如何做好事業(yè)單位檔案管理

仇知

摘 要：事業(yè)單位的檔案管理具有操作和管理層面的多言行的特征。一方面檔案管理在平時的工作中表現(xiàn)出的作用和價值相對較小，給人一種無足輕重的感覺。另一方面的檔案管理工作需要對事業(yè)單位的重要事件和文件等重要內(nèi)容進行科學的分類和保存，是事業(yè)單位不可或缺的一個重要職位?；谝陨系淖饔梅治觯瑱n案管理工作在事業(yè)單位中發(fā)揮著重要作用，需要相關(guān)的工作人員注重日常的規(guī)范和科學化管理，使檔案管理有效的發(fā)揮其價值和作用，為事業(yè)單位的長期發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。本文主要針對如何做好事業(yè)單位檔案管理進行簡要分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理

1 新時期對事業(yè)單位的管理和發(fā)展提出了新的要求

事業(yè)單位是我國計劃經(jīng)濟制度下沿革下的組織，在輔助政府行政過程中發(fā)揮著重要的作用。隨著我國經(jīng)濟社會的發(fā)展，事業(yè)單位的管理模式也在不斷發(fā)生著改革和變化，目的是提升自身的工作服務(wù)效率，促進自身的工作內(nèi)容能夠適應(yīng)社會發(fā)展的需要。對此，事業(yè)單位必須從整體方面保持自身的管理制度和服務(wù)方式能夠和社會接軌，促進自身的社會適應(yīng)性，對自身的內(nèi)部管理制度和方式進行不斷的優(yōu)化和調(diào)整，減少在工作中的誤區(qū)和漏洞，促使其在經(jīng)濟社會中發(fā)揮積極的建設(shè)性作用。

2 基層事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理制度不夠完善

目前，事業(yè)單位檔案管理存在許多的問題，主要反映在新時期檔案管理制度不夠完善，檔案的借閱、管理、保密等工作仍需從嚴要求。雖然各級單位都制定了檔案管理的制度，但是在實際工作的過程中，并沒有發(fā)揮明顯的作用。許多單位的查檔、借檔等工作沒有嚴格按照管理制度的要求去執(zhí)行，在基層單位，這種不規(guī)范、不健全的檔案管理制度在很大程度上降低了檔案本身的利用價值和可靠性。隨著近年來，各項人才引進計劃的增多，基層單位中新來了許多高學歷、高素質(zhì)的優(yōu)秀畢業(yè)生，引進人才的檔案漏缺現(xiàn)象較多，比如職稱評定材料、工資變動材料、年度考核材料等出現(xiàn)較為明顯。加之引進的人才學習經(jīng)歷豐富，檔案流動相對來講較為頻繁，加之各單位檔案管理人員可能存在工作調(diào)整，對各階段資料的收集整理、歸檔遺漏等現(xiàn)象偶有發(fā)生，傳統(tǒng)的檔案管理是以被動的方式進行收集，即相關(guān)部門通過郵寄的方式將人事檔案寄送至檔案室，如果制度不完善或移送不到位，執(zhí)行不嚴格，就會造成檔案材料收集的不完整。

2.2 檔案管理方式過于落后

隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的不斷發(fā)展與進步，很多計算機處理技術(shù)、文字處理技術(shù)、信息收集技術(shù)等都被應(yīng)用到檔案收集、處理工作中，使得檔案的儲存脫離紙質(zhì)化，增加了數(shù)字資料、音頻資料、圖片資料等儲存形式，改變了傳統(tǒng)檔案管理工作的方式。但是，現(xiàn)階段這種管理方式并沒有被應(yīng)用到實際的工作中，很多基層事業(yè)單位都在應(yīng)用最原始、最簡單的文字收集，再由人工進行處理、總結(jié)的工作方法，不僅影響了檔案管理工作的效率，也影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。

2.3 缺乏相關(guān)方面的人才

檔案管理工作要求從業(yè)人員具備相應(yīng)的專業(yè)知識體系和較高的職業(yè)素養(yǎng)。然而大家普遍認為檔案管理工作屬于輕松、容易、簡單的工作，沒有專業(yè)技術(shù)和專業(yè)知識含量，只要工作人員態(tài)度端正、工作認真就可以勝任。許多人在這一崗位上一干就是許多年，但是卻幾乎沒有外出學習交流和學習新的管理理念的機會。僅僅憑借多年的經(jīng)驗和傳統(tǒng)的方法進行管理，容易出現(xiàn)職業(yè)素養(yǎng)不高、責任意識較差、安全意識不強等問題。從事檔案管理工作不僅要細心，更要耐得住寂寞，許多新員工也無法在這一崗位上堅持太久，因此一些事業(yè)單位甚至安排即將退休的職工從事此項工作，之后的工作交接問題也就不可避免。

3 如何做好基層事業(yè)單位檔案管理工作

3.1 基層事業(yè)單位應(yīng)完善檔案管理制度

制度是基層事業(yè)單位檔案管理工作有效開展的保障，當前絕大多數(shù)基層事業(yè)單位均已建立相對健全的檔案管理制度。但是，隨著基層事業(yè)單位的發(fā)展，原有的制度已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代基層事業(yè)單位實際需求。針對這一問題，應(yīng)針對基層事業(yè)單位檔案管理制度進行創(chuàng)新和變革，根據(jù)基層事業(yè)單位實際發(fā)展情況，結(jié)合檔案信息情況，建立更為完善的檔案管理制度，從而保障基層事業(yè)單位檔案管理工作效果。另外，還應(yīng)加大基層事業(yè)單位檔案管理制度的執(zhí)行力，使檔案管理制度能夠切實約束管理人員的日常工作?；鶎邮聵I(yè)單位可將激勵機制與管理制度相結(jié)合，將檔案管理制度細化，并引入崗位責任制，明確劃分各個崗位的職責，每個季度及年度對檔案管理人員開展考核工作，針對考核結(jié)果較好的檔案管理人員，可酌情給予物質(zhì)獎勵和精神獎勵;反之，針對季度及年度考核結(jié)果較差的人員，基層事業(yè)單位應(yīng)著重分析該管理人員工作效率低下的原因，并采取針對性較高的教育活動提升管理人員工作水平，以確?；鶎邮聵I(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量。

3.2 豐富檔案管理的方式

為了進一步加強基層事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，提高工作效率，首先應(yīng)該改變傳統(tǒng)、單一的管理方式，利用先進的科學技術(shù)實行多樣化管理，最終實現(xiàn)信息化、數(shù)字化、虛擬化的檔案管理模式。多樣化的管理方式可以擴大基層事業(yè)單位大男子與的儲存總量，還能大幅減輕單位的庫存空間，而且無紙化的檔案管理可以簡化查閱資料的流程，使得各單位間文件的傳遞、流通變得更加便捷，以便更好的開展各項聯(lián)合工作。

3.3 基層事業(yè)單位應(yīng)重視人才培養(yǎng)工作

管理人員專業(yè)水平高低直接影響基層事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，因此，基層事業(yè)單位應(yīng)重視管理人員的專業(yè)能力培養(yǎng)工作。在具體工作中，根據(jù)基層事業(yè)單位具體情況，開展相應(yīng)的培訓教育工作，定期組織管理人員參與檔案管理技能培訓，從而提升基層事業(yè)單位檔案管理水平。另外，在基層事業(yè)單位人才選拔方面，可吸納部分離退休員工，這些員工有著多年工作經(jīng)驗，對基層事業(yè)單位各項工作的熟悉程度較高，尤其在其原有工作領(lǐng)域范圍之內(nèi)，對基層事業(yè)單位檔案管理工作完善方面具有一定的權(quán)威性。除此之外，還應(yīng)重視基層事業(yè)單位檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)，加大青年管理人員的培養(yǎng)力度，針對檔案管理專業(yè)優(yōu)秀大學畢業(yè)生，可予以優(yōu)先考慮，大學畢業(yè)生剛剛走出校園，工作熱情程度較高，但檔案管理實際經(jīng)驗相對較少。鑒于此，基層事業(yè)單位可加強崗前培訓力度，從而調(diào)整檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)，提高基層事業(yè)單位檔案管理水平。

3.4 事業(yè)單位檔案管理轉(zhuǎn)向信息化

檔案管理信息化是充分利用現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)對檔案信息進行收集、整理，并進一步處理、分析和開發(fā)，力圖由簡單管理模式向社會服務(wù)模式轉(zhuǎn)變。加強信息化建設(shè)頂層設(shè)計，自上而下形成統(tǒng)一標準的管理系統(tǒng)軟件，建立信息共享平臺，升級檔案利用服務(wù)，提供更精準的服務(wù)。應(yīng)該具有四個條件：一是配備開放式電腦查詢檢索系統(tǒng)，向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù);二是建立檔案用戶信息庫，及時分析、了解用戶對檔案的需求，有針對性地編輯完整、系統(tǒng)的檔案信息，提高檔案利用率;三是緊緊圍繞中心工作，多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動;四是加快局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，為利用者提供快捷方便的服務(wù)方式。以信息化為基礎(chǔ)，推進檔案管理規(guī)范化建設(shè)。

4 結(jié)束語

綜上所述，做好事業(yè)單位檔案管理工作的對策為：以思政教育提振檔案管理人員的崗位能動性、依據(jù)本土人才供給特點優(yōu)化和再造歸集標準、管理層牽頭積極拓展與社會保障部門的合作、推動信息化流程管理倒逼各部門的協(xié)作意愿。

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