鄭晶晶

摘? ? 要：在科技進(jìn)步的今天，各地區(qū)的事業(yè)單位對(duì)各方面的管理方法做出了相應(yīng)的調(diào)整，尤其是事業(yè)單位對(duì)檔案管理做出的改變。事業(yè)單位對(duì)檔案管理方法不斷做出改善，雖然相比于之前的管理進(jìn)步了許多，但在調(diào)整后的檔案管理工作中又有新的問題不斷出現(xiàn)，若不解決這些問題，那么就會(huì)影響到事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展，并且，對(duì)這些新問題的研究及解決對(duì)事業(yè)單位來說也是一個(gè)新挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題;措施

近幾年，在科技進(jìn)步與大數(shù)據(jù)不斷發(fā)展的背景下，我國各事業(yè)單位在檔案管理方面做出了很大的調(diào)整，尤其是對(duì)檔案逐漸進(jìn)行信息化管理，這對(duì)有效管理檔案帶來很大的便利。但在具體對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改善時(shí)會(huì)遇到各種各樣的問題，為了使檔案管理效率不受影響，現(xiàn)根據(jù)實(shí)際工作中事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理時(shí)出現(xiàn)的一些突出性問題以及應(yīng)對(duì)這些問題的解決措施作出詳細(xì)的闡述。

一、事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的突出問題

（一）對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不夠

檔案管理工作是事業(yè)單位管理中最基礎(chǔ)的一部分，但也是被人們常常忽略的一部分，大多數(shù)人都不把檔案管理工作當(dāng)做非常正式的一份工作。但在實(shí)際工作中，這份工作更加需要檔案管理員負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，也需要檔案管理員與單位中各部門工作人員之間的配合[1]。但在實(shí)際工作中，普遍存在的問題是，許多檔案管理員只做好了對(duì)檔案的看守工作，而忽略了這些檔案自身存在的利用價(jià)值，甚至一些事業(yè)單位沒有配備專業(yè)的檔案管理員，對(duì)檔案的整理歸檔等問題不重視，諸如此類問題還沒有得到完善，使得一些重要檔案沒有得到規(guī)范的整理與歸檔。

（二）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

檔案管理工作也需要專業(yè)人員進(jìn)行管理，這樣才能將檔案的實(shí)際利用價(jià)值向其他部門工作人員展示出來[2]。但在一些事業(yè)單位，由于事業(yè)編制改革的原因，導(dǎo)致事業(yè)單位人員緊張，促使事業(yè)單位將一些年齡偏大，不具備任何專業(yè)水平的員工分配到檔案管理工作中，在對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，無法將檔案規(guī)范的整合歸檔到一起，并且在遇到問題時(shí)不能及時(shí)進(jìn)行解決，因此，這在一定程度上限制了檔案管理工作的發(fā)展。

（三）檔案管理的信息化水平不夠

高科技的快速發(fā)展，使得我們生活中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴都有信息化的身影[3]。在事業(yè)單位檔案管理工作中，也逐漸的將檔案資料信息化處理，但在現(xiàn)階段，許多事業(yè)單位出現(xiàn)的普遍現(xiàn)象是，事業(yè)單位的檔案信息化管理都只是運(yùn)用一些管理軟件對(duì)檔案資料進(jìn)行簡單的編碼排序，僅僅可以對(duì)檔案進(jìn)行一些簡單的查詢，并沒有實(shí)現(xiàn)檔案共享性與反復(fù)利用性，沒有通過現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)真正實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、無紙化。相反，由于只是通過一些管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行簡單的編碼和檢索，導(dǎo)致無法提高檔案的利用率，降低了檔案在事業(yè)單位各部門中的需求作用。

（四）檔案管理收集歸納不全面

一些事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，只對(duì)一些執(zhí)法文件檔案進(jìn)行了整理歸檔，而忽視了對(duì)一般檔案的收集整理，例如一些文字檔案、影像檔案等，諸如這些檔案由于不重視而沒有進(jìn)行及時(shí)的整理收納，當(dāng)管理這些檔案的員工因某種原因離職時(shí)，很容易導(dǎo)致這些檔案的遺漏和丟失。若在后期工作中用到這些檔案資料時(shí)，進(jìn)行查找也是一件非常麻煩的工作，增加檔案丟失風(fēng)險(xiǎn)，也不利于事業(yè)單位檔案管理工作的全面建設(shè)。

二、 應(yīng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)問題的解決措施

（一）提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

要做好檔案管理這份工作，可以從以下三方面進(jìn)行改善：第一是要對(duì)檔案管理工作制度進(jìn)行完善，建立起合理的制度體系，并按照規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行;第二是要加大在檔案管理方面的資金投入并定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)考核，做到人人重視，人人參與;第三是要明確檔案管理人員中的分工情況，合理分配任務(wù)，將工作落實(shí)到個(gè)人，確保檔案管理工作可以有效進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

在所有的工作中，工作人員只有具備相應(yīng)的專業(yè)技能與職場(chǎng)道德才能把這項(xiàng)工作做好，檔案管理工作也不例外。我國的科學(xué)技術(shù)在進(jìn)步，帶領(lǐng)著一系列的工作方式發(fā)生改變，檔案管理也在緊隨科技的腳步，因此要求檔案管理員要具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)[4]。第一要對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提高整個(gè)管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì);第二要保持檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性，一個(gè)合格的檔案管理員需要進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，擁有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)后才能勝任這一工作，若臨時(shí)換成一些在檔案管理方面經(jīng)驗(yàn)較少的人員來管理檔案，那么會(huì)大大降低檔案管理的工作效率，因此減少檔案管理人員的調(diào)動(dòng)，以便于保持檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

信息化管理在事業(yè)單位各部門工作中已成為普遍現(xiàn)象。因此，加強(qiáng)檔案信息化管理成為各事業(yè)單位的重點(diǎn)。其中最重要的辦法是通過學(xué)習(xí)當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)與管理方法，合理改善檔案管理工作，使之能夠更好為人們所利用。

（四） 完善檔案管理工作制度

檔案管理在現(xiàn)在的工作生活中逐漸的得到人們的重視，因此，檔案管理工作的發(fā)展前景還很長遠(yuǎn)，這就需要對(duì)檔案管理工作制定詳細(xì)的相關(guān)規(guī)章制度，根據(jù)實(shí)際工作和生活中人們對(duì)檔案的需求，一是對(duì)檔案管理工作作出相應(yīng)的要求，例如在進(jìn)行檔案管理之前，需要對(duì)檔案管理的相關(guān)實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行分析研究，然后根據(jù)需求制定出切實(shí)可行的工作方案;二是對(duì)檔案管理人員的要求，例如制定有關(guān)獎(jiǎng)賞制度，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情。通過這些措施可以幫助事業(yè)單位檔案管理工作有序進(jìn)行。

三、結(jié)論

現(xiàn)如今，檔案管理在事業(yè)單位工作中的地位越來越高，因此，檔案管理需要進(jìn)一步的改善，現(xiàn)在事業(yè)單位在各個(gè)方面都在追求管理信息化與無紙化，這一目標(biāo)要在檔案管理中實(shí)現(xiàn)的前提就是首先要認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)一個(gè)事業(yè)單位來說的重要性。在面臨新挑戰(zhàn)、新機(jī)遇時(shí)能夠運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)采取新的措施來坦然應(yīng)對(duì)，不斷完善檔案管理體系，不斷提高檔案管理為人們帶來的利用價(jià)值。根據(jù)分析得出的在檔案管理工作中帶來的問題以及解決措施，來提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率，使得檔案管理工作走向可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉志春.事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，23（4）：185.

[2] 王玉香.淺談當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題及解決措施[J].東方企業(yè)文化，2015（1）：150-150

[3] 李娟.淺談事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題及解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（28）.

[4] 尹鳳倫.淺談我國事業(yè)單位檔案管理問題與措施[J].中國科技博覽，2015（11）：104.