淺析干部人事檔案管理存在的問題及解決對(duì)策

郭穎珺

【摘要】在時(shí)代不斷發(fā)展進(jìn)程中，干部人事檔案工作的變化也是非常明顯的，在人事制度改革下，給干部人事檔案工作也帶來更多挑戰(zhàn)。更加全面、準(zhǔn)確、高效地記錄干部人事檔案，是選拔干部以及了解干部的基礎(chǔ)。將干部人事檔案管理工作做好，也能直接為社會(huì)更好的服務(wù)，這也是干部人事檔案管理工作必須受重視的原因。本文主要對(duì)干部人事檔案管理工作中存在的一些問題進(jìn)行分析，進(jìn)而提出相關(guān)的對(duì)應(yīng)策略，以期為后續(xù)研究提供參考。

【關(guān)鍵詞】干部人事;檔案管理;對(duì)策

干部人事檔案是個(gè)人學(xué)歷、經(jīng)歷、能力及其社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄是由確鑿的原始材料和歷史證件所構(gòu)成的是做好組織、人事工作不可缺少的依據(jù)，為人才開發(fā)提供信息和數(shù)據(jù)。組織、人事部門通過使用人事檔案從中探索人才成長(zhǎng)規(guī)律提高人事管理科學(xué)化水平開發(fā)人才資源適應(yīng)社會(huì)對(duì)人才的廣泛需求。

一、目前我國(guó)干部人事檔案管理中存在的問題

（一）對(duì)干部人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不足、重視程度不夠

干部檔案管理工作是黨和國(guó)家干部工作不可缺少的一個(gè)重要組成部分，是做好干部工作的基本條件之一。干部檔案管理工作的好壞，直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量，涉及每位干部的切身利益。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)和干部，對(duì)干部人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠，沒有把人事干部檔案工作擺到重要的位置，人力、物力投入不足，設(shè)施落后，制度不嚴(yán)，管理力量薄弱，導(dǎo)致人事干部檔案工作處于被動(dòng)或停滯狀態(tài)，無法積極地為干部人事工作服務(wù)。目前我國(guó)對(duì)干部人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，這也直接導(dǎo)致干部人事檔案工作開展的不夠順利，不管是在人員配備上，還是管理設(shè)備的投入上都明顯不足，致使干部人事檔案管理工作過于滯后。干部人事檔案工作者一直默默無聞的工作，很少受到部門領(lǐng)導(dǎo)的重視，甚至存在一些認(rèn)識(shí)誤區(qū)。因而人力、物力投入不足，設(shè)施落后，制度不嚴(yán)，管理力量薄弱，導(dǎo)致人事干部檔案工作處于被動(dòng)或停滯狀態(tài)，無法積極地為于部人事工作服務(wù)。同時(shí)，人們對(duì)干部人事檔案也沒有較高的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致管理人員過于流動(dòng)，經(jīng)常出現(xiàn)無檔、人檔分離以及檔案資料不全等現(xiàn)象，在干部人事檔案利用的時(shí)候就會(huì)受到影響。

（二）干部人事檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不高

干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性和專業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求管理人員熟練掌握檔案材料收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護(hù)知識(shí)和技能。特別是一些企業(yè)，對(duì)人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，管理方式粗放，為了降低生產(chǎn)成本，安排非人事管理人員兼職或交由臨時(shí)人員保管，由于缺乏專業(yè)知識(shí)，在檔案資料的收集、分類、整理、歸檔上應(yīng)付了事，無法保證人事信息的準(zhǔn)確、完整，不能有效發(fā)揮檔案管理工作的職能作用。有些單位私自保存人事檔案，個(gè)別工作人員，缺乏職業(yè)道德，對(duì)人事檔案管理極不負(fù)責(zé)，為了一己私利泄露人事信息，給社會(huì)、單位和個(gè)人造成損失。專業(yè)人才及專職人員的匱乏，嚴(yán)重制約了單位干部人事檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。

（三）干部人事檔案管理工作方法滯后，缺乏信息化的管理

目前，一些單位普遍存在干部人事檔案管理不規(guī)范、缺乏信息化的管理的問題。一方面是紙質(zhì)檔案管理不規(guī)范：檔案用紙不規(guī)范，各種紙張大小不一，造成檔案整體裝訂困難，容易破損;每年新形成的檔案材料收集入檔不及時(shí)，長(zhǎng)時(shí)間擱置使工作量增加，檔案材料易混淆、遺失。這些不規(guī)范，直接影響了干部人事檔案管理的發(fā)展，使之不斷滯后于干部人事制度改革的進(jìn)程。另一方面是干部人事檔案管理過程中缺乏信息化管理：當(dāng)前多數(shù)的干部人事檔案管理工作還停留在手工操作階段，沒有全面開展信息化建設(shè)工作，盡管有些檔案管理工作的實(shí)行了信息化管理，也通常會(huì)存在管理設(shè)備不足、信息軟件開發(fā)和實(shí)際所需脫軌的情況，所以讓干部人事檔案的信息化管理工作首要直接影響，在檢索狀態(tài)上不能滿足正常的檔案所需。加上組織結(jié)構(gòu)問題以及業(yè)務(wù)能力等，導(dǎo)致干部人事檔案的開發(fā)利用都受到影響，使信息化管理形同虛設(shè)。

二、干部人事檔案管理中存在的問題

（一）增強(qiáng)重視程度，夯實(shí)干部人事檔案管理工作基礎(chǔ)

要做好干部人事檔案工作，必須加大言傳力度，加強(qiáng)督促檢查，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步提高對(duì)干部人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，中固樹立檔案忘識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，關(guān)心管檔人員的政治、生活待遇，重視干部人事檔案的基礎(chǔ)工作，從而從整體上提高干部檔案管理工作的水平。一方面要以人為本，選拔一些綜合素質(zhì)好、敬業(yè)精神好、具有一定現(xiàn)代科技知識(shí)、有較捕捉信息能力、年齡相對(duì)年輕的人員來從事干部人事檔案管理工作;另方面要舍得財(cái)力，把干部人事檔案工作軟硬外設(shè)施建設(shè)等投入經(jīng)費(fèi)開支列入財(cái)政預(yù)算，確保落實(shí)，為干部人事檔案管理的現(xiàn)代化、信息化創(chuàng)造條件。

（二）提高干部人事檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)

配備專人專職負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，不再使用兼職或臨時(shí)人員。專業(yè)化從業(yè)人員入崗流程，嚴(yán)格篩查從業(yè)人員能力。到崗后，切實(shí)做好人員的專業(yè)培訓(xùn)工作。使工作人員樹立牢固的責(zé)任意識(shí)，從講政治的高度，認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，養(yǎng)成對(duì)事業(yè)高度負(fù)責(zé)的良好習(xí)慣，堅(jiān)守職業(yè)道德，嚴(yán)格守住檔案信息真實(shí)、可靠關(guān)，嚴(yán)格把住檔案信息管理的安全關(guān)。

（三）改進(jìn)干部人事檔案管理工作方法

改進(jìn)工作方法，使干部人事檔案高質(zhì)量地為人事工作服務(wù)。要保持干部人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須有科學(xué)的管理方法，必須實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料。而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化，將直接影響歸檔材料的質(zhì)量。我們要對(duì)收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備、表述是否準(zhǔn)確和精煉、觀點(diǎn)是否明確等方面，進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別。對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔;對(duì)于不屬歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。

（四）建立完善人事檔案管理信息化體系

基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，其核心是信息網(wǎng)絡(luò)。醫(yī)院人事檔案管理部門要重視配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等成套硬件設(shè)備，為檔案系統(tǒng)中大量數(shù)據(jù)的快速處理，文字圖片的掃描及聲像資料的錄入、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)等提高硬件方面的保障。同時(shí)，要統(tǒng)一選擇適合醫(yī)院人事特點(diǎn)的人事檔案管理系統(tǒng)軟件，以滿足檔案信息化建設(shè)的基本要求。

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