事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑之我見(jiàn)

荀海蘭

摘 要：事業(yè)單位的檔案管理工作在單位的行政管理中有著舉足輕重的作用，檔案管理的方式是否科學(xué)是否合理，都會(huì)對(duì)其單位甚至是社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生影響。文章就當(dāng)前社會(huì)檔案管理創(chuàng)新現(xiàn)狀來(lái)分析如今的事業(yè)單位檔案管理方面的缺陷，并對(duì)新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方式方法進(jìn)行深入研究，以期望為新時(shí)代的檔案管理創(chuàng)新之路提出建設(shè)性意見(jiàn)與建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

隨著時(shí)代的發(fā)展，在大時(shí)代的數(shù)據(jù)之下，事業(yè)單位無(wú)論是在管理方式還是經(jīng)營(yíng)模式上都進(jìn)行了較為全面且快速的發(fā)展。在這種情況下，單位對(duì)檔案管理的相關(guān)工作也會(huì)提出更高的要求。與此同時(shí)檔案管理中因各種因素而出現(xiàn)的問(wèn)題和缺陷也會(huì)很快的顯露出來(lái)。為了解決此類(lèi)問(wèn)題，我們則需要更加深入的了解根源所在，并積極的探索檔案管理創(chuàng)新路徑創(chuàng)新模式，以確保事業(yè)單位檔案管理工作更加高效。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

1）單位對(duì)檔案管理的忽視。檔案管理作為一種掌握信息資源的體系，為其計(jì)劃制訂、制度改革都可以起到借鑒甚至是決策的作用。但是大部分的事業(yè)單位對(duì)其檔案管理工作都是相對(duì)不夠重視的。（1）上層管理部門(mén)的忽視。絕大部分的上層決策管理部門(mén)對(duì)檔案的忽視、對(duì)檔案管理的忽視實(shí)際上是問(wèn)題的較大來(lái)源。他們致力于業(yè)務(wù)能力和出產(chǎn)效率上，把前一階段所完成的工作資料、總結(jié)等草草整理，為檔案管理方的工作工作人員增添了多余的負(fù)擔(dān)。以及資金分配不勻?qū)е聦?duì)檔案管理部門(mén)投入的金錢(qián)及人力過(guò)于緊張，使檔案管理創(chuàng)新“心有余而力不足”[1]。（2）檔案管理執(zhí)行部門(mén)的忽視。檔案整理部門(mén)對(duì)人員的管理松散化，不正規(guī)化。甚至部分的檔案管理人員都還是兼職人員。其素質(zhì)與能力的低下、工作熱情低下、對(duì)自我工作的認(rèn)知不足等等都無(wú)法保證檔案管理工作的質(zhì)量。導(dǎo)致單位的管理效率大幅度的降低[1]。

2）檔案管理形式與思想的陳舊。（1）在形式上的陳舊。檔案管理的重要性雖然引起了部分事業(yè)單位的重視，但是其沿用的方法還是老舊的管理方法，即運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化文檔資料進(jìn)行存儲(chǔ)，把檔案按照相應(yīng)的順序人工的進(jìn)行標(biāo)記放置于相應(yīng)的地點(diǎn)。這種方式是相對(duì)陳舊與老套，他有很多的缺陷，例如由于環(huán)境問(wèn)題使紙質(zhì)資料潮濕發(fā)霉從而導(dǎo)致無(wú)法辨認(rèn)其中的內(nèi)容，或由于蚊蟲(chóng)鼠類(lèi)的咬食使紙質(zhì)書(shū)籍破損從而無(wú)法辨認(rèn)，亦或是檔案管理人員的更換等導(dǎo)致找尋資料難度的加大查閱困難等。陳舊的管理形式面臨的最大的問(wèn)題就是與之相對(duì)應(yīng)的較大的不確定性。（2）在思想上的陳舊。當(dāng)下的單位的各個(gè)部門(mén)還是有著保守老套的思維方式，認(rèn)為檔案的管理與自己無(wú)關(guān)，與本部門(mén)無(wú)關(guān)，片面的認(rèn)為這只是檔案管理的工作。是一種“固步自封，各自為政”的老舊思想，可問(wèn)題點(diǎn)在于如果每個(gè)人都以此為基礎(chǔ)進(jìn)行檔案的管理工作，那么在未來(lái)的某一天需要從檔案管理部門(mén)處進(jìn)行相應(yīng)查詢或使用的時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)需要到另一個(gè)甚至更多的部門(mén)折返查詢等繁瑣復(fù)雜的情況。

1.3 檔案管理不規(guī)范

檔案工作的分類(lèi)、編定、歸檔與清理保存等工作是否能按照相關(guān)規(guī)范進(jìn)行嚴(yán)格的執(zhí)行是問(wèn)題的根本所在。由于相應(yīng)的制度較少，明文規(guī)定的匱乏導(dǎo)致在整理檔案期間就會(huì)出現(xiàn)較大的困難，使整個(gè)工作的開(kāi)展難度加大，無(wú)法在第一時(shí)間內(nèi)進(jìn)行快速的歸檔與入庫(kù)。部分檔案甚至在歸檔后都還處在不規(guī)范的狀態(tài)。在這種情況下給日后事業(yè)單位查閱使用檔案帶來(lái)了極大的麻煩。

2 當(dāng)前事業(yè)單位創(chuàng)新必要性

1）“互聯(lián)網(wǎng)+”等的數(shù)字化時(shí)代到來(lái)。在當(dāng)今生活中數(shù)字化與互聯(lián)網(wǎng)化已經(jīng)隨時(shí)隨地的滲透進(jìn)了我們的生活，無(wú)論商業(yè)還是科技教育，無(wú)論是學(xué)習(xí)還是消費(fèi)娛樂(lè)。我們都可以在手機(jī)或是電腦等電子設(shè)備中快速解決。傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介也在慢慢走向時(shí)代的邊緣?！盎ヂ?lián)網(wǎng)”的到來(lái)充分證明了電子科技的先進(jìn)存儲(chǔ)管理方式勢(shì)必會(huì)給傳統(tǒng)的老式檔案管理方式帶來(lái)前所未有的沖擊。

2）事業(yè)單位體制內(nèi)的改革。隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位體制內(nèi)改革已是大勢(shì)所趨。因此它必須要去查閱該單位曾經(jīng)的工作總結(jié)、工作報(bào)告等相關(guān)資料。面對(duì)在需要龐大的單位數(shù)據(jù)的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理必然不能夠滿足當(dāng)前的現(xiàn)狀，唯有創(chuàng)新才能夠推進(jìn)事業(yè)單位的改革。

3）傳統(tǒng)檔案管理的根本問(wèn)題。傳統(tǒng)檔案管理無(wú)論是模式還是實(shí)行方法歸根到底都存在一個(gè)嚴(yán)重問(wèn)題，那就是其效率過(guò)于低下。在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理人員需要定期的對(duì)檔案資料進(jìn)行保養(yǎng)與維護(hù)，隨著時(shí)間的推移越來(lái)越多的報(bào)告檔案進(jìn)入檔案室，保養(yǎng)與維護(hù)的大量化、檔案整理的復(fù)雜化無(wú)疑都是使其效率低下的表現(xiàn)。在如今快節(jié)奏的時(shí)代之下，如此效率的管理模式顯然已經(jīng)不能再跟隨當(dāng)前社會(huì)的腳步在發(fā)展了，只有摒棄這種傳統(tǒng)的管理模式管理方法才能夠推進(jìn)其效率，使其順應(yīng)當(dāng)前的需要[2]。

3 檔案管理創(chuàng)新路徑建議

1）制定更加細(xì)致的規(guī)劃。無(wú)論是以信息化大時(shí)代為基礎(chǔ)還是沿用曾經(jīng)的以傳統(tǒng)紙質(zhì)為媒介的管理模式，都應(yīng)該以更加細(xì)化的規(guī)范去制約著檔案管理員們的行為標(biāo)準(zhǔn)，在更加細(xì)致的規(guī)范下才能夠做到更加準(zhǔn)確的整理，完全減少在檔案管理中存在的復(fù)雜化、困難化的缺陷，才能更加井然有序的完成工作。

2）以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)建立信息化的檔案管理模式。在互聯(lián)網(wǎng)為時(shí)代契機(jī)發(fā)展的社會(huì)中，信息大爆炸所帶來(lái)的檔案管理壓力已經(jīng)使很多的企業(yè)、事業(yè)部門(mén)愈發(fā)明白了做好資料的整合是多么的重要。在如今的大環(huán)境下，以技術(shù)研發(fā)為主，把檔案的存儲(chǔ)管理與現(xiàn)今的科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，建立全方位、多元化的大數(shù)據(jù)整合管理模式。形成“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的新興管理模式。采取大數(shù)據(jù)查詢技術(shù)、云監(jiān)控管理技術(shù)等明確各個(gè)部門(mén)職責(zé)，使檔案工作整體呈現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、細(xì)致化、規(guī)?；陌l(fā)展。在大數(shù)據(jù)技術(shù)之下，事業(yè)單位可快速的根據(jù)檔案中廣泛收集的信息做出相應(yīng)的決策，大大提升了工作效率，同時(shí)數(shù)字化的整理，當(dāng)中極其嚴(yán)密的程序也大大的提高了事業(yè)單位的管理效率，優(yōu)質(zhì)了查詢方式，同時(shí)這種使用方法的便捷也相對(duì)減少了管理人員的工作時(shí)間，降低了工作人員整理查詢的強(qiáng)度。大數(shù)據(jù)方法同時(shí)也能讓我們挖掘到檔案中的更大價(jià)值，我們可以尋找更加久遠(yuǎn)乃至傳統(tǒng)檔案無(wú)法續(xù)存的資料;分析其中的利弊得失總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，汲取教訓(xùn)[3]。

3）加強(qiáng)事業(yè)單位工作人員的檔案管理意識(shí)。對(duì)于當(dāng)前事業(yè)單位工作人員檔案管理意識(shí)不強(qiáng)的情況下，必須進(jìn)行創(chuàng)新加強(qiáng)事業(yè)單位工作人員的檔案管理意識(shí)。在這種情況下首先需要進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)：設(shè)立檔案管理培訓(xùn)崗，全方位學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，為未來(lái)的工作奠定良好的基礎(chǔ)。同時(shí)提高事業(yè)單位工作人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，確保所有進(jìn)行工作的人員擁有正確的檔案管理認(rèn)知，熟悉相應(yīng)的操作。事業(yè)單位要保持良好的工作氛圍，保持工作活力，不能“固步自封”也不能“事不關(guān)己高高掛起”，要進(jìn)行良好的溝通虛心學(xué)習(xí)別人的長(zhǎng)處。確保事業(yè)單位在有活力的環(huán)境中良性循環(huán)發(fā)展。

4）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)互動(dòng)化。檔案大部分是作為個(gè)體獨(dú)立的信息進(jìn)行單項(xiàng)傳播查詢的，這就使每個(gè)檔案信息缺少互通性;如果把每個(gè)檔案都互相聯(lián)結(jié)，那么就增強(qiáng)了資料多向發(fā)展的可能。為工作人員提供了更加多元化的研究方向的同時(shí)也有利于事業(yè)單位的信息過(guò)濾與選擇。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，以傳統(tǒng)的紙質(zhì)為媒介的檔案管理已經(jīng)不再適用于當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字信息化的時(shí)代，取之而來(lái)的是以高新技術(shù)為基礎(chǔ)支撐，以“互聯(lián)網(wǎng)+”為新興的檔案管理模式。所以，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新路徑，我們應(yīng)該在確保為其內(nèi)部改革而提升效率的基礎(chǔ)上，順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的洪流，建立起屬于自己的適用于自己的科學(xué)合理的檔案管理創(chuàng)新路徑。

參考文獻(xiàn)

[1]李紅紅.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，（24）：149-149.

[2]張撐柱.事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理創(chuàng)新模式研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，（1）：107-107.

[3]許秀娟.大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理工作影響與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（4）.