淺析新技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

摘 要：隨著新技術(shù)的推廣，我國檔案行業(yè)發(fā)生了巨大的變化。本文主要分析了新技術(shù)在檔案工作管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀，探討了在檔案管理中新技術(shù)的重要性，分析目前存在的不足之處，提出個(gè)人的優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：新技術(shù);檔案工作;檔案管理

1 前言

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代，伴隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新技術(shù)的普及和廣泛應(yīng)用，導(dǎo)致很多行業(yè)都發(fā)生了天翻地覆的變化，我國檔案行業(yè)也逐步向科學(xué)化、專業(yè)化、數(shù)字化的方向邁進(jìn)。2014年3月11日在杭州召開的“智慧檔案”建設(shè)研討會(huì)上，各省市的檔案專家就“互聯(lián)網(wǎng)+”對未來檔案事業(yè)的影響，一致認(rèn)為“互聯(lián)網(wǎng)+”新技術(shù)應(yīng)用于檔案是今后檔案事業(yè)發(fā)展的方向。2016年4月1日，國家檔案局印發(fā)《全國檔案事業(yè)展“十三五”規(guī)劃綱要》，在文件中進(jìn)一步提出要加快“檔案文件信息化的進(jìn)程”。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，新技術(shù)正在推動(dòng)檔案信息化的深度融合發(fā)展。

2 新技術(shù)在檔案工作管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)及社會(huì)經(jīng)濟(jì)事業(yè)的蓬勃發(fā)展，在我國信息化新技術(shù)不斷廣泛應(yīng)用的形勢下對檔案工作管理和應(yīng)用有了新的要求。我國現(xiàn)階段每個(gè)行業(yè)都需要科學(xué)的檔案管理，數(shù)字化檔案的廣泛應(yīng)用利用在一定程度上推動(dòng)了檔案事業(yè)的管理的變革。新技術(shù)環(huán)境下，檔案資源的總量越來越多，數(shù)量龐大。在信息化社會(huì)，新技術(shù)的應(yīng)用對新型檔案資源的開發(fā)利用有著重要得意義，這也是廣大學(xué)者積極探索的原因。

3 新技術(shù)在檔案工作管理中存在的不足

1）安全問題。目前很多檔案館缺乏對檔案新技術(shù)軟件的管理和維護(hù)，檔案管理的工作人員對檔案信息安全防范意識(shí)比較薄弱，會(huì)引發(fā)許多檔案信息安全問題。很多檔案部門的相關(guān)新技術(shù)軟件出現(xiàn)的跨站腳本病毒攻擊及文本上傳出現(xiàn)漏洞等問題得不到及時(shí)的修補(bǔ)，用戶訪問權(quán)限也比較簡單，對系統(tǒng)的應(yīng)用程序和相關(guān)數(shù)據(jù)的維護(hù)力度不足。另一方面，檔案部門的硬件設(shè)備不符合要求，這就無法保證檔案信息的安全。另外從計(jì)算機(jī)的硬件配置及操作系統(tǒng)與檔案管理軟件的不兼容，會(huì)使檔案的數(shù)據(jù)遭到破壞和丟失。有的檔案管理部門在使用硬件設(shè)備時(shí)，由于設(shè)備之間的不兼容，在檔案數(shù)據(jù)傳輸及檔案資源的利用過程中，給檔案信息的安全帶來風(fēng)險(xiǎn)。

2）數(shù)據(jù)整合問題。雖然目前新技術(shù)的應(yīng)用得到了很大的發(fā)展，但是對于大部分的檔案管理相關(guān)單位來說，針對檔案工作的管理還是比較趨向于比較傳統(tǒng)的管理模式，技術(shù)比較滯后，在檔案數(shù)據(jù)的整合工作中缺乏新技術(shù)的使用。面對如今大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新技術(shù)的發(fā)展，如何有效利用在檔案數(shù)據(jù)的挖掘、分析、整合，是首要解決的問題。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)程不斷加快，越來越多的數(shù)據(jù)不斷產(chǎn)生，檔案事業(yè)對海量數(shù)據(jù)的整合已經(jīng)顯現(xiàn)出力不從心的態(tài)勢，針對檔案數(shù)據(jù)的整合，進(jìn)行存儲(chǔ)與密鑰安全，做好歸檔、保存、檢索、利用等方面的安全保障，從而達(dá)到檔案管理優(yōu)化最大化。

3）檔案信息資源共建共享問題。伴隨著我國通訊技術(shù)、信息技術(shù)等新技術(shù)的不斷發(fā)展，我國對檔案信息資源的要求也在不斷提高，現(xiàn)階段我國檔案資源不夠豐富，共享資源比較匱乏，缺乏對個(gè)性化的檔案信息數(shù)據(jù)的收集整理，同時(shí)在檔案管理過程中并沒有將原有的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全文數(shù)據(jù)庫處理與轉(zhuǎn)換。檔案資源共享平臺(tái)的建設(shè)不完善，在架構(gòu)上存在一些問題也是需要我們重點(diǎn)關(guān)注的。目前我國的檔案資源共建共享平臺(tái)缺少技術(shù)的保障，共享平臺(tái)還需要進(jìn)一步優(yōu)化，這就難以滿足用戶對該平臺(tái)的使用需求，具體表現(xiàn)在檔案信息資源共建共享平臺(tái)的基礎(chǔ)不扎實(shí)，沒有將檔案的收集、鑒定、整理、保管、編研、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用全部納入檔案信息共享資源庫。

4 新技術(shù)對檔案管理工作挑戰(zhàn)的策略分析

1）加強(qiáng)對檔案信息安全管理的技術(shù)支持。檔案管理部門在運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件的時(shí)候要特別慎重，前期調(diào)研工作要周密，要根據(jù)自身對檔案管理的需求，對開發(fā)檔案管理軟件的人員提出個(gè)性化、有針對性的要求，在經(jīng)過多次的測試、運(yùn)行等，保障軟件的正常使用，性能穩(wěn)定，從而不斷完善檔案信息安全管理系統(tǒng)。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案信息安全技術(shù)的措施?？梢圆捎枚嘀匕踩夹g(shù)手段，采取優(yōu)中選優(yōu)的防范手段。充分利用多個(gè)新技術(shù)，要多層次、全方位、多級別的進(jìn)行控制管理，保障檔案網(wǎng)絡(luò)的安全性。檔案的信息資源數(shù)據(jù)庫對安全性的要求比一般的網(wǎng)站要更加嚴(yán)格，必須要保障網(wǎng)站的安全，嚴(yán)防黑客利用網(wǎng)絡(luò)安全漏洞進(jìn)行攻擊。

2）加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的整合，提升有效性。要做好檔案數(shù)據(jù)的整合，首先就要對檔案整體的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行整體的匯總整合，這是檔案數(shù)據(jù)整合的基礎(chǔ)工作，即將檔案的收集、鑒定、歸檔、編目、檢索、開發(fā)、統(tǒng)計(jì)、編研，包括圖表、圖像、音頻、視頻、電子文檔等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，通過計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，符合檔案管理信息化、規(guī)范化的要求，從而達(dá)到檔案數(shù)據(jù)的集中、完整。其次就要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，讓檔案工作人員盡快熟練的掌握檔案管理的新技術(shù)，轉(zhuǎn)變檔案管理的理念，優(yōu)化檔案管理的運(yùn)行模式，充分利用新技術(shù)對檔案數(shù)字化信息進(jìn)行整合，不斷提高檔案數(shù)據(jù)整合的準(zhǔn)確性，使檔案的利用價(jià)值最大化。

3）優(yōu)化檔案信息資源搭建共享共建平臺(tái)。首先，需要豐富檔案信息資源，這是實(shí)現(xiàn)檔案資源共建共享的基礎(chǔ)和前提。要不斷加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，對檔案進(jìn)行檢索、鑒定、解密、歸檔，進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，夯實(shí)檔案數(shù)字資源平臺(tái)的基礎(chǔ)搭建，充分利用新技術(shù)，為日后檔案工作的推進(jìn)打好基礎(chǔ)。用大數(shù)據(jù)的思維模式建設(shè)、評估平臺(tái)，做好技術(shù)支持和系統(tǒng)工程。其次，要優(yōu)化共享平臺(tái)。根據(jù)服務(wù)對象的個(gè)性化需求，利用新技術(shù)對原始檔案信息進(jìn)行深度挖掘、分析，豐富檔案服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)范圍，不斷優(yōu)化個(gè)性化服務(wù)和共享平臺(tái)。最后，要?jiǎng)?chuàng)建檔案信息的共享機(jī)制，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息共建共享的主要機(jī)制保障。

5 結(jié)語

隨著新技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理工作帶來了諸多好處，大大的提升檔案管理工作的效率，數(shù)字化、信息化的推進(jìn)，極大地促進(jìn)了檔案信息資源的共建共享，科學(xué)有效的對檔案資源進(jìn)行整合，節(jié)省了人力物力財(cái)力。要不斷加強(qiáng)檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用，發(fā)揮新技術(shù)的優(yōu)勢，推進(jìn)檔案管理工作又快又好的發(fā)展。

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作者簡介

李媛俐（1993-），女，漢，安徽合肥，在讀碩士，揚(yáng)州大學(xué)社會(huì)發(fā)展學(xué)院，研究方向：圖書情報(bào)。