基層單位提升檔案管理水平的探索與實踐

胡志琴

摘 要：安徽省駟馬山引江工程管理處作為一個基層水管事業(yè)單位，近30年來圍繞檔案管理水平的提升目標，重點采取 “四個注重”措施，即注重思想觀念引領、注重人財物投入、注重制度建設、注重開發(fā)利用，發(fā)揚釘釘子精神，堅持不懈地開展探索與實踐，文章總結了他們的做法和經驗，值得基層單位檔案工作參考和借鑒。

關鍵詞：檔案管理;高質量發(fā)展;經驗做法;基層單位

安徽省駟馬山引江工程管理處是安徽省水利廳直屬事業(yè)單位，成立于1972年，承擔著安徽省最大的提水農業(yè)灌區(qū)-駟馬山灌區(qū)的建設和管理工作，直接服務于“三農”。自上世紀九十年代以來，該處圍繞檔案管理水平的提升，持續(xù)開展探索與實踐，取得了良好的成效，1992年在安徽省率先達到科技事業(yè)單位國家二級水平，1997年又在安徽省率先達到國家一級標準，2012年達到安徽省檔案局機關檔案工作目標管理省一級標準。面對新時代，該處按照檔案高質量發(fā)展的總目標，繼續(xù)發(fā)揚釘釘子精神，進一步采取措施提升檔案管理水平，2018年順利通過省目標管理一級標準復審認定，并于2017-2019年連續(xù)3年獲單位駐地政府馬鞍山市檔案目標管理考核“優(yōu)秀”單位稱號。

1 注重觀念引領，為檔案管理水平提升奠定思想保證

思想是行動的先導，沒有思想的引領，就不可能有行動的堅定。這是近30年來該處提升檔案管理水平的首要體會。

1.1 處黨政領導班子先行學習，示范引領

該處成立后，面對繁重的建設和管理任務，檔案工作一度曾經被忽略，文件材料散亂堆放，致使有關重要材料丟失，給工作造成了嚴重的影響。總結慘痛教訓，并利用1987年《中華人民共和國檔案法》頒布實施的契機，處黨政一班人召開專題學習會議，邀請檔案專家講解《檔案法》及其《實施辦法》等有關檔案的法律法規(guī)，認識到了一切國家機關、企事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務，企業(yè)事業(yè)單位檔案機構或檔案工作人員負責保管本單位檔案，應當歸檔的材料的必須按照規(guī)定定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為已有，損毀、丟失屬于國家所有的檔案等行為屬于違法行為，構成犯罪的要依法追究刑事責任。通過不斷的學習，黨政一班人對檔案的內涵和外延，對檔案在工程建設和管理中的憑證和參考作用的認識日益加深。近30年來，班子換了一屆又一屆，但處黨委理論學習中心組始終把檔案方面的理論和制度作為重要內容，每年均要組織若干次專題學習，實現(xiàn)了對檔案價值和重要性認識的與時俱進，不斷提高，為謀劃檔案工作頂層設計、加強對檔案工作的領導提供了可靠的思想保證。

1.2 加強宣傳，不斷提升全員對檔案的認知

沒有廣大中層干部和職工群眾對檔案的正確認知和全員參與，即使有高層領導的推動，但由于難被理解和認同，工作執(zhí)行力就打折扣。處黨政一班人充分認識到這一點，以加強宣傳為突破口，努力厚實提升檔案管理水平的群眾基礎和工作氛圍。利用單位的網站、工作簡報、業(yè)務會議、干部培訓等載體，開展了全方位、立體化、常態(tài)化的檔案宣傳教育。特別是進入新時代以來，每年組織一次由中層以上干部和專兼職檔案人員參加的培訓班，邀請專家授課，不斷豐富干部的檔案素養(yǎng)，有力地防止了“腸梗阻”，不斷增強了有關檔案工作目標和措施落地的自覺性;大力開展國際檔案日的宣傳，通過展板、櫥窗、OA辦公網等手段，向廣大群眾詮釋“檔案在你身邊”、“檔案——與你相伴”、“檔案與民生”、“檔案——我們共同的記憶”等宣傳主題，向職工發(fā)放《中國的世界記憶遺產》宣傳冊（折頁），讓檔案走近群眾，不斷增強廣大群眾珍惜檔案、愛護檔案、利用檔案的意識。

2 注重人財物投入，為檔案管理水平提升提供硬件保障

2.1 組建檔案綜合管理機構

根據(jù)《檔案法》對檔案要實行集中統(tǒng)一管理的原則，該處于1990年8月成立了綜合檔案室，對科技、文書、會計、聲像、實物檔案和科技圖書實行集中統(tǒng)一管理。30年來該處內設職能機構不斷變革，但綜合檔案室始終保持獨立建制，對全處各類檔案實行集中統(tǒng)一管理的原則一直堅持不變。

2.2 建全檔案管理組織網絡

組建了以檔案室為中心的、上有該處分管領導任組長、下有各職能科室和各直屬單位兼職檔案員的網絡，明確組織成員各自檔案工作職責，橫向到邊、縱向到底的管理組織網絡，使得全處檔案工作層層有人抓，級級有人管，檔案工作由檔案室人員單打獨斗的不利局面由此得到有效解決。

2.3 選優(yōu)配強檔案專職人員

根據(jù)《檔案法》檔案管理要實現(xiàn)現(xiàn)代化的目標要求，該處及時調整檔案管理崗人員的配備標準，按照政治素質好、專業(yè)水平強的新標準選拔人員，并在90年代從高等院校要來檔案專業(yè)大學生，組建了專業(yè)化的管理隊伍?，F(xiàn)檔案室2名檔案專職人員1人為檔案副研究館員，1人為高級工程師，均為大學本科學歷。檔案組織網絡中的26名兼職檔案員，均為中專以上學歷且接受過檔案專業(yè)教育和培訓，他們熱愛檔案事業(yè)，崗位工作保持相對穩(wěn)定，為提升檔案管理水平提供了有力的人才保障。

2.4 配齊檔案設備設施

對檔案室的庫容、設施、安全等，嚴格按照國家標準進行建設。在辦公用房嚴重不足、人員工資難以保證的90年代，該處仍然想方設法調劑出一座獨棟小樓作檔案庫房，并將本來計劃配備給處黨政班子成員的第一臺空調、第一臺電腦、第一臺復印機等辦公設備均調劑配置給了檔案室，力所能及為檔案管理創(chuàng)造良好的庫存和辦公條件。經過30年的不斷努力，現(xiàn)綜合檔案室面積為238平方米，并實現(xiàn)了庫房、調閱室、辦公室“三分開”，另有100多平方的檔案展覽室，庫房全部用上了檔案專用密集架，掃描儀、靜電復印機、防磁柜、光盤刻錄機、去濕機、切紙刀、吸塵器、照相機、溫濕度儀等工作專用設備一應俱全，干粉滅火器、防霉驅蟲藥、監(jiān)控設備、防盜門窗等“十防”安全措施全部到位。

2.5 構建信息化工作平臺

新時代我國檔案信息化建設的步伐日益加快，信息化已成為提升檔案管理水平的重要路徑，為此近年來該處投入經費，購置了智能辦公系統(tǒng)和寶葫蘆檔案軟件兩套軟件，實現(xiàn)了電子收發(fā)文目錄級和電子原文檢索方式查閱利用，大大提升了管理現(xiàn)代化水平。給檔案電腦安裝了正版防病毒軟件，進行病毒實時監(jiān)控，保證了電子文檔的真實、完整、安全、有效。

3 注重制度建設，為檔案管理水平提升提供“法治”支撐

3.1 貫徹國家標準和規(guī)范

制度建設的首要任務是要遵守國家的有關檔案標準和規(guī)范，這是依法治檔的應有之義。這方面該處由于是地處農村的基層單位，獲取國家標準和規(guī)范渠道不多，成了提升檔案業(yè)務建設的制約。為彌補短板，該處積極向上級機關爭取培訓名額，安排檔案人員參加水利部、安徽省檔案局有關業(yè)務培訓班，準確領會和把握《歸檔文件整理規(guī)則》、《照片檔案管理規(guī)范》、《技術制圖復制圖的折疊方法》等一系列的標準和規(guī)范，案卷合格率指標逐年穩(wěn)步提升。

3.2 建全單位各項工作制度

根據(jù)國家有關檔案工作的方針、政策、法律和相關規(guī)定，結合基層單位工作實際，建立健全了檔案歸檔、整理、保管、移交、統(tǒng)計、鑒定銷毀、保密、借閱利用、責任追究等20多項主要管理制度，還建立了《文書檔案歸檔整理工作流程》等9項檔案工程流程。這些制度緊密結合工作實際，具有獨創(chuàng)性，成為該處依法治檔的重要支撐。2016年該處起草的《水利工程建設項目檔案整編規(guī)程》，經安徽省質量技術監(jiān)督局發(fā)布，成了安徽省地方標準（DB34），成為該處制度建設的標桿。

3.3 構建同步發(fā)展工作機制

要持續(xù)推進檔案管理水平提升，重要的抓手之一就是構建起檔案工作與單位業(yè)務工作同步發(fā)展的工作機制，根據(jù)這一思路，該處采取“三納入”措施，即將檔案工作納入單位五年規(guī)劃和當年度計劃，納入處黨政領導工作的議事日程，納入單位和相關崗位職工的業(yè)績考核中。譬如，該處檔案管理工作占單位綜合考核占總分值的2%，每年組織2次檢查考核，經過多年的努力，現(xiàn)在各單位開展部署、檢查、考核、驗收等業(yè)務工作時，基本形成了同步開展檔案相關工作的 良好習慣。

3.4 落實制度不打折扣

黨的十九屆四中全會指出，制度的生命力在于執(zhí)行。檔案水平要提升，必須要讓制度長牙帶電。譬如，依據(jù)《歸檔范圍》，應歸材料應按時歸檔，但總有少數(shù)部門和人員出于自身使用方便，私建小檔案柜，不愿履行歸檔義務，為此，該處將“一票否決權”授予檔案室，規(guī)定基建項目竣工驗收、儀器設備開箱驗收、職工技術晉級、職工調離工作崗位、年度評先評優(yōu)等情況時，需有檔案人員出具其歸檔情況的意見，無檔案部門簽字財務部門不得辦理工程設備報銷，人事部門不得辦理晉升、調離和評優(yōu)等，使得文件材料歸檔難、歸檔材料完整難等問題得到破解。

4 注重檔案資源的開發(fā)利用，在服務中提升工作成效

在檔案的收、管、用三個核心環(huán)節(jié)中，把檔案作為一種資源進行開發(fā)利用是檔案工作的終極目的，它既檢驗著檔案工作水平高低，又反過來促進著檔案管理問題的改進和水平的進一步提升。

4.1 多方式提供全方位服務

在傳統(tǒng)觀念中檔案利用就是做好檔案查詢借閱工作，但這遠遠不能滿足新形勢下利用者的用檔需求，經過探索，該處還采取制發(fā)檔案復制本、出具檔案證明、提供咨詢服務、印發(fā)檔案目錄等多種方式為職工群眾服務。2019年針對40年一遇的特大旱情，檔案部門就主動將相關的檔案目錄印發(fā)給處黨政領導和防汛抗旱等業(yè)務部門，使他們能夠及時了解可資利用的檔案情況，引導他們順利查檔，充分發(fā)揮了檔案的價值和作用。

4.2 豐富檢索工具提升服務效率

相繼建立健全了案卷目錄、歸檔文件目錄、卷內目錄等檢索工具，面對信息化新形勢，積極研究，初步實現(xiàn)了檔案與智能辦公系統(tǒng)的對接，將單位智能辦公系統(tǒng)下載的電子收發(fā)文件鏈接到檔案軟件中，通過編制目錄檢索，可直接顯示電子原文。電子發(fā)文有電子簽章，電子收文為pdf格式，可通過計算機檢索，調閱檔案迅速、準確，大大提高了工作效率。

4.3 加強編研提供深度服務

組織力量編寫了全宗說明、組織沿革，圍繞單位中心工作開展基礎數(shù)字匯編，按年度開展本單位發(fā)文匯編，并編制了《水行政執(zhí)法工作手冊》、《廉政風險防控管理手冊》等專題編研材料。

4.4 開展利用典型案例匯編

為充分發(fā)揮利用典型案例對檔案的宣傳作用，檔案人員會同利用者，對開發(fā)利用中的典型案例進行整理，《檔案利用典型案例匯編》中已收集了近百個案例，生動再現(xiàn)了檔案在單位防汛抗旱、工程建設、日常管理等各方面均發(fā)揮著顯著的效益。譬如：1995年應處烏江泵站相繼對6臺同步電機勵磁裝置進行技改，在實施中借助原圖紙，采取LZK-1型同步電機勵磁裝置控制器進行替代，取得了預期效果，相較原先確定的整個勵磁系統(tǒng)更新的方案，節(jié)約了經費20萬元，其中5.9萬元系利用檔案創(chuàng)造的經濟效益。

參考文獻

[1]張靜.大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理服務水平提升研究[J].蘭臺世界，2019（S2）：76-77.