淺談工程建設(shè)企業(yè)如何做好疫情防控期間檔案管理工作

高華

2020年注定是不平凡的一年，抗擊疫情，這是全民的戰(zhàn)斗，是沒有硝煙的戰(zhàn)火。疫情防控工作產(chǎn)生了大量翔實(shí)多種形式、各種載體的文件資料。這些文件資料真實(shí)記錄了防控工作的歷史，也是未來的經(jīng)驗(yàn)借鑒、工作查考和科學(xué)研究的基礎(chǔ)資料。疫情的突發(fā)性和疫情檔案的復(fù)雜性使我們意識(shí)到疫情防控檔案專題收集不同于常規(guī)檔案收集，如何在做好疫情防控的情況下，創(chuàng)新工作方式，強(qiáng)化工作舉措，對(duì)我們檔案工作者提出了新的要求。

一、疫情期間檔案工作面臨的問題

（一）對(duì)疫情檔案收集工作的重視程度不夠。疫情防控形勢(shì)嚴(yán)峻，公司上下全部精力都聚焦在疫情防控上，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各類人員根本無暇顧及此項(xiàng)工作，重視疫情防控，忽視檔案工作的情況還存在。

（二）疫情檔案收集人手不夠。用最少的人員最大限度地做好疫情防控工作，是疫情防控工作期間的常態(tài)。由于各級(jí)疫情防控組織一人多職，導(dǎo)致安排布置檔案收集任務(wù)時(shí)很難做到第一時(shí)間得到響應(yīng)，再者由于歸檔人員缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，文件收集范圍、歸檔質(zhì)量勢(shì)必受到影響。

（三）對(duì)疫情檔案收集的必要性缺乏認(rèn)識(shí)。部分文件形成人員認(rèn)為疫情工作資料有“時(shí)效性”，疫情過去了就沒用了，對(duì)收集工作不積極、不主動(dòng)，不可避免產(chǎn)生部分資料散失、遺漏、損壞。

（四）除常規(guī)文件資料外其它形式的資料收集難度大。疫情期間企業(yè)創(chuàng)作出大量文學(xué)、繪畫、書法等作品，多以自媒體形式發(fā)布，分散于網(wǎng)絡(luò)中;疫情第一線工作人員形成的第一手資料留存在個(gè)人手中，沒有集中統(tǒng)一保管;標(biāo)語(yǔ)、出入證、工作證等實(shí)物資料存在不同程度損壞。

（五）對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生重大事件檔案收集工作可借鑒的經(jīng)驗(yàn)很少。

二、疫情期間做好檔案工作的措施及建議

（一）要高度重視、統(tǒng)籌兼顧。檔案工作者應(yīng)及時(shí)領(lǐng)會(huì)上級(jí)關(guān)于疫情防范工作的指示，學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)相關(guān)文件和工作要求。檔案工作者應(yīng)以對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)，人民生命安全高于一切的態(tài)度扎實(shí)做好防疫防控工作，筑牢全體人員的思想防線。檔案管理部門應(yīng)指定專人將疫情工作中直接形成的具體保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的真實(shí)記錄和正在進(jìn)行的疫情防控工作和今后可能發(fā)生的重大災(zāi)害的防治工作具有重要查考和借鑒價(jià)值的，要統(tǒng)籌做好疫情防控檔案的收集工作，確保第一時(shí)間得到有效收集和安全保管。

（二）明晰職責(zé)、壓實(shí)責(zé)任。按照《重大公共衛(wèi)生事件檔案管理規(guī)定》，明確各組織機(jī)構(gòu)的收集歸檔職責(zé)，將責(zé)任直接壓實(shí)到人頭，開展歸檔范圍確認(rèn)與備案，形成《疫情防控檔案歸檔確認(rèn)表》。檔案館確定專人為公司疫情檔案收集聯(lián)系人和歸檔人，跟蹤指導(dǎo)公司疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組和疫情防控重要職能部門（單位）的疫情檔案收集建檔工作，確保疫情防控檔案資料形成與收集歸檔工作責(zé)任落實(shí)到位。

（三）要認(rèn)真履職、推進(jìn)防控。檔案部門在疫情防控工作中，要自覺扛起責(zé)任、腳踏實(shí)地、主動(dòng)作為，統(tǒng)籌做好疫情防控期間檔案工作。要加強(qiáng)日常管理，認(rèn)真履行職責(zé)，綜合考慮各方面因素，積極采取有效措施，保障正常運(yùn)轉(zhuǎn)。疫情防控檔案是黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情的真實(shí)記錄，對(duì)工作查考研究、經(jīng)驗(yàn)借鑒具有十分重要的價(jià)值，各級(jí)檔案部門要充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，靈活采用電話、辦公網(wǎng)、短信、微信、移動(dòng)客戶端等適宜方式，加強(qiáng)對(duì)疫情防控材料收集歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極爭(zhēng)取將檔案工作納入防控工作的總體部署，做到疫情防控檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。在檔案收集工作中，要反對(duì)形式主義、官僚主義，切忌作風(fēng)飄浮、不切實(shí)際，防止增加疫情防控工作負(fù)擔(dān)、消耗基層干部的疫情防控精力。疫情防控期間的檔案業(yè)務(wù)交流、一般性查檔和政府公開信息服務(wù)等，可以通過網(wǎng)絡(luò)和電話等方式進(jìn)行，盡量避免人員聚集，減少不必要的人員接觸。

（四）是開展全面隱患排查。

檔案部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全管理各項(xiàng)規(guī)章制度，牢固樹立檔案安全底線意識(shí)，始終繃緊安全這根弦。開展全面的隱患排查，做好每日檢查記錄，確保疫情防控期間檔案庫(kù)室、檔案實(shí)體、檔案信息的安全。

加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化檔案館庫(kù)建設(shè)和設(shè)施設(shè)備配備，堅(jiān)決消除安全隱患，加大對(duì)檔案的綜合性保護(hù)，健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系，從人防、物防、技防各個(gè)方面把檔案安全防范落在實(shí)處。堅(jiān)持“以防為主、防治結(jié)合”的基本原則，完善檔案安全制度，強(qiáng)化安全教育和檢查。

保障實(shí)體檔案安全。加大對(duì)檔案的綜合性保護(hù)，確保檔案保護(hù)“八防”到位，堅(jiān)決消除安全隱患。堅(jiān)持保護(hù)與開發(fā)并重的原則，加大對(duì)破損檔案的搶救修復(fù)和保護(hù)力度。

加強(qiáng)檔案信息安全管理工作。檔案館要建立檔案信息管理系統(tǒng)安全防護(hù)體系，推進(jìn)系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)和分級(jí)保護(hù)工作。加強(qiáng)安全技術(shù)研究與防范工作，加緊建立檔案信息容災(zāi)系統(tǒng)和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制。

完善檔案安全應(yīng)急預(yù)案。針對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事件、自然災(zāi)害和緊急情況，各單位特別是海外企業(yè)要制定保護(hù)及搶救檔案的應(yīng)急預(yù)案，對(duì)應(yīng)急管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)、人員、技術(shù)、裝備、物資、救援行動(dòng)及保障等作出明確具體的安排，要考慮應(yīng)急預(yù)案的完整性、科學(xué)性、針對(duì)性和操作性 ，所建立起來的應(yīng)急預(yù)案要能覆蓋各種類型的突發(fā)事件，確保重要檔案在受到危害時(shí)得到優(yōu)先搶救和妥善處置。