建立企業(yè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的思考

吳為

摘 要：數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展帶來了工作模式、內(nèi)容及方法上的變革。本文就建立企業(yè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的必要性從時(shí)代發(fā)展、服務(wù)要求、用戶訴求三個(gè)維度進(jìn)行了分析，并就企業(yè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的實(shí)踐路徑進(jìn)行了系統(tǒng)地總結(jié)。企業(yè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作中，可在完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、提高數(shù)字化檔案技術(shù)支撐及加快數(shù)字化檔案隊(duì)伍建設(shè)持續(xù)發(fā)力，進(jìn)而推動(dòng)整個(gè)的建設(shè)進(jìn)程，提升企業(yè)檔案工作的建設(shè)力和服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;企業(yè);數(shù)字化

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)程中，我國(guó)的企業(yè)總數(shù)和企業(yè)總規(guī)模已達(dá)到歷史的高位，成為推動(dòng)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展和工業(yè)建設(shè)的有力推手，有力地提振了當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)，并實(shí)現(xiàn)了巨大的社會(huì)效益。企業(yè)以效益為前提的跨越式發(fā)展進(jìn)程中，企業(yè)檔案管理的水平和能力，卻未能與企業(yè)自身發(fā)展和信息時(shí)代的特征相匹配。無論是國(guó)營(yíng)大中型企業(yè)和新型民營(yíng)企業(yè)中檔案管理工作的停滯和功能性喪失成為企業(yè)發(fā)展中的一種病態(tài)現(xiàn)象。檔案管理的弱化對(duì)企業(yè)的發(fā)展而言是一筆重大的損失。隨著檔案管理工作的法制化、規(guī)范化進(jìn)程的全面開啟，企業(yè)檔案管理工作的重要性引起了多方的關(guān)注[1]。伴隨著企業(yè)數(shù)字化改革的不斷深入，檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化建設(shè)也成為一種必然。

1 建立企業(yè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的必要性

1.1 時(shí)代發(fā)展的需求

信息化時(shí)代的全面開始，給各行業(yè)的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇。企業(yè)的檔案管理工作也需要積極地迎合時(shí)代的腳步，以新的服務(wù)模式和發(fā)展業(yè)態(tài)，推動(dòng)自身工作的革新，達(dá)成對(duì)企業(yè)各項(xiàng)工作的有力支持。從檔案管理的主體而言，企業(yè)對(duì)檔案的利用不再僅僅著眼于“原始資料”的供給，而是要求能夠獲得經(jīng)過信息加工的檔案素材;從檔案管理的客體而言，檔案資料的存儲(chǔ)樣式和存量也發(fā)生了巨大的變革。檔案管理主客體內(nèi)容上的變革在倒逼著這場(chǎng)數(shù)字化的改革進(jìn)程。

1.2 服務(wù)效率的要求

在對(duì)企業(yè)工作的回顧中可以發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的管理方式在利用的過程中經(jīng)常性地會(huì)出現(xiàn)資料留存不完整、不準(zhǔn)確及重復(fù)性地勞動(dòng)等問題，這在一定程度上使得檔案管理的服務(wù)效率較為低下。隨著企業(yè)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)在前期實(shí)踐并成為企業(yè)現(xiàn)代化管理工作中的主流形式。檔案管理系統(tǒng)需謀求與這一系統(tǒng)的對(duì)接才能夠?qū)崿F(xiàn)自身工作效率的提升。而與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的搭建也將全面地盤活檔案資源，成為檔案管理部門提升服務(wù)效率的重要支點(diǎn)[2]。

1.3 用戶利用的訴求

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)信息平臺(tái)將傳統(tǒng)管理手段和先進(jìn)技術(shù)手段有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化。在這一架構(gòu)下檔案管理已從單一的資源管理開始了向多元的資源服務(wù)上的轉(zhuǎn)變。從一定意義上講，在數(shù)字化建設(shè)的背景下，檔案管理工作是否能夠高效、規(guī)范、科學(xué)的開展，會(huì)直接影響到企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)效能的高低。這一服務(wù)架構(gòu)上的顛覆使得企業(yè)數(shù)字化檔案的服務(wù)方式也發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變。在數(shù)字化檔案服務(wù)的過程中，根據(jù)部門的需求完成自身檔案資源的重組和推介，將在提升檔案服務(wù)力同時(shí)，提升企業(yè)各部門對(duì)于檔案資源利用的滿意度。

2 企業(yè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的實(shí)踐路徑

2.1 完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

在經(jīng)歷了階段性的發(fā)展之后，當(dāng)前企業(yè)的數(shù)字化檔案管理工作取得了一定的實(shí)效，在設(shè)備、技術(shù)及人才領(lǐng)域的多維度建設(shè)奠定了企業(yè)數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)。而不可忽視的是，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)更新較快，且互聯(lián)網(wǎng)+的大數(shù)據(jù)等技術(shù)也將逐步地被引入到企業(yè)的數(shù)字化檔案管理當(dāng)中，這在一定程度上會(huì)對(duì)企業(yè)的檔案管理體系造成一定的沖擊。因此，企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的過程中，應(yīng)對(duì)檔案基礎(chǔ)工作進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，以更好的應(yīng)對(duì)不斷發(fā)展的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，也應(yīng)進(jìn)一步完善企業(yè)數(shù)字化檔案管理制度，使檔案數(shù)字化建設(shè)的探索有章可循、有規(guī)可依[3]。

2.2 提高數(shù)字化檔案技術(shù)支撐

科技是第一生產(chǎn)力，這在新時(shí)期的檔案管理工作當(dāng)中仍是鐵的定律。企業(yè)若未能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理技術(shù)上的獲得，那數(shù)字化的檔案管理就成了“空中樓閣”。因此，企業(yè)數(shù)字化檔案管理的建設(shè)中，應(yīng)首先確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的硬件設(shè)施的配備，選用質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的數(shù)字化設(shè)備來為檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。其次，應(yīng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)選，使數(shù)字化檔案系統(tǒng)能夠與企業(yè)當(dāng)前所使用的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)所匹配，減少系統(tǒng)或接口的沖突。再次，企業(yè)需重視數(shù)字化檔案管理中的安全管理工作，通過設(shè)置防火墻等提升數(shù)字化檔案系統(tǒng)的安全性。

2.3 加快數(shù)字化檔案隊(duì)伍建設(shè)

數(shù)字化檔案管理工作的最終實(shí)踐者是人。企業(yè)檔案管理的數(shù)字化人才的厚度將直接決定了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)搭建的效率和效力。就企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀而言，這是企業(yè)在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理中的一種顯性短板。專業(yè)知識(shí)的不足和信息技術(shù)的欠缺導(dǎo)致當(dāng)前的企業(yè)檔案管理隊(duì)伍難以滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的要求[4]。面對(duì)這一問題，企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)充分的認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理建設(shè)的必然趨勢(shì)，發(fā)揮自身的能動(dòng)性，自覺地謀求在專業(yè)知識(shí)和數(shù)字化技術(shù)方面的突破。在這一過程中，企業(yè)也應(yīng)為檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升提供平臺(tái)和機(jī)會(huì)，迅速形成數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍的“戰(zhàn)斗力”，進(jìn)而推動(dòng)整體的建設(shè)進(jìn)程。

3 小結(jié)

企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求和提高自身服務(wù)能力的必然抉擇。通過對(duì)企業(yè)檔案管理工作的信息數(shù)據(jù)化服務(wù)的實(shí)現(xiàn)，充分發(fā)掘檔案資源為企業(yè)效益發(fā)展服務(wù)，將在一定程度上緩解企業(yè)檔案管理的下行趨勢(shì)。同時(shí)，企業(yè)的檔案主體管理部門，也要在落實(shí)檔案工作崗位責(zé)任的同時(shí)，逐步完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、提高數(shù)字化檔案技術(shù)支撐、加快檔案管理崗位的人才培養(yǎng)等手段，發(fā)揮數(shù)字化條件下檔案管理工作應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益，使數(shù)字化檔案管理成為推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展的重要引擎。

參考文獻(xiàn)

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[4]劉慶桐.簡(jiǎn)析檔案管理系統(tǒng)軟件的優(yōu)勢(shì)及功能[J].魅力中國(guó)，2016，（32）：32.