事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法

謝笑言

摘 要：隨著新時期發(fā)展，為了不斷提高事業(yè)單位檔案管理工作效率，需要加強(qiáng)檔案歸檔文件的整理能力，在進(jìn)行實(shí)踐研究過程，要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)際，加強(qiáng)歸檔文件整理方法研究，從而通過科學(xué)化的開展檔案歸檔文件整理，以全面提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，希望通過本文分析，能夠有效的提高檔案歸檔文件整理的研究水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;研究

現(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理工作水平不斷提高，在有效的開展檔案歸檔文件整理工作過程，要加強(qiáng)檔案保存與利用能力，要科學(xué)的采取更加高效的整理方法，進(jìn)一步提高工作開展效率。在實(shí)踐探索過程，本文從多方面進(jìn)行了具體研究，提出了有效的整理方案，希望分析能夠進(jìn)一步為事業(yè)單位檔案管理工作開展奠定良好基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位檔案歸檔文件整理注意事項

1.1 檔案保存

無論是在本單位產(chǎn)生的，還是上級下發(fā)的存在指導(dǎo)性的資料、文件等，這些文件間均已經(jīng)構(gòu)成了來源方面的緊密關(guān)聯(lián)，所以，僅有良好確保了文件來源方面的聯(lián)系，才可以更完整、具體的將文件形成的活動面貌反映出來，進(jìn)而更好的突顯檔案具有的歷史記錄特點(diǎn)?，F(xiàn)下進(jìn)行的各環(huán)節(jié)工作都是以前人的經(jīng)驗為基礎(chǔ)的，事業(yè)單位檔案產(chǎn)生的過程中也涉及了較多其他勞動，且可以將人們長期以來存儲以及整理檔案的情況及效果直觀的體現(xiàn)出來。所以，在具體實(shí)施檔案整理操作時，理應(yīng)注重盡可能的保持在不拆卷的狀態(tài)下整理檔案。

1.2 遵循文件形成規(guī)律

事業(yè)單位檔案均是基于事業(yè)單位的各種學(xué)習(xí)活動中形成的，可將事業(yè)單位活動的歷史面貌等良好、真實(shí)的反映出來，對其進(jìn)行有效的整理，需要重視遵循文件資料的形成規(guī)律及特點(diǎn)。具體而言，首先，在對各種文件資料進(jìn)行還在能力的過程中，應(yīng)充分考量活動的整體性，例如基于個別活動產(chǎn)生的文件應(yīng)具備較高的完整等;應(yīng)注重確保文件自身具備較高的完整性，如文件的正文及附件等不應(yīng)分離開來;在分類及排列文件時應(yīng)盡可能的不改變文件資料原本的次序。

1.3 保管及利用

在對事業(yè)單位檔案實(shí)施規(guī)范化管理操作時，需要注重提升檔案利用的有效性及安全性?，F(xiàn)如今，利用計算機(jī)檢索檔案的技術(shù)日益趨于成熟化，經(jīng)由合理利用計算機(jī)的方式，對事業(yè)單位中的各類檔案文件加以科學(xué)管理，可有效將各種分散的檔案信息有效、快速的檢索出來，促使歸檔文件于檔案信息中的聯(lián)系被良好的保護(hù)了起來，對提升檔案成套利用質(zhì)量具有積極意義。

2 事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法分析

2.1 檔案管理歸檔分類技巧

1）以密級分類的技巧。按照機(jī)密程度檔案可以分為絕密檔案、一般檔案、公開檔案三種。絕密檔案僅僅針對具備查看權(quán)限的人開放，符合這一條件的人很少，只有相關(guān)人員可以查閱，管理人員不能將這部分檔案給沒有資格的人進(jìn)行查閱，進(jìn)行調(diào)閱時也需要按照嚴(yán)格的手續(xù)和流程展開，保證出現(xiàn)問題后能夠找到源頭，這類檔案的內(nèi)容一般都與國家機(jī)密相關(guān)。一般檔案的管理沒有絕密檔案那么嚴(yán)格，但是想要查閱也需要辦理一定的手續(xù)，這類檔案可查閱的范圍較大，一般情況下，行業(yè)內(nèi)部的檔案都屬于一般檔案。公開檔案就是對外界公開的，所有人都有權(quán)利去查閱的檔案，這類檔案大多數(shù)都是公示檔案，只有公式才能保證自身的意義。

2）以保存期限分類的技巧。根據(jù)檔案的保存期限不同，可以將檔案分為永久檔案、定期檔案、臨時檔案這三種。永久檔案一般是指具備較大時代的意義或者是目前的具體意義還沒有被研究出來的檔案，例如，隕石檔案，由于目前的科技發(fā)展水平還不能夠完全發(fā)掘其中的價值，因此，需要將這部分檔案與實(shí)物一起保存。定期檔案的保存年限為三到十年不等。臨時檔案不需要保存，一般在使用結(jié)束后就會作廢，永久檔案則對于保存的條件要求十分嚴(yán)格，必須在穩(wěn)定的管理環(huán)境中保存，進(jìn)而更好的保證這部分檔案的安全。

2.2 事業(yè)單位檔案歸檔文件整理措施

1）文件資料整理的方法。首先，需要進(jìn)一步加強(qiáng)對保存價值的區(qū)分，做好文件的歸類、整理。根據(jù)國家職能部門的統(tǒng)一法律規(guī)章制定，針對不同保存需求期限的材料，需要進(jìn)行評定并使用不同的保存方法。其次，要根據(jù)文件的重要價值進(jìn)行區(qū)分，做好分門別類的立案存檔工作。以事業(yè)單位人社局的工作為例，在收到上級派發(fā)的黨委文件，需要經(jīng)由專門的人員進(jìn)行接手并處理，做好單獨(dú)的整理避免與其他文件沖突。此外，當(dāng)下諸多事業(yè)單位都有一定的加密檔案。針對文件需要予以將其與普通文件加以區(qū)分，針對其保存的規(guī)范與普通檔案存在切實(shí)差距，如果沒有做好分類，會造成其泄露的隱患，為事業(yè)單位造成難以挽回的損失。

2）檔案的分類方法。檔案的分類主要是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并形成相應(yīng)的體系。換言之是對整理好的文件進(jìn)行保管、排架、存放等，即是對檔案進(jìn)行管理分層。上述的檔案分類方法，指的是實(shí)體化分類的方式。目前事業(yè)單位仍在沿用的實(shí)體檔案，其第一層是以宏觀分類的方式為主導(dǎo)，明確個檔案館的體系，為后續(xù)的分級、分類工作奠定基礎(chǔ)。第二層的分類是檔案室內(nèi)區(qū)分全宗。第三層的分類是全宗內(nèi)檔案分類，會根據(jù)每一份檔案在時間、內(nèi)容、來源上的區(qū)分進(jìn)行系統(tǒng)化的分類，為后續(xù)的事業(yè)單位的各項職能工作，提供了堅實(shí)的理論依據(jù)支持。

3）檔案的編目方法。在卷宗的整理結(jié)束后，需要對其封面上的內(nèi)容標(biāo)注，在狹義的概念上，編目就是指針對文件編制目錄這一工作。針對歸檔文件編制的目錄需要包括文件號，具體責(zé)任人，題目，日期，頁數(shù)和備注這幾部分內(nèi)容。廣義上的編目則需要加入對于檔號的編制這部分內(nèi)容，所謂檔號就是檔案實(shí)體管理的全稱，其中包含全總號、類目名稱、卷盒號或案卷號、保管期限、件號和頁張?zhí)栠@幾部分內(nèi)容。全宗號就是檔案室對全宗的具體代碼，案卷號是在存放時的順序編碼，件號是指卷宗內(nèi)部文件的順序號碼，頁號是文件內(nèi)具體每頁的順序。

4）信息化檔案歸檔文件的整理方法。隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了對檔案的信息化管理，在管理效果上也得到很大提升。通過計算機(jī)，事業(yè)單位可以對相關(guān)檔案管理軟件進(jìn)行下載和使用，之后對檔案實(shí)施信息化電子管理。利用計算機(jī)，工作人員可以根據(jù)不同的時間、來源和部門等信息，將事業(yè)單位中的電子檔案信息進(jìn)行有效分類，并傳送到相關(guān)文件夾中進(jìn)行保存和管理，這樣，可以提高檔案的管理效率。通過這種管理方式，不僅有效縮短了管理時間，也實(shí)現(xiàn)了檔案實(shí)際儲存空間的節(jié)約。

3 結(jié)束語

通過有效的開展事業(yè)單位檔案管理工作，提高了事業(yè)單位服務(wù)效率，在進(jìn)行檔案歸檔文件整理過程中，需要嚴(yán)格按流程進(jìn)行，要不斷優(yōu)化整理方法，從而全面提高現(xiàn)代化檔案管理水平。以更好地為事業(yè)單位各項工作開展提供有效保證。希望通過以上研究，能夠不斷提高歸檔文件整理工作質(zhì)量。

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