重點工程項目檔案管理策略探究

劉陽陽

摘 要：檔案是重點項目辦公室寶貴的信息資源，在知識經(jīng)濟時代，重點項目辦公室檔案管理不僅需要加強建設(shè)，更需要重視和管理。只有對檔案進行科學(xué)化的保護與充分利用，才能將檔案的潛在價值發(fā)揮出來。新時期重點項目辦公室檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，不斷完善，摒棄過去的傳統(tǒng)檔案管理方式，只有這樣，才能實現(xiàn)檔案的科學(xué)管理和利用。

關(guān)鍵詞：重點項目;檔案管理;工程建設(shè)

項目檔案是基本建設(shè)項目檔案或重大（重點）建設(shè)項目檔案的簡稱，它是企事業(yè)單位和國家機構(gòu)、社會組織及個人從事項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理、改建、維修及建設(shè)、管理過程中形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的項目文件材料總稱，它是檔案大家族當(dāng)中的一大門類，是國家檔案資源建設(shè)中的重要組成部分。

1 重點項目檔案管理的重要性

近年來，我國社會信息化發(fā)展速度越來越快，為了在時代的發(fā)展浪潮中站穩(wěn)腳步，檔案管理部門需要不斷優(yōu)化檔案管理模式，對傳統(tǒng)管理思想進行積極革新。根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設(shè)項目，不得進行或通過整個建設(shè)項目的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項目檔案在建設(shè)項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對建設(shè)項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設(shè)項目發(fā)揮最大效益。

2 重點項目檔案管理中存在的問題

2.1 建檔意識薄弱

當(dāng)前，一些工程建設(shè)單位在項目建設(shè)過程中缺乏建立必要工程檔案的意識，忽視檔案管理工作，究其原因在于，檔案管理工作的開展將增加工程項目的管理成本，且檔案管理工作講究嚴(yán)謹(jǐn)與完整，耗時耗力，而建設(shè)單位大多追逐利潤最大化反而會疏忽對工程檔案的建立與管理，部分單位強調(diào)新聞媒體對工程項目的宣傳力度，缺乏留存項目檔案的意識。同時，部分建設(shè)單位只重視對文字檔案的保存管理，忽略了影像檔案資料的收集，使得檔案資料零散缺失。

2.2 人才隊伍的阻礙

無論多么優(yōu)良的檔案管理模式，多么高效的信息技術(shù)，歸根到底都需要依賴檔案管理人員進行檔案管理?，F(xiàn)階段，由于培訓(xùn)機制的不健全，許多單位缺乏一支永立蘭臺的人才隊伍，檔案管理人員創(chuàng)新意識、利用意識和服務(wù)意識不高，導(dǎo)致辦公檔案管理創(chuàng)新工作難以開展。除此之外，許多管理人員雖然有心進行檔案服務(wù)模式創(chuàng)新，但是受限于自身知識水平以及技術(shù)運用水平，難以找出一條合適的路徑來創(chuàng)新檔案管理模式?？偠灾?，如果沒有一支綜合素質(zhì)過硬、檔案管理素養(yǎng)過強的人才隊伍，是難以進行檔案管理創(chuàng)新的。

2.3 檔案管理條件和設(shè)施落后

施工單位條件簡陋，忽視了檔案硬件的配置，保管條件差，導(dǎo)致檔案受損。工程的臨時性決定了它的住房和辦公環(huán)境的臨時性和簡陋性。人們想方設(shè)法地降低非生產(chǎn)性投入，尤其是施工單位，一般情況下都住在簡易的工棚里，在床頭或膝蓋上辦公，檔案也就被人們與簡陋的環(huán)境一起進行了“簡陋”處理。施工單位想方設(shè)法降低非生產(chǎn)性支出是對的。但檔案不是非生產(chǎn)性支出，對檔案的支出即對生產(chǎn)的投入。工棚可以簡陋，可以投最少的錢，但檔案卻不是“臨時工棚”。工程完工后，工棚可以拆除，但檔案卻不可以“拆除”。它要與工程同在，它甚至永久存在。因此，盡管工地條件簡陋，檔案卻不可以因此而簡陋。我們可以用一間茅草棚設(shè)置檔案專用庫房，配上鐵皮檔案柜、滅火器。我們可以再配上1個檔案的整理室。在竣工驗收時，檔案管理人員移交的不僅僅是一套規(guī)范的檔案資料，而是一個完整的檔案管理體系。

3 創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)管理信息化的途徑

3.1 檔案工作者要建立多樣性的檔案服務(wù)模式

信息環(huán)境下，檔案工作者要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，對信息技術(shù)的應(yīng)用予以高度重視，以摒棄傳統(tǒng)的被動式的檔案管理為主動式的檔案管理，使檔案管理工作落實到服務(wù)層面，將檔案服務(wù)落實到實際工作中，并采取多樣化的服務(wù)形式，以使得檔案服務(wù)落實到位。檔案管理的服務(wù)化，就使得原有封閉式的檔案管理在信息技術(shù)的支持下開放化，以滿足工程項目對檔案資源的需求。重點工程項目檔案管理的目的并不是將檔案資料封閉起來，而是要為工程項目提供服務(wù)。所以，檔案管理服務(wù)化就是將檔案工作要對工程建設(shè)負(fù)責(zé)和延伸，使得檔案信息得以合理利用。

3.2 增強檔案工作的主動性和服務(wù)性

檔案管理人員應(yīng)做到提前謀劃，手勤腿勤，愛崗敬業(yè)，主動服務(wù)。要樹立大局意識和服務(wù)意識，緊緊圍繞項目建設(shè)這一中心工作，積極做好服務(wù)工作。要加強與各項目建設(shè)部門的溝通協(xié)調(diào)，并經(jīng)常主動深入項目建設(shè)現(xiàn)場，全面掌握項目建設(shè)在施工中的變更情況，及時將項目建設(shè)變更通知單、變更施工圖紙等有關(guān)材料歸檔，避免遺漏歸檔。同時，檔案管理工作應(yīng)主動宣傳檔案管理工作，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規(guī)，增強項目建設(shè)單位全員的檔案管理意識，使其自覺的配合做好文件資料的收集和歸檔工作，為項目建設(shè)檔案工作順利開展?fàn)I造良好的外部環(huán)境。

3.3 強化對重點檔案的收集

項目檔案是項目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括建設(shè)項目從提出立項到建成投產(chǎn)全過程中形成的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計算材料和聲像材料。項目檔案驗收時抽查重點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。項目建設(shè)單位一定要把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，采取有力控制措施，明確要求各有關(guān)單位，及時收集項目建設(shè)有關(guān)文件材料。根據(jù)我們這些年項目檔案驗收的工作經(jīng)驗，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等也是收集的難點。另外，竣工圖章的簽署也是不容忽視的，在實際工作中竣工圖好多是從施工圖直接轉(zhuǎn)化而來的，沒有經(jīng)過任何改變，所以有的單位就把施工圖作為竣工圖保存了，這里要強調(diào)的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。

4 結(jié)語

綜上所述，重點工程建設(shè)項目檔案真實反映整個工程項目從籌備、建設(shè)、竣工以及投入使用的全過程，其管理工作是工程項目管理不可或缺的一部分，是對重點工程的開展負(fù)責(zé)，為其實際實施服務(wù)，并重點工程的未來完備設(shè)想。因此，重點工程項目建設(shè)單位應(yīng)聯(lián)合有關(guān)機關(guān)部門，有效開展工程項目檔案管理工作，配備專業(yè)的檔案管理人員，配置安全完備的檔案管理設(shè)施，提高檔案管理意識，對檔案文件有效開發(fā)利用，從而提升工程項目檔案管理水平，更好地實現(xiàn)重點工程的項目價值，以推動工程建設(shè)行業(yè)進一步發(fā)展。

參考文獻

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