電子檔案信息公開與檔案信息安全

楊瑩

摘 要：在科技快速發(fā)展的時代背景下，各領域都在朝著更先進的方向發(fā)展，不僅改變了我們的生活方式，也改變了我們的工作方式、交流方式以及信息管理方式，其中，檔案作為記錄人類信息的重要載體，為了能更好的服務于人類，也需要作出相應改革，以保證信息數(shù)據(jù)的安全性和全面性。在此背景下，電子檔案應運而生，為方便大眾查詢以及獲取相關信息，而本著信息公開性的原則，但也因此，給電子檔案信息的安全性帶來了隱患。尤其在計算機技術、網(wǎng)絡技術發(fā)達的現(xiàn)代社會背景下，更需要做好電子檔案信息的管理工作，以確保檔案信息的安全?；诖?，本文對電子檔案信息安全管理中存在的一系列問題進行了探討，并給出了幾點解決措施。

關鍵詞：電子檔案;信息公開;信息安全

隨著現(xiàn)代社會的進步與發(fā)展，網(wǎng)絡技術、計算機技術、多媒體技術等多種技術也得到了快速發(fā)展，給檔案信息的存儲方式、備份方式以及查找方式等帶來了改變，在此背景下，電子檔案得到了廣泛推廣，不僅拓寬了群眾獲取信息的途徑，也提高了信息獲取的效率和質(zhì)量，這在推動信息產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展的基礎上，也更好的服務了群眾。但同時，也給信息產(chǎn)業(yè)的安全性帶來了影響。雖說電子檔案信息的公開性與資源共享，是這個時代發(fā)展的必然結(jié)果，但在數(shù)據(jù)傳輸、錄入以及存儲、備份過程中，所出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失問題，仍然是值得人們深思的問題。

1 檔案信息安全管理重要性分析

在檔案信息公開、信息共享的時代背景下，很容易造成信息泄漏，尤其對于涉及國家機密的信息來說，一旦發(fā)生泄漏，威脅的將會是整個國家的生存。對于一些企業(yè)信息來說，一旦發(fā)生泄漏，就會影響到企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展，進而影響到國家經(jīng)濟的發(fā)展。所以說，保障電子檔案信息的安全性，是十分有必要的。

2 電子檔案信息公開下檔案信息安全管理范圍

2.1 機密范圍

首先，對于電腦機房的出行設置，未持證人員無法自由出入，同時，還應設立指紋識別系統(tǒng)，未錄入指紋者，一律不可接觸機房，更不能接觸計算機;其次，要加強對信息傳輸過程的監(jiān)督，防止黑客的侵入，并使用技術較先進的防、殺毒軟件，保證信息傳遞全過程的嚴謹性。以此來保證檔案信息的機密性。

2.2 真實范圍

在對相關檔案數(shù)據(jù)進行錄入、存儲時，要確保信息的來源安全、真實、可靠，切不可錄入虛假信息。

2.3 完整范圍

保障電子檔案信息的完整性，首先要選擇安全的瀏覽器，其次要減少檔案信息篡改的次數(shù)，同時，要建立完善的檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的傳遞、儲存過程嚴密化，以保證信息的完整性。

3 提高電子檔案信息安全性的重要措施

3.1 提高電子檔案工作者和管理者的綜合素質(zhì)

在這個大數(shù)據(jù)時代背景下，操作人員的素質(zhì)也很重要，這是保障電子檔案信息安全的關鍵因素。因此，人事部門在進行人員選拔的過程中，還要結(jié)合應聘者的品德、修養(yǎng)、技能等各項指標，進行綜合考核。

再者，若工作人員或管理人員的素質(zhì)不高，那么他們對工作的責任心就會不強，也就不會全身心的投入到工作中去，不會細致入微，這樣就會導致很多失誤發(fā)生。且不難發(fā)現(xiàn)，人為因素所導致的檔案信息安全隱患，要遠超過其它因素所造成的檔案信息安全隱患。這就說明，提高工作人員以及管理人員的綜合素質(zhì)是十分有必要的。

3.2 確保操作安全

在對電子檔案信息的操作過程中，難免會出現(xiàn)一些問題，有些問題的出現(xiàn)是由于客觀因素導致的，而還有些問題的出現(xiàn)是由于主觀因素導致的。無論是哪種因素所造成的失誤，在確保操作安全后，都能規(guī)避掉絕大多數(shù)失誤。

首先，工作人員要有足夠強的安全意識，同時還要有過硬的專業(yè)技術;其次，要運用先進的網(wǎng)絡技術、防病毒技術以及安全檢測技術;再者，要加強對操作人員的考核力度，促進他們操作習慣的養(yǎng)成，減少操作失誤的次數(shù)。

3.3 降低電子檔案信息內(nèi)容的篡改率

電子信息的公開，有兩種渠道，一種是通過電子郵件的形式，另一種是通過網(wǎng)頁瀏覽的形式，這兩種形式都會給信息的傳遞帶來安全隱患，但通過一些先進技術，能阻擋這類情況的發(fā)生。因此，運用一些防、殺毒軟件是很有必要的，尤其在傳遞信息前，就應做好相應的防護處理。

首先，要保證瀏覽器的安全性;其次，要使用內(nèi)容過濾系統(tǒng)，保證信息傳遞安全的同時，也能夠防止黑客的攻擊;最后，要減少信息的篡改次數(shù)，進而減少信息的傳遞次數(shù)，能夠有效保證數(shù)據(jù)的安全性。

3.4 電子檔案硬件設備的安全保障

電子檔案作為一種新型的信息存儲方式，為人們提供了很多便利，使得人們存儲、備份、查找信息變得更加快速、高效，但由于其是建立在網(wǎng)絡基礎上的應用，依靠硬件設備進行信息封存與管理，存在一定的風險性。因此，需要加強硬件設備的安全保障，以此來保證信息的完整性和安全性。

為此，管理部門需要對檔案信息做定期檢查，以及要對處理檔案信息的計算機軟、硬件做定期升級，保證檔案管理平臺運行的暢通。避免檔案信息的丟失。同時，也要加強對機房的出行限制，非電子檔案工作人員，一律不得進入機房內(nèi)部，并安裝指紋解鎖系統(tǒng)，指紋識別通過才可進行電腦操作。如有特殊情況，非電子檔案工作人員需向上級遞交申請，待申請通過后才可進入機房內(nèi)部。另外，考慮到電子檔案的存儲平臺，是一個較為開放的平臺，涉及國家、企業(yè)利益的信息，應盡量避免在這些平臺上發(fā)布、儲存。

3.5 建立完善系統(tǒng)的電子檔案安全管理法制

電子檔案安全管理法制的建立，能夠進一步保證電子信息的安全性。對于傳統(tǒng)的檔案信息管理來說，是以一份紙質(zhì)材料的形式進行保存的，具有一定的法律效應，而電子檔案信息的保存，是完全交由計算機操作的，不受法律保護，這就給電子檔案安全管理法制的建立帶來了麻煩，而若想電子檔案信息也能接受到法律的保護，就需要做到以下幾點。

首先，對于法制的宣傳。要讓大眾對《電子檔案安全法》有一個清晰的認識，保持敬畏之心、不觸碰那條紅線、遵守電子檔案信息的規(guī)章制度，讓他們知道，違反規(guī)定人員必將遭受法律的嚴懲;其次，要加強對《電子檔案安全法》的研究力度，保證其具有實用價值和全面性，覆蓋到各個方面，不給不法分子留機會，以此來保證電子檔案信息的安全性。

4 結(jié)束語

綜上所述，保障電子檔案信息管理的安全性，是檔案信息資源建設中的重點工作，對于維護社會的穩(wěn)定發(fā)展有著重要意義。且電子檔案所涉及的內(nèi)容，不僅包含群眾信息，也包含國家事務信息，與我國的經(jīng)濟發(fā)展、綜合國力提升有著密不可分的聯(lián)系，因此，保障電子檔案信息的安全性是十分有必要的。在這一過程中，不僅要加強電子檔案信息平臺的軟、硬件設施，還應制定完善的管理制度，同時，提高管理人員的素質(zhì)，以及加強與各部門間的溝通，以此來保證電子檔案信息的安全性、全面性、完整性。

參考文獻

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