企業(yè)檔案數(shù)字化存在的問題及對(duì)策

唐蕾榮 董月茜

摘 要：現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，帶來的信息技術(shù)也同時(shí)高速發(fā)展。這些科技的高速發(fā)展和廣泛應(yīng)用同時(shí)也帶動(dòng)了企業(yè)檔案的發(fā)展。由于現(xiàn)在數(shù)字化的快速發(fā)展，這項(xiàng)技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)的各個(gè)方面。在我們的生活中很多地方都已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化模式。本文是關(guān)于企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)條件，通過企業(yè)檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀進(jìn)行分析其中存在的問題，通過這些問題對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)提供解決辦法和建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案、數(shù)字化、問題、對(duì)策

1 企業(yè)檔案數(shù)字化的意義

在當(dāng)今社會(huì)下科技的快速發(fā)展，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)也同時(shí)不斷的進(jìn)步，在生活的每一個(gè)方面都涉及數(shù)字化，數(shù)字化同時(shí)也在許多方面使我們的生活更加便捷。其實(shí)數(shù)字化的本質(zhì)就是用設(shè)備將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)，然后進(jìn)行處理。數(shù)字化的發(fā)展過程中，同時(shí)也帶動(dòng)了許多企業(yè)的前進(jìn)，其中檔案數(shù)字化就是非常具有代表的一項(xiàng)。在中央和國家機(jī)關(guān)檔案整理數(shù)字化現(xiàn)場，受到大力鼓舞，提高了數(shù)字化在檔案方向的有利作用。其實(shí)科技是一把雙刃劍，當(dāng)然數(shù)字化也存在著挑戰(zhàn)，通過一些技術(shù)手段可以將數(shù)字化為企業(yè)檔案帶來更多的發(fā)展機(jī)遇，但是如果不進(jìn)行對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化可能使企業(yè)未來發(fā)展影響巨大。企業(yè)檔案的數(shù)字化主要是指將原來的紙質(zhì)檔案利用計(jì)算機(jī)掃描等技術(shù)進(jìn)行將檔案全部整理后，通過網(wǎng)絡(luò)上傳存儲(chǔ)位置，然后通過網(wǎng)絡(luò)智能進(jìn)行對(duì)企業(yè)數(shù)字化檔案進(jìn)行管理和使用。

1.1 方便保管

在日常中企業(yè)檔案可能會(huì)被經(jīng)常調(diào)出使用，由于使用的頻繁，可能會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案出現(xiàn)破損、翻折、丟失等。檔案存在的意義就是為了方便以后進(jìn)行查閱，但是由于紙質(zhì)的存在的缺點(diǎn)，導(dǎo)致檔案的保管與使用出現(xiàn)了矛盾。對(duì)整個(gè)企業(yè)檔案使用存在很大干擾。在紙質(zhì)檔案的查詢和使用過程中并不方便進(jìn)行查詢，同時(shí)在查詢過程中，可能會(huì)使檔案順序錯(cuò)亂。紙質(zhì)檔案在存檔時(shí)，必須將文件進(jìn)行整理，分類放入文件袋和文件盒中，這樣就會(huì)出現(xiàn)占用大量的空間和資源，在查找過程中，同時(shí)也會(huì)很浪費(fèi)時(shí)間。相對(duì)于這些紙質(zhì)版的企業(yè)檔案缺點(diǎn)，數(shù)字化企業(yè)檔案都可以完美的解決這些問題，在日常使用過程中將檔案數(shù)據(jù)存在相應(yīng)的空間，在需要的時(shí)候可以對(duì)其進(jìn)行查找翻閱，這些過程對(duì)數(shù)據(jù)都不會(huì)有任何損害，不會(huì)像值日班導(dǎo)致紙張破損等。在檔案的存儲(chǔ)時(shí)，只需要將相應(yīng)的數(shù)據(jù)保存在數(shù)據(jù)盤中，不會(huì)占用更多地方，并且這些數(shù)據(jù)可以長期有效地保存在其中，不會(huì)出現(xiàn)丟失錯(cuò)亂等情況。當(dāng)需要當(dāng)軟件時(shí)可以直接通過復(fù)印或打印等方式將數(shù)字化檔案變成紙質(zhì)檔案，方便使用和查詢。在數(shù)字化企業(yè)檔案使用過程中，如果需要找到某一段企業(yè)檔案，可以直接通過搜索方式進(jìn)行對(duì)企業(yè)檔案查找，不需要像紙質(zhì)版一樣進(jìn)行翻閱才可以找到。企業(yè)檔案數(shù)字化是為了改善企業(yè)檔案中存在的一些問題，只有將這些問題進(jìn)行解決，才可以促進(jìn)企業(yè)檔案的使用。

1.2 提高效率

數(shù)字企業(yè)檔案不僅在使用過程中可以提高效率，在錄入過程中同時(shí)可以提高工作效率。在錄入過程中可以將數(shù)據(jù)利用掃描等方式直接將文件導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，隨著現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的智能，可以直接在相應(yīng)的數(shù)據(jù)表格中進(jìn)行計(jì)算等，一些高級(jí)算法也可以通過函數(shù)的方式進(jìn)行解決。在使用過程中可以對(duì)需要的文檔直接進(jìn)行搜索和查詢，幫助人們更快速的找到所需要的檔案，如果一些檔案需要使用紙質(zhì)版，可以直接將該數(shù)據(jù)選擇打印，方便整個(gè)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和導(dǎo)出。在使用過程中，如果發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤可以直接在原來數(shù)據(jù)上進(jìn)行修改，并且可以保證其他數(shù)據(jù)不被破壞。減少之前的修改數(shù)據(jù)需要進(jìn)行重新對(duì)其他所有數(shù)據(jù)統(tǒng)一改正。檔案的使用者可以在隨時(shí)隨地的進(jìn)行調(diào)用檔案，在需要進(jìn)行查詢檔案時(shí)可以直接用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢即可。在對(duì)檔案進(jìn)行傳輸時(shí)，可以直接通過網(wǎng)絡(luò)信息將檔案進(jìn)行異地傳輸，并且可以直接采用調(diào)閱等方案進(jìn)行使用，企業(yè)檔案就不會(huì)再受到空間位置的影響。

2 企業(yè)檔案數(shù)字化的建設(shè)

2.1 促進(jìn)企業(yè)發(fā)展方向

所有企業(yè)的建設(shè)主要以綠色理念為核心，現(xiàn)在許多企業(yè)為了保護(hù)環(huán)境，提高公司為做社會(huì)貢獻(xiàn)，綠色環(huán)保已經(jīng)成為主題。整個(gè)企業(yè)的經(jīng)營者不僅注重企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)的環(huán)保性也在其考慮范圍內(nèi)。在企業(yè)發(fā)展過程中為了確保企業(yè)的綠色環(huán)保，盡量減少使用一次性產(chǎn)品。企業(yè)檔案數(shù)字化就是綠色環(huán)保發(fā)展的一項(xiàng)，通過運(yùn)用企業(yè)檔案數(shù)字化減少紙張使用，提高環(huán)保和諧，促進(jìn)當(dāng)今社會(huì)的綠色環(huán)保發(fā)展。

2.2 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)

企業(yè)檔案數(shù)字化是利用了現(xiàn)在高速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)、智能方面的快速發(fā)展，通過這些方法，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)化變成數(shù)字化。其實(shí)質(zhì)就是將以紙作為載體的儲(chǔ)存方式改變?yōu)閿?shù)字化的方式作為載體。由于載體的改變，導(dǎo)致其使用的方式和方法都有所改變，管理的方式和模式也同時(shí)在改變。原本企業(yè)檔案作為企業(yè)的無形資產(chǎn)，幫助企業(yè)在整個(gè)發(fā)展過程中打下了良好基礎(chǔ)。在企業(yè)檔案數(shù)字化的進(jìn)程中主要分為以下三個(gè)階段起步階段、準(zhǔn)備階段、發(fā)展階段。起步階段是先建立好儲(chǔ)存企業(yè)檔案的網(wǎng)站。準(zhǔn)備階段也就是將所有的企業(yè)檔案錄入到相應(yīng)的區(qū)域。發(fā)展階段是將已經(jīng)錄入完的信息進(jìn)行深度化分析和運(yùn)用。在不同的階段對(duì)企業(yè)檔案信息資料有不同的應(yīng)用，確保每一個(gè)階段都能為整個(gè)企業(yè)數(shù)字化建設(shè)帶來方便。

3 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題與解決方案

3.1 軟件兼容性差問題和解決方案

雖然企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)靠的是正在高速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)和智能，但是其中還存在著一些技術(shù)相關(guān)的問題并不能達(dá)到要求。當(dāng)前的大部分檔案數(shù)字化軟件對(duì)于企業(yè)的試用性都非常的差，其中還有些軟件可能出現(xiàn)不兼容現(xiàn)象，只能通過專業(yè)軟件進(jìn)行使用，其它軟件不可使用。由于現(xiàn)在軟件開發(fā)仍在進(jìn)行階段，并不能及時(shí)的創(chuàng)制出完善的軟件，所以在使用過程中在不同的電腦上進(jìn)行統(tǒng)一安裝和測試軟件，或者將已保存的數(shù)字化檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換格式，然后再進(jìn)行查看和使用。

3.2 安全問題和解決方案

由于網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展，其中帶來的隱患也是有很多的，網(wǎng)絡(luò)安全是現(xiàn)在討論的一大重要問題。雖然現(xiàn)在通過加密防護(hù)等措施進(jìn)行保證系統(tǒng)安全，但是有些時(shí)候并不能得到有效的阻止病毒入侵。這種的解決方法可以通過，架設(shè)企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，只外網(wǎng)人員使用本企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)。通過局域網(wǎng)方式可以有效的阻止外部人員進(jìn)入企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站，這樣就可以有效的防止病毒入侵，防止檔案中有效數(shù)據(jù)被盜取。

3.3 數(shù)字化檔案信息保存時(shí)間過短

通過對(duì)現(xiàn)存數(shù)字化檔案用軟件的調(diào)查，可以發(fā)現(xiàn)數(shù)字化企業(yè)檔案保存時(shí)間一般在十年左右，超過十年這些檔案有可能會(huì)直接消除。在保存這些數(shù)據(jù)的硬件上面主要是以磁盤為主，磁盤可能存在詩詞等風(fēng)險(xiǎn)，這樣就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)檔案的丟失。但是現(xiàn)在由于新的設(shè)備不斷出現(xiàn)，部分軟件并不能兼容現(xiàn)存的新型設(shè)備導(dǎo)致不能將就的儲(chǔ)存器與新的儲(chǔ)存器進(jìn)行結(jié)合。為了解決這一辦法，不僅不斷的提升軟件技術(shù)，更重要的是進(jìn)行多份備份，將企業(yè)檔案存在多個(gè)數(shù)據(jù)源中來確保企業(yè)數(shù)據(jù)的安全。

4 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)檔案數(shù)字化促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展的同時(shí)也會(huì)帶來一些相應(yīng)的問題，面對(duì)這些問題應(yīng)該積極去面對(duì)解決，應(yīng)用現(xiàn)有的技術(shù)盡量減少問題出現(xiàn)。企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展過程中提供了基礎(chǔ)工作，有效的幫助整個(gè)企業(yè)在發(fā)展歷程中打下基礎(chǔ)，在未不久的將來一定可以通過你先進(jìn)的科技將現(xiàn)存的問題解決。為整個(gè)企業(yè)帶來更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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