油田檔案工程管理存在的問題與解決辦法

宋當(dāng)宏 陳越

摘要：油田的檔案對(duì)于油田來說，是一筆寶貴的財(cái)富，但是由于我國(guó)的一些油田不重視檔案管理工作，使得檔案的保管和利用存在很大的問題，只有建立油田的檔案保管制度，提高油田檔案管理人員的責(zé)任心，才能讓油田的檔案更好的為油田的發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：油田檔案;管理;問題;解決方法

引言：

油田在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過程中，會(huì)形成各種檔案，通過這些檔案，可以看出油田的發(fā)展?fàn)顩r。油田的生產(chǎn)開發(fā)的過程中，會(huì)形成各種原始記錄，這些原始記錄，就是油田的檔案。另外，油田檔案還包含油田的人事檔案，油田聘用的所有人的記錄，都通過檔案來記錄，另外，油田有很多行政工作，這些行政工作也會(huì)形成一定的原始記錄，積累下來，就是油田的行政檔案。油田的檔案對(duì)于油田來說，是一種有效的資源，因?yàn)橛吞锏臋n案包含了油田勘探、開采的所有技術(shù)，而且油田企業(yè)如果想要進(jìn)一步對(duì)油田進(jìn)行勘探和開采，必須通過對(duì)檔案的研究才能獲取思路。

1油田的檔案管理特征分析

油田的檔案工作有很多內(nèi)容，一般油田的檔案在形成之后，必須通過保管人員的錄入，才能被有效保管，檔案的保管人員還要對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，存儲(chǔ)，除此之外，檔案的管理人員還有一個(gè)重要的工作，就是對(duì)檔案進(jìn)行檢索，這些檢索是根據(jù)油田的技術(shù)人員的需要而進(jìn)行的，技術(shù)人員為檔案的管理人員提供一些關(guān)鍵詞，然后檔案人員就針對(duì)這些關(guān)鍵詞，形成一定的檔案檢索報(bào)告，油田的技術(shù)人員再根據(jù)這些檢索報(bào)告，對(duì)檔案進(jìn)行綜合利用，檔案對(duì)于油田的技術(shù)人員來說，是寶貴的財(cái)富，這些檔案包含了油田勘探和開發(fā)的所有技術(shù)，技術(shù)人員通過對(duì)這些檔案的綜合利用，將使自己的技術(shù)更為嫻熟，也為下一步的油田勘探和開采提供思路。油田的檔案管理人員，還有一個(gè)重要的工作，就是將檔案編寫成匯編文獻(xiàn)，有了這些匯編文獻(xiàn)，油田的技術(shù)人員對(duì)這些檔案進(jìn)行利用將更為方便[1]。

2油田檔案管理存在的問題

2.1檔案的管理不規(guī)范

檔案對(duì)于油田來說，是一種寶貴的財(cái)富，油田想要進(jìn)一步發(fā)展，必須做好對(duì)油田檔案的利用，因此，油田的檔案必須經(jīng)過規(guī)范管理，才能檔案的利用更為方便。而很多油田，對(duì)于油田的檔案管理認(rèn)識(shí)不夠深刻，認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)不重要的工作，因此，沒有建立檔案管理規(guī)定，檔案不能按時(shí)入檔，使得一些重要的檔案因?yàn)槿霗n不規(guī)范，導(dǎo)致丟失。因?yàn)闆]有規(guī)范的檔案管理制度，很多人在借閱檔案之后，不能按時(shí)歸還，檔案丟失成為常事。因?yàn)闄n案管理制度不規(guī)范，使得檔案的管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，經(jīng)常是很長(zhǎng)一段時(shí)間才開始整理檔案，而且對(duì)于檔案也不能按照檔案的管理規(guī)定而入檔、編號(hào)，使得檔案的管理工作非?；靵y[2]。

2.2沒有做好檔案的電子化管理

油田因?yàn)橛杏凭玫陌l(fā)展歷史，因此很多檔案是紙質(zhì)的，這些紙質(zhì)文件，如果得不到妥善的保管，非常容易損壞，在信息化時(shí)代，檔案的管理也應(yīng)該是信息化的，應(yīng)該將這些檔案制作為電子檔案，電子檔案無論是保管還是檢索，都非常方便，而且相對(duì)于紙質(zhì)檔案來說，不需要占據(jù)非常大的空間。但是一些油田因?yàn)閷?duì)于檔案管理投入的資金不足，很難將這些檔案變?yōu)殡娮踊瘷n案，做不到檔案的電子化，紙質(zhì)檔案保存一段時(shí)間后，會(huì)出現(xiàn)紙張發(fā)黃，而且還會(huì)因?yàn)榻栝嗩l繁，會(huì)導(dǎo)致一些頁(yè)面的缺失，影響了檔案的完整性。

2.3重保管而輕利用

眾所周知，油田的檔案包含了油田勘探和開采的所有技術(shù)，所有油田勘探和開采所使用的儀器、設(shè)備等的信息都在檔案中，這些檔案的最大價(jià)值，就在于技術(shù)人員對(duì)于這些檔案的利用，而且因?yàn)榧夹g(shù)人員的時(shí)間非常有限，必須由檔案保管人員定期對(duì)一些關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，作出檢索報(bào)告，或者是將這些檔案按照年代，編寫成匯編，這些檢索報(bào)告和匯編讓技術(shù)人員利用檔案將變得更為方便。但是一些油田對(duì)于檔案管理并不重視，使得檔案管理人員的責(zé)任心不足，他們認(rèn)為自己的工作就是將檔案入檔，然后負(fù)責(zé)檔案的借閱等工作，他們不會(huì)定期根據(jù)技術(shù)人員的需要作出檔案的檢索和匯編的編制，使得檔案一經(jīng)入檔，就沒有了價(jià)值，讓檔案的利用嚴(yán)重不足[3]。

3油田檔案管理的有效方法

3.1建立規(guī)范的檔案管理制度

油田檔案應(yīng)該提高對(duì)檔案管理重視程度，建立規(guī)范的檔案管理制度，檔案的管理制度不但包含對(duì)檔案的入檔，還包含對(duì)檔案的借閱，歸還等制度，檔案管制制度必須列出檔案管理人員的責(zé)任，這樣檔案的管理人員就可以明確自己平時(shí)要干什么工作，也就不存在對(duì)檔案管理不善的問題。

3.2加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

油田的檔案管理人員應(yīng)該是科班出身的檔案專業(yè)的人員，而且考慮到油田檔案管理的特殊性，要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，要讓他們學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法，然后對(duì)現(xiàn)有的檔案管理方法進(jìn)行優(yōu)化。

3.3做好紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換

電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案來說，保管起來更為方便，而且也更方便檢索和利用，而且還具有不容易損壞的特點(diǎn)，因此，要將油田一些老舊的紙質(zhì)檔案做好向電子檔案的轉(zhuǎn)換，只有這樣，才能讓檔案的管理更為安全，也更容易實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

3.4加強(qiáng)油田檔案的利用

油田的檔案包含了大量寶貴的資料，只有加強(qiáng)油田的檔案的利用，才能有效提高油田勘探和開采的技術(shù)，因此，油田的檔案管理人員必須配合油田的技術(shù)人員，做好油田檔案的檢索和文獻(xiàn)編制工作，油田的技術(shù)人員向檔案管理人員提出技術(shù)需求，檔案的管理人員再根據(jù)這些需求定期為他們提供檔案的檢索服務(wù)，并且定期將一些檔案編制稱為匯編文獻(xiàn)，有了這些支持，將使油田的檔案使用起來更為方便。

4 結(jié)束語

綜上所述，油田企業(yè)必須建立規(guī)范的檔案管理制度，還要定期對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，檔案管理人員要將紙質(zhì)檔案建立稱為電子化檔案，還要配合油田的技術(shù)人員做好對(duì)油田檔案的利用。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉作偉.加強(qiáng)油田檔案利用的思考與探索[J].城建檔案，2018（11）：31-32.

[2]李元萍.淺談?dòng)吞餀n案管理存在的問題和解決方法[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（12）：154.

[3]褚宸利.淺議油田企業(yè)檔案資料有效管理措施[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2018（10）：7.