淺議數(shù)字化信息在婦幼保健院《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理中的應(yīng)用

高愛華

摘 要：隨著科技的快速變革，數(shù)字化發(fā)展逐漸改變?nèi)藗兊男袨榱?xí)慣，而傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無(wú)法完全滿足現(xiàn)代社會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)的需求?；诖朔N背景，本文將著重闡述數(shù)字化信息在婦幼保健院《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理中的應(yīng)用，希望能夠切實(shí)促進(jìn)該領(lǐng)域的發(fā)展和進(jìn)步，提高相關(guān)工作的運(yùn)作效率，同時(shí)也為關(guān)心這一話題的人們提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化信息;出生醫(yī)學(xué)證明;檔案管理

數(shù)字化信息的發(fā)展為檔案管理帶來(lái)新的變革，其合理運(yùn)用能夠有效提高檔案管理的工作效率，提升社會(huì)整體的運(yùn)作效用。本文也將以此作為研究切入點(diǎn)，通過(guò)分析數(shù)字化信息在婦幼保健院《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理中的應(yīng)用，對(duì)該領(lǐng)域的發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用，并且還具有不可忽略的社會(huì)現(xiàn)實(shí)意義。

1 數(shù)字化信息在《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理中應(yīng)用的價(jià)值

首先，能夠有效促進(jìn)資源共享?，F(xiàn)代社會(huì)是信息的時(shí)代，關(guān)于資源的共享更是當(dāng)今時(shí)代的重要問(wèn)題，對(duì)《出生醫(yī)學(xué)證明》進(jìn)行數(shù)字化的處理，能夠有效促進(jìn)信息資源的共享，并且能夠有效突破時(shí)間和空間的限制，充分促進(jìn)資源體現(xiàn)自身的價(jià)值[1]。

其次，能夠有效提高辦公效率。對(duì)婦幼保健院《出生醫(yī)學(xué)證明》進(jìn)行數(shù)字化處理，能夠有效提高辦公效率，讓工作人員的信息搜集、查詢、統(tǒng)計(jì)、處理等工作更加便利，縮短工作的時(shí)間和強(qiáng)度，進(jìn)而提高婦幼保健院的辦公效率，也有利于未來(lái)信息的對(duì)比。

再者，能夠有效促進(jìn)對(duì)原文件的保護(hù)?！冻錾t(yī)學(xué)證明》錄入、整理、歸檔后，在未來(lái)需要利用、查詢、整理時(shí)還需要針對(duì)原文件進(jìn)行翻閱。在這一過(guò)程中，很可能造成原文件的損壞，但是在數(shù)字化處理后，則可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行多次查詢和整理，對(duì)原文件形成了有效的保護(hù)。

最后，其本身具有極強(qiáng)的社會(huì)效益。信息化時(shí)代的到來(lái)，可以通過(guò)多方面數(shù)據(jù)的聯(lián)通進(jìn)行大數(shù)據(jù)的利用，比如說(shuō)將《出生醫(yī)學(xué)證明》的數(shù)據(jù)與相關(guān)的福利數(shù)據(jù)打通，為相關(guān)政策的制定提供數(shù)據(jù)參考和支持[2]。

2 數(shù)字化信息在《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理中的應(yīng)用

2.1 遵守法律法規(guī)的要求

婦幼保健院《醫(yī)學(xué)出生證明》的數(shù)字化處理，首先需要符合相關(guān)法律法規(guī)的基本要求，符合檔案整理的基本要求。在具體的操作過(guò)程中，以《檔案法》以及《檔案管理實(shí)施辦法》作為基本的行為基礎(chǔ)，并且還可以結(jié)合《電子文檔與管理規(guī)范》等相關(guān)的法律規(guī)范約束行為，讓數(shù)字化建設(shè)更加科學(xué)合理。

2.2 關(guān)于檔案的影像掃描處理

在針對(duì)檔案影像進(jìn)行掃描的過(guò)程中，需要進(jìn)行兩種格式的存儲(chǔ)，即JPEG格式和PDF格式，其中JPEG格式的文件主要進(jìn)行備份存儲(chǔ)，避免未來(lái)出現(xiàn)文件損壞而無(wú)所查詢，而PDF格式的文件則用來(lái)進(jìn)行日常的查詢和處理。在兩種格式文件的存儲(chǔ)過(guò)程中，還需要通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的流程，比如說(shuō)A3的圖像文件存儲(chǔ)大小不得低于800K。而彩色的掃描過(guò)程中需要進(jìn)行裁邊、去底灰等處理，只有按照既定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件存儲(chǔ)和備份，才能保證在后期使用中得到便利，也能盡可能保證存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量[3]。

2.3 關(guān)于著錄和補(bǔ)錄

一方面來(lái)說(shuō)，憑借雙機(jī)檢測(cè)的方式，針對(duì)婦幼保健院的《出生醫(yī)學(xué)證明》數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)。如果發(fā)現(xiàn)著錄項(xiàng)目存在缺失，則需要進(jìn)行補(bǔ)錄，并且對(duì)存在的錯(cuò)誤條目進(jìn)行修改和完善;

另外一方面來(lái)說(shuō)，著錄和補(bǔ)錄都需要按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，做到數(shù)據(jù)的規(guī)范錄入，并且在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入的過(guò)程中盡可能保證數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性，避免對(duì)后期的工作造成較大的壓力。一般來(lái)說(shuō)，檔案管理過(guò)程中，著錄的錯(cuò)誤率需要被嚴(yán)格控制在千分之一以下。

2.4 關(guān)于檔案信息的數(shù)字化處理

首先，在進(jìn)行檔案信息的數(shù)字化處理前，需要對(duì)紙質(zhì)的檔案信息進(jìn)行校對(duì)，只有符合統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的紙質(zhì)檔案才能夠進(jìn)行數(shù)字化處理。在具體的加工處理過(guò)程中，需要確保電子影像與原文件的一致性和完整性，并且保證電子影像的清晰度。

其次，在進(jìn)行紙質(zhì)資料掃描的過(guò)程中，需要確保紙質(zhì)檔案的放置足夠端正，確保能夠?qū)⑷抠Y料進(jìn)行掃描，避免遺漏。針對(duì)部分質(zhì)素較差的紙質(zhì)資料，建議采用平板掃描的方式，而紙張本身質(zhì)素較好則可以采用高速掃描的方式。

再者，在基本掃描完成后還需進(jìn)行校對(duì)，包括是否存在失真、信息遺漏或信息錯(cuò)誤等，針對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的部分進(jìn)行重新掃描，確保所有掃描的信息都符合標(biāo)準(zhǔn)要求，也為未來(lái)的信息處理奠定基礎(chǔ);

還有，在進(jìn)行圖像掃描后，若存在偏斜的現(xiàn)象，且偏斜的程度不超過(guò)0.5度，則不需要進(jìn)行處理。若偏斜超過(guò)0.5度，則需要對(duì)圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)操作，盡可能符合未來(lái)人們的查閱習(xí)慣。

另外，在掃描后，如果發(fā)現(xiàn)影響圖像品質(zhì)和清晰觀看的黑點(diǎn)、黑斑等情況，則需要通過(guò)電腦軟件技術(shù)進(jìn)行相應(yīng)的處理，對(duì)文件的處理需要以保證原文件內(nèi)容真實(shí)、完全、可觀看為前提，避免由于去污處理而影響檔案的基本功能屬性。

再有，在進(jìn)行婦幼保健院《出生醫(yī)學(xué)證明》的數(shù)字化處理過(guò)程中，不可避免存在部分信息較多的現(xiàn)象。為了方便未來(lái)查詢的便利，還可以通過(guò)圖像的拼接技術(shù)進(jìn)行處理，將所有信息進(jìn)行合并處理，進(jìn)而保證整體觀看的舒適性。

最后，針對(duì)婦幼保健院《出生醫(yī)學(xué)證明》的數(shù)字化管理，最后需要確保每一份文件的名稱與目錄中的檔案號(hào)保持一致，并且全部轉(zhuǎn)換為PDF進(jìn)行歸檔，以便后期進(jìn)行查閱或針對(duì)信息進(jìn)行處理加工[4]。

2.5 關(guān)于檔案信息的保密

《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案的數(shù)字化處理后，還需要進(jìn)行相應(yīng)保密制度的構(gòu)建，避免信息遭到泄露或損壞，嚴(yán)格把握數(shù)字信息的安全性。在日常的工作中，還需要員工切實(shí)做到信息的嚴(yán)格保密，只有在合法手續(xù)齊全的情況下才可以進(jìn)行相關(guān)信息的搜尋。

3 結(jié)束語(yǔ)

數(shù)字化信息時(shí)代的到來(lái)，促使婦幼保健院《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理工作得到較大的突破。依托于數(shù)字化技術(shù)，能夠有效提高相關(guān)工作的效率，并且也符合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求。

參考文獻(xiàn)

[1]徐茁.出生醫(yī)學(xué)證明檔案數(shù)字化的實(shí)踐和體會(huì)[J].中醫(yī)藥管理雜志，2017（3）：175-176.

[2]王麗玲.數(shù)字化《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理的應(yīng)用分析[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2017（17）：288-288.

[3]許安宇.《出生醫(yī)學(xué)證明》的檔案歸屬與檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（19）：127-127.

[4]鐘巧琴.出生醫(yī)學(xué)證明檔案規(guī)范化管理探析[J].管理觀察，2017（22）：151-152.