將責任真正落實到個人，明顯提高管理水平。

2.5 推動檔案資源的綜合利用

檔案管理的主要對象是各種檔案資源，而很多檔案資源的主要價值是無法在當前直接呈現(xiàn)的，因而許多檔案都處于長期擱置的狀態(tài)，得不到有效的利用，這樣無疑是對檔案資源的浪費。新時期的事業(yè)單位檔案管理，需要逐步推動檔案資源的綜合利用，使得檔案資源的價值得到充分展現(xiàn)。

3 結束語

綜上所述，在新的歷史時期，現(xiàn)代檔案管理技術的發(fā)展為事業(yè)單位人事檔案管理帶來了發(fā)展機遇，而如何有效應用現(xiàn)代檔案管理技術并規(guī)避現(xiàn)代檔案管理技術所帶來的風險，則是對人事檔案管理部門提出的挑戰(zhàn)。在此背景下，事業(yè)單位人事檔案管理部門需要重視轉變工作理念并對人事檔案管理工作的持續(xù)優(yōu)化路徑做出探索，從而為人事檔案管理工作更好適應時代發(fā)展提供良好保障。

參考文獻

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