新時(shí)期企業(yè)檔案保密工作現(xiàn)狀及對(duì)策

趙航

摘 要：做好企業(yè)檔案保密工作是企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，也是保障企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)秩序的現(xiàn)實(shí)需要。本文在分析了新時(shí)期企業(yè)檔案保密工作的特點(diǎn)、現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，針對(duì)新時(shí)期企業(yè)檔案保密工作面臨的新情況新問(wèn)題，有針對(duì)性地提出了解決對(duì)策，對(duì)做好企業(yè)檔案保密工作具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案保密;新時(shí)期

企業(yè)檔案是指在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過(guò)程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等資料，反映了企業(yè)發(fā)展歷程。企業(yè)檔案中涉及企業(yè)生產(chǎn)工藝、商業(yè)秘密等眾多涉密檔案。新時(shí)期，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案保密面臨著諸多的外部不確定因素影響，極易造成泄密，影響著企業(yè)的正常生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理。因此，做好企業(yè)檔案保密工作是企業(yè)檔案管理的重要內(nèi)容，也是保障企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)秩序的現(xiàn)實(shí)需要。

1 新時(shí)期企業(yè)檔案保密工作特點(diǎn)

與機(jī)關(guān)、事業(yè)單位檔案保密工作相比，企業(yè)檔案保密的對(duì)象、內(nèi)容和要求均有較為明顯的差異。主要表現(xiàn)在：

1）保密對(duì)象廣泛性。企業(yè)檔案的保密對(duì)象主要包括各種涉密資料。主要包括商業(yè)合同、生產(chǎn)工藝文件、紅頭文件，以及領(lǐng)導(dǎo)簽批的涉密文件等，在檔案的形成、收集、整理、利用環(huán)節(jié)中，檔案都可能發(fā)生失密、泄密的可能，因此，企業(yè)檔案的保密對(duì)象既包括生產(chǎn)者、經(jīng)營(yíng)者，也包括一線操作人員，還包括企業(yè)管理者，以及非企業(yè)員工等。企業(yè)檔案保密工作的環(huán)節(jié)多、對(duì)象廣泛。

2）保密內(nèi)容多樣性。在我國(guó)，企業(yè)包括國(guó)有企業(yè)、集體企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)，企業(yè)類型多樣，在企業(yè)檔案保密內(nèi)容方面呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)。既包括國(guó)有秘密檔案，也包括企業(yè)商業(yè)秘密檔案，涉及的檔案保密內(nèi)容包括技術(shù)秘密、工藝秘密、工資薪酬待遇秘密等等，涉及到需要保密的內(nèi)容豐富多樣。

3）保密要求差異性。無(wú)論是國(guó)有企業(yè)檔案，還是集體企業(yè)檔案、私營(yíng)企業(yè)檔案，其保密的對(duì)象、種類、內(nèi)容都存在較大差異，因此對(duì)保密的要求也不盡相同。涉及企業(yè)秘密的泄密大多需要承擔(dān)經(jīng)濟(jì)懲罰，情節(jié)嚴(yán)重的需要承擔(dān)相應(yīng)刑罰。定密要求、保密期限、保密人員身份限制等均有不同要求。

2 新時(shí)期企業(yè)檔案保密工作現(xiàn)狀

新時(shí)期，隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，企業(yè)檔案保密工作面臨的形勢(shì)和要求更加嚴(yán)峻，企業(yè)檔案中蘊(yùn)含著大量商業(yè)秘密和科技信息，關(guān)系到企業(yè)的正常生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)，甚至是國(guó)家安全，一旦泄密，極易造成經(jīng)濟(jì)損失和社會(huì)安全受到破壞，最終損害的是公共利益。

1）保密范圍不明?！侗Ｃ芊ā焚x予了機(jī)關(guān)、單位較為寬泛的定密自主權(quán)。即，各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、單位對(duì)其產(chǎn)生的國(guó)家秘密事項(xiàng)，根據(jù)秘密及密級(jí)范圍的相關(guān)規(guī)定定密。企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過(guò)程中可比照《保密法》的規(guī)定，就重要檔案資料設(shè)定相應(yīng)的保密期限和保密等級(jí)，但這也容易導(dǎo)致企業(yè)檔案定密不夠嚴(yán)謹(jǐn)，密級(jí)與其保密期限劃分不符，甚至?xí)霈F(xiàn)應(yīng)定密未定密或不應(yīng)定密而定密的現(xiàn)象，影響了企業(yè)檔案保密工作的正常開(kāi)展。

2）保密意識(shí)不強(qiáng)。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)重生產(chǎn)輕管理的現(xiàn)象較為普遍。為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利地位和形勢(shì)，大多將人力、物力和財(cái)力投入到企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理一線，導(dǎo)致企業(yè)檔案保密存在較大短板。企業(yè)經(jīng)營(yíng)者、一線人員甚至是從事檔案工作人員的檔案保密意識(shí)不強(qiáng)，重要涉密檔案收集不及時(shí)、歸檔不完整，甚至出現(xiàn)“見(jiàn)密不知密”，企業(yè)檔案保密埋下安全隱患。

3）失密因素較多。隨著企業(yè)人員流動(dòng)日益頻繁，以及現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，諸多因素的存在加劇了企業(yè)檔案出現(xiàn)失密風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)代企業(yè)制度的建立，以及社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，賦予人員更多擇業(yè)自主權(quán)，檔案人員流動(dòng)較為頻繁。此外，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，光盤、磁盤、云盤等檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的應(yīng)用，以及黑客、木馬病毒的惡意攻擊，這些因素的存在都加劇了企業(yè)檔案發(fā)生失密的風(fēng)險(xiǎn)。

3 新時(shí)期企業(yè)檔案保密工作對(duì)策

新時(shí)期，隨著企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，以及現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案保密工作的內(nèi)外部形勢(shì)和要求均發(fā)生了深刻地變化，迫切需要加強(qiáng)企業(yè)檔案保密工作，確保企業(yè)檔案安全，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、發(fā)展提供有力支持和保障。

1）完善保密制度，明確企業(yè)檔案保密范圍。根據(jù)《檔案法》《保密法》《公司法》《科學(xué)技術(shù)保密規(guī)定》《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》的法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)檔案保密管理的實(shí)際需要，完善企業(yè)檔案保密制度規(guī)定，如：《企業(yè)檔案保密實(shí)施細(xì)則》《企業(yè)檔案保密若干規(guī)定》，《涉密檔案借閱、銷毀規(guī)定》等等，進(jìn)一步細(xì)化企業(yè)保密范圍、保密內(nèi)容、保密對(duì)象、保密流程，為企業(yè)檔案安全保密建立一套完善的保密制度體系。要嚴(yán)格按照已經(jīng)制定的規(guī)章制度，做好定密和脫密工作。一方面，要做到需定密應(yīng)定密，明確所有涉密檔案保密期限和內(nèi)容范圍，按照保密檔案的要求強(qiáng)化管理。另一方面，要做到檔案脫密工作。針對(duì)已經(jīng)超過(guò)保密期限，或者不需要按照保密檔案管理的，要及時(shí)安裝相關(guān)程序?qū)ζ溥M(jìn)行脫密處理，將有限的檔案管理資源應(yīng)用到檔案保密工作中。

2）加強(qiáng)保密宣傳，提升檔案人員保密意識(shí)。企業(yè)檔案保密工作的重要性不言而喻，要切實(shí)增強(qiáng)企業(yè)檔案工作者保密思想自覺(jué)和行為自覺(jué)，只有不斷的加強(qiáng)檔案保密知識(shí)宣傳，提升檔案人員保密意識(shí)，提升企業(yè)檔案人員保密積極性和主動(dòng)性。如加強(qiáng)《刑法》《民法》《合同法》《檔案法》《保密法》《勞動(dòng)法》《專利法》等專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，明確檔案人員所承擔(dān)的檔案保密義務(wù)和責(zé)任，知曉過(guò)意或過(guò)失泄密所觸犯的法律條款，需要承擔(dān)的民事、刑事等責(zé)任，在思想上始終繃緊檔案保密這根弦。此外，要完善企業(yè)檔案保密工作流程，嚴(yán)格做好企業(yè)涉密檔案的查詢、借閱和利用，層層簽訂涉密檔案利用手續(xù)，將檔案保密意識(shí)落實(shí)到具體行動(dòng)中。

3）夯實(shí)保密基礎(chǔ)，增強(qiáng)企業(yè)檔案保密能力。按照新時(shí)期企業(yè)檔案保密工作的現(xiàn)實(shí)需要，采取技防、人防和物防等，夯實(shí)企業(yè)檔案保密基礎(chǔ)工作，不斷增強(qiáng)企業(yè)檔案保密能力和水平。如，積極采購(gòu)殺毒軟件、定期進(jìn)行軟件升級(jí)，重要涉密檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份等，為企業(yè)檔案保密夯實(shí)技術(shù)基礎(chǔ);加強(qiáng)人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，尤其是檔案保密領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提升檔案從業(yè)者的檔案保密技能和保密意識(shí)，為企業(yè)檔案保密夯實(shí)人員基礎(chǔ)。此外，要采取物理隔離等措施，堅(jiān)持涉密檔案不連網(wǎng)，連網(wǎng)檔案不涉密的原則和要求，加強(qiáng)企業(yè)檔案保密管理。此外，要重視企業(yè)檔案保密介質(zhì)的更換、維修，到專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修，確保企業(yè)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)安全。

檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分，隨著改革的日趨深化和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，企業(yè)檔案保密工作的重要性日益突出，保密工作的好壞關(guān)系到國(guó)家利益或者企業(yè)利益。因此，企業(yè)檔案管理人員必須重新審視檔案管理工作，樹(shù)立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和高度的保密意識(shí)，增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任感，認(rèn)真履行檔案管理保密職責(zé)，使檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮更大的作用。

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