檔案文件資料收集工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

羅旭

摘 要：在不斷走向信息化的當(dāng)今社會(huì)，檔案文書(shū)資料逐漸成為能夠記錄當(dāng)今世界發(fā)展的憑證。對(duì)于整個(gè)國(guó)家而言，檔案資料記錄著重要的國(guó)家機(jī)密和曾經(jīng)下達(dá)的各種指令;對(duì)于個(gè)人而言，檔案文件不僅記錄著每個(gè)人的生平經(jīng)歷，而且在工作、學(xué)習(xí)以及生活中都需要檔案資料的證明。因此，檔案資料在個(gè)體和集體的生活發(fā)展中是一件不可缺少的內(nèi)容，沒(méi)有檔案資料的記錄和相關(guān)證明，個(gè)人和社會(huì)都得不到發(fā)展。所以在檔案資料如此重要的前提下，只有順利收集了相關(guān)的檔案文件，個(gè)人和社會(huì)的經(jīng)歷才能被證明，而檔案文件的收集工作是檔案資料管理需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：檔案文件;收集工作;問(wèn)題及對(duì)策

檔案文件資料的收集作為整個(gè)檔案管理的第一步，在很大程度上決定了整個(gè)檔案管理工作進(jìn)行的是否順利。如果檔案資料的收集過(guò)程出現(xiàn)問(wèn)題，那么后續(xù)的管理問(wèn)題就不復(fù)存在，因此，要做好檔案文件的管理工作，最重要的便是做好檔案文件的收集工作。隨著檔案管理工作在企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)社會(huì)穩(wěn)定過(guò)程中的作用越來(lái)越大，做好檔案文件的管理工作，收集到質(zhì)量更高、科學(xué)的檔案資料就變得越來(lái)越重要。

一、檔案文件資料收集工作現(xiàn)狀

關(guān)于當(dāng)前的檔案文件資料收集工作，主要存在以下現(xiàn)象：首先，大多數(shù)機(jī)構(gòu)或企業(yè)會(huì)忽視檔案資料管理的管理工作，在一些中小企業(yè)中，甚至不會(huì)存在專門(mén)的檔案管理處。因此，不重視相關(guān)檔案管理便會(huì)導(dǎo)致檔案管理制度松散，人浮于事，檔案資料的收集工作也不會(huì)完成得很好。檔案資料的收集整理工作原本就是一件需要耐心和細(xì)心才能完成的事情，如果負(fù)責(zé)檔案管理的人員無(wú)法對(duì)檔案文件資料的收集與整理工作形成必要意識(shí)，缺乏檔案管理的主動(dòng)性，那么所整理收集到的檔案文件資料必然會(huì)存在缺失的情況。在不少單位，許多檔案管理專職人員對(duì)自己的本職工作不加以重視，僅僅通過(guò)收集表面資料進(jìn)行資料收集，這種行為不僅會(huì)對(duì)檔案資料的收集產(chǎn)生嚴(yán)重危害，還會(huì)使當(dāng)前較容易收集到的資料白白流失。最后，由于當(dāng)前檔案管理中檔案資料的類型劃分不明確，會(huì)導(dǎo)致在進(jìn)行資料收集過(guò)程中，收集到的資料無(wú)法進(jìn)行歸檔的問(wèn)題，這就需要對(duì)當(dāng)前的檔案管理制度進(jìn)行改革完善，以此來(lái)達(dá)到更優(yōu)更好更高效率的完成檔案文件資料收集整理工作的目的。

二、檔案文件資料收集工作面臨的問(wèn)題

1.檔案管理制度松散

在當(dāng)前的檔案管理制度中，有許多因管理制度松散而存在的問(wèn)題：第一，管理人員不重視檔案資料文件的收集，因此導(dǎo)致其下屬以及從事檔案資料文教收集工作的員工對(duì)這項(xiàng)工作的不重視。第二，檔案資料文件收集工作的專職人員由于對(duì)本職工作的不重視，在進(jìn)行檔案資料文件收集工作時(shí)，就會(huì)僅僅收集那些在手邊的資料、容易得到的資料以及浮于表面的文件，不會(huì)去在乎資料的準(zhǔn)確性、科學(xué)性以及多元性，這樣收集到的資料勢(shì)必質(zhì)量低下，而檔案資料的收集質(zhì)量低下會(huì)直接影響后續(xù)的文件管理工作。第三，檔案管理制度的缺失容易導(dǎo)致檔案丟失、檔案資料匱乏以及其他意外情況的發(fā)生，因此，檔案管理制度的完善與否決定了整個(gè)檔案文件的質(zhì)量。

2.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

雖然在實(shí)行改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)企事業(yè)單位始終都在以較快的速度進(jìn)行發(fā)展，但是其內(nèi)部的檔案管理工作卻始終沒(méi)有跟上企事業(yè)單位前進(jìn)的腳步，只有極少數(shù)的企事業(yè)單位制定了較為詳細(xì)的檔案文件資料管理制度，對(duì)檔案管理工作在進(jìn)行落實(shí)，而絕大部分的企事業(yè)在檔案管理工作上的完成度是極低的，這也讓企事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)始終蒙著一層面紗，在社會(huì)公眾面前不夠透明。之所以會(huì)出現(xiàn)這樣的結(jié)果，究其根本還是因?yàn)槠笫聵I(yè)單位的負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理工作的重視度不夠，沒(méi)有認(rèn)清楚檔案管理與企事業(yè)發(fā)展之間相互促進(jìn)的關(guān)系，缺乏檔案管理的意識(shí)。由于企事業(yè)單位的一把手沒(méi)有將檔案文件資料的管理問(wèn)題加以重視，故而實(shí)際分管檔案管理的工作人員對(duì)自己的工作職責(zé)也不夠清晰，從而引發(fā)了后期一系列的檔案資料管理困難的連鎖反應(yīng)，加大了檔案文件資料收集與管理的困難度。

3.歸檔材料不齊

上文中提到，由于從事檔案文件資料收集工作的相關(guān)人員對(duì)檔案資料收集工作的不重視，導(dǎo)致他們?cè)谶M(jìn)行資料收集的過(guò)程中，會(huì)只選擇容易收集的資料進(jìn)行相關(guān)資料的收集，不會(huì)考慮尋找那些更有實(shí)際價(jià)值但是更難尋找的檔案資料。在平常的工作中，檔案管理人員對(duì)檔案原件資料的收集敏感度較低，往往會(huì)忽視將原始資料收集保存起來(lái)，等到再次想起需要使用的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)已經(jīng)找不到原始資料的去處了，最終使需要的檔案資料無(wú)法被歸檔。其次，檔案資料的收集過(guò)程是一個(gè)需要十分負(fù)責(zé)的過(guò)程，小到個(gè)人資料，大到國(guó)家文件，都不是一時(shí)一刻能夠完成的工作，檔案資料文件的收集同時(shí)是一項(xiàng)十分細(xì)致的工作，如果不能完全沉下心進(jìn)行這項(xiàng)工作或者不能進(jìn)行全方位地思考完善，收集工作很容易出現(xiàn)資料不全的情況。最后，在檔案資料文件的收集過(guò)程中，一定要做好記錄工作，如果沒(méi)有做到在收集的過(guò)程中進(jìn)行記錄，就很容易出現(xiàn)信息遺忘等情況，導(dǎo)致最終的檔案材料缺失。

4.檔案材料類型不明確

檔案資料文件的收集過(guò)程是一個(gè)十分復(fù)雜的過(guò)程。因此，在檔案資料文件的收集過(guò)程中，很容易出現(xiàn)所收集到的材料類型不明確的情況。對(duì)于這種情況的發(fā)生，一方面是因?yàn)樵谶M(jìn)行檔案管理過(guò)程中，對(duì)于數(shù)量巨大的檔案管理系統(tǒng)，檔案資料的分類多達(dá)上百種，因此，在進(jìn)行檔案資料文件的收集過(guò)程中，對(duì)所收集到的資料進(jìn)行分類，是一項(xiàng)十分困難的任務(wù)，很容易出現(xiàn)檔案種類劃分不明確的情況，這種情況的發(fā)生就會(huì)影響到檔案資料文件的收集工作。另一方面，在進(jìn)行檔案資料的分類過(guò)程中，沒(méi)有明確的檔案類型劃分制度作為參考，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)就沒(méi)有統(tǒng)一的劃分方法，制度的缺失也是導(dǎo)致檔案資料文件收集工作出現(xiàn)困難的重要原因。

5.沒(méi)有專職檔案管理人員，檔案管理工作分配不具體

通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)下很多企事業(yè)單位的檔案管理人員都是兼職性質(zhì)的，并沒(méi)有專職的檔案管理人員。這些兼職的檔案管理人員原本也有其他的工作任務(wù)，所以他們會(huì)把更多的精力放在原有的工作內(nèi)容上，對(duì)檔案文件資料的管理工作無(wú)法做到百分百的投入。此外，企事業(yè)單位對(duì)于檔案文件資料管理工作小組內(nèi)人員的分工也不夠細(xì)化，未對(duì)組員進(jìn)行明確的職責(zé)劃分，這也導(dǎo)致了檔案管理工作缺乏條理，一些檔案文件資料在歸檔的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)重復(fù)或者是缺失的情況。

6.檔案文件收集工作考核標(biāo)準(zhǔn)不明朗

必要的考核能夠?qū)ぷ鞯母哔|(zhì)量完成起到一定的督促作用。近幾年來(lái)，檔案管理局對(duì)各行各業(yè)的檔案文件資料管理工作都提出了相應(yīng)的要求，并且給出了相應(yīng)的檔案資料管理規(guī)范。既然有檔案管理規(guī)范，那也必定會(huì)有針對(duì)于規(guī)范的考核。不過(guò)，雖然檔案文件資料管理在形式上確實(shí)存在考核，但是用于考核的標(biāo)準(zhǔn)卻不夠明朗，比較籠統(tǒng)。面對(duì)進(jìn)行檔案文件資料管理的企事業(yè)單位，沒(méi)有對(duì)檔案資料收集提出什么硬性要求，在考核時(shí)只是檢查是不是做到了應(yīng)收盡收，對(duì)所收集的檔案文件資料的真實(shí)性沒(méi)有過(guò)多的進(jìn)行追究，在不同文件資料的歸檔率的檢查上也是睜一只眼閉一只眼，常常把企事業(yè)單位已經(jīng)完成的實(shí)際歸檔的文件數(shù)作為應(yīng)當(dāng)歸檔的文件數(shù)量。這種“防水型”的考核不能對(duì)檔案文件資料的管理單位以及相關(guān)的檔案管理人員感到壓力，使他們?cè)跈n案管理的工作上產(chǎn)生懈怠。

7.檔案人員綜合素質(zhì)低下

檔案資料文件的收集工作沒(méi)有做好的根本原因一定在于從事這項(xiàng)工作的人。在當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)中，檔案管理人員綜合素質(zhì)低下的表現(xiàn)在于：首先，檔案資料收集工作的專職人員對(duì)本職工作重視度不夠。由于檔案管理相關(guān)問(wèn)題在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中依然沒(méi)有受到相應(yīng)的重視，因此，某些從事相關(guān)工作的專職人員也會(huì)存在對(duì)本職工作的忽視行為，這種行為必然會(huì)影響到檔案資料文件收集工作的順利開(kāi)展。其次，從事相關(guān)工作的專職人員不是專業(yè)人才。大部分從事相關(guān)機(jī)構(gòu)以及企業(yè)檔案管理及收集工作的人員都沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)專門(mén)的培訓(xùn)，沒(méi)有專業(yè)技能就不會(huì)收集到更為專業(yè)的檔案資料文件。最后，沒(méi)有相關(guān)制度的審查。在檔案資料文件收集過(guò)程中，大部分機(jī)構(gòu)都不存在對(duì)收集到的資料進(jìn)行檢驗(yàn)審核的相關(guān)制度，此類制度的缺失一定程度上會(huì)使收集到的相關(guān)檔案資料質(zhì)量低下，對(duì)專職人員缺乏監(jiān)督，不能培養(yǎng)相關(guān)人員的專業(yè)技能。

8.對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)力度不足

上文中提到過(guò)，很多企事業(yè)單位并沒(méi)有專門(mén)聘請(qǐng)專職的檔案資料管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案文件資料管理工作的人員基本上都是兼職性質(zhì)的。這些人員在檔案文件資料管理上的專業(yè)度是不夠的。而作為檔案管理工作的主體單位，也沒(méi)有為檔案管理人員提供檔案文件資料管理知識(shí)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)力度不足。在收集檔案資料時(shí)，通常就是告知相關(guān)的檔案管理人員需要收集的檔案類型、檔案時(shí)間以及檔案范圍，對(duì)具體如何收集整理這些資料缺乏專業(yè)化的指導(dǎo)。

三、解決檔案文件資料收集工作問(wèn)題的措施

1.完善檔案管理制度

為了完善檔案管理制度，使檔案資料的收集工作進(jìn)行得更加順利，需要從以下幾個(gè)方面入手：第一，提高管理人員的檔案意識(shí)。相關(guān)人員的檔案意識(shí)得不到提高，檔案管理相關(guān)制度就得不到很好的完善。因此，完善當(dāng)前的檔案管理制度，首要任務(wù)便是提高縣官人員的檔案意識(shí)。第二，制定科學(xué)專業(yè)的檔案資料管理制度。為了適應(yīng)當(dāng)今世界的發(fā)展，必須與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行檔案管理的相關(guān)工作，通過(guò)對(duì)之前不科學(xué)、不完善的檔案制度進(jìn)行改革發(fā)展，查缺補(bǔ)漏，在完善過(guò)去檔案制度的同時(shí)提高其科學(xué)性和創(chuàng)新型，才能促進(jìn)檔案資料收集工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2.強(qiáng)化檔案文件資料管理宣傳教育

企事業(yè)單位要想高質(zhì)量的完成檔案文件資料的管理工作，首先就需要得到一把手的支持與肯定。首先，企事業(yè)單位需要在內(nèi)部加強(qiáng)檔案文件資料管理工作的重要性與必要性的宣傳教育，使全體員工的檔案管理意識(shí)被強(qiáng)化。此外，負(fù)責(zé)檔案管理工作的工作小組可以利用企業(yè)公眾號(hào)、內(nèi)部刊物等引起各個(gè)部門(mén)對(duì)檔案管理工作的關(guān)注，贏得各部門(mén)對(duì)檔案文件資料收集管理工作的支持，并且利用檔案管理為他們的工作帶去便利，讓全體員工都能夠享受檔案管理成果，通過(guò)檔案管理成果利用的高效性為檔案管理工作做好宣傳。

3.提升檔案文件資料管理人員對(duì)檔案收集的主動(dòng)性

檔案文件資料的收集與管理是一件十分消耗精力的事情，因此很多的檔案管理人員在檔案文件資料的收集上缺乏主動(dòng)性，這也導(dǎo)致不少企事業(yè)單位出現(xiàn)了對(duì)方交多少資料，檔案管理人員就收集多少資料的局面。很明顯，如果檔案管理人員始終抱著這種被動(dòng)型的態(tài)度去工作，那么該企事業(yè)的檔案資料管理一定會(huì)是流于形式而缺乏實(shí)效的。所以企事業(yè)單位一定要將檔案管理人員的思想扭轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)，可以在制定年初工作計(jì)劃之時(shí)就召開(kāi)檔案人員工作會(huì)議，在平常也多對(duì)負(fù)責(zé)檔案管理的部門(mén)進(jìn)行工作指導(dǎo)與督促，讓檔案管理人員真實(shí)的感受到自己是被重視被需要的，要讓他們對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生認(rèn)同感，使被動(dòng)收集資料轉(zhuǎn)為主動(dòng)收集資料。

4.制定檔案審查制度

關(guān)于檔案審查制度的相關(guān)制定，主要包括以下方面：首先，審查工作人員行為。根據(jù)各個(gè)機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況制定對(duì)相關(guān)工作人員的考核制度，通過(guò)抽查或定期檢查的方式考核從事檔案資料文件收集工作的人員，通過(guò)考核監(jiān)督提高檔案資料收集的質(zhì)量。其次，制定檔案材料審查制度。在每一項(xiàng)檔案資料文件的收集工作完成后，派遣專業(yè)監(jiān)督審查人員對(duì)本次檔案收集過(guò)程中收集到的資料進(jìn)行相關(guān)審查，一方面可以保證檔案資料的質(zhì)量，另一方面可以監(jiān)督檔案資料收集工作人員，防止人浮于事的現(xiàn)象繼續(xù)存在。最后，制定階段性檔案審查制度。通過(guò)將一個(gè)月之前檔案資料收集工作的完成質(zhì)量與當(dāng)前質(zhì)量進(jìn)行比較，督促員工不斷進(jìn)步，從而保證檔案資料的收集工作順利進(jìn)行。

5.明確劃分檔案類型

要對(duì)檔案資料類型進(jìn)行明確劃分，要從以下兩個(gè)方面入手解決，一方面，通過(guò)制定詳細(xì)的資料劃分制度來(lái)支撐檔案資料的分類工作，需要注意的是，所指定的檔案資料分類制度一定要十分詳細(xì)，否則在進(jìn)行檔案資料分類過(guò)程中依然會(huì)出現(xiàn)檔案類型不明確的現(xiàn)象。另一方面，可以通過(guò)減少檔案資料劃分類型而增大同一檔案資料容量解決這一問(wèn)題。減少劃分種類的同時(shí)增加同一種類的容量雖然在操作上十分便利，但是在進(jìn)行檔案資料文件搜索或者進(jìn)行檔案文件整理時(shí)便會(huì)出現(xiàn)難以操作的現(xiàn)象。因此，這種方法適用于公司或機(jī)構(gòu)規(guī)模不大的檔案收集機(jī)構(gòu)。

6.提高檔案人員綜合素質(zhì)

要提高檔案資料文件收集工作專兼職人員的綜合素質(zhì)，首先，在進(jìn)行檔案資料收集人員招聘時(shí)，最好選擇那些已經(jīng)具備相關(guān)經(jīng)驗(yàn)或者有過(guò)系統(tǒng)學(xué)習(xí)的人員，這樣就能在節(jié)省一部分培訓(xùn)費(fèi)用的前提下盡快開(kāi)展檔案資料文件的收集。其次，在相關(guān)人員入職后，一定要經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)方能上崗。檔案資料文件收集工作的培訓(xùn)主要包括：資料的獲取、收集方法、歸檔分類以及檔案管理等方面，相關(guān)工作人員需要對(duì)這些方面了如指掌才能更好地開(kāi)展檔案資料的收集工作。最后，通過(guò)制定定期考核制度不斷完善專業(yè)人員的檔案資料收集能力。通過(guò)書(shū)面考試、口頭表述以及實(shí)際操作等方法定期對(duì)從事檔案資料收集工作的相關(guān)人員進(jìn)行考核，以保證他們?cè)诠ぷ髦惺冀K保持專業(yè)性和科學(xué)性。對(duì)于兼職型的檔案管理人員，企事業(yè)單位應(yīng)該適當(dāng)減輕該工作人員原有的工作任務(wù)，為其提供更多外出學(xué)習(xí)檔案資料管理專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)，并給予適量合理的補(bǔ)貼，提升員工對(duì)檔案管理工作的積極性。

結(jié)束語(yǔ)

檔案資料文件的收集是檔案管理的第一步，要做好檔案資料的收集工作，一定要解決一下兩大方面的問(wèn)題：一是基礎(chǔ)收集工作，二是收集考核工作。要做好最基礎(chǔ)的收集工作，最重要的便是資料收集人員的重視程度以及專業(yè)能力強(qiáng)弱程度。而要做好后期的檔案資料考核，就需要科學(xué)完善的資料考核制度的制定。只有同時(shí)完善基礎(chǔ)工作和資料考核，檔案資料的收集工作才能有很大程度的發(fā)展和完善，檔案的發(fā)展和完善才能為企業(yè)及相關(guān)機(jī)構(gòu)的發(fā)展貢獻(xiàn)更大的力量。

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[2]施高燕.企業(yè)檔案資料的收集與整理淺析[J].企業(yè)改革與管理，2018

（作者單位：重慶市武隆區(qū)佑銘檔案管理服務(wù)有限公司）