基于大數據時代的企業(yè)檔案信息化建設研究

張桂芝

摘 要：檔案是企業(yè)管理工作中的關鍵環(huán)節(jié)，在當前時代背景下，信息化技術應用極為廣泛，數據流量海量增長，形成了大數據趨勢，在給企業(yè)帶來沖擊的同時也存在著機遇，企業(yè)應摒棄傳統(tǒng)的檔案信息管理模式，深入應用信息化技術，通過大數據分析來進行更加高效化、精細化、高質量化的企業(yè)檔案信息系統(tǒng)建設。本文針對現(xiàn)階段企業(yè)內部檔案信息建設中存在的問題進行研究分析，并提出相應的改進措施。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;信息化管理系統(tǒng);存在的問題;具體措施

1 推進企業(yè)檔案信息化建設是促進企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然趨勢

隨著部分企業(yè)逐漸推進檔案信息建設的開展，該部門在進行辦公時，有著科技系統(tǒng)強有力的支撐，在進行檔案信息的收集、歸納、篩選等方面可以采用新型信息技術來完成工作，可以有效的減輕工作人員的工作壓力[1]。同時因現(xiàn)代技術員的操作較為簡單且精確，可以有有效的提高工作效率，為企業(yè)的發(fā)展提供幫助。

2 大數據背景下企業(yè)在檔案信息化建設中存在的缺陷

2.1 電子檔案信息安全性較低

因企業(yè)內部中都具有較為機密的文件，該文件涉及公司現(xiàn)階段的發(fā)展以及未來的規(guī)劃，因此需要制定較為完善的檔案信息管理模式，才能保證該文件的安全性。但是目前我國還沒有設計出性能較高的電子檔案管理技術，而且該文件的傳輸方式還是需要通過第三方軟件來進行的，所以很難確保檔案信息傳輸以及保存過程中的安全性。比如，我國大多數企業(yè)在進行文件傳輸時，較多的使用QQ、郵箱、微信等軟件，若該軟件的密碼泄露或者被竊取的話，都會給該企業(yè)的經濟造成較大的影響，而且企業(yè)內部的信息部門無法對該第三方軟件的安全性進行加強防護作業(yè)，所以無法保證檔案信息的安全[2]。同時，部分企業(yè)為了竊取到同行的機密文件都會聘請黑客對同行業(yè)的系統(tǒng)進行入侵，因此提高電子信息檔案的安全性已經迫在眉睫。

2.2 企業(yè)內部缺乏信息化建設的標準

隨著我國科學不斷的發(fā)展進步，逐漸趨向信息化發(fā)展。目前部分企業(yè)已經將信息化技術融入到企業(yè)內部的檔案管理系統(tǒng)中，但是因我國的信息化建設還在逐步發(fā)展階段，其體系還存在較多的問題有待完善。同時因每個企業(yè)的規(guī)劃和需求以及涉及的領域都是不同的，在管理上未能有較為統(tǒng)一標準，并沒有進行有效的溝通與交流，從而無法實現(xiàn)資源共享化和整體的統(tǒng)一性，限制了信息化建設在企業(yè)內部管理系統(tǒng)中發(fā)揮有效的價值，影響了我國企業(yè)內部檔案科學信息化發(fā)展的進程[3]。

2.3 建設企業(yè)檔案信息化的成本相對較高

企業(yè)內部所想促進企業(yè)檔案的信息化建設，就必須在前期購買大量的電子機械設備，而且還需要招聘具有該方面知識的專業(yè)性人才，并根據企業(yè)的需求對該部門的員工培訓相關的企業(yè)文化以及企業(yè)內部的標準體系。同時該部門需要根據企業(yè)發(fā)展規(guī)劃進行研發(fā)，從而才能跟著企業(yè)發(fā)展的步伐制定較為相符合且完善的檔案信息管理系統(tǒng)[4]。其次該部門還需將企業(yè)內部原有的紙質版檔案快速的轉化為數字檔案版本，將電子檔案數據庫賦予多樣化模式。因該過程需要大量的人力、物力、財力以及較多的時間，其所需的成本對公司會造成壓力。

2.4 對檔案信息資源的開發(fā)和利用不夠充分

據調查了解，我國部分企業(yè)對檔案信息的安全性較為不重視，對公司的運營以及經濟提升投入大部分的精力，因此導致檔案信息化未能得到有效的利用，從而不利于企業(yè)內部檔案信息資源作業(yè)的開展。同時在企業(yè)未來發(fā)展的規(guī)劃方面，也沒有檔案信息資源的發(fā)展方向的方案，大部分的企業(yè)對檔案規(guī)劃還停留在較傳統(tǒng)的方案中，未能緊緊跟住時代發(fā)展的步伐，不利于現(xiàn)代信息化檔案信息的發(fā)展。

3 大數據時代企業(yè)檔案信息化建設的強化措施

3.1 完善企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)

若想實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化模式，企業(yè)需根據實際情況對原有的模式進行創(chuàng)新和改進，在企業(yè)內部并建立較為完善的檔案信息系統(tǒng)，并將該系統(tǒng)的整體目標以及管理環(huán)節(jié)的流程進行明確化。同時，企業(yè)需要運用現(xiàn)代化技術手段，對內部的信息數據庫進行規(guī)范，技術部門需對管理軟件的開發(fā)加強重視，從而可以緊跟時代的步伐進行創(chuàng)新和改進[5]。其次，企業(yè)還需制定規(guī)范的管理制度，對機密文件進行統(tǒng)一的管理，并結合企業(yè)的經濟實力以及根本需求合理的購買該方面的軟件。

3.2 企業(yè)內部需嚴格制定企業(yè)檔案信息化建設的具體標準

現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展對檔案信息化管理較高，因此企業(yè)內部必須加強重視檔案信息化的規(guī)范性，這就需要結合企業(yè)實際發(fā)展狀況以及內部相關規(guī)程，設計有效且可行性較高的檔案信息化建設標準。在對企業(yè)檔案信息進行管理時，內部信息的整理、儲存、傳輸等都要嚴格按照行業(yè)內部的標準來進行作業(yè)，并對電子檔案內的信息及時進行有效性的整理篩選，從而可以給企業(yè)后期的工作的順利開展奠定堅實的基礎，進而有效的提高該企業(yè)的檔案現(xiàn)代信息化建設的整體水平[6]。

3.3 注重企業(yè)檔案信息化建設的安全性

在進行檔案信息化建設的開展過程中，需根據現(xiàn)階段存在的問題進行不斷的改進，從而提高企業(yè)內部檔案文件的安全性。企業(yè)內部需制定相關的提取信息管理制度，在公司內部人員對檔案信息調取使用時，該部門人員需進行登記備份，可以在出現(xiàn)問題能夠及時的進行補救。同時，企業(yè)需根據內部需求適當的購買安全維護軟件，技術人員需定期的對該系統(tǒng)和硬件設備進行檢修，從而降低安全隱患問題。其次，可以將檔案管理系統(tǒng)傳統(tǒng)的原始密碼進行改進，設定動態(tài)密碼，減少因密碼泄露導致機密文件外泄現(xiàn)象出現(xiàn)。最后企業(yè)內部需要定期對檔案管理人員以及技術人員進行專業(yè)技術培訓，加強職業(yè)素養(yǎng)的培訓，有效提高企業(yè)內部檔案信息系統(tǒng)的安全性。

4 結語

通過以上分析來看，我國部分企業(yè)若想提高內部的檔案信息管理水平，需結合現(xiàn)代科學手段來實現(xiàn)。對企業(yè)而言，其內部文件的安全性至關重要，它關系到企業(yè)的未來發(fā)展以及企業(yè)整體經濟效益。因此在大數據背景下，需對現(xiàn)階段出現(xiàn)的問題進行總結，并采取可行的措施來進行制約和提高，從而在根本上提升企業(yè)的效益[7]。

參考文獻

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[4]周耀林，朱倩.大數據時代我國數字檔案館的建設與發(fā)展[J].信息資源管理學報，2015，5（02）：108-113.

[5].中國機電兵船工業(yè)檔案學會2016年檔案學術論文評審結果[J].機電兵船檔案，2016（06）：3-8.

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