探討人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作的實(shí)踐與認(rèn)識(shí)

張亞沖

摘 要：人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作覆蓋范圍廣且內(nèi)容繁瑣，例如員工檔案信息存儲(chǔ)，員工職業(yè)資格證書管理，人事調(diào)動(dòng)，工資管理審核等。由此可見，該項(xiàng)工作直接影響著社會(huì)關(guān)系平穩(wěn)與民生國(guó)計(jì)的平衡發(fā)展，加快現(xiàn)代化社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：人力資源;社會(huì)保障部門;檔案管理

現(xiàn)如今社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)趨勢(shì)較為猛烈，人才的稀缺和競(jìng)爭(zhēng)導(dǎo)致人力資源研發(fā)及管理逐漸衍生成一項(xiàng)極為關(guān)鍵的統(tǒng)計(jì)工作，在社會(huì)領(lǐng)域和企業(yè)內(nèi)部占據(jù)重要地位。盡管人力資源和社會(huì)保障部門對(duì)人才管理意義有深入了解，然而伴隨時(shí)代進(jìn)步與社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的持續(xù)深化，人力資源管理及保障開始被人忽視，根本原因是部門對(duì)其發(fā)展不重視以及系統(tǒng)升級(jí)造成的技術(shù)困擾。

1 檔案管理工作內(nèi)容改革

1）檔案采集與整理。以傳統(tǒng)檔案為例，紙質(zhì)檔案占大多數(shù)，員工日常工作內(nèi)容是采集、歸納和保存檔案信息。但是對(duì)于檔案管理流程來說，員工并不熟悉管理流程。截止到目前，網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代發(fā)展迅猛，員工可通過創(chuàng)新型技術(shù)來收集和記錄檔案搜集和清理全過程，該環(huán)節(jié)的檔案信息資料不但體現(xiàn)在紙質(zhì)檔案中，還會(huì)通過電子檔案形式充分體現(xiàn)[1]。

2）保存檔案進(jìn)度。傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)工作難度較大，需持續(xù)引入人力資源和財(cái)力資源，由于檔案數(shù)量較多，縱使檔案管理流程繁瑣。對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理而言，需要投入的成本資金較多，因此要加大檔案管理力度。如今我國(guó)網(wǎng)絡(luò)行業(yè)持續(xù)發(fā)展，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域?qū)n案的關(guān)注度越來越高，檔案應(yīng)用頻率逐漸提升，對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式來說，已無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，嚴(yán)重阻礙檔案管理運(yùn)行?；诖?，創(chuàng)建新型檔案管理工作流程，最大限度滿足社會(huì)發(fā)展要求。所以，利用高新技術(shù)來管理和維護(hù)檔案，從根本上提高檔案有效性與嚴(yán)肅性。

3）檔案管理工作創(chuàng)新。以傳統(tǒng)檔案管理為依據(jù)，其核心店是實(shí)體檔案管理，需要檔案管理在平時(shí)工作過程中，全面落實(shí)檔案信息內(nèi)容備份，定期對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行改革與創(chuàng)新。對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作來講，通常是借助工作人員加以管制，因此降低了隨意訪問與信息內(nèi)容被修改等事件的發(fā)生頻次。

2 人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作難點(diǎn)

1）系統(tǒng)內(nèi)部中的檔案數(shù)字化管理較為薄弱。隨著現(xiàn)代化科技信息時(shí)代的飛速發(fā)展，不僅為人類工作生活提供便利，同時(shí)也讓整個(gè)世界變得豐富多彩。對(duì)此人力資源需創(chuàng)建相應(yīng)的軟件管理和系統(tǒng)策劃，從根本上加強(qiáng)人力資源管理效率，減少管理工作量，避免因?yàn)樾畔⑦^量而導(dǎo)致檔案管理內(nèi)容丟失，減少失誤情況的發(fā)生。如今的人力資源管理已漸漸摒棄傳統(tǒng)手工檢索，開始通過計(jì)算機(jī)完成檢索，從而衍生成數(shù)據(jù)資料庫[2]。站在整體角度分析，數(shù)字化管理建設(shè)依舊缺乏準(zhǔn)確性和編制化，如少數(shù)員工的資料信息依然會(huì)產(chǎn)生檢索步驟復(fù)雜或資料遺失情況，人力資源信息更新速度較慢，無法完成預(yù)期更新目標(biāo)。另一方面，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫卷宗未完全使用數(shù)字化檔案管理模式，人力資源和社會(huì)保障部門依然以書面形式記載職員信息，不僅占據(jù)空間，還增加了檢索難度。

2）數(shù)據(jù)庫管理缺乏統(tǒng)一性。如今信息技術(shù)占據(jù)一定的市場(chǎng)地位，檔案管理也逐漸從手工檢索發(fā)展成計(jì)算機(jī)輔助檢索模式，然而人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理內(nèi)部數(shù)據(jù)庫因?yàn)槭芡饨缫蛩氐母蓴_，時(shí)至今日未制定完善的規(guī)章制度，針對(duì)已開發(fā)的軟件其實(shí)用性非常差，最大限度的提高了系統(tǒng)之間的聯(lián)網(wǎng)難度。

3）檔案自行管理事件較為頻繁。鑒于人力資源和社會(huì)保障部門工作內(nèi)容繁重，并且部門不同管理機(jī)制也不同，差異性相對(duì)明顯，因此少數(shù)部門對(duì)口業(yè)務(wù)人力資源自行管理檔案事件頻繁發(fā)生。該自行管理人力資源企業(yè)主要包含農(nóng)保保險(xiǎn)檔案室、就業(yè)管理檔案室和勞動(dòng)檢查檔案室。因?yàn)槭袌?chǎng)上就業(yè)人員數(shù)量較多，所以自行管理人力資源檔案中的就業(yè)管理檔案室比較多，缺乏系統(tǒng)性管理導(dǎo)致多數(shù)就業(yè)者在就業(yè)檔案清理和總結(jié)中產(chǎn)生問題，檔案遺失情況較為嚴(yán)重，限制了就業(yè)發(fā)展。

4）人事檔案內(nèi)容完缺乏完整性。在收集人事檔案過程中，人力資源和社會(huì)保障部門依舊使用傳統(tǒng)采集規(guī)則，其中涉及個(gè)人簡(jiǎn)歷、考核檢查、教育水平、審核材料等。除此之外，還附帶其它相關(guān)素材。雖然包括多方面的內(nèi)容信息，然而鑒于企業(yè)用人思想的轉(zhuǎn)換，多數(shù)企業(yè)會(huì)關(guān)注人才的技術(shù)水平、管理水平、綜合素質(zhì)、個(gè)性化發(fā)展，然而現(xiàn)階段檔案管理并未融入此內(nèi)容。

3 人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作認(rèn)識(shí)

1）優(yōu)化檔案管理安全保密體系。檔案信息包括個(gè)人信息和組織信息，不管是哪一種，都要對(duì)信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，如果這些信息資料不慎丟失，極有可能被違法集團(tuán)所使用，直接威脅檔案者的安危，基于此，應(yīng)創(chuàng)建完整的檔案管理保密制度，并且突出其安全性。檔案分類不同，所具備的保密形式與級(jí)別不同，應(yīng)用權(quán)限也要有對(duì)應(yīng)的制度體系作為引導(dǎo)，為信息的安全性提供保障。在平時(shí)工作過程中，員工必須端正其態(tài)度，按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)開展工作，只有在使用時(shí)才可開啟信息庫，結(jié)束使用后需盡快關(guān)閉，以免發(fā)生信息泄漏事件。一方面，派遣專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)為檔案實(shí)施加密設(shè)置，按時(shí)排查和檢修辦公設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題馬上解決;另一方面，引入大量安保人員，重點(diǎn)保護(hù)存放重要資料的場(chǎng)地。

2）引入大量辦公設(shè)備。檔案管理工作為了能夠全面向數(shù)字化進(jìn)攻，需具備的先決條件是擁有先進(jìn)的辦公設(shè)施，所以人力資源和社會(huì)保障局應(yīng)深層次調(diào)查，仔細(xì)聆聽專家和員工的想法和建議，大量引入符合人力資源和社會(huì)保障局的現(xiàn)代化辦公要求的設(shè)施。科學(xué)推斷引入辦公設(shè)備的資金費(fèi)用，充分體現(xiàn)成本資金的價(jià)值意義，盡量使用高質(zhì)量設(shè)備，加快人力資源和社會(huì)保障局的發(fā)展進(jìn)程。一方面，增加與其他企業(yè)的合作次數(shù)，同其他企業(yè)產(chǎn)生聯(lián)動(dòng)效應(yīng)，在使用最低價(jià)格購買辦公設(shè)備時(shí)，還能推動(dòng)企業(yè)發(fā)展，同時(shí)帶動(dòng)本區(qū)域經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展。另一方面，在調(diào)整和優(yōu)化辦公設(shè)備的過程中，應(yīng)始終貫徹經(jīng)濟(jì)、綠色、可持續(xù)發(fā)展原則，通過示范的方式，有力推動(dòng)全市經(jīng)濟(jì)持續(xù)健康發(fā)展。

3）創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理體系。結(jié)合現(xiàn)階段社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)來講，未來應(yīng)以檔案管理數(shù)字化、信息化發(fā)展趨勢(shì)為主，所以人力資源和社會(huì)保障局需要?jiǎng)?chuàng)建健全的數(shù)字化檔案管理制度，使得信息資源能夠得到共享，從根本上加強(qiáng)檔案應(yīng)用效率及質(zhì)量，從而為廣大群眾和社會(huì)群體提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在此環(huán)節(jié)，人力資源和社會(huì)保障局的硬件購買、軟件配置都要意見統(tǒng)一，選擇最佳的工作方式，盡可能符合標(biāo)準(zhǔn)化要求，為建立健全、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度奠定基礎(chǔ)[3]。以此同時(shí)，針對(duì)大批量需要規(guī)整和保存的資料信息，應(yīng)使用雙服務(wù)器備份檔案;根據(jù)檔案資料性質(zhì)不同等特征，安裝機(jī)密等級(jí)高的程序編碼同時(shí)加強(qiáng)機(jī)密保護(hù)力度;依據(jù)各類工作系統(tǒng)操作權(quán)限，需要派遣相關(guān)人員并擬定有效的規(guī)章制度，突出工作嚴(yán)肅性特點(diǎn)。此外，嚴(yán)格控制所保存檔案的電子載體質(zhì)量，在平時(shí)工作中提高防火、防潮質(zhì)量，徹底清除不良隱患，從而打造健康的工作氛圍，提高工作效率。

4 結(jié)語

綜上所述，有效落實(shí)人力資源和社會(huì)保障局人員檔案管理工作是必須要做的事情，在具體實(shí)施中，應(yīng)深入且全面的掌握時(shí)代發(fā)展特征與訴求，引入先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，逐步提升人員檔案管理工作嚴(yán)肅性與實(shí)時(shí)性，加強(qiáng)人力資源和社會(huì)保障局檔案服務(wù)水平，從而提高檔案信息使用效率。

參考文獻(xiàn)

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