學校干部人事檔案管理與利用研究

謝靈明

摘 要：本文通過樹立檔案管理意識、規(guī)范材料收集、建設一體化檔案系統(tǒng)和提升管理人員業(yè)務水平四個方面對學校干部人事檔案的管理與利用進行了研究，為增強檔案管理，提升檔案利用效率提供參考。

關鍵詞：干部人事檔案;檔案管理;信息化檔案

學校干部人事檔案的管理形式是通過干部的個人姓名作為管理單位，進行集中保管，以便能夠方便利用的一種整體的形式。為以人事為主的相關部門進行選拔培養(yǎng)和任用干部的工作時，提供符合黨的政策標準的相關人員的個人經(jīng)歷、業(yè)務能力、工作績效等文件材料。

1 樹立干部人事檔案意識

學校領導的干部人事檔案管理意識是一個學校能否做好相關的檔案管理工作的關鍵。要從校長層面重視起干部人事檔案的管理建設工作，要學會利用干部人事檔案進行干部的培養(yǎng)和選拔工作。只有校長重視了干部人事檔案的建設，下面的各教職工才會逐漸培養(yǎng)起建立干部人事檔案的意識，為干部人事檔案的建設貢獻自己的力量。

干部人事檔案的內(nèi)容包括各教職工在任以來的個人經(jīng)歷、政治層面、思想水準、品德修養(yǎng)、業(yè)務水平、工作績效和教學表現(xiàn)，這些內(nèi)容包含了教職工在從業(yè)生涯的方方面面。而且針對干部人事檔案內(nèi)容的填寫要本著盡職盡責的原則，不能胡亂填寫，所以要在教學工作中就樹立起收集資料的意識，以免相關重要的評選資料遺失或者損壞，影響人事的晉升和任用，甚至出現(xiàn)檔案丟失，無法入檔的情況產(chǎn)生。

除了要建立相關的人事檔案意識，還要依照意識標準，建立相關的檔案管理制度，以外部力量促進干部人事檔案的建設和使用，提升干部人事檔案的管理和利用效率。

2 規(guī)范材料的收集和整理

對于學校干部人事檔案管理，除了要收集像是工資、退休、獎勵這種由上級教育部門下發(fā)的不定時入檔的資料之外，還要對學校里的材料以學年為單位，每一學年都要進行一次整理。入檔干部人事檔案的材料必須要經(jīng)過嚴格的審查，要保證材料的真實性和完整性。在認真整理之后才能歸入檔案。對于入檔材料不僅要鑒別其連續(xù)性和系統(tǒng)性，對于材料的價值也應該有所考量。干部人事檔案中所入檔的材料應該是具有代表性的，有極高參考價值的檔案，不能加入一些無意義的檔案內(nèi)容，對于那些繁瑣的，細小的檔案材料，要進行簡化和篩選，剔除無意義的內(nèi)容，提升材料的實用性。

對于每個學年教職工所發(fā)生的重大事件，都要按照時間線排列整齊。如果說出現(xiàn)像是年度考核這種周期較長，反映時間與發(fā)生時間有較大間隔的事件，要更加注重材料的關聯(lián)和連續(xù);在學校進行人員選任的時候，一定要檢查調(diào)入檔案內(nèi)的材料是否齊全，像是入職檔案中的履歷材料和鑒定考核材料等，都要對項目進行審查，防治遺漏[1]。還要對員工的學歷學位在線認證，確保相關證件的真實性，對政審黨團材料也要進行檢查，防治缺失，對以后的晉升工作造成不必要的影響;對人事檔案管理同樣要進行分類立卷，要做到符合規(guī)范標準，分享要科學系統(tǒng)，以便能夠迅速的查找到所需要的資料，充分發(fā)揮干部人事檔案管理在學校教學服務工作中的指導作用。

3 實施一體化的管理模式

3.1 干部人事檔案一體化應用趨勢

要想提升干部人事檔案管理和利用效率，就要積極建設干部人事檔案信息資源渠道，用高質(zhì)量的資源服務去促進干部人事檔案的管理和利用。在現(xiàn)代化檔案管理普及的當下，學校檔案信息管理基本上已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，因此要建立健全的檔案網(wǎng)絡?？梢酝ㄟ^網(wǎng)絡系統(tǒng)直接調(diào)取相關的干部人事檔案，做到檔案信息的一體化，增強檔案的使用效率。為此要不斷加強檔案室的服務器建設，提升服務功能，以便能夠讓干部人事檔案的管理能夠跟上時代發(fā)展的步伐，不斷為學校選拔優(yōu)秀人才提供助力。

3.2 干部人事檔案信息化管理的成型

對于現(xiàn)在學校的信息化水平來說，在檔案的管理方面已經(jīng)有了質(zhì)的飛躍。隨著科技水平的提高，辦公室自動化的水平也越來越高，相關的硬件和軟件已經(jīng)可以滿足檔案無紙化操作的要求。近些年來，各學校已經(jīng)相繼建立了檔案局域網(wǎng)，利用校內(nèi)資源互通而實現(xiàn)了干部人事檔案與辦公室自動化相結合，做到了一體化管理。通過信息化建設促進干部人事檔案管理的一體化，能夠更好的協(xié)調(diào)學校在干部人事任用方面的工作。目前來說，隨著人事改革的發(fā)展，學校對于干部人事檔案管理工作已經(jīng)變得越來越重視，通過校內(nèi)的人事檔案網(wǎng)絡連接教育局所建立的有關教師個人基本信息庫的局域網(wǎng)，能夠?qū)崿F(xiàn)學校領導以及教職工在線查看和更新自己的個人資料，不受時間和空間的限制[2]。極大的提升了檔案管理的業(yè)務效率，增加了干部人事檔案的利用率，為干部人事檔案的管理工作提供了更加方便、快捷、準確的服務。

信息化建設另一體現(xiàn)就是對干部人事檔案的計算機管理，減少對紙質(zhì)檔案的抽取和調(diào)用，能夠最大限度的避免紙質(zhì)檔案的損壞和丟失，延長檔案的保存時間。而且隨著時代的發(fā)展，電子檔案會逐漸替代紙質(zhì)檔案，成為檔案記錄的主要形式，方便檔案資料隨時進行更新，有主力提升干部人事檔案在使用時的時效性。

3.3 干部人事檔案信息資源的一體化

干部人事檔案應該作為提升學校管理服務的工具而存在，而不是只在有需要的時候往里面添加資料。所以干部人事檔案必須要具備實用性。干部人事檔案建立之初的作用就是為了利用，如果不能好好的利用檔案，只是將干部人事檔案束之高閣，那么該項檔案的建立也就失去了意義。想要提升干部人事檔案的利用率，就要做到信息資源的一體化，要將干部人事檔案與學校的網(wǎng)絡以及教育局的人員信息網(wǎng)絡相結合，建立搜索工具、介紹指南之類的功能，方便信息的查找。將一些繁雜的，沒有中心的材料進行歸類整理，再加工成專題材料，方便查閱，讓檔案應用能夠更有重點。在整理的過程中，也會對一些材料當中所蘊含的有用信息進行再次挖掘，有利于提升干部人事檔案的管理質(zhì)量。

可以通過專業(yè)的檔案軟件進行檔案管理，如果應用的是第三方軟件，必須要確保軟件的安全性和保密性，防止教職員工個人信息的泄露。使用檔案軟件進行管理的時候，要將學校已有的相關干部人事檔案全部錄入到軟件當中，不要出現(xiàn)一邊使用軟件一邊還采取傳統(tǒng)的管理模式，雙渠道下不僅會浪費時間，還會增加管理的成本。而且對于在檔案管理中的投入也遠遠達不到最大的收益。檔案軟件能夠起到快捷查找、關鍵字檢索等有用功能，是信息化檔案管理的重要應用舉措之一。

4 不斷提高干部人事檔案管理工作的業(yè)務水平

干部人事檔案的管理工作需要有相關的檔案管理人員進行專職管理，在信息化檔案管理的情況下，一個學校的檔案管理人員數(shù)量不會太多，所以對檔案管理員的業(yè)務水平就要提出較高的要求，檔案的管理員不僅要了解相關的檔案管理工作，還要對檔案的編研工作具有一定的了解，以便能夠收集整理干部人事檔案的重要信息，提升檔案管理的實用性和利用率。

5 結論

學校要加大力度進行干部人事檔案的建設，通過樹立意識、規(guī)范材料、進行一體化建設和提升人員管理水平四個方式，提升干部人事檔案的管理水平，增加檔案的利用效率和使用價值，為學校的人事晉升和任用提供有價值的參考信息，從而促進學校的發(fā)展進步。

參考文獻

[1]馮巧峰.淺析檔案管理人員素質(zhì)能力現(xiàn)狀及提升對策——以干部人事檔案管理為例[J].國際公關，2019（12）：207.

[2]陸燕華.從干部人事檔案專項審核看高職院校的干部人事檔案管理[J].價值工程，2019，38（35）：37-38.